ابزارهای مدیریت پروژه: 6 ابزاری که باید در آن حرفه ای شوید!

هر کار سختی در دنیا که در نگاه اول مثل صعود به قله اورست سخت و ‎‎نشدنی به نظر می رسد، وقتی پای ابزارهای حرفه ای در میان باشد به قدری ساده می شود که یک لحظه پیش خودتان فکر می کنید واقعا بابت چنین امر ساده ای این همه نگران بودید؟ اشتباه نکنید؛ ما در اینجا قصد نداریم مثل مربی های انگیزشی بی خود و بی جهت شما را به مثبت اندیشی یا خیالباقی درباره میانبرهای کارآفرینی دعوت کنیم. چراکه در دنیای پر از تغییر و تحول امروز برای هر چالش و کار پرپیچ و خمی کلی ابزار حرفه ای در دسترس قرار دارد؛ حتی اگر این کار مدیریت پروژه باشد!

اگر شما از آن دست کارآفرینان سخت گیر باشید، احتمالا همین اول کاری به ما اعتراض می کنید که دنیای مدیریت پروژه اصلا شوخی بردار نیست و ساده سازی فرآیندها با ابزارهای رنگارنگ بیشتر شبیه یک رویای شیرین است تا امری واقعی. قبول دارم که چنین اعتراض ‎هایی منطقی به نظر می رسد، اما راستش را بخواهید در این یک مورد باید کاملا با شما مخالفت کنیم، چراکه در دنیای امروزی که فناروی های دیجیتال روز به روز بخش های بیشتری از زندگی ما را تغییر می دهد، حتی فکر کردن به استفاده از شیوه های عصر حجری برای مدیریت پروژه هم مثل مسابقه یک اتومبیل کلاسیک دهه 60 با  لامبورگینی آخرین مدل است. ماجرا جالب شد، نه؟

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کارآفرینان برای موفقیت در هر کاری باید خیلی خوب با فناوری های جدید آن حوزه هماهنگ شوند. در این بین وضعیت مدیریت پروژه هم دقیقا همین طوری است. پس قبل از اینکه در کورس رقابت برندها در مدیریت پروژه حسابی عقب بمانید باید فکری به حال آشنایی با ابزارهای حرفه ای این حوزه کنید. 

اگر از مخاطب هدف پر و پا قرص روزنامه فرصت امروز باشید، خیلی خوب می دانید که ما همیشه در کنار شما هستیم تا با جدیدترین استراتژی های دنیای کسب و کار و ابزارهای بی عیب و نقص برای موفقیت در این حوزه آشنا شوید. پس لازم نیست برای تبدیل شدن به قهرمانی افسانه ای در استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه خیلی به خودتان استرس وارد کنید. تنها کاری که باید انجام دهید، آماده شدن برای یک کلاس حرفه ای در سطح جهانی است (امیدوارم این مثال خیلی شما را به دوران مدرسه و کلاس های کسل کننده اش نبرد، وگرنه حسابی مثال بدی زده ایم!).

مطلب مرتبط: مهارت های مدیریت پروژه: هر آنچه حرفه ای ها باید بدانند!

همانطور که یک بوکسور تازه کار برای اینکه شانس قهرمانی در مسابقات مختلف را داشته باشد، باید همیشه از بهترین برنامه ها و مکمل ها استفاده کند، شما هم در دنیای پرفراز و نشیب مدیریت پروژه باید همیشه بهترین ابزارهای دنیا دم دست تان باشد. اینطوری مثل راننده فرمول یکی می شوید که هیچ کس حتی به گرد پای اتومبیلش هم نمی رسد. البته ما قصد نداریم شما خیلی بی گدار به آب بزنید. هرچه باشد اینجا پای آینده کسب و کارتان در میان است و ماجرا اصلا شوخی بردار نیست. دقیقا به همین خاطر اول رفته ایم سراغ بعضی از مزایای ابزارهای مدیریت پروژه تا خیال تان بابت این بحث کاملا جمع شود. بعد هم با هم بعضی از ابزارهای حرفه ای و عالی را زیر ذره بین می بریم؛ به همین سادگی.

چرا ابزارهای مدیریت پروژه برای هر تیمی مهم است؟

وقتی صحبت از ابزارهای کمکی در دنیای کسب و کار می شود، تقریبا کسی نیست که درباره چرایی اهمیت آنها کنجکاو نشود. در این بین هم اصلا مهم نیست ابزارهای مورد بحث پولی باشند یا 100 درصد رایگان پیش پای شما قرار گیرند. در هر حالت باید جوابی برای سوالات گوناگون کارآفرینان پیدا کرد. وگرنه اصلا چه دلیلی دارد کسی وقت با ارزشش را برای آشنایی با بعضی ابزارهای به درد نخور و حرفه ای شدن در آنها صرف کند؟ 

از آنجایی که سوال بالا بیش از آنچه فکرش را بکنید مهم است، ما قبل از اینکه یک راست برویم سراغ معرفی ابزارهای رنگارنگ باید جوابی برای دغدغه شما پیدا کنیم. وگرنه شاید همین حالا بی خیال مقاله مان شوید و بروید سراغ زندگی تان!

ما در این بخش سعی می کنیم به زبانی ساده و خودمانی خیال شما را بابت مزایای ابزارهای مدیریت پروژه راحت کنیم. پس اگر شما هنوز هم با خودتان برای ورود به دنیای ابزارهای مدیریت پروژه کلنجار می روید، ادامه این بخش را هیچ جوره از دست ندهید. 

برنامه ریزی سریع و راحت

تیم فوتبالی را در نظر بگیرید که از همان روز اول تکلیف مربی هایش با یکدیگر مشخص نیست و هر کسی ساز خودش را می زند. بی شک اگر یک روز بشنوید چنین تیمی برنده لیگ قهرمانان اروپا شده، همه معادلات ذهنی تان به هم خواهد ریخت. هرچه باشد مگر موفقیت در دنیای امروز بدون برنامه ای که مو لای درزش نرود، شدنی است؟ 

وضعیت تیم های مدیریت پروژه که از ابزارهای حرفه ای استفاده نمی کنند، دقیقا مثل همان تیم فوتبالی است که در بالا اشاره کردیم. البته در این بین به جای سوپراستارهای دنیای ورزش سر و کار شما با کلی کارشناس مدیریت پروژه و کارمندهای جورواجور است. حالا انتخاب با شماست که می خواهید همیشه کابوس سر و کار داشتن با کلی دغدغه مختلف و برنامه ریزی با هزار و یک مشکل را پشت سرتان بکشید یا اینکه با یک ابزار حرفه ای یکبار برای همیشه از شر این کابوس ترسناک خلاص شوید. 

ابزارهای مدیریت پروژه نه تنها اطلاعات دقیقی درباره وضعیت پروژه و نیازهای هر بخش از کارمندان در اختیار شما قرار می دهد، بلکه برنامه ها و استراتژی های شما را در یک چشم به هم زدن پیش روی تک تک کارمندان قرار خواهد داد. خب اگر تیم مدیریت پروژه ای را سراغ دارید که با همه این شرایط بازهم سایه سنگین شکست را بالاسر خودش احساس می کند، ما را هم بی خبر نگذارید!

صرفه جویی در هزینه ها

در این دنیا هیچ چیزی مجانی نیست. حتی آگهی های تبلیغاتی هم که با شعار فریبنده «خدمات رایگان» در  دنیای رنگارنگ آنلاین به چشم می خورد هم آخر سر کلی هزینه روی دست شما خواهد گذاشت. پس اگر در این شرایط دوست دارید پروژه های تان را بدون هزینه های سرسام آور مدیریت کنید، باید به جای مقاومت در برابر ابزارهای مشهور با آنها آشنا شوید. اینطوری دیگر از مشاوره های گران قیمت و همکاری با آژانس های مدیریت پروژه بی نیاز خواهید شد. خب وقتی می شود پروژه ها را با هزینه خیلی کمتر سر و سامان داد، اصلا چرا باید سراغ گزینه های گران قیمت بروید؟

مطلب مرتبط: مدیریت پروژه (Project Management) چیست؟ + مزایا و مراحل اجرای آن

مدیریت پروژه از خیلی جهات شبیه به خرید در خرده فروشی های پرزرق و برق است. اینطور وقت ها آدم هر چقدر هم که پیش خودش برنامه ریزی کرده و سعی کند فقط و فقط مقدار کمی پول خرج کند، بازهم دست آخر یک محصول گران و وسوسه کننده همه حساب و کتاب های مان را به هم می ریزد. این یعنی آخر سر شما با یک فیش خرید بلند بالا و کارت بانکی که تقریبا هیچی تهش نمانده روانه خانه خواهید شد. ابزارهای مدیریت پروژه در این میان مثل یک حسابدار حرفه ای و کاربلد جلوی شما را برای صرف هزینه های اضافی می گیرد. حتما از خودتان می پرسید چطور چنین اتفاق عجیبی ممکن است. جواب این سوال در ارائه فاکتورهای منظم به مدیران پروژه و همین طور امکان تعیین سقف هزینه ها برای هر بخش است. اینطوری دیگر حتی اگر بخواهید هم با سد محکم ابزار مدیریت پروژه در زمینه ولخرجی های بی دلیل رو به رو خواهید بود. 

هماهنگی بیشتر اعضای تیم مدیریت پروژه

همانطور که عقربه های یک ساعت باید دقیق و هماهنگ با هم کار کنند، اعضای تیم مدیریت پروژه هم همیشه به هماهنگی بیشتر نیاز دارند. وگرنه شاید در یک چشم به هم زدن طوری تیم تان درگیر هرج و مرج شود که وضع تان هیچ فرقی با سقوط آزاد نداشته باشد. شما را نمی دانم، ولی من که حتی با فکر کردن به این مسئله هم تمام موهای تنم سیخ می شود!

ابزارهای مدیریت پروژه در بین هزاران امکانات رنگارنگی که برای کارآفرینان دارند، فرصت تعامل در لحظه  سریع کارمندان تیم مدیریت پروژه با هم را نیز فراهم می کند. اینطوری شما دیگر لازم نیست مثل مربی های فوتبال هر لحظه نگران ارتباطات اعضای شرکت با هم باشید و کلی حرص بخورید. 

اگر بخواهیم این مزیت ابزارهای مدیریت پروژه را به زبانی خودمانی مورد بررسی قرار دهیم، باید گفت مسئله در اینجا مثل ارتباط ساده مردم با هم از طریق شبکه های اجتماعی است. البته ابزارهای مورد بحث ما در این بخش به جای سرورهای عمومی کانال های ارتباطی ویژه و منحصر به فردی برای شما راه اندازی می کنند. این یعنی دیگر کابوس حملات سایبری و درز اطلاعات محرمانه مربوط به پروژه ها هم یکبار برای همیشه دست از سرتان برمی دارد. فکر می کنم اگر نگاهی کوتاه به هزینه های همکاری با آژانس های امنیت سایبری انداخته باشید، خیلی خوب اهمیت این دسته از خدمات در مدیریت پروژه را متوجه خواهید شد. نکته جالب ماجرا اینکه اغلب ابزارهای مدیریت پروژه تامین امنیت سایبری را به عنوان هدیه‎ای کاملا رایگان در اختیار تیم‎ها قرار می‎دهند. این یعنی شما لازم نیست حتی یک دلار هم بابت چنین خدمات حیاتی پول خرج کنید. خب مگر پیشنهادی بهتر از این هم برای تیم های مدیریت پروژه وجود دارد؟

ارزیابی در لحظه وضعیت پروژه ها

شروع کار بر روی یک پروژه شاید مثل شکستن شاخ غول سخت و دشوار به نظر برسد، اما آنچه در درجه اول اهمیت قرار دارد نظارت بر پیشرفت کار است. شما حتی اگر مثل یک قهرمان دو و میدانی استارت بی نظیری در مسابقه بزنید، اما تا آخر مثل موشک سریع نباشید، خیلی راحت مدال طلا از چنگ‎تان درمی آید و شانس بیاورید نفر آخر مسابقه نخواهید شد.  هرچه باشد کسی در دنیای کسب و کار با شما شوخی ندارد و اگر یک لحظه حواس تان پرت شود شاید نفر آخر مسابقه نفسگیر مدیریت پروژه شوید. آن وقت شما می مانید و کلی طلبکار که حتی یک ثانیه هم صبر و تحمل ندارند. 

مزیت آخر ابزارهای مدیریت پروژه که اینجا می خواهیم زیر ذره بین ببریم، مربوط به ارزیابی در لحظه پروژه است. شما را نمی دانم، ولی من که همیشه دوست دارم وضعیت پروژه ام را بدانم. اگر شما هم مثل من حساسیت زیادی روی پروژه تان دارید، این مزیت بی برو برگشت نظرتان را جلب خواهد کرد. کافی است حتی برای یک لحظه هم که شده به ارتباط در لحظه با اعضای تیم تان و همین طور بررسی تمام جزییات کار فقط و فقط با یک کلیک فکر کنید. اگر توانستید در برابر این فرصت طلایی مقاومت کنید، پیش ما یک جایزه ویژه دارید!

بی شک وقتی پای مزایای استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه درمیان باشد، می شود تا صبح درباره آن صحبت کرد. البته ما قصد نداریم شما را خیلی خسته کنیم. چراکه هنوز کلی از راهمان باقی مانده و بخش هیجان انگیز کارمان هنوز دست نخورده است. فکر می کنم همین چهار مزیت نیز به اندازه کافی نظر شما را به اهمیت استفاده از ابزارهای بی عیب و نقص در مدیریت پروژه جلب کرده باشد. پس اجازه دهید تا خیلی خسته تان نکرده ایم، برویم سراغ لیست طلایی مان از ابزارهای کاربردی این حوزه.

بهترین ابزارهای مدیریت پروژه: فهرستی طلایی برای کارآفرینان

حالا که شما تا اینجا با ما همراه بوده اید، دیگر باید کم کم برویم سراغ جذاب ترین بخش ماجرا. خب پیش خودتان فکر نکرده اید که ما فقط با چند تا مزیت خشک و خالی درباره ابزارهای مدیریت پروژه شما را به حال خودتان رها می کنیم؟ هرچه باشد در بازار آنقدر ابزار رنگارنگ هست که به تنهایی موضوع کابوس های ترسناک کارآفرینان را فراهم کند. پس اجازه دهید به جای پرسه زدن در بین هزاران ابزار مختلف یک راست برویم سراغ گزینه هایی که در سال های اخیر امتحان شان را پس داده اند. اینطوری دست کم وقت ارزشمندتان را تلف نخواهید کرد. اجازه دهید بدون هیچ توضیح اضافه ای برویم سراغ فهرست طلایی مان.

مطلب مرتبط: بهترین ابزارهای مدیریت پروژه کدامند؟

1.    اسمارت شیت (Smartsheet): نسخه فوق حرفه ای اکسل برای مدیریت پروژه

آیا شما هم به هنگام کار با نرم افزار اکسل بارها و بارها به این فکر کرده اید چرا مایکروسافت یکی از مشهورترین ابزارهایش را تا این اندازه پیچیده طراحی کرده است؟ قبول دارم برای کاربرهای حرفه ای اکسل این ابزار یکی از بی نقص ترین نمونه های دنیا محسوب می شود، اما راستش را بخواهید تازه کارها اعضای تیم مدیریت پروژه هیچ وقت ارتباط خوبی با این ابزار کهکشانی برقرار نکرده اند. دلیل آن هم کاملا واضح است؛ این محصول پرآوازه مایکروسافت آنقدر فرمول و کدهای مخفی دارد که بیشتر شبیه رمز بازی های کامپیوتری است تا یک ابزار واقعی و کاملا حرفه ای!

اگر شما هم مدت هاست با اکسل مشکل دارید و به نظرتان کار با آن دست کمی از یک مسابقه ماراتن ندارد، یک ابزار جایگزین در این بین می تواند به دادتان برسد. ابزاری که داریم درباره اش این همه تعریف و تمجید می کنیم، اسمارت شیت است. همانطور که از اسم این ابزار می شود حدس زد، در اینجا با ظاهری شبیه به اکسل رو به رو هستیم که از قضا حسابی توسعه پیدا کرده است. این یعنی شما می توانید با خیال راحت و بدون کابوس فرمول های مختلف مثل آب خوردن از امکانات اکسل برای مدیریت پروژه تان بهره مند شوید. هر وقت هم که احساس کردید مشکلی در کار با این ابزار دارید، تیم پشتیبانی اسمارت شیت 24 ساعته در خدمت تان است؛ همینقدر جذاب و هیجان انگیز.

ما امروزه در دنیایی زندگی می کنیم که محتوای بصری حرف اول و آخر را می زند. شاید پیش خودتان فکر کنید چنین ادعایی بیشتر در دنیای تبلیغات و بازاریابی مصداق دارد. در این صورت باید کمی ناامیدتان کنیم، چراکه در عرصه مدیریت پروژه هم استفاده از نمودارها و تصاویر گرافیکی به درک متقابل اعضا از ایده های یکدیگر و استراتژی کلی تیم کمک می کند. اگر شما هم دوست دارید از یک ابزار بی عیب و نقص برای اضافه کردن انواع و اقسام فایل های گرافیکی به اسنادتان در اکسل سود ببرید، اسمارت شیت فقط و فقط با ماهی هفت دلار کنار دست تان قرار دارد. البته اگر شما بخواهید از خدمات پایه این ابزار استفاده کنید، حتی لازم نیست دست به جیب شوید. این یعنی استفاده از یک نسخه به روز و حرفه ای اکسل به طور کاملا رایگان. ماجرا جالب شد، نه؟

احتمالا کاربرهای اسمارت شیت کلی مزیت مختلف برای این ابزار ردیف می کنند. با این حال اگر نظر ما را بخواهید، یکی از مزایای چشمگیر این ابزار دوست داشتنی در حوزه مدیریت پروژه سادگی به اشتراک گذاری اسناد است. اگر بخواهیم منصفانه به قضیه نگاه کنیم، اسمارت شیت با سیستم همگام سازی خودکار حتی بدون اینکه متوجه شوید کوچکترین تغییرات در فایل های اصلی تیم را برای همه اعضا در دسترس قرار می دهد. اینطوری شما با خیال راحت می توانید در بازار تخته گاز پیش بروید و خیلی زودتر از آنچه فکرش را هم می کنید پروژه تان را به ثمر برسانید.

2.    ماندِی دات کام (Monday.com): تعیین وظایف اعضا در یک چشم به هم زدن

برنامه ریزی و تعیین وظایف هر فرد در یک تیم کاری نکته ای نیست که ما بخواهیم درباره اهمیتش با شما بحث کنیم. به هر حال هر کارآفرین باهوش و حرفه ای خیلی خوب می داند این نکته جای چون و چرا ندارد. پس ما هم به اینکه وقت با ارزش شما را با نکات کلیشه ای در ستایش برنامه ریزی بگیریم، می خواهیم یک راست برویم سراغ ابزاری که در این هزارتوی پیچیده مثل یک مربی دلسوز کمک تان می کند. 

ماندی دات کام یکی از آن ابزارهایی است که کاملا آنلاین و بدون نیاز به دانلود حتی یک مگابایت فایل اضافه پیش روی کارآفرینان قرار گرفته است. این یعنی اصلا لازم نیست نگران ثبت این ابزار بر روی کامپیوترهای شرکت باشید و فقط با چند کلیک ساده هر کدام از اعضای تیم مدیریت پروژه امکان دسترسی به پروفایل اختصاصی شان در ماندی دات کام را خواهند داشت. پس توجه به این نکته به عنوان اولین مزیت یک ابزار مدیریت پروژه حرفه ای نباید خیلی تعجب آور باشد؛ مگر نه؟

شما با ثبت نام در ابزار ماندی دات کام تقریبا یک مجموعه بی عیب و نقص از ابزارهای حرفه ای را دریافت خواهید کرد. این مجموعه به شما برای تعیین وظایف هر کدام از اعضای تیم، تعیین سطح دسترسی آنها به اسناد و مدارک مربوط به پروژه، بهینه سازی مدیریت زمان و هزار یک نکته ریز و درشت دیگر کمک می کند. شاید پیش خودتان فکر کنید چنین ابزاری با این سطح از امکانات حتما فقط مخصوص کارآفرینان حرفه ای یا مهندس های کامپیوتر طراحی شده است، اما توسعه دهندگان این ابزار دوست داشتنی از همان روز اول به فکر کارآفرینان آماتور هم بوده اند. دقیقا به همین خاطر شما حتی بدون آشنایی با دنیای کامپیوتر هم می توانید مثل آب خوردن از امکانات این ابزار بهره مند شوید؛ البته به شرط اینکه در حد خاموش و روشن کردن کامپیوتر را بلد باشید!

ما معمولا در روزنامه فرصت امروز برای اینکه مخاطب های سخت گیرمان را قانع کنیم که یک ابزار 100درصد به دردشان می خورد، هزار و یک دلیل مختلف را زیر و رو می کنیم. با این حال در مورد ماندی دات کام اصلا چنین قصدی نداریم. اشتباه نکنید، دلیل این کار تنبلی ما نیست، بلکه استفاده برندهایی در حد و اندازه کوکاکولا، ادوبی، لورئال و خبرگزاری بی بی سی از این ابزار برای مدیریت پروژه های مختلف است. اگر به این نکته سازگاری ماندی دات کام با انواع ابزارهای دیگر نظیر گوگل درایو، جی میل و دراپ باکس را هم اضافه کنیم، دیگر اصلا جایی برای شک و تردید باقی نمی ماند. پس منتظر چه هستید؟ همین امروز کارتان را در ماندی دات کام شروع کنید و از شر دردسرهای مدیریت پروژه خلاص شوید.

مطلب مرتبط: بهبود کیفیت مدیریت پروژه ها در استارت آپ های نوپا

3.    هایو (Hive): خداحافظی با سختی های ارتباطات

اگر به شما بگوییم فقط و فقط با 12 دلار در ماه می توانید خیال خودتان را بابت ارتباطات سریع و در لحظه بین اعضای تیم مدیریت پروژه بر بستر آنلاین راحت کنید، چه واکنشی خواهید داشت؟ قبل از اینکه جواب تان را با اطمینان بیان کنید، اجازه دهید این نکته را هم به بحث اضافه کنیم که این کار در دو هفته ابتدایی حتی یک سنت هم برای شما آب نخواهد خورد. فکر می کنم حالا دیگر نظرتان درباره چنین موقعیت استثنایی کاملا عوض شده باشد، مگر نه؟

ابزار هایو از سوی یک تیم حرفه ای در مدیریت پروژه توسعه پیدا کرده که همیشه نگران نحوه ارتباط شان با هم حتی در زمان دورکاری بودند. باور کنید یا نه، خیلی از کارآفرینان هنوز هم فکر می کنند ارتباط بین اعضای تیم مدیریت پروژه فقط باید در دفتر کار شرکت صورت گیرد. امیدوارم شما دست کم چنین طرز فکری نداشته باشید، چراکه اینطوری چیزی تا یک سقوط آزاد تمام عیار در کسب و کارتان فاصله نخواهید داشت؛ به همین سادگی!

همانطور که راننده فرمول یک باید لحظه به لحظه با مربی اش ارتباط رادیویی داشته باشد، شما هم در دنیای مدیریت پروژه باید هر ساعت از شبانه روز امکان برقراری ارتباط سریع و ارزان با همکاران تان را داشته باشید. اینطوری سرعت عمل شما در مقابل اتفاقات غیرمنتظره، که تعدادشان کم هم نیست، افزایش پیدا می کند.

بی شک یکی از ساده ترین روش ها برای تعامل با اعضای تیم مدیریت پروژه تشکیل جلسه به طور آنلاین یا حتی حضوری است. البته در این بین یک مانع بزرگ برای بعضی از کارآفرینان وجود دارد و آن تیپ شخصیتی درونگرایی است. اگر بخواهیم دور نصیحت های کسل‎کننده بعضی از کارشناس ها درباره ضرورت برونگرایی همه کارآفرینان را خط بکشیم، آخر سر با این واقعیت رو به رو می شویم که همه مدیران چهره هایی همیشه اجتماعی و دیوانه گفت و گوی رو در رو با بقیه نیستند. ابزار هایو دقیقا در همین نقطه وارد عمل شده و سیستم ارسال ایمیل یکپارچه در اختیار تیم های مدیریت پروژه قرار داده است. اینطوری شما خیلی شیک و بی دردسر به جای استرس برگزاری جلسه همه منظورتان را در قالب یک ایمیل خودمانی تحویل اعضای تیم می دهید؛ همین و بس!

از آنجایی که بحث قیمت برای همه کارآفرینان مهم و حیاتی است، ما هم توضیحات مان درباره ابزار هایو را با بررسی قیمت آن تمام می کنیم. اگر شما یک تیم کوچک دو نفره در زمینه مدیریت پروژه هستید، هایو مثل یک دوست سخاوتمند شما را به استفاده رایگان از همه امکاناتش دعوت می کند. بعد هم اگر خیال توسعه تیم به سرتان زد، می توانید فقط با ماهی 12 دلار از خجالت هر مانعی در دنیای مدیریت پروژه دربیایید. 

4.    ترلو (Trello): ابزاری آشنا با ایرادات قدیمی!

آیا تا به حال برای تان پیش آمده از یک ابزار قدیمی به اندازه ای خوش تان بیاید که هیچ جوره راضی به عوض کردنش با نمونه های آخرین مدل نشوید؟ اگر جواب تان به سوال بالا یک «بله» قرص و محکم است، آن وقت خیلی خوب وضعیت ابزار ترلو در بین کارآفرینان را درک خواهید کرد. بی شک این ابزار بهترین گزینه بازار برای مدیریت پروژه نیست، اما اسم و رسمی که در طول سال های اخیر به هم زده تا حدود زیادی مانع ارزیابی دقیق و مشاهده بی واسطه ایراداتش می شود. ماجرا در این مورد تقریبا شبیه به وضعیت طرفدارهای یک باشگاه فوتبال است که حتی اگر تیم شان سال های سال هم جامی نبرد، بازهم دست از طرفداری آن نمی کشند. 

شما با ترلو یک مجموعه نسبتا کامل از ابزارهای جانبی مربوط به مدیریت پروژه و کارمندان را دم دست تان خواهید داشت. البته باید از همین اول کاری به فکر یک ابزار ارتباطی خوب در کنار ترلو باشید، چراکه کیفیت نسخه پیام رسان این نرم افزار اصلا چنگی به دل نمی زند و حتی قبل از شروع مسابقه بین ابزارهای مختلف بازی را سه هیچ به رقبا واگذار کرده است. 

اگر سراغ ترلو را از مدیران پروژه قدیمی بگیرید، احتمالا آن را با ویژگی پیگیری در لحظه وضعیت پروژه ها به شما معرفی می کنند. پس اگر دوست دارید مثل جادوگرهای رمان هری پاتر همه جزییات پروژه تان را در یک گوی سفید مشاهده کنید، ترلو با کوله باری از تجربه منتظرتان است. این دوست قدیمی مثل بقیه رقبا نسخه اولیه خدماتش را کاملا رایگان پیش پای شما قرار می دهد. با این حال اگر بخواهید نسخه سازمانی آن را برای تیم تان تهیه کنید، باید دست به جیب شده و براساس سطح خدمات موردنیازتان هزینه اشتراک ماهانه پرداخت کنید. 

ما در روزنامه فرصت امروز علی رغم محبوبیت بالای ترلو آن را در جایگاه های اول معرفی ابزارهای مان قرار ندادیم. شاید فکر کنید دلیل این امر چیزی به غیر از سخت گیری های الکی نیست، اما صرف نظر از حجم پایین ترلو و سادگی رابط کاربری اش دیگر هیچ نوآوری دیگری در آن به چشم نمی خورد. با این حساب اگر شما مدیری کلاسیک باز در عرصه مدیریت پروژه هستید، احتمالا ترلو برای تان یادآوری نوستالژی های قدیمی بازار خواهد بود. البته به شرط اینکه از آن در کنار چند تا ابزار دست اول امروزی استفاده کنید. 

مطلب مرتبط: اشتباهات مدیریت پروژه که به کسب و کار شما آسیب می زنند

5.    آسانا (Asana): فناوری اتوماسیون با سر و وضعی جدید

آسانا یکی دیگر از ابزارهای مشهور دنیای مدیریت پروژه است که از قضا سر و صدای زیادی هم به پا کرده. همانطور که استیو جابز با رونمایی از آیفون حسابی بازار محصولات دیجیتال را تغییر داد، آسانا هم با ترکیب مدیریت پروژه با اتوماسیون کلی طرفدار پر و پا قرص برای خودش جفت و جور کرده است. 

ماجرا در ابزار آسانا از این قرار است که هر کارمند در آن یک حساب کاربری جداگانه و داشبوردی برای پیگیری وظایفش دارد. در این بین شما به عنوان مدیر پروژه می توانید وظایف بقیه را تعریف کرده و در صورت نیاز برای شان رو داشبورد پیام بگذارید. هر وقت هم که به کمک فردی خارج از شرکت نیاز پیدا کردید، می توانید در یک چشم به هم زدن برای او حساب مهمان باز کنید تا بدون دردسر اضافه در کنار تیم تان کار کند. خب مگر یک مدیر پروژه انتظار بیشتری هم از یک ابزار مدیریت پروژه می تواند داشته باشد؟

آسانا از همان اول برای کمک به پیگیری کارهای تکراری و زمانبر در مدیریت پروژه طراحی شد. این یعنی اگر شما در طول روز با کلی کار تکراری مثل ارسال ایمیل برای اعضای شرکت، مشتریان و همینطور پیگیری دستورالعمل های اداری دست و پنجه نرم می کنید، آسانا همان تکه گم شده پازل مدیریت پروژه تان است. امکانات متنوع این ابزار به شما آزادی عمل بسیار زیادی می دهد تا مثل یک مهاجم فوتبال بدون دغدغه فقط به فکر گلزنی باشید. 

همانطور که می شود حدس زد، رابط کاربری آسانا هم مثل خیلی از ابزارهای دیگر در نهایت سادگی طراحی شده است. از این نظر طراح های آسانا شعار «زیبایی در سادگی است» را در دستور کار قرار داده اند. البته در این میان شما می توانید در یک چشم به هم زدن رابط کاربری این ابزار را زیر و رو کرده و همانطور که دوست دارید، طراحی اش کنید. هزینه استفاده از نسخه پرمیوم این ابزار بلندآوازه هم فقط 10.99 دلار در ماه است. اگر به این پیشنهاد مشاوره 24 ساعته و تخصصی کارشناس های آسانا را هم اضافه کنیم، آن وقت با پیشنهادی رو به رو خواهید شد که هیچ جوره نمی شود آن را رد کرد. 

6.    تیم ورک (Teamwork): دروازه ای به سوی اطلاعات کاربردی

آخرین ابزاری که در این مقاله می خواهیم زیر ذره بین ببریم، تیم ورک است. این ابزار همانطور که از اسمش می شود حدس زد، به طور تخصصی برای تقویت کار گروهی در تیم های مدیریت پروژه روانه بازار شده است. پس می توانید با خیال راحت انتظارات تان از این ابزار دوست داشتنی را به طور قابل ملاحظه ای افزایش دهید و مطمئن باشید تیم ورک مثل قهرمان های هالیوودی از پس توقعات تان برمی آید. 

اولین نکته ای که درباره تیم ورک حسابی نظر آدم را به خودش جلب می کند، امکان ارتباط راحت و بی دردسر میان اعضای تیم مدیریت پروژه باهم است. اگر به این ماجرا اطلاعات دقیق و پردازش آنها به لطف هوش مصنوعی این ابزار را هم اضافه کنیم، آن وقت با سفینه فضایی رو به رو خواهیم بود که یک راست کیفیت کاری تان را تا خود مریخ بالا می برد!

اگر شما از آن دست کارآفرینانی هستید که اصلا حوصله تجریه و تحلیل داده های گوناگون را ندارید، ابزار تیم ورک با سیستم بی نهایت ساده کشیدن و رها کردن (همان Drag and Drop خودمان) به شما کمک می کند تا در یک چشم به هم زدن تمام جزییات مربوط به آمارها یا اسنادتان را دم دست تان داشته باشید. توسعه دهندگان این ابزار آنقدر از کارشان مطمئن هستند که در صورت نارضایتی شما از تیم ورک حاضرند کل هزینه محصول را به شما برگردانند. خب مگر تضمینی معتبرتر از این هم در بازار وجود دارد؟

حالا که صحبت از هوش مصنوعی شد، اجازه دهید یک نکته جالب دیگر هم درباره تیم ورک به شما بگوییم. هوش مصنوعی این ابزار با پیش بینی رفتارها و نیازهای اطلاعاتی شما خیلی زود مثل شاگرد زرنگ کلاس قبل از اینکه شما حتی دستوری به آن بدهید، تمام اطلاعات موردنیازتان را با تحلیل رفتارهای قبلی حاضر و آماده می کند. البته این امکانات جذاب همراه با هزینه سنگینی هم هست و اگر دوست دارید هر روز با هوش مصنوعی تیم ورک غافلگیر شوید، باید هزینه به نسبت سنگین ماهی 31.76 دلار برای هر کاربر را پرداخت کنید. به نظر ما این ابزار فقط به درد تیم های مدیریت پروژه ای می خورد که حسابی کارشان سنگین است و پای سود قابل ملاحظه ای هم در میان است. وگرنه با این همه ولخرجی آخر ماجرا حتی یک سنت هم برای خودتان باقی نخواهد ماند.

مطلب مرتبط: همه چیز درباره مدیریت پروژه

سخن پایانی

گشت و گذار ما در دنیای ابزارهای مدیریت پروژه دیگر به آخر خط رسیده است. شما الان نه فقط کارآفرین همه فن حریف در حوزه مدیریت پروژه هستید، بلکه خیلی خوب می توانید ابزار دلخواه تان را هم انتخاب کنید. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا با نگاهی به وضعیت تیم تان شروع به انتخاب یک یا چند تا از ابزارهای معرفی شده کنید و پروژه های تان را یکی پس از دیگری مثل آب خوردن تحویل دهید. اگر هم در این بین سوال یا کمکی خواستید، همیشه می توانید روی ما به عنوان راهنما و دوستی صمیمی حساب کنید.

منابع:

https://thedigitalprojectmanager.com

https://kissflow.com

https://www.zignuts.com