مدیریت پروژه (Project Management) چیست؟ + مزایا و مراحل اجرای آن

مدیریت کسب و کار همانقدر که مثل ماجراجویی در دور دنیا هیجان انگیز به نظر می رسد، می تواند در یک چشم به هم زدن تبدیل به غول مرحله آخر بازی های کامپیوتری شود که هیچ راهی برای رهایی از دستش وجود ندارد. کافی است خودتان را وسط یک پروژه کاری مهم در نظر بگیرید که مرگ و زندگی برندتان به آن بستگی دارد، اما شما حتی نمی دانید از کجا باید کارتان را شروع کنید. چنین صحنه ای اگر به اندازه سکانس های آثار ماندگار آلفرد هیچکاک دلهره آور نباشد، قطعا آنقدری نگران کننده هست که هر کارآفرینی را به فکر فرو ببرد. 

احتمالا شما هم مثل خیلی از کارآفرینان دیگر در چهار گوشه دنیا تا به حال کلی ایده رنگارنگ برای کارآفرینی به سرتان زده اما به خاطر ترس از شکست یا هر اتفاق مشابه دیگری خیلی زود قید آن را زده اید. در این صورت حال و روز کسی را دارید که عاشق سرعت و خودروهای اسپرت است، اما از ترس تصادف حتی جرأت ثبت نام در رالی های محلی را هم ندارد، چه برسد به اینکه خودش را در مسابقات فرمول یک تصور کند!

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم هر کارآفرینی برای موفقیت در بازار چاره ای به غیر از استقبال از ریسک های مختلف، آن هم با آغوش باز، ندارد. البته این به معنی ریسک پذیری بی منطق یا بی گدار به آب زدن مثل قهرمان های هالیوودی نیست. به هر حال نه شما شباهتی به ابرقهرمان های دنیای کمیک دارید، نه عرصه کسب و کار اینطور شوخی ها سرش می شود. پس بهتر است به جای چنین فکر و خیال های بی نتیجه ای دنبال یک راه حل قرص و محکم باشیم. وگرنه شاید خیلی زود از لیگ قهرمانان کسب و کارها حذف شوید. 

امروزه هر کارشناسی برای موفقیت در بازار توصیه های خاص خودش را دارد و اصلا هم از آنها کوتاه نمی آید. انگار هر کسی از راه رسیده برای کم کردن مشکلات کارآفرینان یک حرفی زده و رفته. اگر نظر ما را بخواهید، چنین راهکارهای بی سر و تهی فقط شما را به ناکجاآباد می برد و کاری می کند تا همان دقیقه اول بازی سه هیچ از رقبای تان عقب بمانید. پس اجازه دهید به جای چنین مسیرهای عجیب و غریبی یک راست برویم سراغ فرمول طلایی مان در این مقاله یعنی مدیریت پروژه (Project Management).

اگر شما هم موقع مدیریت پروژه های مختلف حسابی دستپاچه می شوید و ضربان قلب تان مثل یک بوکسور تازه کار به طور وحشتناکی بالا می رود، استراتژی مدیریت پروژه کاملا مخصوص شماست. این استراتژی به شما یاد می دهد که چطور هر پروژه ای، حتی در حد و اندازه تبدیل شدن به استارت آپی مثل آمازون، را مثل آب خوردن برنامه ریزی کنید و بدون استرس به سرانجام برسانید. ماجرا حسابی جالب شد، مگر نه؟

مطلب مرتبط: بهترین ابزارهای مدیریت پروژه کدامند؟

فکر می کنم تا الان خیلی خوب متوجه شده باشید که قرار است در این مقاله زیر و بم مدیریت پروژه را با هم بررسی کنیم. البته قبل از اینکه سراغ راه و چاه استفاده از این فرمول طلایی برویم، مثل همیشه کارمان را با یک تعریف درست شروع می کنیم تا یک وقت مدیریت پروژه را با بقیه مفاهیم مشابه در دنیای کسب و کار اشتباه نگیرید. بعد هم سری به مزایای این استراتژی می زنیم و در نهایت با بررسی مراحل اجرای آن ماجراجویی مشترک مان را در نقطه اوج تمام خواهیم کرد. حالا که متوجه شدید در این ماجراجویی چه ایستگاه هایی برای توقف داریم، کوله پشتی تان را آماده کنید تا راه بیفتیم!

مدیریت پروژه: آشنایی با تعریف قطعه گمشده پازل کارآفرینی

مدیریت پروژه، همانطور که از اسمش می شود حدس زد، به فرآیند برنامه ریزی و ساماندهی منابع سازمان برای دستیابی به یک یا چند هدف مشخص اشاره دارد. اجازه دهید به جای اینکه مثل یک کلاس درس کلیشه ای شما را درگیر تعاریف تو در تو کنیم، سراغ یک مثال دم دستی برویم. فرض کنید شما مدیر شعبه فروش نایک در شهر نیویورک هستید و مدیران ارشد این برند از روز اول برای شما حفظ بازار در برابر رقبایی مثل آدیداس یا نیوبالانس را به عنوان هدف اصلی تعریف کرده اند. در این صورت شما باید یک برآورد دقیق از وضعیت فعلی نایک در بازار نیویورک داشته باشید و از طرف دیگر تمام راه های ممکن برای جلب نظر مشتریان را فهرست کنید. بعد هم با در نظر گرفتن منابع در دسترس تان مثل تعداد نیروی کار و بودجه بازاریابی با دست پر سراغ مشتریان بروید. اینطوری دست کم مطمئن هستید که مشتریان همان لحظه اول شما را سنگ روی یخ نمی کنند و چند دقیقه به پیشنهاد برندتان فکر خواهند کرد. 

اگر بخواهیم دور تعاریف پیچیده و فرآیندهای دور و دراز در مدیریت پروژه را خط بکشیم، ماجرای فوق یک مثال بی نهایت ساده از نحوه مدیریت پروژه است. البته امروزه با تنوع اهداف و مسئولیت های برندها در بازار دامنه مدیریت پروژه حتی به فعالیت هایی نظیر توجه به سلامت مشتریان و استفاده از فناوری اطلاعات برای پیش بینی دقیق رفتار آنها هم رسیده است. البته ما الان اصلا کاری با جزییات این فرآیند نداریم. همین که شما بدانید مدیریت پروژه شامل ایجاد آمادگی در برند و استفاده از منابع برای دستیابی به یک هدف دقیق می شود، کافی خواهد بود. هرچه باشد آشنایی با یک استراتژی تازه یکهویی که نمی شود، مگر نه؟

با توجه به نکاتی که تا اینجای کار درباره مدیریت پروژه گفتیم، شما با استفاده از آن تقریبا نقش تهیه کننده سینمایی را پیدا می کنید که باید صفر تا صد یک پروژه سینمایی را بدون کوچک ترین مشکلی پیش ببرد. وگرنه آخر کار نه تنها خبری از سودهای چند میلیون دلاری برایش نیست، بلکه با یک عالمه طلبکار تنها خواهد ماند که اتفاقا اصلا هم صبر و تحمل ندارند!

حالا که با تعریف مدیریت پروژه آشنا شدید، بد نیست از خودتان بپرسید این استراتژی واقعا به درد برندتان می خورد؟ اصلا آیا چنین فرمولی واقعا کاربردی است یا مثل خیلی از تکنیک های کلیشه ای فقط سر و صدایی برای هیچ است؟ ما در ادامه سعی می کنیم با بررسی بعضی از مزایای مدیریت پروژه آخرین شک و تردیدهای شما در این رابطه را هم کنار بزنیم تا با خیال راحت از آن در برنامه کارآفرینی تان استفاده کنید. 

مزایای استراتژی مدیریت پروژه چیست؟

همانطور که یک معمار حرفه ای بدون اطمینان از استاندارد بودن تمام بخش های پروژه حاضر نیست دست به سیاه و سفید بزند، شما هم به عنوان کارآفرین تا از مزایا و کاربرد یک استراتژی مطمئن نشده اید نباید حتی به استفاده از آن فکر هم بکنید. هرچه باشد باید یک فرقی بین کارآفرینان حرفه ای که هیچ جوره بی گدار به آب نمی زنند با آنهایی که در کمتر از یک چشم به هم زدن کل سرمایه شرکت را دود هوا می کنند، باشد. پس اجازه دهید بدون هیچ حرف اضافه ای برویم سراغ بعضی از مزایای مهم مدیریت پروژه در دنیای کسب و کار کنونی. این شما هم این هم جواب تمام سوالاتی که درباره چرایی اهمیت این استراتژی در ذهن تان شکل گرفته است. 

صرفه جویی در وقت و هزینه

چه کسی دوست دارد ساعت ها پشت میز کارش بنشیند و بعد از کلی کار بدون استراحت تازه متوجه شود مسیر را از همان اول اشتباه رفته است؟ شما را نمی دانم، ولی من که در صورت مواجهه با چنین شرایطی ترجیح می دهم وسایلم را جمع کنم و خیلی سریع از در پشتی شرکت بیرون بزنم. هرچه باشد کارآفرینان با کلی امید و آرزو یک پروژه جدید را شروع می کنند و مواجهه با شکست وقتی پای کلی از بودجه شرکت وسط باشد، اصلا کار ساده ای نیست. 

اجازه دهید قبل از اینکه خیلی ناامیدتان کنیم، بگوییم که شما در صورت استفاده از مدیریت پروژه لازم نیست خیلی خودتان را بابت غول بی شاخ و دم شکست در بازار نگران کنید. خب انتظار ندارید که ما شما را همینطوری در بین انبوهی از مشکلات کاری تنها بگذاریم، مگر نه؟ استراتژی مدیریت پروژه در این میان به شما در کاهش زمان پشت میزنشینی تان کمک می کند و طرف دیگر خیلی از هزینه های اضافی را هم قطع می کند. حتما پیش خودتان فکر می کنید چنین چیزی بیشتر شبیه یک رویای دور و دراز است. در این صورت باید بگوییم که مدیریت پروژه با برنامه ریزی دقیق تمام مراحل کاری و منابع موردنیاز برای دستیابی به هدف نهایی چنین رویایی را بدل به واقعیت می کند. اینطوری دیگر لازم نیست از کله صبح تا آخر شب روی یک پروژه معمولی وقت بگذارید و هیچ فرصتی برای رسیدگی به زندگی شخصی تان هم نداشته باشید؛ به همین سادگی!

مدیریت ریسک های کاری

صاحب یک باشگاه فوتبال را در نظر بگیرید که با کلی هزینه گزاف تیمی را خریده و امیدوار است در فصل پیش رو تمام جام های ممکن را درو کند. در این صورت احتمالا مالک قصه ما حاضر است هر بازیکن یا سرمربی را به باشگاه اش اضافه کند تا رویای هیجان انگیزش تبدیل به واقعیت شود. حالا اگر با همه این هزینه ها تیمش به جای قهرمانی به دسته پایین تر سقوط کند، چه اتفاقی خواهد افتاد؟

مطلب مرتبط: بهبود کیفیت مدیریت پروژه ها در استارت آپ های نوپا

فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید که داستان بالا مثال بی عیب و نقص شکست و ناتوانی در مدیریت ریسک های کسب و کار است. باور کنید یا نه، سالانه هزاران استارت‎آپ در سراسر دنیا با چنین مشکلاتی رو به رو می شوند و کشتی کاری شان هنوز راه نیفتاده به گل می نشیند. اگر شما دوست دارید برندتان را از بین دامنه وسیع چنین کسب و کارهای بیرون بکشید، باید شما را با دومین مزیت مدیریت پروژه آشنا کنیم. 

شما در مدیریت پروژه یاد می گیرید که چطور قبل از شروع کارتان تمام جنبه های بازار را بررسی کرده و همه ریسک های موجود را دسته بندی کنید. خب وقتی یک کارآفرین همه ریسک های ممکن را مثل کف دستش بشناسد، مگر جایی هم برای اشتباه و شکست باقی می ماند؟ 

تقویت مهارت برنامه ریزی واقع بینانه

بی شک هر کارآفرینی در دنیای کسب و کار دست کم یک بار این نصیحت قدیمی که «واقع بینی کلید همه مشکلات است» را شنید و شاید هم چند باری سعی کرده باشد از آن استفاده کند. اگر بخواهیم با هم روراست باشیم، واقع بینی اگر مثل صعود به قله اورست سخت نباشد، چندان هم راحت نیست. به هر حال شما در دنیایی مشغول کارآفرینی هستید که هر گوشه اش یک برند بزرگ و چند میلیارد دلاری وجود دارد. بنابراین تلاش برای طی کردن یک شبه راه 100 ساله اصلا اتفاق عجیبی نیست. اگر نظر ما را بخواهید، هر وقت چنین ایده هایی برای موفقیت سریع در بازار به سرتان زد، باید خیلی زود پای تان را روی ترمز بگذارید. چراکه ممکن است خیلی زود اتومبیل برندتان کله پا شود و همان اندک شانسی هم که در بازار داشتید از دست برود. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم عرصه کسب و کار با هیچ کس شوخی ندارد و حتی یک لحظه غفلت می تواند به قیمت برندتان تمام شود. پس قبل از اینکه با یک شکست سنگین متوجه مسیر اشتباه برندتان شوید، بهتر است از همان اول با یک برنامه واقع گرایانه تمام شکست ها را با میانبر رد کنید. مدیریت پروژه در این بین دقیقا نقش همان میانبری را دارید که شما برای رسیدن به اهداف تان بدون هزینه های گزاف و خوش خیالی های کلیشه ای لازم دارید. 

تصمیم گیری بهتر و بهبود روابط درون شرکتی

وقتی شما یک برنامه دقیق دم دست تان دارید که مو لای درزش نمی رود، مثل دونده ماراتنی هستید که دقیقا می داند برای قهرمانی چطور باید تمرین کند. باور کنید یا نه، خیلی وقت ها تصمیمات اشتباه کارآفرینان نه به خاطر مهارت های پایین شان، بلکه بی برنامگی و مشخص نبودن وضعیت شرکت است. همانطور که یک ناخدا باید برای سالم رساندن کشتی اش به مقصد برای تک تک خدمه وظیفه مشخصی تعیین کند و مطمئن شود همه مسئولیت شان را مثل کف دست شان بلد هستند، شما هم در شرکت باید فضایی مشابه ایجاد کنید. اینطوری دست کم مطمئن می شوید که در موقعیت های حساس کسی دست گل به آب نمی دهد و کار شما بی خودی سخت نخواهد شد. 

صرف نظر از تصمیم گیری بهتر با استفاده از مدیریت پروژه، این استراتژی به شما برای بهبود جو داخل شرکت هم کمک می کند. بی شک هیچ کس در دنیا دوست ندارد جزئی از یک دفتر کار با فضایی سنگین باشد. دقیقا به همین خاطر استفاده از مدیریت پروژه برای هر برندی حیاتی است. چراکه امکان کاهش فشار کاری و ایجاد فضایی بهتر برای اعضای شرکت را می دهد. با این حساب دیگر هیچ بهانه ای برای نادیده گرفتن مدیریت پروژه از سوی شما پذیرفته نیست. 

مراحل مدیریت پروژه: چطور و چگونه

حالا که شما با یک تعریف دقیق و خودمانی درباره مدیریت پروژه آشنا شده اید و چند تا از مهمترین مزایای آن را هم مرور کردید، نوبتی هم باشد باید برویم سراغ مراحل اجرای آن در عمل. شما الان مثل راننده ای هستید که بعد از کلی کلاس مختلف و آموزش های گوناگون بالاخره فرصت رانندگی در یک پیست حرفه ای را پیدا کرده اید. پس اگر دوست دارید هرچه زودتر تخته گاز به سوی موفقیت بروید، کمی بیشتر صبر داشته باشید و در ادامه با ما همراه باشید تا مراحل اجرای مدیریت پروژه را با هم مرور کنیم. آن وقت دیگر حتی یک نفر هم در دنیای کسب و کار به گرد پای تان نخواهد رسید.

از آنجایی که ما در روزنامه فرصت امروز هیچ میانه خوبی با روش های پیچیده و سخت نداریم، برای توضیح مراحل اجرای استراتژی مدیریت پروژه سعی کرده ایم ساده ترین مثال ها و توضیحات ممکن را کنار هم قرار دهیم. پس اگر قبلا بارها و بارها با روش های تو در تو برای اجرای این استراتژی رو به رو شده اید، وقت آن رسیده یک بار برای همیشه از شر آنها خلاص شوید. اجازه دهید بدون هیچ حرف اضافه ای برویم سراغ مراحل اجرای این استراتژی دوست داشتنی در محیط سازمانی.

مطلب مرتبط: اشتباهات مدیریت پروژه که به کسب و کار شما آسیب می زنند

شروع پروژه: گام اول در مدیریت حرفه ای 

اگر نگاهی به دور و اطراف تان بیندازید، با کلی برند رنگارنگ رو به رو می شوید که به طور شگفت انگیزی زندگی مردم در چهار گوشه دنیا را تغییر داده اند. شاید پیش خودتان فکر کنید چنین موفقیت هایی فقط مخصوص برندهای بزرگ با سرمایه های چند میلیارد دلاری است و برند شما خیلی شانس بیاورد همان اول کاری از بازار حذف نشود و اصلا خبری از تغییر زندگی مشتریان در کارتان نیست. در این صورت باید کاملا با شما مخالفت کنیم. چراکه حتی ایده های بزرگی مثل گوشی های هوشمند هم روزی فقط و فقط یک ایده ساده در ذهن چند تا عاشق دنیای IT بود. آنچه به شما کمک می کند در بازار موفق شوید، تبدیل ایده های ذهنی تان به پروژه ای قابل اتکا و پیگیری در دنیای واقعی است. خب هرچه باشد کسی در بازار عاشق چشم و ابروی شما نیست و بدون توانایی بیان ایده تان در قالب یک پروژه بی عیب و نقص حتی یک نفر هم به آن نگاه نخواهد کرد.

با توجه به آنچه در بالا گفتیم، شروع پروژه به عنوان اولین مرحله در مدیریت آن خیلی امر عجیبی نخواهد بود. شما در این مرحله اول از همه باید ایده اصلی که برای راه اندازی یک پروژه دارید را به طور مشخص بیان کنید. تا یادمان نرفته بگوییم که برای این کار لازم نیست خیلی به خودتان زحمت بدهید، چراکه تکنیک «توفان ذهنی» به شما کمک می کند تا با مرور افکارتان بهترین ایده ممکن برای راه اندازی یک کسب و کار یا هر فعالیت دیگری در بازار را پیدا کنید. ماجرا جالب شد، نه؟

توفان ذهنی (Brain Storming) شیوه ای است که به افراد برای پیدا کردن راهکارها یا ایده های مناسب کمک می کند. شما در این شیوه باید برای چند دقیقه بدون توقف یا حتی فکر کردن زیاد هر آنچه در ذهن دارید را روی کاعذ بیاورید. شاید در نگاه اول چنین کاری دیوانگی محض باشد، اما قول می دهم بعد از اجرای آن کلی ایده جالب و هیجان انگیز پیش پای تان قرار گیرد؛ همینقدر ساده و هیجان انگیز.

بعد از اینکه شما ایده اصلی پروژه تان را پیدا کردید، باید کمی بیشتر وقت بگذارید و جزییات آن را هم تکمیل کنید. همانطور که یک نقشه کش پس از اینکه طرح کلی را انتخاب می کند باید جزییات آن را هم روی کاغذ بیاورد، شما هم باید تا جای ممکن به جزییات کارتان توجه نشان دهید. اینطوری می توانید مطمئن باشید که ایده تان خیلی خوب تبدیل به یک پروژه اولیه شده است. وگرنه هر لحظه ممکن است آنچه به اصطلاح پروژه می خوانید با کوچک ترین چالشی طوری دود شده و به هوا برود که انگار از اول هم وجود خارجی نداشته است. 

قبول دارم اولین مرحله مدیریت پروژه می تواند خیلی پیچیده باشد. پس تا خیلی دیر نشده و شما کاملا از این استراتژی ناامید نشده اید، اجازه دهید با یک مثال ساده بحث را مثل روز روشن کنیم. ایده خودروهای الکتریکی را در نظر بگیرید. بی شک این ایده در زمانی که اتومبیل های بنزینی همه نگاه ها را به خودشان خیره کرده بودند، یک جور رویاپردازی دور و دراز محسوب می شد. باور کنید یا نه، تمام کاری که برندهای توسعه دهنده این ایده در مرحله اول مدیریت پروژه شان انجام دادند، تعیین یک بازه زمانی برای تبدیل ایده اولیه به خودرویی قابل استفاده و همینطور چانه‎زنی با سرمایه گذارها برای دسترسی به منابع مالی بیشتر بود. شما می توانید برای شروع پرقدرت این بخش از مدیریت پروژه همیشه از این مثال جذاب استفاده کنید. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید که کار این بخش خیلی هم سخت و پیچیده نیست، مگر نه؟

برنامه ریزی برای پروژه: وقتی همه چیز رنگ و بوی واقعیت می گیرد!

همانطور که یک فیلمنامه نویس بعد از اینکه ایده اصلی اش را پیدا می کند باید کاراکترها و همینطور گره‎های اساسی اثرش را روی کاغذ بیاورد، شما هم در مرحله دوم مدیریت پروژه باید مسیر تکمیل کارتان را با دقت ترسیم کنید. همانطور که می شود حدس زد، این بخش زمان زیادی از کارآفرینان خواهد گرفت؛ به طوری که شاید بیش از 50 درصد زمان کل پروژه صرف رسیدگی به برنامه ریزی برای پروژه شود. پس یک لطفی به خودتان بکنید و دور بی حوصلگی را همین حالا خط بکشید. وگرنه شاید خیلی داستان تان در دنیای مدیریت پروژه هنوز شروع نشده، تمام گردد. 

وقتی از برنامه ریزی صحبت می کنیم، اولین چیزی که به ذهن تان می رسد چیست؟ شاید در ابتدا به یاد نصیحت قدیمی معلم های تان برای مطالعه روزانه از همان اول ترم بیفتید که تقریبا هیچ کس به آن اهمیت نمی داد، اما در دنیای کارآفرینی این بخش خیلی مفصل تر از این حرف هاست. شما به عنوان مسئول یک پروژه باید مواردی نظیر نیازهای مالی و تکنیکی، مسئولیت بخش های مختلف شرکت و همینطور تقویم پیشبرد پروژه را طراحی کنید. بعد از این موارد تازه به غول مرحله آخر می رسید که تعیین اهداف نام دارد. البته لازم نیست خیلی به خودتان استرس بدهید، چراکه ما کنارتان هستیم تا مثل آب خوردن این غول را هم ضربه فنی کنید.

شما برای تعیین اهداف پروژه تان به جای اینکه بدون هیچ مطالعه ای شروع به کار کنید، باید از یک شیوه حرفه ای بهره بگیرید. وگرنه وارد هزارتویی شده اید که هیچ کس راه خروجش را بلد نیست. ما در روزنامه فرصت امروز دو شیوه هدف گذاری حرفه ای را برای شما آماده کردیم. اولین شیوه هدف گذاری به سبک اسمارت (Smart) است. اگرچه اسم این تکنیک مثل گوشی های هوشمند به نظر می رسد، اما اصلا ارتباطی با دنیای فناوری ندارد. در عوض ترکیب انگلیسی این اسم مخفف پنج ویژگی اصلی اهداف استاندارد در دنیای کسب و کار است. اجازه دهید به جای توضیحات کلیشه ای یک راست برویم سراغ این ویژگی ها:

مطلب مرتبط: همه چیز درباره مدیریت پروژه

•    مشخص و دقیق (Specific): اولین ویژگی یک هدف استاندارد براساس روش اسمارت مشخص بودنش است. این یعنی هدف شما تعریف دقیقی داشته باشد تا مثل آب خوردن با بقیه اهداف اشتباه نشود و اعضای شرکت برای تحققش به دردسر نیفتند. 

•    قابل اندازه گیری (Measurable): ویژگی بعدی یک هدف درست و حسابی در مدیریت پروژه امکان اندازه گیری میزان پیشرفت در مسیر پرپیچ و خم تحققش است. با این حساب اگر هدف شما آنقدر بزرگ یا نامشخص باشد که عملا هیچ شانسی برای اندازه گیری اش نباشد، باید همین حالا قیدش را بزنید. وگرنه حسابی به دردسر خواهید افتاد. 

•    قابل دستیابی (Attainable): اهدافی که بیش از اندازه رویاپردازانه باشند، همیشه برای تحقق موجب دردسر کارآفرینان می شوند. دقیقا به همین خاطر شما قبل از اینکه یک هدف را انتخاب کنید، باید خیلی صادقانه پیش خودتان درباره امکان تحققش فکر کنید. اگر حتی کمی هم شک دارید که هدف تان شاید قابل دستیابی نباشد، توصیه ما یک بازنگری کوچک درباره آن است. اینطوری دست کم کلی وقت و بودجه تان را بی خودی هدر نخواهید داد.

•    واقع گرایانه (Realistic): رویاپردازی و تلاش برای فاصله گرفتن از واقعیت ها شاید برای اوقات فراغت یا پیدا کردن یک ایده هنری خیلی کاربردی باشد، اما وقتی پای دنیای کسب و کار به میان می آید، شما باید کاملا روی زمین راه بروید. این یعنی دنیای کسب و کار و اهداف مربوط به مدیریت پروژه باید فقط و فقط واقع گرایانه باشد. 

•    زمان‎ بندی (Timely): یادتان باشد هر پروژه یا هدفی در بازه زمانی مشخصی محقق می شود. بنابراین اگر هدف شما هیچ چشم اندازی در زمینه زمان تحقق ندارد، باید با لنز شکاکانه به آن نگاه کنید. هرچه باشد نه سهامداران و نه مشتریان حاضر به تحمل انتظار طولانی برای تحقق اهداف شما نیستند!

اگر روش اسمارت خیلی نظر شما را جلب نکرده، لازم نیست به همین زودی ها ناامید شوید. چراکه ما فکر همه جای کار را کرده ایم. روش بعدی که شما برای انتخاب اهداف پروژه می توانید گوشه ذهن تان داشته باشید، کلیر (Clear) نام دارد. این روش هم مخفف چند ویژگی اساسی در هر هدف است. بیایید با هم این ویژگی ها را خیلی سریع مرور کنیم:

•    مبتنی بر همکاری (Collaborative): در یک پروژه موفق همکاری و میزان تفاهم اعضای شرکت حرف اول و آخر را می زند. پس شما بهتر است در پروژه تان دنبال اهدافی با این ویژگی باشید. وگرنه هر چقدر بیشتر تلاش کنید، فاصله تان تا تحقق هدف موردنظر بیشتر خواهد شد؛ همین قدر عجیب و باورنکردنی!

•    محدودیت هدف(Limited): هدف شما هر چقدر هم که بزرگ باشد، باید دست آخر یک چارچوب محدود داشته باشد. این ویژگی به شما کمک می کند تا در موقعیت مناسب پروژه تان را جمع بندی و پایان دهید. خب اگر کسی را سراغ دارید که مایل است یک پروژه را برای همیشه ادامه دهد، ما را هم بی خبر نگذارید. 

•    مبتنی بر احساسات (Emotional): هدف پروژه شما باید دست کم اندکی از نظر احساسی کارمندان یا مخاطب هدف تان را درگیر کند. وگرنه تمام افراد دور و برتان مانند بیگانه هایی کاملا بی علاقه به پروژه خواهند شد. اگر از ما می شنوید چنین پروژه ای اصلا ارزش کار کردن ندارد و از همان اول ماجرا شکست خورده محسوب می شود. پس همیشه نیم نگاهی به انگیزه و تمایل همکاران تان به هدف پروژه داشته باشید.

•    قابل اندازه گیری (Appreciable): این ویژگی به امکان اندازه گیری اهداف از طریق تبدیل شان به موارد کوچک تر اشاره دارد. مثلا اگر هدف شما سلطه بر یک بازار محلی است، باید بتوانید آن را در قالب مواردی نظیر رقابت موثر با بقیه برندها یا حتی افزایش سلسله مراتبی میزان فروش تان بیان کنید؛ همین و بس!

•    انعطاف پذیر (Refinable): این مورد به امکان تغییر روند فعالیت یا حتی خود هدف در صورت بروز شرایط تازه اشاره دارد. همانطور که یک راننده مسابقات رالی باید هر لحظه آماده باشد تا از انواع میانبرها استفاده کند، شما هم باید همیشه گوش به زنگ تغییرات تازه باشید تا از رقبا عقب نمانید. 

اجرای پروژه: همه چیز یعنی مدیریت ارتباطات!

بعد از اینکه شما همه مقدمه چینی ها و اهداف پروژه تان را آماده کردید، باید کم کم به فکر اجرای آن باشید. شما در این مرحله وضعیت سرمربی فوتبالی را دارید که بعد از ساعت ها آنالیز حریف و چیدن یک ترکیب حرفه ای باید به فکر اجرای آن در زمین مسابقه باشد. وگرنه تمام زحماتش بی نتیجه می ماند و چه‎بسا حتی تیمش حسابی در زمین تحقیر شود. 

مطلب مرتبط: مدیریت پروژه 

اگر بخواهیم از همام مثال فوتبالی بالا استفاده کنیم، باید گفت که مهمترین وظیفه شما در این مرحله اطمینان از هماهنگی کامل تمام بازیکنان تیم تان در طول 90 دقیقه بازی است. به زبان خودمانی، شما باید هر لحظه مطمئن شوید که همه اعضای شرکت و افرادی که به نوعی سهمی در پروژه دارند مثل ساعت کارشان را با نهایت دقت انجام می دهند. اگر در این بین نیم نگاهی هم به سهامداران پروژه و تقویت روحیه و امیدواری شان به نتیجه کار داشته باشید دیگر مو لای درز مدیریت تان نخواهد رفت. 

یادتان باشد اگر سهامداران پروژه به کار شما شک کنند، مداوم باید غر زدن های گاه و بی گاه شان را تحمل کنید. پس یک لطفی به خودتان و بقیه اعضای پروژه بکنید و قبل از اینکه کار خیلی بیخ پیدا کند، خیال سهامداران را از بابت بازگشت سرمایه شان راحت کنید. اینطوری دست کم با اعصابی راحت سراغ کارتان می روید و خبری از جر و بحث های تمام نشدنی بین شما و سهامداران نخواهد بود. اگر از ما می شنوید، رعایت همین نکته کوچک شما را تبدیل به قهرمان مرحله سوم یا همان اجرای پروژه می کند؛ به همین سادگی!

ارزیابی و کنترل پروژه: همه چیز باید سر جایش باشد

آیا تا به حال برای تان پیش آمده بعد از کلی سعی و تلاش یکهو به خودتان بایید و متوجه اشتباهات‎ پرتعدادتان شوید؟ اینطور وقت ها آدم دوست دارد قید هر چی کارآفرینی و مدیریت پروژه را بزند. خب هرچه باشد شما کلی از وقت باارزش تان را پای یک پروژه ریخته اید و آخر سر انتظار نتایج فوق العاده را دارید. فکر می کنم این مسئله آنقدر مهم باشد که جایگاه ویژه ای در فرآیند مدیریت پروژه به آن اختصاص دهیم. وگرنه برج لوکس برندتان قبل از اینکه حتی به طور رسمی افتتاح شود، با یک لرزش کوچک طوری فرو می ریزد که انگار از اول هم وجود خارجی نداشته است.

شما در مرحله ارزیابی و کنترل پروژه باید حواس تان مثل یک پدر دلسوز به پروژه باشد. این یعنی شش دانگ حواس تان را به راهنمایی افراد درگیر در پروژه و همینطور جلوگیری از انحراف اعضا نسبت به اهداف اولیه باشد. اگر شما خیلی خوب از پس این بخش بربیایید، دیگر هیچ مانعی در پیست مسابقه تبدیل شدن به قهرمان دنیای کسب و کار جلوی پای تان نخواهد بود. 

وقتی شما به عنوان مدیر پروژه شروع به ارزیابی وضعیت آن می کنید، باید یادتان باشد که علاوه بر وضعیت کمی نسبت به کیفیت تحقق اهداف نیز مسئول هستید. این یعنی نباید خیلی خودتان را غرق اعداد و ارقام کنید. حتما می پرسید چرا؟ اگر بخواهیم خیلی مختصر و مفید جواب این سوال چالش برانگیز را بدهیم، باید گفت که آمارها گاهی اوقات تمام واقعیت را به شما نمی گویند. پس اگر کمی نتایج کیفی پروژه را هم چاشنی کار کنید، دیگر خبری از شوک های ناگهانی و پیدا کردن سر و کله مهمان ناخوانده شکست پروژه نخواهد بود. همانطور که می بینید، این بخش خیلی سخت یا غیرقابل پیگیری نیست. فقط کافی است مثل شرلوک هولمز به جزییات کار خیره شوید تا خیلی زود سرنخ های اصلی برای کامل کردن پروژه را پیدا کنید. 

پایان دهی به پروژه: ایستگاه آخر در مدیریت پروژه

بعد از یک کار طولانی هیچ چیز به اندازه استراحت حال آدم را جا نمی آورد، البته اگر کارتان را به موقع تمام کرده باشید. وگرنه اصلا متوجه نمی شوید چه زمانی نوبت استراحت و بی خیالی بعد از پروژه از راه رسیده است. همانطور که هر داستان جذابی آخر سر یک پایان بندی شاهکار دارد، مدیریت پروژه شما هم فقط و فقط با یک پایان خوب عالی از آب درمی آید. 

اگر تا اینجای کار حسابی خسته شده اید و دیگر تحمل یک مرحله پر از فراز و نشیب را ندارید، باید با یک خبر خوب درباره سادگی باورنکردنی مرحله آخر در مدیریت پروژه حسابی خوشحال تان کنیم. خب انتظار ندارید که بعد از جفت و جور کردن همه کارها باز هم لازم باشد از هفت خان رستم عبور کنید؟

تنها کاری که یک مدیر پروژه در مرحله پایانی کارش باید انجام دهد، ارائه گزارشی جمع و جور درباره فرآیند کلی کار و همینطور نتیجه نهایی است. یادتان باشد در گزارش تان خیلی بحث را طولانی نکنید و سریع بروید سر اصل مطلب. اینطوری مدیران ارشد و سهامداران شرکت خیلی سریع خروجی پروژه تان را متوجه شده و دیگر خبری از جلسات اعصاب خُردکن پرسش و پاسخ درباره پروژه تان نخواهد بود. بعد از اینکه گزارش تان را تحویل دادید، تنها کاری که باید انجام دهید برنامه ریزی برای یک استراحت یا تعطیلات کوتاه است؛ نه چیزی دیگر!

مطلب مرتبط: 5 ابزار ضروری برای شرکت ها

سخن پایانی

شما الان بعد از یک ماجراجویی طولانی دیگر کاملا آماده اید تا کار بر روی پروژه های کسب و کارتان را شروع کنید. من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با مدیریت پروژه و مراحل آن کرده باشد. مثل همیشه اگر سوال یا نکته تکمیلی درباره این مقاله دارید، لطفا آن را همین جا با ما به اشتراک بگذارید. 

منابع: 

https://www.investopedia.com

https://thedigitalprojectmanager.com

https://www.teamwork.com

https://kissflow.com