آموزش توضیح شغل برای کارآفرینان

قبول یک کار تازه همیشه ساده نیست. به ویژه اگر هیچ توضیحی درباره زیر و بم کار به آدم ندهند و انتظار داشته باشند بهترین کیفیت کاری دنیا را ارائه کنیم. اینطور وقت ها آدم در یک هزارتوی بی پایان گیر می افتد که هر حرکتی در آن موجب باخت خواهد شد. اگر شما هم چنین تجربه ای را پشت سر گذاشته اید، باید بگویم نگارش درست توضیحات شغل مهمترین مهارتی است که باید یاد بگیرید.

توضیحات شغلی (Job description) سندی است که وظایف، مسئولیت ، مهارت و ویژگی های مورد نیاز برای یک موقعیت شغلی خاص را مشخص می‎ کند. این سند برای استخدام ‎کنندگان و متقاضیان شغلی ضروری است. در واقع توضیحات شغلی چراغ راه علاقه مندان برای بررسی دقیق فرصت شغلی و سپس مراجعه به شما خواهد بود. اینطوری می توانید خیلی راحت تر افراد علاقه مند و دارای تخصص را کنار خودتان جمع کنید.

استخدام کنندگان از توضیحات شغلی برای تعیین اینکه آیا یک متقاضی برای یک موقعیت مناسب است یا خیر استفاده می کنند. متقاضیان شغلی نیز از توضیحات شغلی برای تعیین اینکه آیا مهارت ها و تجربه های آنها برای یک موقعیت مناسب است یا خیر سود خواهند برد. با این حساب توضیحات شغلی دقیق به درد همه می خورد. البته در این میان کارآفرینان و مدیران باید این مهارت را یاد بگیرند؛ چراکه معمولا این دسته از افراد نیازهای استخدامی دارند.

مطلب مرتبط: راهنمای تدوین برنامه کاری در شغل تازه

ما در این مقاله قصد داریم صفر تا صد نوشتن یک توضیح دقیق و بی عیب درباره موقعیت شغلی را بررسی کنیم. اگر شما هم دوست دارید در این زمینه مهارت تان را به رخ دیگران بکشید، الان بهترین فرصت است. پس از با ما همراه شوید تا ماجراجویی مان را به جاهای جذابش برسانیم.

مراحل نوشتن توضیحات شغلی

بعضی از کارشناس ها خیلی بی مورد یک کار را سخت می کنند. انگار که فقط آنها یاد گرفته اند اصول بازاریابی یا نوشتن توضیحات شغلی چیست و بقیه هیچ سررشته ای از این موضوع ندارند. ما در روزنامه فرصت امروز نه تنها معتقدیم خیلی از مهارت ها را می توان یاد گرفت، بلکه باور داریم یادگیری این مهارت ها بی نهایت ساده هم هست. بنابراین شما نیازی ندارید تا خیلی خودتان را به زحمت بیندازید. ما در این بخش سعی می کنیم خیلی راحت این مهارت را به شما یاد دهیم به طوری که دیگر نیازی به استفاده از منابع دیگر هم نداشته باشید.

گام اول: شناسایی وظایف و مسئولیت ها

اولین قدم این است که وظایف و مسئولیت های یک موقعیت شغلی خاص را شناسایی کنید. این کار را می ‎توانید از طریق صحبت با افراد فعلی در آن موقعیت یا با بررسی وظایف و مسئولیت های مشابه در موقعیت های دیگر انجام دهید.

به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن توضیحات شغلی برای یک موقعیت مهندس نرم افزار هستید، ممکن است وظایف و مسئولیت های زیر را شناسایی کنید:

●    طراحی، توسعه و نگهداری نرم افزار

●    رفع اشکال و بهبود عملکرد نرم افزار

●    همکاری با سایر مهندسان و تیم های توسعه

حالا که این موارد را شناسایی کردید، نوبت به اولویت بندی شان می رسد. واقعا کدام دسته از مهارت ها اولویت بیشتری برای شما دارد؟ بی شک جواب دادن به این سوال خیلی هم راحت نیست. به همین خاطر ما آن را به بخش بعد موکول کرده ایم.

مطلب مرتبط: توصیه های شغلی برای کارآفرینان جوان

گام دوم: اولویت بندی مهارت ها

پس از شناسایی وظایف و مسئولیت ها، مهارت های موردنیاز برای انجام موفقیت آمیز آن وظایف باید تعیین شود. این مهارت ها می توانند فنی، نرم افزاری، ارتباطی یا رهبری تجاری باشند.

بی شک نیاز هر کسب و کار در زمینه مهارت ها متفاوت است. همین امر باید در توضیحات مربوط به شغل ها انعکاس پیدا کند. این امر به شما امکان تعامل با مخاطب هدف بر مدار نیازهای کسب و کارتان را می دهد. خب شما باید نیروی کار مناسب با موقعیت تان را جذب کنید وگرنه سرتان بی کلاه خواهد ماند.

به عنوان مثال، مهارت ها و ویژگی های موردنیاز برای موقعیت مهندس نرم افزار ممکن است شامل موارد زیر باشد:

●    دانش و تجربه در زمینه های فنی مرتبط

●    مهارت های برنامه نویسی قوی

●    مهارت های حل مسئله و تفکر انتقادی

●    مهارت های ارتباطی قوی

●    توانایی کار به صورت مستقل و به عنوان بخشی از یک تیم

همانطور که می بینید، مهارت های بالا در بسیاری از کارمندان جوان یا تازه کار پیدا نمی‏ شود. به همین خاطر یک توضیح دقیق درباره موقعیت شغلی خیال شما را نسبت به مراجعه آدم های درست به شرکت برای مصاحبه استخدامی راحت خواهد کرد. اینطوری دیگر هیچ دردسر خاصی از نظر استخدام نیروی کار مناسب پیدا نمی کنید.

گام سوم: ارائه اطلاعات به طور مختصر

توضیحات شغلی باید به صورت واضح و مختصر نوشته شود تا خواننده بتواند به راحتی آن را درک کند. استفاده از اصطلاحات فنی یا تخصصی فقط کار شما را سخت تر می کند؛ چراکه به موازات درک سخت تر دیگران از منظور شما امکان مراجعه افراد درست به شرکت نیز کاهش پیدا می کند.

وقتی شما از عبارت های ساده استفاده می کنید، هیچ خدشه ای به اعتبار یا هویت برندتان وارد نمی‏ شود. در عوض شما می توانید خیلی راحت بر روی مخاطب تان اثر گذاشته و کارتان را پیش ببرید. خیلی از کارآفرینان فکر می کنند با توضیحات ساده اعتبار کسب و کارشان خدشه دار می‏ شود. این در حالی است که عیار شما در توضیحات ساده فهم و گیرا مشخص خواهد شد. 

به عنوان مثال، در مورد وظایف و مسئولیت ها از جملات کوتاه و ساده استفاده کنید تا همه منظورتان را متوجه شوند. استفاده از اصطلاحات فنی یا تخصصی دردی از شما دوا نخواهد کرد؛ چراکه خیلی ها اصلا این اصطلاحات را متوجه نمی شوند. به جای آن، از توضیحات واضح و قابل درک استفاده کنید.

معمولا کارآفرینان وقتی اولین بار متنی را تهیه می کنند، کمی طولانی تر از آن چیزی است که باید باشد. به همین خاطر فرمول ما در این بخش بازبینی چندباره متن است. اینطوری هرچه اشکال در آن باشد، پیدا می کنید. به علاوه، شما فرصت این را هم دارید تا به راحتی حجم متن را کاهش دهید. دست آخر متنی که برای توضیحات شغلی باقی می ماند، بهترین اثرگذاری ممکن را بر روی مخاطب خواهد داشت. 

مطلب مرتبط: راهکارهایی برای پیدا کردن موقعیت های شغلی هماهنگ با مهارت کارآفرینان

گام چهارم: استفاده از اعداد و ارقام 

هر جا که ممکن است، از اعداد و ارقام برای توصیف حجم کار یا سطح مهارت مورد نیاز استفاده کنید. این کار به خواننده کمک می ‎کند تا درک بهتری از اوضاع شغلی پیدا کند.

همه ما وقتی توضیحات کیفی تحویل مان می دهند، کمی گیج می شویم. خب راستش را بخواهید، اغلب آدم ها در طول زندگی میانه بهتری با دنیای اعداد دارند. بنابراین شما هم در گزارش تان درباره شغل باید از همین اعداد سود ببرید. 

به عنوان مثال، به جای گفتن «مهندس نرم افزار باید مهارت های برنامه نویسی قوی داشته باشد»، بگویید «مهندس نرم افزار باید بتواند با زبان های برنامه نویسی C++ و Python کار کند».

بی شک دو جمله بالا در اولین نگاه تفاوت زیادی با هم ندارند، اما کمی تمرکز بیشتر تفاوت ها را نشان خواهد داد. وقتی شما درباره مهارت های موردنیاز از این دو نرم افزار استفاده می کنید، به طور کامل وضعیت را مشخص ساخته اید. به همین خاطر این روزها در اغلب توضیحات شغلی مهارت ها به طور کمی و در قالب مثال های دقیق بیان می‏ شود. اینطوری از همان اول کار تکلیف هر دو طرف مشخص خواهد بود. 

شما را نمی دانم، ولی من که بارها و بارها چوب توضیحات نادرست شغلی را خورده ام. خب آدم پیش خودش فکر می کند حتما مهارت های مبهم اشاره شده در توضیحات را دارد و بعد که سر جلسه استخدامی حاضر می‏ شود، متوجه تفاوت کامل موقعیت شغلی با حوزه تخصصی اش خواهد شد. آن وقت هم دوباره باید دنبال کار بگردد، هم اینکه کلی از وقتش را هدر داده است.

گام پنجم: اجتناب از نظرات شخصی

توضیحات شغلی باید براساس واقعیت ها و اطلاعات عینی نوشته شود. از بیان نظرات شخصی یا قضاوت های ارزشی خودداری کنید؛ چراکه این نوع نگاه به موقعیت شغلی همیشه فاصله ای میان کارفرما و کارمند ایجاد خواهد کرد. آن وقت دیر یا زود اختلافات بزرگ سر و کله شان پیدا می‏ شود.

به عنوان مثال، به جای گفتن «مهندس نرم افزار باید یک فرد باهوش و مستعد باشد»، بگویید «مهندس نرم افزار باید دارای مدرک کارشناسی در رشته علوم کامپیوتر یا رشته مرتبط باشد».

همانطور که می بینید، جمله آخر کاملا حرفه ای و به دور از داوری شخصی نوشته شده است. این در حالی است که جمله اول معیارهای مبهمی درباره کارمند ایده آل دارد. خب فرد متقاضی از کجا باید بداند منظور شما از «باهوش و با استعداد» چیست؟

اجازه دهید یکبار دیگر بر روی بیان واضح و دقیق نکات در توضیح شغلی تاکید کنم. خیلی وقت ها مدیران اهمیت این نکته را دست کم می گیرند. این در حالی است که اصولا در دنیای کسب و کار همه چیز باید در عین شفافیت جلو برود. درست مثل رانندگی که بدون دیدن راه پیش روی احتمال تصادف بی نهایت زیاد است.

مطلب مرتبط: چالش کارآفرینی در کنار حفظ موقعیت شغلی کنونی

گام ششم: استفاده از لحن مثبت در توضیحات شغلی

لحن مثبت در توضیحات شغلی تاثیر زیادی بر متقاضیان دارد. یک لحن مثبت و امیدوارکننده می تواند به متقاضیان کمک کند تا شغل را به عنوان یک فرصت جذاب و چالش برانگیز ببینند. خب تا وقتی یک موقعیت شغلی برای کسی جذاب نباشد که به آن روی خوش نشان نخواهد داد. این درست همان جایی است که مشکلات کارآفرینان یکی پس از دیگری شروع می‏ شود. 

یکی از اشتباهات مدیران در استفاده از لحن مثبت، مربوط به زیاده روی در این حوزه است. به طوری که موقعیت شغلی را آنقدر مثبت و جذاب توصیف می کنند که انگار هیچ چالشی همراه آن نیست. چنین کاری نه تنها به جذب نیروی کار مناسب کمک نمی کند، بلکه خیلی زود همه را ناامید خواهد کرد. 

در اینجا چند نکته برای استفاده از لحن مثبت در توضیحات شغلی را مرور خواهیم کرد:

●    از کلمات و عبارات مثبت استفاده کنید. به جای استفاده از کلمات و عبارات منفی، از کلمات و عبارات دارای بار مثبت سود ببرید. مثلا به جای گفتن «بازاریاب مورد نظر ما باید با میل چیمپ کار کند»، بگویید «بازاریاب موردنظر ما فرصت کار با میل چیمپ را دارد».

●    از مزایای شغلی صحبت کنید. علاوه بر وظایف و مسئولیت ها، در مورد مزایای شغلی نیز صحبت کنید. خیلی وقت ها کارآفرینان آنقدر درگیر جزییات یک کار می شوند که به کلی یادشان می رود باید کمی هم به طرف مقابل برای قبول آن موقعیت امید و انگیزه بدهند.

●    از زبان قابل دسترس استفاده کنید. از زبانی استفاده کنید که برای همه خوانندگان قابل درک باشد. از اصطلاحات فنی یا تخصصی فقط در حد اندک و جایی که کاملا ضروری است، استفاده نمایید.

سخن پایانی

توضیحات شغلی یک سند راهبردی مهم است که تاثیر زیادی بر فرآیند استخدام دارد. با استفاده از نکات ذکرشده در این مقاله، می توانید یک توضیحات شغلی واضح، دقیق و موثر بنویسید که به شما کمک کند بهترین متقاضیان را جذب نمایید. 

مطلب مرتبط: حرفه ای گری در محیط کار: آشنایی با مهارتی ضروری برای تمام کارآفرینان

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با توضیحات شغلی کرده باشد. مثل همیشه اگر سوالی داشتید، ما کنارتان هستیم تا جواب آن را پیدا کنید. 

منابع:

https://www.wright.edu

https://www.indeed.com

https://www.shrm.org