برای افزایش انرژی تان، برنامه جلسات خود را تنظیم کنید

جلسات برای اکثر کارکنان یک چالش مکرر باقی می ماند. در حالی که توصیه های رایج و تحقیقات قبلی اغلب بر مؤثرتر کردن جلسات یا کاهش زمان صرف‎شده در آنها متمرکز است، جنبه مهم دیگری وجود دارد که به ندرت مورد توجه قرار می گیرد: نحوه برنامه ریزی و ترتیب جلسات خود به صورت روزانه. با این حال، برنامه ریزی می تواند به انرژی و بهره وری ما در محل کار کمک کند یا مانع از آن شود بنابراین نیاز به بررسی دقیق تر دارد.

در تحقیق خود، تأثیر زمان بندی جلسات روزانه کارکنان را بررسی می کنیم، از جمله اینکه چگونه استراتژی های خاصی ممکن است هوشمندانه به نظر برسند، اما درواقع می توانند ناخواسته انرژی ما را تخلیه کنند. بیایید دو مثال را در نظر بگیریم.

تیلور، یک متخصص ارشد داده که تیمی از تحلیلگران جوان را رهبری می کند، در تقویم دوشنبه خود متوجه دو جلسه می شود؛ یکی با رابط فروشنده و دیگری با متخصصان ارشد سایر بخش ها. سپس متوجه می شود که باید با تحلیلگران تازه کار خود نیز بررسی کند. آیا او باید در آن جلسات اضافی در روز دوشنبه در کنار دو جلسه موجود شرکت کند یا باید آنها را برای سه شنبه برنامه ریزی کند؟ او وسوسه می شود که جلسات دو شنبه را روی هم بگذارد، تا بتواند در زمان صرفه جویی کند و برنامه سه شنبه  اش را «خالی» نگه دارد تا بر بخش خودش از گزارش پروژه تمرکز کند.

در زمینه دیگری، مینلی، یک مهندس نرم افزار باتجربه و مدیر یک تیم توسعه، در این هفته با دو جلسه آینده روبه رو خواهد شد. او قرار است روز سه شنبه یک جلسه مهم با پیامدهای بودجه بالقوه را به کمیته استراتژیک ارائه کند. روز بعد، او وظیفه دارد یک جلسه توجیهی برای کارآموزان جدید برگزار کند؛ وظیفه ای آشنا و نسبتا آسان. در کنار این جلسات، مینلی باید به کارهای فنی خود روی دو پروژه نیز بپردازد: یکی با چالش های جدی روبه رو می شود و دیگری تقریبا کامل شده و تنها به چند کار نهایی نیاز دارد. آیا او باید روز سه شنبه روی پروژه دشوار کار کند و چهارشنبه به پروژه ساده تر رسیدگی کند یا برنامه را معکوس کند؟ مینلی به سمت گزینه اول متمایل می شود. او با پرداختن به سخت ترین چالش ها در روز سه شنبه، هم در جلسات و هم در کارهای فردی اش، باقی مانده هفته را با استرس کمتری پیش بینی می کند.

مطلب مرتبط: تکنیک های رهبری کسب و کار با هدف بهینه سازی وقت و انرژی

رویکردهای تیلور و مینلی رایج است: فشرده کردن برنامه جلسات برای صرفه جویی در زمان، یا جفت کردن جلسات مهم با وظایف فردی شدید در همان روز برای پایان دادن به آنها در اسرع وقت. با این حال، یافته های تحقیقاتی ما نشان می دهد که این استراتژی ها دارای معایب خاص خود هستند، به ویژه زمانی که تأثیر آنها بر انرژی روز کاری در نظر گرفته می شود.

ما دو مطالعه انجام دادیم که در آن فعالیت های کاری روزانه بیش از 400 کارمند تمام وقت برخی از شرکت های فناوری و برخی دیگر از صنایع مختلف مرتبط با کار فکری را ردیابی کردیم. در طول هفته کاری، کارکنان در وسط و پایان هر روز کاری در مورد جلسات، وظایف فردی و سایر فعالیت های شان در صبح و بعدازظهر و همچنین سطح انرژی آنها در پایان هر نیم روز مورد بررسی قرار گرفتند. به  علاوه، ما بینش هایی در مورد عملکرد کاری آنها، از جمله عملکرد کار و خلاقیت، از سرپرستان‎شان گرفتیم.

ما دو کشف مهم داشتیم. اولا، آنچه بر انرژی کارکنان دانش تأثیر می گذارد، زمان زیادی نیست که در جلسات صرف می کنند، بلکه نسبت نسبی زمان ملاقات در مقایسه با آنچه که برای کارهای فردی صرف می کنند است. ما دریافتیم که در یک روز معین، هرچه کارکنان زمان بیشتری را نسبت به وظایف فردی خود به جلسات اختصاص دهند، کمتر درگیر فعالیت های استراحت کوچک (مانند پیاده روی کوتاه، مکالمات معمولی، مطالعه سرگرم کننده مختصر) می شوند تا انرژی خود را بازگردانند. در طول آن روز عدم وجود چنین فعالیت های استراحتی که برای دوباره پر کردن دوره ای حیاتی هستند، به انرژی روز کاری آنها آسیب می زند. انرژی مختل شده به نوبه خود تأثیر منفی بر عملکرد شغلی، خلاقیت و رضایت شغلی کارکنان دارد.

علاوه بر این، ما متوجه شدیم که وقتی به طور مناسب ساختاربندی شوند، جلسات و وظایف فردی می توانند چیزی را ایجاد کنند که ما آن را «اثر مکمل فشار» در طول روز کاری می نامیم. دو پیکربندی مکمل (وظایف فردی پرفشار همراه با یک جلسه با فشار کم یا برعکس، وظایف فردی با فشار پایین همراه با یک جلسه پرفشار) می تواند انرژی فرد را به همراه داشته باشد. به عنوان مثال، در روزی که یک متخصص داده  با کاغذبازی های معمولی سروکله می زند، ممکن است جلسه ای با ریسک بالا را فرصتی ببیند که در آن ابتکار جدیدی را ارائه می دهد که انرژی بخش باشد. برعکس، در روزی که او با یک گزارش پرفشار دست و پنجه نرم می کند، یک جلسه به روز رسانی کم فشار در مورد سیستم IT شرکت می تواند مهلت لازم را برای انرژی او فراهم کند. ما متوجه شدیم که این اثر مکمل زمانی آشکارتر می شود که یک کارمند هنوز از خواسته های روز استفاده نکرده باشد، به ویژه در طول صبح نسبت به بعدازظهر.

این یافته های تحقیقاتی روشن می سازد که چگونه رویکردهای زمان بندی تیلور و مینلی ممکن است به طور ناخواسته انرژی روز کاری آنها را تضعیف کند و همچنین مسیرهایی را برای بهبودهای بالقوه نشان می دهد. تصمیم تیلور برای جمع کردن جلسات در یک روز، عدم تعادل قابل توجهی در زمان بین جلسات و کار فردی در آن روز ایجاد می کند که احتمالا مشارکت او را در فعالیت های کوتاه مدت که برای تجدید انرژی او حیاتی هستند، کاهش می دهد. علی رغم هدف بهینه سازی برنامه او، این رویکرد ممکن است در عوض منجر به کاهش انرژی و کاهش عملکرد شود. پخش متعادل تر جلسات و وظایف فردی در طول دو روز ممکن است انرژی و اثربخشی او را افزایش دهد.

در موقعیت مینلی، برنامه او برای مقابله با یک پروژه دشوار و یک جلسه مهم هر دو در روز سه شنبه می تواند بدون فرصت کافی برای کمک و بازسازی، فشار بی رویه ایجاد کند. برعکس، چهارشنبه او، شامل یک جلسه کم فشار و یک پروژه آسان تر، ممکن است فاقد انگیزش باشد. در عوض، اگر مینلی بتواند وظایف فردی پرمشقت تر را با جلسه ای که حجم کمتری در یک روز دارد و بالعکس در روز دیگر جفت کند، احتمالا انرژی خود را در هر دو روز حفظ می کند.

بنابراین، هنگامی که با چالش برنامه ریزی روز کاری خود، به ویژه ترتیب دادن جلسات در کنار وظایف فردی مواجه می شوید، موارد زیر را در نظر بگیرید:

بر نسبت زمان جلسه به زمان کار فردی در یک روز خاص تمرکز کنید، نه فقط بر کل ساعات صرف شده در جلسات

تعادل معقول بین جلسات و وظایف فردی به استراحت های ضروری و تجدید انرژی در طول روز کاری اجازه می دهد. این رویکرد مستلزم این است که یک روز را با جلسات زیاد بیش از حد بار نکنید، حتی اگر گاهی اوقات به نظر یک استراتژی صرفه جویی در زمان باشد. 

مطلب مرتبط: چطور روزمان را با انرژی کامل و آمادگی برای کار بهتر شروع کنیم؟

مدیریت نسبت زمان ملاقات به کار فردی به صورت روزانه می تواند سطح انرژی در محل کار را افزایش دهد و در نتیجه به بهبود عملکرد، خلاقیت و رضایت شغلی کمک کند.

روز کاری خود را طوری طراحی کنید که بین جلسات و وظایف فردی تعادل ایجاد کنید

فواید جفت کردن جلسات پرفشار با وظایف فردی کم فشار و یا بالعکس را بشناسید. به جای گروه بندی فعالیت های یک سطح فشار در یک دوره واحد، وظایف و جلسات چالش برانگیز را در روزهای مختلف یا بخش های زمانی مختلف روز توزیع کنید. این رویکرد مکمل فشار مناسب را تقویت می کند، در نتیجه انرژی روز کاری را برای تسهیل عملکرد بهتر افزایش می دهد.

برای برنامه ریزی روز کاری رویکرد جامع تری اتخاذ کنید

به جای اینکه صرفا یک جلسه یا کار فردی را برای راحتی خود در تقویم بگنجانید، پیامدهای گسترده تری را برای ساختار روز کاری خود در نظر بگیرید. مراقب باشید که چگونه یک تصمیم برنامه ریزی ممکن است الگوی ترتیب روز کاری شما را تغییر دهد و به طور بالقوه بر انرژی و بهره وری شما تأثیر بگذارد.

سوالات زیر ممکن است در فرآیند برنامه ریزی شما مفید باشد:

•    این تصمیم زمان بندی چگونه بر تعادل بین جلسات من و زمان کار فردی در این روز خاص تأثیر می گذارد؟

•    آیا افزودن این جلسه به این بخش خاص از روز، زمان کار فردی من را بیش از حد فشرده می کند و استراحت ها و دوباره سازی های ضروری را قربانی می کند؟

•    آیا این برنامه منجر به جلسات و کارهای پرفشار پشت سر هم در یک روز می شود؟ چگونه می توان از آن اجتناب کرد؟

•    آیا نقطه بهتری در برنامه من برای برگزاری این جلسه یا کار وجود دارد که ترکیب موثرتری از کار پرفشار و کم فشار را در طول روز تسهیل کند؟

برای کارکنان، مدیریت جلسات صرفا افزایش اثربخشی و کارایی زمان نیست، بلکه یک رویکرد استراتژیک برای برنامه ریزی روزانه است. این بدان معناست که جلسات روزانه را در کنار وظایف فردی در نظر بگیرید، چه از نظر تخصیص زمان و چه میزان فشار آنها بر شما. 

مطلب مرتبط: چگونه بهره وری جلسه کاری تان را افزایش دهید؟

توجه به این جنبه ها می تواند به شما کمک کند از تله های برنامه ریزی ظریف دوری کنید و از تخلیه غیرمنتظره انرژی و بهره وری خود جلوگیری کنید. در واقع، با پذیرش یک رویکرد جامع تر برای برنامه ریزی جلسات، ممکن است روشی را که به روز کاری خود نزدیک می کنید تغییر دهید و به ترتیبی متعادل تر و پربارتر از مسئولیت های روزانه منجر شود.