نحوه پایان 4 مکالمه کاری رایج

نحوه اتمام یک مکالمه باید دری به روی فرصتی جدید باز کند. اگر مایلید مخاطبان تان وارد عمل شوند و کاری که می خواهید انجام دهند، این نکات را فراموش نکنید.

ما روزانه تقریباً 16000 کلمه را به زبان می آوریم. به طور ایده آل، خصوصاً در محل کار، مایلیم سخنان مان تفاوتی ایجاد کنند و برای تحقق این امر، ایده های مان باید به عمل بینجامند، بنابراین لازم است مکالمات مان را با ترغیب افراد به نشان دادن واکنش پایان دهیم.

در بسیاری مواقع، برای بیان «درخواست» تعلل می کنیم، حرف مان را می زنیم و امیدواریم که شنوندگان قدم های بعدی را بردارند. فرض را بر این نگذارید که اهداف تان واضح هستند. لازم است هر مکالمه ای را (چه نوشتاری و چه گفتاری) با توضیح کامل اقداماتی که می خواهید انجام شوند، به پایان برسانید. در واقع ترغیب افراد به نشان دادن واکنش با تبدیل یک ایده به مراحل عملی، به پیام شما جذابیت می بخشد. انجام چنین کاری، مکالمات شما را به یک عملیات انگیزشی تبدیل می کند.

مطلب مرتبط: عادات مکالمه که افراد موفق تمرین می کنند

چه مکالمه شما برای برقراری ارتباط با دیگران باشد، چه مکالمه ای در راهروی محل کار و چه تماس برای فروش و گفت وگویی از طریق ایمیل، روش های ذیل می توانند به شما کمک کنند.

1- مکالمات مربوط به برقراری ارتباط با دیگران

مکالمات مربوط به برقراری ارتباط با دیگران بخش مهمی در پیشرفت کسب و کار محسوب می شوند، بنابراین آنها را به درستی انجام دهید. با پیامی مشخص شروع و از طریق آن «درخواست» خود را مطرح کنید. فرض کنید در یک کنفرانس کاری و در حال صحبت با مدیرعامل شرکتی هستید که برای شغل مورد علاقه تان آگهی داده است. مکالمه ای را با یک پیام واضح شروع کنید: اینکه شما مشتاق کسب این جایگاه شغلی هستید. هنگامی که مضمون کلی خود را رساندید، صلاحیت و اشتیاق تان برای این جایگاه شغلی را، با ترغیب او به نشان دادن واکنش نشان دهید. بگویید «بسیار علاقه مندم در شرکت شما مشغول به کار شوم و خوشحال می شوم اگر اطلاعات تماس با بخش مسئول استخدام را در اختیارم بگذارید.»

اگر فکر می کنید با این کار خودتان را تحمیل می کنید، کاملاً در اشتباهید! افراد برای کمک به کسانی که اعتماد به نفس کافی برای ارائه درخواست دارند، مشتاق هستند. اگر مکالمه شبکه سازی را با چنین درخواستی پایان دهید، فرصتی برای مصاحبه با استخدام کنندگان پیدا می کنید.

2- گفت وگوهای راهرویی

جزء اصلی دیگر در مکالمات کاری، گفت وگوهای فی البداهه در راهروی محل کار است که می تواند بسیار سرنوشت ساز باشد. فرض کنید مدیرتان در حال عبور از راهرو است و نگاه تان با هم تلاقی می کند. برخی از این برخوردها به جایی نمی رسند. شما ممکن است بگویید «حال تان چطور است؟» و او در جواب بگوید «خوبم.»

اما فرض کنید مدیرتان در جلسه ارائه شما حضور داشته است. در حالی که در راهرو با یکدیگر تماس چشمی برقرار می کنید، به او بگویید «همانطور که در جلسه ارائه ام شنیدید، من برای انجام این برنامه کاری بسیار هیجان زده هستم.» این پیام شماست؛ اما به همین اکتفا نکنید. حال که توجه او را جلب کرده اید، با ترغیب او به ارائه واکنش ادامه دهید و بگویید «مایلم راجع به اینکه چگونه می توانیم منابع بیشتری را وارد این برنامه کنیم با شما صحبت کنم. ایده هایی در این زمینه دارم که مایلم با شما در میان بگذارم.» او پاسخ می دهد «حتماً! جلسه ای را برای این کار تنظیم کنید.»

با این روش، انجام کاری بزرگ تر به شما محول شده است.

3- تماس های فروش

حرف زدن با مشتریان احتمالی می تواند اضطراب آور باشد. من کسب وکاری را در مدت 30 سال بنیانگذاری کردم و چالش برانگیزترین مکالمات، آنهایی بودند که با مشتریان جدید صورت می گرفتند. معمولاً ایده هایم را از طریق تلفن مطرح می کردم و اگر خوش شانس بودم می توانستم آنها را ملاقات کنم.

نحوه شروع مکالمه دوستانه و کلی بود. پیام های من همواره شاد و جذاب بودند؛ برای مثال «خوشحالم که در این فرصت می توانم کمک هایی که آموزش های ارتباطاتی ما می توانند به شما و گروه تان بدهند را مطرح کنم.» من با طرح سوالات بسیار، به بررسی شرایط می پرداختم. ترغیب مشتری به صحبت کردن راجع به خودش، نکته کلیدی در این روند بود و باعث می شد آنها احساسی بهتر و من نیز دیدگاه مناسبی پیدا کنم.

اما اطلاعاتی که می دادم قبل از ترغیب آنها به ارائه واکنش، به عمل تبدیل نمی شدند. اگر احساس می کردم کارگزار برای اقدام آماده است می گفتم «بسیار خب، چه زمانی می توانیم شروع کنیم؟» این جمله جسورانه، نشانگر اعتمادبه نفس من بود. اگر از آمادگی کارگزار اطمینان کمتری داشتم، جمله خود را این گونه تغییر می دادم «حتم دارم برنامه اجرایی ما شما را به سخنور الهام بخشی که می خواهید باشید، تبدیل می کند.» این جمله فرض را بر این می گذارد که مشتری موافقت خواهد کرد. اگر باز هم اطمینان کمتری داشتم، می گفتم «مکالمه بسیار خوبی بود، قدم بعدی مان چیست؟» در هر سه مورد، اقدام کردن را توصیه می کردم و هیچ کدام از پاسخ ها، یک «نه» قطعی نبودند.

4- مکالمه از طریق ایمیل

ایمیل ها نیز مکالماتی هستند که باید با پیام مشخصی مدیریت شوند. فرض کنید ایمیلی نوشته اید که کلیات برنامه، هدف، بازه زمانی، هزینه ها و نتایج پیش بینی شده را مشخص می کند. پیام شما این است که این برنامه به دریافت کننده اش کمک بزرگی می کند، اما متاسفانه این گونه سخن تان را به پایان رسانده اید «اگر سوالی داشتید، بلافاصله با من تماس بگیرید.» چندبار این نمونه از ترغیب به ارائه واکنش را دیده ایم؟ اصلاً چرا باید مفهومی منفی در آن وارد کنیم؟ چرا فرض بر این باشد که برای خواننده سوال پیش می آید؟

مطلب مرتبط: خلاقیت در مکالمه های کوتاه روزمره

به جای این کار، به روند ترغیب خود مفهومی مثبت و ملموس بدهید. بگویید «خوشحال می شوم که برای ادامه کار موافقت کنید» یا «من برنامه را پیش می برم و شما را در جریان توسعه آن قرار می دهم.» به یاد داشته باشید تا درخواست تان را واضح و قاطعانه مطرح نکنید، سرمایه گذاری نخواهید داشت. بنابراین ترغیب قوی لازمه ارسال هر ایمیلی است. در بیان درخواست گردهمایی، موافقت رسمی، تأمین بودجه، نوعی تعهد و به طور کلی هر آنچه می خواهید، خجالتی نباشید!

نحوه خاتمه دادن باید فرصت آفرینی و شما را به مرحله بعد هدایت کند. ترغیب به نشان دادن واکنش در هر مکالمه ای، مولفه کلیدی در برقراری ارتباطات است. آن را دقیق و مطمئن طراحی کنید زیرا در این صورت، شنوندگان و خوانندگان تان اعتماد بیشتری به شما پیدا می کنند.