5راهکار ساده برای برگزاری یک کنفرانس خوب

امروزه کنفرانس ها به یکی از بخش های جدا نشدنی هر کسب و کاری تبدیل شده است. به همین دلیل افرادی که بتوانند در رابطه با این امر هوشمندانه عمل کنند، مزیت رقابتی برای خود ایجاد کرده اند. با این حال باور اکثر افراد در این رابطه این است که یک متن خوب تمام چیزی است که آن ها برای موفقیت به آن نیاز خواهند داشت. با این حال نکات مهمی در این رابطه وجود دارد که در ادامه به بررسی برخی از آن ها خواهیم پرداخت.

1-اطلاعات کافی به دست آورید

تمامی برگزارکنندگان کنفرانس ها تمایل به حضور حداکثری افراد دارند و این امر باعث می شود تا آن ها افراد زیادی را دعوت نمایند که ممکن است چندان سودی برای آن ها نداشته باشد. به همین خاطر شما باید در میان کنفرانس های موجود، بهترین ها را برای خود انتخاب کنید. در این رابطه توصیه می شود تا همواره دستورالعمل و اطلاعات موجود در هر کنفرانس را به خوبی مطالعه کرده و اهداف خود را از شرکت در آن مشخص نمایید. با این کار شما قادر خواهید بود تا به بهترین نحو ممکن برای آن برنامه ریزی کنید.

مطلب مرتبط: راهکارهایی ساده برای غلبه بر ترس از سخنرانی در جمع

2-یادداشت برداری کنید

همواره در سخنرانی ها نکاتی مطرح می شود که ممکن است برای شما جالب توجه باشد و یا موردی بیان شود که شما نیاز به پاسخ دادن به آن را حس می کنید. تحت این شرایط اعتماد به حافظه نمی تواند راهکاری مطمئن محسوب شود. به همین خاطر توصیه می شود تا همواره در کنار خود دفترچه و قلم داشته باشید. در نهایت این موارد به شما کمک خواهد کرد تا هیچ گاه از جریان جلسه دور نشده و همواره با آمادگی حرف های خود را مطرح کنید.

3--تلفن همراه خود را کنار بگذارید

شما تنها زمانی قادر خواهید بود که به طور کامل در جریان موارد مورد گفت وگو باشید که تمامی تمرکز خود را معطوف آن گردانید. بدون شک از جمله مواردی که باعث حواسپرتی ما خواهد شد، تلفن همراه شما خواهد بود. به همین خاطر توصیه می شود تا قبل از شروع در جلسه خود مسئولیت پاسخگویی به تماس های خود را به فرد دیگری محول کرده و با آسودگی خاطر در جلسه مورد نظر شرکت نمایید. نکته دیگری که در این رابطه باید مورد توجه قرار دهید این است که کار کردن با تلفن همراه هنگامی که فردی دیگر در حین سخنرانی است، می تواند نوعی بی احترامی نیز تلقی شود.

4--حضوری فعال داشته باشید

این امر که شما در هنگام سخنرانی فردی دیگر کاملا ساکت باشید، بدون شک نشانه احترام شما نخواهد بود. اگرچه لازم است تا همواره میان صحبت های وی وقفه ایجاد نکنید، با این حال سکوت مطلق شما نیز باعث خواهد شد تا شرایط به نفع شرکت های رقیب جلو برود. به همین خاطر هیچ گاه از به چالش کشیدن افراد حاضر در جلسه و طرح سوالات خود واهمه ای نداشته و این کار را با لحن و بیانی مطلوب صورت دهید.

در این رابطه توجه داشته باشید که این اقدام ممکن است توسط سایرین نیز در هنگام سخنرانی شما انجام شود. به همین خاطر لازم است تا همواره متن خود را مورد آزمایش قرار داده و برای سوالات احتمالی، پاسخی مناسب بیابید. نکته دیگر اینکه هیچ دلیلی وجود ندارد که شما نتوانید از برگه هایی برای سخنرانی خود استفاده کنید. با این حال این برگه ها تنها باید یادآور محدوده های مدنظر شما باشند و نگاه کردن بیش از حد به آن جلوه جالبی را به همراه نخواهد داشت. در آخر جلسه نیز افرادی را که همسو به اهداف شما هستند را شناسایی کرده و پل ارتباطی خوبی میان خودتان برقرار سازید.

5-پیگیری های لازم را پس از پایان جلسه صورت دهید

درواقع جلسات شما باید یک خروجی مثبت داشته باشد در غیر این صورت زمان شما به صورت کامل هدر رفته است. با این حال در بسیاری از موارد این امکان وجود دارد که نتایجی به مراتب بیش تر را برای خود به ارمغان آورید. با این حال این امر به میزان پیگیری شما پس از پایان جلسات بستگی خواهد داشت.

مطلب مرتبط: چگونه برای سخنرانی در هر شرایطی آماده باشیم؟

به همین خاطر ضروری است تا پایان جلسه را پایان کار ندانسته و اقداماتی را که ممکن است به پیشرفت شرکت کمک کند را صورت دهید. در این رابطه شبکه های اجتماعی نیز خود می تواند راهکاری جالب باشد. برای مثال دنبال کردن صفحه رسمی یک برند که در پایان جلسه قصد همکاری با آن ها را پیدا کرده اید، خود می تواند به ارتباط بیش تر و ایجاد پیوندی قوی تر کمک کند.

در آخر توصیه می شود تا همواره جلسات خود را به همراه مشاوران مورد ارزیابی قرار داده و موارد مثبت و منفی اقدامات خود را شناسایی کرده و اقدامات سایرین را نیز مورد تحلیل قرار دهید.