راهی ساده و علمی برای افزایش بهره وری در محیط کار

برنامه ریزی ترکیبی از ادغام برنامه ریزی مشروط و برنامه ریزی دقیق تشکیل شده است و با افزایش میزان بهره وری در محیط کار رابطه مستقیمی دارد.

اغلب ما زمانی که وارد محیط کار جدید می شویم انگیزه زیادی برای کار داریم و می خواهیم مهارت های خود را تقویت کنیم. اما در اغلب موارد مشاهده می کنیم جو محیط کار چندان جذاب و مطابق انتظار ما نیست. این موضوع در تمام نقاط دنیا وجود دارد و نتیجه تحقیقات نشان می دهد تنها ۱۳درصد کارمندان در محیط کاری سرزنده و درگیرکننده مشغول به کار هستند. منظور از درگیری کارمندان در محیط کار عواملی مانند انرژی، شور و اشتیاق و تمرکزی است که روی کار گذاشته می شود. این عوامل درونی هستند، اما مواردی مانند فرهنگ سازمانی شرکت، نحوه رهبری و طراحی محیط کار روی آن تأثیر می گذارند.

البته همان طور که می دانید یک کارمند هیچ کنترلی روی موارد یاد شده ندارد و رهبر شرکت تعیین می کند محیط کار تا چه اندازه برای کارمندان درگیرکننده باشد. از آنجایی که رهبر شرکت دغدغه های فکر زیادی دارد شاید فرصتی برای بهبود شرایط محیط کار پیدا نکند و بهتر است خود کارمندان برای انجام این کار پیشقدم شوند. بهبود شرایط نیازمند برنامه ریزی است و رابطه مستقیمی با عواملی دارد که در طول روز تمرکز کارمندان را به هم می زند.

مطلب مرتبط: افزایش بهره وری کارمندان با یک تمرین روزانه

محققان دانشگاه تگزاس تحقیقی در مورد راه های افزایش درگیری کارمندان در محیط کار انجام داده اند. آنها برای این منظور دو نوع برنامه ریزی روزانه و تأثیر آن روی دو دسته از کارمندان را مورد بررسی قرار داده اند. گروه اول کارمندانی بودند که برای مدیریت زمان، برنامه ریزی دقیقی داشتند و لیست انجام کار این افراد وظایف روزانه شان را به طور دقیق اولویت بندی کرده بود.

گروه دوم به افرادی با برنامه ریزی مشروط تعلق داشت. این افراد برنامه ریزی دقیقی نداشتند و مسیر کاری شان با هر اتفاق پیش بینی نشده ای عوض می شد. برنامه ریزی با مدیریت زمان رایج تر از برنامه ریزی مشروط است، زیرا یک کارمند همیشه پیش از آغاز روز کاری در ذهنش مرور می کند چه کارهایی باید در طول روز انجام شود و برای هر کار چه مقدار زمان نیاز است.

درواقع هر دو مدل برنامه ریزی کارمند را مجبور به تعیین اهداف روزانه می کند و درنتیجه میزان درگیری او را افزایش می دهد. این یعنی یک کارمند چه برای برنامه ریزی دقیق با مدیریت زمان و چه برای برنامه ریزی مشروط باید برای تعیین وظایف روزانه خود تمرکز کند و همین کار تا حدود زیادی میزان بهره وری را افزایش می دهد. با این حال در این آزمایش انتظار می رود مزایای برنامه ریزی دقیق مدیریت زمان با وجود اتفاقات پیش بینی نشده کاهش پیدا کند، زیرا کارمندان در چنین شرایطی احساس می کنند هیچ پیشرفتی نداشته اند و به مرور زمان برنامه ریزی را کنار می گذارند. همچنین تصور می شود روزهایی که حجم اتفاقات پیش بینی نشده زیاد است افراد دارای برنامه ریزی مشروط عملکرد بهتری داشته باشند. زیرا افراد دارای برنامه ریزی منعطف راحت تر با شرایط کنار می آیند.

نتیجه آزمایش

در این آزمایش ۱۸۷ کارمند شرکت کردند و رفتار و تجربیات شان به مدت دو هفته کاری مورد بررسی قرار گرفت. نتیجه مشاهدات نشان داد برنامه ریزی دقیق زمانی، تأثیر مثبتی روی عملکرد روزانه و درگیری کارمندان داشته است. همچنین مشاهده شد تأثیر مثبت این مدل برنامه ریزی زمانی بیشتر است که کارمند در طول روز با وقفه های کمتری روبه رو شود. درواقع روزهایی که میزان حواس پرتی بالا بود (۲۰درصد از کل یک روز کاری) برنامه ریزی با مدیریت زمانی، در بهبود بهره وری و درگیری بی تأثیر گزارش شده است. پس یعنی تأثیر برنامه ریزی دقیق در روزهایی که کارمند با وقفه های متعدد مواجه شده بسیار پایین بوده است.

در ادامه تحقیقات مشخص شد برنامه ریزی مشروط نیز تأثیر زیادی روی افزایش میزان بهره وری و درگیری کارمندان داشته است. جالب این است که تأثیر مثبت این مدل برنامه ریزی در روزهایی با اتفاقات پیش بینی نشده بسیار بالا بود. به عبارت دیگر مزایای استفاده از این مدل برنامه ریزی در چنین روزهایی بسیار بالاتر از برنامه ریزی دقیق گزارش شد. به طور کلی می توان این طور نتیجه گیری کرد که برنامه ریزی دقیق در روزهایی که وقفه ها پایین هستند بهره وری بالاتری دارد و برنامه ریزی مشروط در شرایطی بهتر عمل می کند که کارمند دائم توسط کارهای مختلف حواسش پرت می شود.

راه حل چیست

بدیهی است که کارمندان برای روزهای مختلف هفته برنامه ریزی یکسانی نداشته باشند و این موضوع از نظر علمی نیز ثابت شده است. درصد بالایی از برنامه ریزی کارمندان (حدود ۳۰درصد) در روزهای مختلف کاری متفاوت است. یعنی کارمندان برنامه ریزی ثابتی برای روزهای خود ندارند و شاید برخی روزها اصلا برنامه ریزی نداشته باشند. علاوه براین، کارمندانی که از یکی از مدل های برنامه ریز دقیق یا مشروط استفاده می کنند، لزوما از مدل دیگر برنامه ریزی استفاده نمی کنند. از آنجایی که هر کارمندی در ۴۰درصد اوقات با حجم متفاوتی از کارهای پیش بینی روبه رو می شود، بنابراین بهتر است هر دو مدل برنامه ریزی را با هم ترکیب کند و از مزایای هر دو بهره مند شود. چهار مرحله زیر به انجام این کار کمک می کنند:

۱- هر شب پیش از آغاز روز کاری جدید کمی زمان بگذارید و کارهای فردا را در ذهن تان مرور کنید.

۲- برای همه کارمندان پیش می آید که برخی روزها سرشان شلوغ تر از سایر روزها باشد و معمولا این اتفاق در روزهای خاصی از هفته بیشتر است. پس پیش از برنامه ریزی این موضوع را نیز در نظر بگیرید که فردا حجم کاری به چه صورت خواهد بود. آیا حجم کارهای پیش بینی نشده زیاد است یا خیر؟ همچنین به این فکر کنید که آیا برای خودتان و سایر اعضای تیم مرزبندی مشخص کرده اید یا تمام اتفاقات شرکت روی روند کاری شما تأثیر خواهند گذاشت؟ این میزان از حواس پرتی تا چه اندازه روی کار شما دخالت دارد؟

۳- اگر حجم وقفه ها پایین بود برنامه ریزی دقیقی انجام دهید و لیستی از کارهای اولویت بندی شده تهیه کنید. سپس وقت و تمرکز خود را با توجه به اهمیت کار تنظیم کرده و به برنامه خود پایبند باشید. به عنوان مثال زمانی که سرتان خلوت است و انرژی بالایی دارید به انجام کارهایی که نیازمند خلاقیت هستند مشغول شوید و کارهای تکراری را برای زمانی بگذارید که از نظر فکری خسته هستید. این مدل برنامه ریزی زمانی که وقفه ها اندک باشند میزان بهره وری را بالا می برد و درگیری در محیط کار را افزایش می دهد. درنتیجه فرد بهتر می تواند مهارت های خود را تقویت کرده و استعدادهایش را شکوفا کند.

مطلب مرتبط:تمرین هایی برای افزایش بهره وری در سال جدید

۴- اگر فکر می کنید فردا وقفه های زیادی اتفاق خواهد افتاد از برنامه ریزی مشروط استفاده کنید. به این صورت که برای ساعات خالی برنامه ریزی دقیق داشته باشید و روی انجام کارها تمرکز کنید، اما در ذهن تان شرایطی را برای وقفه ها در نظر بگیرید. به عنوان مثال با خودتان بگویید در صورت بروز این اتفاق من این کار را انجام خواهم داد، اما اگر چنین چیزی پیش نیامد به کار قبلی ادامه خواهم داد. این مدل برنامه ریزی کمک می کند حضور پررنگ تری در محیط کار داشته باشید و اجازه ندهید وقفه ها و تأخیرها تأثیری روی روند کاری تان داشته باشد.

شواهد نشان می دهد میزان وقفه هایی که در محیط کار رخ می دهند نه تنها به مرور زمان کم نمی شوند، بلکه به تعدادشان افزوده می شود. کارمندان در طول روز با حجم بالایی از اطلاعات و کارهای جدیدی روبه رو می شوند که روی روند پیشرفت شان در کارهای مهم اختلال ایجاد می کند. این موضوع در بلند مدت روی روحیه فرد تأثیر می گذارد و بعد از مدتی احساس می کند برنامه ریزی های که داشته بیهوده بوده است. راهحل این موضوع، پیش بینی وقفه ها و عوامل حواس پرتی و استفاده از برنامه ریزی ترکیبی است.