کلینیک کسب و کار / پرسش و پاسخ درباره اهمیت روابط عمومی

پرسش: مدیر یک شرکت متوسط هستم و نمی دونم راه اندازی یک واحد روابط عمومی برای من خوب است یا نه. لطفا راهنمایی کنید.

پاسخ کارشناس: ما در دنیای ارتباطات زندگی می کنیم و بی تردید شرکت ها و سازمان هایی می توانند عملکرد موفق تری داشته باشند که سازمان نظام مند ارتباطی خوبی داشته باشند. شما هم یک شرکت متوسط هستید، اما برای اینکه بتوانید به رشد و توسعه کسب و کار شرکت کمک کنید باید واحد روابط عمومی دایر کنید، اما این را نیز بدانید که روابط عمومی کارش صرفا برای تلفن جواب دادن نیست. روابط عمومی وظیفه اش صرفا مدیریت تشریفات و پذیرایی نیست. روابط عمومی کارش صرفا دریافت و ارسال فاکس نیست. روابط عمومی صرفا برای برگزاری مراسم و جشن ها و همایش ها شکل نمی گیرد. اینها وظایف بسیار خرد و کوچک روابط عمومی هستند. 

روابط عمومی رسالت بزرگ تری دارد. مدیر یک روابط عمومی باید درک درستی از سیاست ها و باید ها و نباید های سازمان و شرکت خود داشته باشد، بنابراین شما کسی را برای شرکت متوسط خود انتخاب کنید که درک درستی از مدیریت روابط عمومی و سیاست های سازمانی شما داشته باشد. او باید مدیری توانا، سخنور، دانا و آگاه، خوش برخورد و با اخلاق و متعهد به سیاست های شرکت باشد تا بتواند ضمن ارتباط با افراد در داخل شرکت و بیرون از شرکت منافع سازمانی شما را کاملا تأمین کند.

شرکت متوسط شما برای ارتباط با رسانه ها، ارتباط با کارکنان، اطلاع رسانی سیاست های سازمانی در قالب های مختلف رسانه ای، ارتباط با بدنه سازمان های بزرگ و متوسط برای ایجاد تعامل و همکاری دوجانبه، ایجاد زمینه های مناسب و ساختن روابط تفاهم آمیز با کارکنان، مشتریان، سرمایه گذاران نیاز به راه اندازی واحد روابط عمومی دارد، اما برای اینکه تصویری روشن و درست از شرکت شما در افکار ترسیم شود باید کسی را به کار گیرید که با توجه به نوع فعالیت شرکت بتواند به ثبات منافع و افزایش اعتبار شرکت کمک کند. متأسفانه برخی تصور می کنند که کار روابط عمومی فقط انتشار یک بولتن داخلی یا سررسید سالانه است، در صورتی که این ها ابزارهای بسیار ساده و کوچک برای اطلاع رسانی و ایجاد تفاهم در دنیای امروز هستند. 

شرکت شما اگر می خواهد در ارتباطات داخلی یا بین المللی موفق شود نیاز به مدیری توانا در روابط عمومی دارد تا بتواند با ترسیم تصویری درست از شرکت زمنیه ها را برای ایجاد تفاهم و عقد قرارداد های بزرگ فراهم کند.

کارکنان روابط عمومی شرکت شما هم باید بدانند که چطور به شکلی شفاف بنویسند، صحبت کنند و با تجزیه و تحلیل امور مبتلابه سازمان و شرکت خود به رفع و رجوع مسائل بپردازند. این مهارت ها به شدت مورد نیازند زیرا در رشته روابط عمومی ارتباط پیوسته ای میان کارکنان و کسانی وجود دارد که در تعیین سمت سیاست های همگانی نقش ایفا می کنند. کارکنان روابط عمومی همچنین باید به اندیشه ورزی انتقادی بپردازند تا بتوانند به واسطه این مهارت به حل مشکلات احتمالی مشتریان و شرکای تجاری خود اقدام کنند.

شما در راه اندازی واحد روابط عمومی شک نکنید اما روابط عمومی شما باید کاملا تابع سیاست های سازمان شما باشد و بتواند منافع شما را در کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت تأمین کند. بنابراین با یک برنامه ریزی دقیق و هدف گذاری مشخص می توانید با ایجاد واحد روابط عمومی به رشد و توسعه کسب و کار شرکت خود کمک کنید.