بهبود کیفیت استخدام شرکت در 11 گام

استخدام استعدادها و افراد دارای مهارت برای موفقیت هر کسب و کاری ضروری است. کارآفرینان برای راه اندازی یا مدیریت بهینه کسب و کار باید در وهله نخست کارمندان مناسبی در اختیار داشته باشند. در غیر این صورت بهترین ایده های کاری نیز با شکست مواجه خواهد شد. این امر نیازمند طراحی فرآیند استخدام از سوی هر برند است. 

بدون تردید صحبت از فرآیند استخدام در کسب و کارهای کوچک تازگی دارد. بسیاری از کارآفرینان پس از راه اندازی کسب و کار نسبت به ایجاد چنین فرآیندی بی توجهی هستند. این امر مشکلات بسیار زیادی برای کسب و کارها ایجاد می کند. طراحی برنامه مناسب در این زمینه اغلب با استفاده از کمک مشاوران یا موسسه های حرفه ای صورت می گیرد. هدف اصلی در این مقاله مرور برخی از توصیه ها و تکنیک های حرفه ای برای طراحی فرآیندهای استخدامی حرفه ای است. شاید این امر در نگاه نخست بسیار ساده باشد، اما هرگونه برنامه ریزی در مرحله عمل بسیار سخت تر از بیان صرفش خواهد بود. 

یادگیری برخی از گام های مهم برای ایجاد فرآیند استخدامی به طور معمول نیاز به مهارت بالایی ندارد بنابراین در ادامه به برخی از نکات مهم در این راستا اشاره خواهیم کرد. 

1.    تعیین دقیق نیازهای کسب و کار

جست وجو در میان افراد مناسب برای استخدام در شرکت بدون توجه به سطح نیاز کسب و کار امکان پذیر است. برخی از شرکت ها در تلاش برای استخدام نیروی کار جدید بدون توجه به نیاز کسب و کارشان عمل می کنند. نتیجه این امر افزایش تعداد کارمندان شرکت بدون هرگونه نتیجه مناسبی است. بی تردید هر شرکت دارای نیازهای متعددی است. مهمترین مسئله در این میان تلاش برای خلاصه سازی نیازهای شرکت به منظور هماهنگی با فرآیند استخدام است. برخی از مهمترین نیازهای هر کسب و کار در فرآیند استخدام نیروی کار تازه به شرح ذیل است:

مطلب مرتبط: راهکارهای استخدامی

•    توسعه کسب و کار در سطح بازارهای گسترده

•    مدیریت بهتر پروژه های در دسترس برند

•    بهبود جایگاه شرکت در بازارهای جاری

بدون شک برای رفع نیازهای کسب و کار باید به مهارت های مختلفی در میان افراد موردنظر توجه کرد. بسیاری از برندها بدون توجه به ارزیابی مهارت های مختلف متقاضیان استخدام در شرکت اقدام به افزایش تعداد نیروی کار می کنند. این امر نتیجه دلخواه در زمینه بهبود وضعیت برند و استخدام بهترین گزینه ها را در پی نخواهد داشت بنابراین در زمینه تعیین نیازهای کسب و کار باید به مهارت های کارمندان نیز توجه نشان داد. در غیر این صورت فرآیند استخدام کسب و کارها از همان ابتدا با نقص های فراوان همراه خواهد شد. 

2.    طراحی برنامه استخدام

پس از اینکه نیازهای شرکت در زمینه استخدام مشخص شد، باید نسبت به طراحی برنامه اولیه اقدام کرد. یکی از نخستین بخش‎ های هر برنامه مربوط به تعیین جایگاه نیروی کار تازه در شرکت است. اگر یک برند جایگاه مشخصی برای نیروی کار در نظر نداشته باشد، با مشکلات بسیار زیادی مواجه خواهد شد. امروزه برندهای بزرگ حتی پیش از استخدام نیروی کار تازه نیز نسبت به موقعیت سازمانی آنها اطلاع دقیق دارند. این امر کمک شایانی به آنها برای برنامه ریزی و بهره گیری مناسب از کارمندان جدید از همان روز نخست می کند. 

طراحی برنامه استخدامی به معنای توجه به موقعیت هر کدام از نیروهای تازه شرکت است. این امر باید از همان ابتدا مدنظر مدیران ارشد قرار گیرد. در غیر این صورت با هدررفت زمان قابل ملاحظه در زمینه انطباق نیروی کار با جایگاه مناسب مواجه خواهیم شد. 

نسخه های اولیه برنامه استخدامی همیشه با مشکل مواجه است. این امر گرایشی طبیعی در میان کسب و کارها و یکی از ویژگی های فرآیند طراحی برنامه است. هر برنامه باید بارها مورد ارزیابی دوباره قرار گیرد. در غیر این صورت تاثیرگذاری مناسب را به همراه نخواهد داشت. استفاده از نظرات مختلف برای بهبود سطح کیفی برنامه طراحی شده ضرورت دارد بنابراین شاید در ابتدا نیاز به استفاده از کمک کارمندان مختلف به منظور بهبود سطح کیفی برنامه باشد. یکی از اشتباهات رایج کسب و کارها در این زمینه اکتفا به نظرات محدود برخی از همکاران در تیم شرکت است. 

3.    نگارش توضیحات شغل

نگارش توضیحات کاربردی در مورد جایگاه شغلی موردنیاز دارای اهمیت است. امروزه بسیاری از افراد جویای شغل در مواجهه با آگهی های استخدامی دچار دردسر می شوند. این امر ناشی از فقدان توضیحات مناسب در مورد هر شغل و مهارت های مدنظر شرکت هاست بنابراین شاید در ابتدا یک متقاضی استخدام آگهی موردنظر را هماهنگ با موقعیت شغلی اش در نظر بگیرد، اما با حضور در مصاحبه شرکت با انتظارات دیگری مواجه شود. این امر اغلب اوقات به اعتبار کسب و کارها ضربه بسیار سختی خواهد زد بنابراین باید از همان گام نخست نسبت به اطلاع رسانی دقیق در مورد وضعیت کسب و کار اقدام کرد. در غیر این صورت وضعیت کسب و کار با مشکلات بسیار زیادی مواجه خواهد شد. 

نگارش توضیحات دقیق در مورد کسب و کار کار ساده ای نیست. بسیاری از برندها در این زمینه به دلیل ارزیابی ساده انگارانه دچار مشکل می شوند. یک تعریف دقیق از شغل و مهارت های موردنیاز شرکت نیازمند اشاره واضح به تمام نکات است. اگر حتی یک نکته نیز مورد بی توجهیی قرار گیرد، در نهایت مشکلات بسیار زیادی پیش خواهد آمد. برخی از بخش های اصلی یک تعریف دقیق از موقعیت شغلی در شرکت به شرح ذیل است:

•    عنوان اصلی شغل

•    وظایف و مسئولیت های موقعیت شغلی

•    مهارت ها و کیفیت مورد انتظار

•    مزیت ها، حقوق و سایر نکات جانبی

مطلب مرتبط: فهرست ممنوعه استخدام

شخصی سازی موقعیت های شغلی در شرکت های بزرگ نکته مهمی است. این امر به افراد علاقه مند برای همکاری با شرکت ‎ها فرصت کافی به منظور شخصی سازی موقعیت شغلی را می دهد. اگر این نکته مهم مدنظر کسب و کارها قرار نداشته باشد، در عمل مشکلات بسیار زیادی برای کسب و کارها ایجاد خواهد شد. بسیاری از کارمندان حرفه ای و دارای مهارت های بالا به دلیل فقدان گزینه های شخصی سازی در موقعیت های شغلی مختلف اقدام به صرف نظر از آنها می کنند. 

4.    تبلیغ برای استخدام

استخدام نیروی کار ماهر بدون تبلیغات امکان پذیر نیست. امروزه برندهای بزرگ برای استخدام نیروی کار در هر سطحی آگهی های گسترده‎ای منتشر می کنند. این امر موجب جلب نظر تمام نیروی کار دارای مهارت های هماهنگ با نیاز کسب و کار می شود. اگر این نکته مدنظر کسب و کارها قرار نداشته باشد، شمار قابل ملاحظه ای از نیروی کار متخصص در مصاحبه ها حضور نخواهند یافت. این امر در نهایت به ضرر کسب و کار خواهد بود. 

امروزه تبلیغات بیشتر در قالب دیجیتال صورت می گیرد بنابراین دیگر خبری از درج آگهی در روزنامه یا دیگر مطبوعات چاپی نیست. البته این راهکار هنوز هم طرفدارهای خاص خود را دارد. نخستین گام در راستای تبلیغ فرآیند استخدامی ثبت اعلامیه در سایت رسمی و اکانت های برند در شبکه های اجتماعی است. این امر اعتبار بسیار ویژه ای به فرآیند استخدامی خواهد داد. بسیاری از برندها در راستای اعلام رسمی و تبلیغ برای استخدام نیروی کار با مشکلات بسیار زیادی مواجه هستند. این امر مشکلات بسیار زیادی برای کسب و کارها به همراه می آورد. صرف هزینه تبلیغاتی در حوزه استخدام مدنظر بسیاری از برندها قرار ندارد. این امر نوعی صرف هزینه اضافی قلمداد می شود. اگر کسب و کارها در تلاش برای تاثیرگذاری بر روی نیروی کار ماهر اندکی هزینه نیز انجام دهند، هرگز ایده نامناسبی نخواهد بود بنابراین باید ملاحظات مالی را در این حوزه کمرنگ تر دنبال کرد. 

همانطور که در بخش پیشین مورد تاکید قرار گرفت، در زمینه تبلیغ و معرفی موقعیت شغلی باید عبارت های واضح را مدنظر قرار داد. بسیاری از برندهای بزرگ در زمینه تعریف موقعیت شغلی و نیازهار اساسی در زمینه استخدام نیروی کار مهارت بالایی دارند. این امر ناشی از تجربه دهه های استخدام نیروی کار است. اگر کسب و کار شما در این راستا مهارت قابل ملاحظه ای ندارد، باید به دنبال الگوبرداری از برندهای بزرگ باشید. این امر در گام های نخست استخدام نیروی کار مناسب دارای مزیت های بسیار زیادی است. سپس با گذشت مدت زمانی اندک امکان شخصی سازی فرآیندهای استخدامی و حتی تعریف فرآیند منحصر به فرد کسب و کارتان فراهم خواهد شد. 

5.    ارزیابی متقاضیان

پس از درج آگهی استخدام و تبلیغ برای جلب نظر افراد دارای مهارت های لازم برخی از رزومه ها به دست مدیران ارشد شرکت می رسد. تصمیم گیری در مورد افراد دارای صلاحیت برای همکاری امر بسیار حساسی است. اگر کسب و کارها در این راستا براساس معیارهای نامناسب تصمیم گیری نمایند، در نهایت با مشکلات بسیار وسیعی مواجه خواهند شد. این امر مشکلات اساسی در زمینه توسعه کسب و کار ایجاد خواهد کرد. ارزیابی متقاضیان امکان استخدام بهترین گزینه ها را فراهم می آورد. گاهی اوقات برخی از کسب و کارها با متقاضیان فراوان و دارای مهارت های بالا مواجه می شوند. مهمترین مسئله در چنین شرایطی انتخاب از میان دامنه وسیعی از متقاضیان باکیفیت است. بدون تردید هر کسب و کار دارای دامنه محدودی از گزینه های استخدامی است بنابراین باید در این زمینه نهایت دقت را انجام دهد. در غیر این صورت فرآیند استخدامی با مشکلات بسیار زیادی مواجه خواهد شد. 

ارزیابی متقاضیان برای همکاری و استخدام در برند باید براساس معیارهای مشخص صورت گیرد. در غیر این صورت انتخاب از میان افراد در دسترس براساس شانس یا معیارهای غیرحرفه ای خواهد بود. اگر یک دامنه مشخص از معیارها را تعریف کرده اید، دیگر نباید از آنها کوتاه بیایید. در غیر این صورت وجهه حرفه ای کسب و کار با مشکلات اساسی مواجه خواهد شد. امروزه برخی از کسب و کارها در زمینه جلب نظر نیروی کار ماهر با مشکلات عمده ای مواجه هستند. دلیل این امر تعیین دامنه ای از معیارها برای استخدام کارمندان و سپس تخطی از آنهاست. چنین عملکردی موجب بدنامی کسب و کارها می شود بنابراین برندها باید تمام توان شان برای تعیین معیارهای درست و سپس وفاداری به آنها را به کار گیرند. 

6.    برگزاری مصاحبه 

اغلب اوقات پس از ارزیابی اولیه رزومه های ارسالی برخی از متقاضیان حذف می شوند. این امر با هدف کاهش دامنه افراد در دسترس و برگزاری مصاحبه حضوری با مشارکت بهترین افراد است. شاید این امر در نگاه نخست بسیار عجیب به نظر برسد، اما تنها معیار ورود به مرحله مصاحبه شامل سابقه کاری نیست. برخی از افراد با طی مراتب تحصیلی و اخذ مدارک مختلف دارای مهارت های زیادی برای همکاری با کسب و کار ما هستند. صرف نظر از چنین افرادی فقط به دلیل فقدان سابقه کاری امر نامناسبی خواهد بود. کسب و کارها باید همیشه نسبت به همکاری با نیروی کار جوان و دارای مهارت بالا اقدام نمایند. یکی از مزیت های همکاری با نیروی کار جوان امکان سرمایه گذاری بر روی آنهاست. این امر اغلب با عقد قراردادهای استخدام طولانی مدت و ترغیب آنها برای شرکت در دوره های مهارت‎افزایی صورت می گیرد. 

مطلب مرتبط: بررسی اولویت های استخدامی شرکت های بزرگ

وقتی متقاضیان برتر با مصاحبه دعوت می شوند، باید نسبت به تعریف بخش های مختلف مصاحبه اقدام کرد. این امر اغلب اوقات از نگاه کارآفرینان تازه کار دور می ماند. مصاحبه با متقاضیان باید حالت حرفه ای و دقیق داشته باشد. مرور رزومه هر فرد برای طرح پرسش های دقیق دارای اهمیت است. 

یکی از اشتباهات مدیران ارشد هر شرکت در زمینه برگزاری مصاحبه های استخدامی مربوط به بیان نکات متعدد به صورت پشت سر هم است. این امر امکان آگاهی از مهارت های افراد از زبان خودشان را از بین خواهد برد و در هر جلسه باید برای هر دو طرف زمان لازم برای بیان نکات مدنظرشان را لحاظ کرد. با این حساب بیان صرف نکات از سوی مصاحبه کننده هرگز ایده جذابی نخواهد بود. بسیاری از برندها در مدت زمانی کوتاه توان برگزاری مصاحبه های مختلف را ندارند. مهمترین مسئله در این میان توزیع متقاضیان در گروه های مختلف و تعیین روزهای مشخص برای مراجعه شان است. اگر تمام متقاضیان در یک روز مورد مصاحبه قرار گیرند، به دلیل خستگی مفرط مدیران ارشد کیفیت مصاحبه های پایانی به شدت کاهش خواهد یافت. این امر به وجهه حرفه ای کسب و کار در زمینه جلب نظر مخاطب هدف لطمه خواهد زد. 

تعیین محورهای مصاحبه و اطلاع رسانی به مخاطب هدف دارای اهمیت بسیار زیادی است. این امر موجب حضور متقاضیان با آگاهی کامل می شود بنابراین برندها فرصت کافی برای تاثیرگذاری بر روی مدیران ارشد و بیان مهارت های‎ دیدگاه شان را خواهند داشت. اگر در طول مصاحبه های شرکت شاهد کم حرفی متقاضیان هستید، باید نسبت به تجدیدنظر در بخش های اساسی مصاحبه شرکت اقدام نمایید. دلیل این امر پیام روشن مبنی بر عدم اطلاع رسانی درست به متقاضیان است. در غیر این صورت آنها با آمادگی بهتر در جلسه حاضر می شدند. 

7.    ارسال ارزیابی ثانویه به هیأت مدیره

اغلب اوقات هیأت مدیره یا رئیس شرکت در مورد استخدام نهایی متقاضیان تصمیم گیری می کند. ارزیابی اولیه براساس رزومه های دریافتی صورت می گیرد. سپس با برگزاری مصاحبه نسبت به ارزیابی ثانویه اقدام می شود. امروزه اغلب برندها به دلیل شرایط ناشی از کرونا به صورت آنلاین مصاحبه ها را برگزار می کنند. بیان دقیق مهارت های هر متقاضی اهمیت بالایی دارد. همچنین باید نسبت به بیان مزیت های هر متقاضی نسبت به دیگران نیز اقدام کرد. در غیر این صورت توانایی تاثیرگذاری مدیران ارشد بر روی هیأت مدیره به شدت کاهش خواهد یافت. 

رعایت اختصار در ارزیابی ثانویه ضروری است. اغلب اوقات رئیس یک شرکت زمان لازم برای مرور رزومه های طولانی و حتی گزارش های نیمه بلند را ندارد. بنابراین رعایت اختصار در نگارش ارزیابی ثانویه ضروری خواهد بود. اگر در نهایت یک نمودار از ارزیابی افراد مختلف نیز ضمیمه شود، بخش قابل توجهی از مشکلات استخدامی کاهش خواهد یافت.

تیم استخدام شرکت باید پیش از ارسال برگه های ارزیابی ثانویه یک جلسه اساسی با هیأت مدیره برگزار نماید. این امر موجب ایجاد هماهنگی بیشتر و اطلاع از دغدغه ها و انتظارات تیم هیأت مدیره می شود بنابراین در نگارش ارزیابی ثانویه این نکات مورد بررسی دقیق قرار خواهد گرفت. هرچه میزان هماهنگی میان بخش های مختلف شرکت بیشتر باشد، نتیجه نهایی بهتر از آب درمی آید. این امر در تمام حوزه های کسب و کار دارای اهمیت است. 

مطلب مرتبط: چگونه بهترین استخدام را داشته باشیم

8.    ارزیابی دوباره گزارش ها

همیشه تیم هیأت مدیره از میان گزارش های ثانویه تعداد مشخصی را برای ارزیابی دوباره انتخاب می کند. این امر به معنای راه یابی شمار بالاتری از متقاضیان مورد انتظار به مرحله نهایی است. وظیفه اصلی مدیران ارشد در این میان انتخاب تعداد مشخصی از متقاضیان از دامنه موردنظر است بنابراین شاید ارزیابی دوباره رزومه، فایل مصاحبه یا حتی برگزاری مصاحبه ‎های تازه ضروری باشد. 

ارزیابی وضعیت حضور متقاضیان استخدام در شرکت در فضای آنلاین دارای اهمیت است. امروزه برخی از کارآفرینان دارای حساب کاربری رسمی در شبکه های اجتماعی هستند. بدون تردید اطلاع از نقطه نظرات واقعی این افراد از طریق مرور نظرات شان اهمیت خواهد داشت. 

ارزیابی دوباره گزارش های مربوط به متقاضیان امر ساده ای نیست. همچنین برگزای مصاحبه دوم نیز نیازمند آماده سازی پرسش ها و بحث های تازه خواهد بود. هرچه به پایان فرآیند استخدام نزدیک می شویم، حساسیت ها بیشتر خواهد شد بنابراین باید از معیارهای حرفه ای تری برای حذف برخی از متقاضیان استفاده نماییم. در غیر این صورت متقاضیان حذف شده اعتراض های جدی نسبت به روند استخدامی شرکت بیان خواهند کرد. شاید این امر در گذشته اهمیت چندانی نداشت، اما امروزه دارای اهمیت بسیار زیادی است. اگر کسب و کارها به این نکات توجه لازم را نداشته باشند، در عمل با مشکلات بسیار زیادی مواجه خواهند شد. 

9.    پرس و جو از شرکت های دیگر

متقاضیان استخدام در یک شرکت اغلب دارای سابقه کاری مشخصی هستند. این امر ضرورت گفت وگو با محل کار سابق این افراد را مطرح می سازد. برخی از برندها حتی تا 5 شرکت قبلی متقاضیان را نیز مورد بررسی قرار می دهند. اغلب اوقات پرس و جو در مورد دلیل ترک محل کار قبلی به اندازه کافی روشنگر خواهد بود. این امر به طور ویژه ای مربوط به معمای استعفای افراد موردنظر یا اخراج شان است. اگر پای اخراج نیروی کار در میان باشد، باید نسبت به دلایل این امر از محل کار قبلی متقاضیان پرس و جو نماییم. 

برخی از متقاضیان استخدام در رزومه های شان نکات جعلی را درج می کنند. این امر شامل ذکر برخی از شرکت ها در بخش سابقه کاری است. پرس و جو از شرکت ها برای تعیین صحت ادعای هر کدام از متقاضیان ضروری خواهد بود. در غیر این صورت معیار مناسبی برای ارزیابی شرایط در دست مدیران ارشد نخواهد بود. 

10.    پیشنهاد موقعیت شغلی

پس از پایان بررسی های چند مرحله ای یک یا چند متقاضی برتر باقی خواهند ماند. این امر باید از سوی شرکت استخدام شوند. درخواست همکاری با شرکت باید به صورت حرفه ای صورت گیرد. در غیر این صورت تاثیرگذاری لازم را به همراه نخواهد داشت. نکته جالب اینکه برخی از متقاضیان پس از طی مراحل مختلف از همکاری با شرکت انصراف می دهند بنابراین راه یابی متقاضیان به مرحله نهایی به معنای موافقت شان با استخدام در شرکت نیست. این امر اغلب اوقات به دلیل حضور متقاضیان در شرکت های مختلف برای استخدام روی می دهد بنابراین هرچه سرعت یک برند برای ساماندهی فرآیند استخدامی بیشتر باشد، شانس بالاتری برای همکاری با گزینه های برتر خواهد داشت. 

تعریف دقیق جزییات موقعیت شغلی به همراه حقوق و مزایا دارای اهمیت است. این نکته گاهی اوقات از سوی برندها مورد بی توجهیی قرار می گیرد بنابراین در نهایت شاهد انصراف متقاضیان نسبت به همکاری با شرکت هستیم. 

مطلب مرتبط: راهکارهایی برای استخدام نیروی انسانی مناسب

11.    ارزیابی انتقادی فرآیند استخدامی شرکت

پس از هر بار استخدام نیروی کار موردنیاز باید نسبت به ارزیابی کیفیت فرآیند استخدامی اقدام کرد. این امر دارای اهمیت بسیار زیادی است. اگر کیفیت برگزاری جلسات استخدامی و فرآیند کلی مورد ارزیابی و بهبود قرار نگیرد، در بلندمدت امکان استخدام نیروی کار ماهر از بین خواهد رفت. برندهای بزرگ پس از هر بار برگزاری فرآیند استخدامی نسبت به نظرخواهی از متقاضیان و افراد برگزیده اقدام می کنند. این امر موجب بهبود کیفیت استخدام شرکت خواهد شد.