تفکر ناب؛ راهی به سوی احیای سازمان / کسب‌ و‌ کار خود را به چالش بکشید

شرایط بازارهای امروزی روزبه‌روز پیچیده‌تر می‌شود و در شرایط حاکم، تمامی سازمان‌های فعال ناگزیر به هم‌گام شدن با این تغییرات و استفاده از تکنیک‌های متناسب برای حفظ مزیت رقابتی‌شان هستند. میزان آگاهی مشتریان و به تبع آن‌ توقع کیفیت بالاتر محصولات و خدمات، روزبه‌روز افزایش یافته، چرخه عمر محصولات کوتاه‌تر شده و بقا در بازار در گرو عرضه محصولات و خدمات سفارشی‌تر به مشتری است. همه این موارد دلیلی بر نیاز سازمان شما به بهره‌گیری از اصول تفکر ناب است.

تفکر ناب دنبال به چالش کشیدن راه‌های فعلی در انجام کارها و کم کردن میزان اتلاف در فرآیندهاست. جاری‌سازی اصول تفکر ناب در سازمان‌تان به شما کمک می‌کند با صرف منابع کمتر، ارزش بیشتری برای مشتری خلق کنید. یک سازمان ناب نسبت به مشتریان خود متعهد بوده و با تمرکز بهینه بر تمامی منابع در اختیار، در جهت کاهش اتلاف فعالیت می‌کند.

برای جاری‌سازی اصول تفکر ناب در سازمان، لازم است هفت سوال زیر را از خود بپرسید:

آیا می‌توانید در فرآیندهای سازمان، بخشی را پیدا کنید که جابه‌جایی مواد، قطعات و اطلاعات بدون دلیل اتفاق می‌افتد؟

آیا در ساعت کاری، زمانی وجود دارد که قطعات، تجهیزات یا سیستم‌های شما بلااستفاده بمانند؟ آیا کارمندان‌تان بدون اینکه کاری انجام دهند مشغول ثانیه شماری برای اتمام ساعت کاری هستند؟

آیا فرآیند تولید شما سریع‌تر و تعداد محصولات تولید شده‌تان بیشتر از تقاضای مشتری است؟

آیا خروجی فرآیندهای شما چیزی را نتیجه می‌دهد که از نظر مشتری غیر‌قابل قبول تلقی شود؟

آیا مواد خام، کار در حال انجام یا کالای ناتمامی دارید که ارزش افزوده‌ای برای مشتری نداشته باشد؟

به منظور انجام هر یک از گام‌های فرآیندهای کاری، چقدر لازم است مواد خام، افراد، تجهیزات و کالاهای نیمه‌تمام شما جابه‌جا شوند؟

آیا کاری فراتر از استانداردهای مورد انتظار مشتری انجام می‌دهید؟

این سوالات باید مرتبا در سازمان پرسیده شوند و در هر مورد پاسخ مثبت، اقدامات لازم اتخاذ شود تا زمانی که جواب تمامی سوالات منفی باشد. حذف این هفت گروه اتلاف می‌تواند بهبود قابل توجهی را در عملکرد سازمان شما نتیجه دهد. با استفاده از گام‌های زیر می‌توان اصول تفکر ناب را در هر سازمانی پیاده کرد:

گام اول

یک ارزیابی صادقانه از کلیه فرآیندهای کاری خود داشته باشید. تغییر ممکن است سخت باشد اما گام اول در پیاده‌سازی اصول تفکر ناب در سازمان، آن است که شما آماده تغییر باشید. داشتن یک سازمان ناب، نیازمند بازنگری تمامی فرآیندها، از خرید مواد خام تا تولید محصول نهایی و عرضه آن است. فرآیندهای فعلی خود را بررسی کرده و تعیین کنید بدون لطمه دیدن میزان رضایت مشتری، کدام بخش را می‌توان حذف کرد.

در اصول حاکم بر تفکر ناب، یک فرآیند زمانی ارزشمند تلقی می‌شود که بتواند ارزش افزوده‌ای برای مشتری به همراه داشته باشد. به‌عنوان مثال اگر شما مواد اولیه‌تان را از یک تامین‌کننده در فاصله دور خریداری می‌کنید، بررسی کنید آیا یک تامین‌کننده محلی وجود ندارد که بتواند کیفیت مورد نظر شما را تامین کرده و در عین حال هزینه حمل و نقل کمتری به شما تحمیل کند؟

گام دوم

بررسی کنید آیا برون‌سپاری بخشی از فعالیت‌هایی که در حال حاضر درون سازمان‌تان انجام می‌گیرد، برای شما صرفه اقتصادی بیشتری به همراه نخواهد داشت؟ یکی از چالش‌برانگیزترین گام‌ها در جاری ساختن اصول تفکر ناب، شناسایی این فرآیندها و در نتیجه آن تعدیل نیروی انسانی است. در بسیاری از موارد، بررسی‌ها به شما نشان خواهد داد با تخصیص درست کارها براساس مهارت‌های افراد، سازمان شما می‌تواند با تعداد منابع انسانی کمتری نیز همچنان بهره‌وری فعلی را حفظ کند. در برخی موارد، می‌توان تعدادی از مدیران میانی را بدون لطمه زدن به بهره‌وری کنار گذاشت. در یک سازمان ناب، استخدام از روی احساسات جایگاهی ندارد. اگر شما هم مثل بسیاری از مدیران، برخی از خویشاوندان‌تان را استخدام کرده‌اید، بررسی کنید آیا حضور آنها ارزش افزوده‌ای برای سازمان شما به همراه دارد یا نه.

گام سوم

از پتانسیل‌های بالقوه کارمندان‌تان به درستی استفاده کرده و با جاری‌سازی اصول تفکر ناب در سازمان، به آنها هم نقش دهید. قطعا کارمندان بهتر از مدیران، درگیر جزییات فرآیندهای کاری سازمان بوده و می‌توانند در شناسایی فرآیندهای کم بازده و بی‌اثر در سازمان به شما کمک کنند. این کار می‌تواند در تشویق کارمندان برای مطرح کردن ایده‌هایی تازه نیز موثر بوده و در انگیزش آنها نقش داشته باشد. هر چقدر شما بیشتر به کارمندان‌تان ارزش دهید، بهتر می‌توانید از پتانسیل‌های آنها استفاده کرده و در نتیجه هزینه‌های کمتری را در این راستا هدر می‌دهید.

گام چهارم

تک‌تک روش‌های کاری و عملیات خود را به‌صورت مرتب مورد بررسی قرار دهید. جاری‌سازی تفکر ناب در سازمان، فرآیندی نیست که تنها یک بار اتفاق بیفتد بلکه نیازمند یک برنامه جامع و مدون برای پایش تمامی گام‌های فوق است. نشستن و تنظیم کردن یک برنامه هدفمند نخستین گام برای داشتن یک سازمان ناب است اما هرچه بیشتر در فرآیندهای سازمان خود دقیق می‌شوید، مشکلات و کمبودهایی را کشف خواهید کرد که رفع آنها نیازمند ارتباط مستقیم با پرسنل و درگیر شدن با جزییات فرآیندها است.