راهکارهایی برای مدیریت موجودی‌ها / موجودی امروز؛ درآمد فردا؟

وضعیتی را در نظر بگیرید که در آن بخش عمده‌ای از سرمایه شرکت شما به‌عنوان موجودی در انبارها به‌صورت بلااستفاده باقی مانده است؛ در چنین شرایطی این بخش از بودجه مورد نظر شما از دسترس خارج شده و نمی‌توانید آن را در جهت رشد کسب‌و‌کارتان به کار گرفته و از آن در زمینه‌هایی از قبیل استخدام نیروی انسانی کارآمد، بازاریابی، خرید تجهیزات جدید و... بهره برید.

با این حال بدیهی است که هر کسب‌و‌کاری برای مقابله با ریسک از دست دادن فروش، ناگزیر به نگهداری سطح مناسبی از موجودی خواهد بود. از همین رو، داشتن یک استراتژی مدیریت موجودی مناسب و منطبق با شرایط حاکم بر حوزه فعالیت، برای بقای هر کسب‌و‌کاری حیاتی است. مدیریت موجودی‌ها، تکنیکی برای پیش‌بینی جریان ورودی و خروجی محصولات یا خدمات است. در ادامه توصیه‌هایی به مدیران در جهت توسعه یک برنامه مدیریت موجودی قابل اجرا، ارائه شده است.

ابتدا برنامه‌ریزی کرده و سپس دست به اجرا بزنید

مدیریت موجودی‌ها فرآیندی مداوم است که نیاز به تلاش مســتمر و متمرکــز دارد و محدود کردن آن تنها به سطح عملیاتی، نتیجه مطلوبی در پی نخواهد داشت. یک برنامه مدیریت موجودی‌های کارا، باید بتواند خود را با استراتژی کلان کسب‌و‌کار، برنامه‌های بازاریابی و تبلیغات همراستا سازد. اگر موجودی‌های خود را براساس یک برنامه‌ زمان‌بندی مدون و از پیش تعیین شده مدیریت کنید، تک تک دپارتمان‌ها کار خود را به درستی انجام خواهند داد؛ تیم خرید می‌داند مواد اولیه را در چه زمانی و با چه حجمی خریداری کند؛ تیم تدارکات می‌داند چه زمانی باید فضای اضافی برای انبار کردن موجودی‌ها فراهم کند و واحد ارتباطات می‌داند چه زمانی باید انتظار بالا رفتن حجم تماس‌های مشتریان را داشته باشد. در تعیین برنامه زمان‌بندی خود، داده‌‌های چند سال اخیر را نیز مورد استفاده قرار دهید تا بهتر بتوانید برای تغییرات مقطعی در تقاضا آماده باشید.

از چندین تامین‌کننده استفاده کنید

یکی از مهم‌ترین فعالیت‌ها در مدیریت موجودی‌ها، مدیریت ارتباطات با تامین‌کنندگان است. اگر شما محصول پرفروشی در دست دارید که نگهداری موجودی آن مشکل است یا یک حراج بزرگ را در آینده‌ای نزدیک برنامه‌ریزی کرده‌اید، عاقلانه‌تر آن است که ارتباطات خود را با یک تامین‌کنندگان ثانویه برقرار سازید تا در صورت نیاز بتوانید از آن به‌عنوان یک برنامه پشتیبان استفاده کرده و به این ترتیب فروش خود را از دست ندهید.

با تامین‌کنندگان خود ارتباط مداوم برقرار کنید

ارتبــــاط درســـت با تامین‌کنندگان برای موفقیت کسب‌و‌کار شما ضروری است. اهمیت این مسئله زمانی افزایش پیدا می‌کند که بخشی از عملیات شما از طریق برون سپاری انجام می‌گیرد. تامین‌کنندگان نقش بسیار مهمی در اعتبار بخشیدن به برند شما دارند، بنابراین لازم است آنها هم به‌صورت تمام‌و‌کمال در جریان برنامه مدیریت موجودی شما قرار گیرند.

این به آن معناست که لازم است به‌صورت مستمر با تامین‌کنندگان خود ارتباط برقرار کرده و اطلاعات به روز شده برنامه‌های تشویقی و اطلاعات محصول خود را در اختیار آنها قرار دهید. شما برای آنکه بتوانید برنامه‌های مدیریت موجودی خود را به درستی دنبال کنید، نیاز به تامین‌کنندگان انعطاف‌پذیر و قابل اعتماد دارید اما در مقابل برای داشتن ارتباطی طولانی مدت، لازم است شما نیز تا حدی از خود انعطاف پذیری نشان داده و قابل اعتماد باشید.

وضعیت موجودی‌های خود را به‌صورت دقیق مورد پایش قرار دهید

کار شما تنها محدود به تعیین میزان دقیق موجودی مورد نیاز در فواصل زمانی مختلف نمی‌شود. از آنجایی که امکان بروز اشتباه در تمامی مراحل وجود دارد، پس از برنامه‌ریزی دقیق برای موجودی، لازم است وضعیت موجودی‌های خود را در هر مرحله به‌صورت دقیق مورد پایش قرار دهید. استفاده از بسترهای تبادل الکترونیکی داده‌ها و اســکنرهـــای بارکد خوان، به شما کمک می‌کند وضعیت موجودی خود را در تمامی مراحل به‌صورت دقیق مورد پایش قرار داده و از بروز خطاهای احتمالی جلوگیری کنید. روزانه اقلامی را به‌صورت تصادفی انتخاب کرده و وضعیت موجودی گزارش شده برای آنها را با وضعیت حقیقی مورد مقایسه قرار دهید تا بتوانید از این طریق اطمینان حاصل کنید سیستم پایش موجودی شما به درستی کار می‌کند. حساسیت بیشتری را روی پرفروش‌ترین گروه‌های محصول خود اعمال کنید.

از اولویت‌بندی غافل نشوید

اگر سبد محصولات شما تنوع بالایی دارد، پایش دقیق موجودی تمامی اقلام نیازمند صرف زمان و منابع قابل توجهی خواهد بود. از این رو در برخی موارد لازم است محصولات و به تبع آن مواد اولیه لازم را اولویت‌بندی کنید. روی مهم‌ترین اقلام تمرکز کنید. براساس قانون پارتو یا 20/80، 80 درصد از سفارشات شما با استفاده از 20 درصد از موجودی‌های شما برآورده می‌شود.

بخش عمده تلاش و منابع خود را صرف آن دسته از اقلامی کنید که در اولویت اول قرار می‌گیرند. لازم است پیش‌بینی، بازنگری سطح موجودی و گزارش‌‌گیــری برای اقلامی که در اولویت اول قرار می‌گیرند، در بازه‌های زمانی کوتاه‌تری انجام شود. اقلامی که در اولویت دوم قرار می‌گیرند آن دسته از اقلامی هستند که 30 درصد از فروش شما به آنها وابسته است و اقلامی که در اولویت سوم قرار می‌گیرند 10 درصد از فروش شما را تحت تاثیر قرار می‌دهند. اولویت‌بندی کلیه موجودی‌ها در این سه گروه می‌تواند به شما کمک کند زمان و منابع خود را با کارایی بیشتری به فعالیت‌های مدیریت موجودی تخصیص دهید.