مدیریت دانش؛ سرم تقویتی سازمان

مدیریت دانش در سازمان رشته‌ای جدید با قدمتی کوتاه است. با این وجود اهمیت این رشته و تاثیر‌گذاری آن در سازمان‌ها تا حدی مهم ارزیابی شده است که از دهه 90 میلادی تاکنون، اغلب سازمان‌ها مدیریت دانش را به‌عنوان رکنی تاثیر‌گذار در پیشرفت و تحولات سازمانی در نظر گرفته‌اند.

عمده نقش‌های محوری مدیریت دانش در سازمان معطوف به مواردی چون: بهبود عملکرد، نوآوری، افزایش سطح رقابت‌پذیری در سازمان، بهبود مستمر سازمانی و یکپارچه‌سازی سازمانی است. در نگاهی کلی می‌توان گفت، تمرکز مدیریت دانش بر تلاش استراتژیک برای تشویق سازمان به پیشرفت مداوم است، اما این تمام قابلیت‌های مدیریت دانش نیست.

مدیریت دانش به سازمان کمک می‌کند تا در مواقع بحرانی چشم‌انداز درستی از داده‌ها و اطلاعات و میزان آسیب‌های سازمانی در اختیار مدیران قرار گیرد. بر این اساس دانش سازمانی متشکل از ادغام تفکر جمعی سازمان و اطلاعات و داده‌هایی است که مدل‌های ذهنی کارکنان سازمان را تشکیل می‌دهد و به مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار کمک می‌کند.

دانش و فناوری اطلاعات

فناوری جزء اساسی مدیریت دانش است. از سوی دیگر تعامل انسان با اطلاعات به واسطه داده‌های صوتی، تصویری و... است که از محیط سازمانی کسب و بر پایه آنها استدلال و نوآوری می‌شود. بر این اساس فناوری اطلاعات به تجزیه و تحلیل منطقی اطلاعات کمک شایانی می‌کند. بر همین اساس است که در اغلب مقالات تخصصی و پژوهش‌های سازمانی میان مدیریت IT و مدیریت دانش همزیستی بسیار مثبتی وجود دارد.

الیس کراسیون، مدیر ارشد دانش و کارشناس ارشد IT معتقد است یک سیستم مدیریت دانش حرفه‌ای، باید هسته اصلی نوآوری و پیشرفت سازمانی باشد. در یک سازمان پویا و موفق، وجود برخی نکات الزامی است. برای مثال، هر فرد در سازمان باید به مدیریت دانش دسترسی داشته باشد، مدیریت دانش باید به نوعی عمل کند که هر دانش یا اطلاعات جدید به راحتی قابل جذب و به کارگیری باشد، مدیریت دانش باید در تعامل و روابط کارکنان سازمان اثراتی مثبت داشته باشد و سیستم مدیریت دانش باید در سنجش وضعیت و پاسخگویی دقیق‌تر در قبال سوالات سازمانی موثر باشد.

مزیت‌های اساسی مدیریت دانش

استن گارفیلد، نویسنده، سخنران و فعال در عرصه مدیریت دانش در ایالات متحده در مقاله‌ای به تشریح اساسی‌ترین مزایای مدیرت دانش در سازمان پرداخته است:

تصمیم‌گیری‌های بهتر و سریع‌تر

سیستم مدیریت دانش با ارائه اطلاعات، امکان اشتراک، پیوند و جست‌وجو بین اطلاعات، زمینه را برای افزایش قدرت در تصمیم‌گیری‌های مهم سازمانی فراهم می‌کند. استفاده از دانش‌های ذخیره شده در سازمان این اجازه را فراهم می‌کند تا تجارب سازمانی به بهترین نحو مورد بازبینی و بررسی قرار گیرند و در نتیجه در سریع‌ترین زمان تصمیم‌گیری انجام شود.

تسهیل در یافتن اطلاعات و منابع مورد نیاز

طبقه‌بندی اطلاعات و تجریه و تحلیل منطبق بر اصول سازمانی باعث می‌شود زمانی که سازمان نیاز به پاسخگویی به مراجعان دارد، اطلاعات و پاسخ‌های مورد نیاز سهولت بیشتری یافته و ارائه شوند.

استفاده مجدد از ایده‌ها، اسناد، اطلاعات و...

هنگامی که یک فرآیند سازمانی در مجموعه شما پاسخی مثبت داشته است، می‌تواند بازهم در شرایط مشابه استفاده شود. درواقع با کمک مدیریت دانش می‌توان در بسیاری از موارد صرفه‌جویی انجام داد.

اجتناب از تکرار اشتباهات

جرج سانتایانا، سال‌ها پیش جمله‌ای معروف گفته است که در سازمان‌ها بسیار حائز اهمیت است: افرادی که از تاریخ درس نمی‌گیرند، محکوم به تکرار اشتباهات خود هستند. در واقع هیچ یک از مدیران سازمانی علاقه ندارند چندین بار در دام یک اشتباه قرار گیرند، مدیریت دانش کمک می‌کند تا اشتباهات سازمانی مرور شوند و در مورد این اشتباهات بررسی صورت گیرد. بر این اساس گام‌های بعدی سازمان هوشمندانه‌تر، دقیق‌تر و خالی از اشتباهات پیشین برداشته خواهد شد.

استفاده بهینه از تجربه و تخصص‌های موجود

اگرچه اغلب سازمان‌ها بر این باورند که نسبت به اطلاعات و ظرفیت‌های اعضای سازمان خود اطلاعات جامعی دارند، اما داشتن اطلاعات کافی در خصوص مهارت‌های فردی و گروهی افراد کمک می‌کند تیم‌های سازمانی وظایف محوله خود را با کیفیت بالاتری به سرانجام برسانند.

برقراری کانال‌های انتقال اطلاعات با بالاترین سرعت

سیستم‌های انتقال اطلاعات در سازمان اهمیت زیادی دارد، بسیاری از بازوهای اجرایی در سازمان بر پایه انتقال صحیح اطلاعات فعال هستند و کنترل سیستم‌های ارتباطی در سازمان بسیار مهم است، بنابراین تعیین اطلاعات هدف و با ارزش و سرعت بخشیدن به حرکت اطلاعات در سازمان بسیار مهم است.

جذب نگرش مثبت مشتریان سازمان

یکی از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت در سازمان‌ها که جنبه تبلیغاتی نیز دارد، نشان دادن قدرت سازمان در برابر سایر رقباست. این مسئله به واسطه ارائه اطلاعات طبقه‌بندی شده و دقیقی که انجام می‌شود به مشتریان ارائه خواهد شد. از سوی دیگر سرعت و دقت عامل مهم دیگری است که در سایه مدیریت دانش می‌تواند سازمان مربوطه را از سایر رقبا به طور کامل متمایز کرده و منحصر به فرد کند.