شناسنامه شغل

شناسنامه شغل بخش مهمی از مستندات مدیریت منابع انسانی است که باید با دقت و حساسیت تکمیل شده و برای به روز نگهداری آن نگران بود. شناسنامه شغل مستندی است که حداقل یک صفحه و تا حداکثر چند صفحه می تواند تهیه شود و شامل سه بخش اساسی است:

اطلاعات شغل

این بخش از شناسنامه شغل در برگیرنده اطلاعات عمومی و تخصصی جهت معرفی شغل است و معمولاً در برگیرنده موارد زیر است:

عنوان شغل: به طور مثال کارمند مالی، کارشناس مالی، کارشناس ارشد مالی، کارشناس مسئول مالی، سرپرست مالی، مدیر مالی.

جایگاه سازمانی: محل قرارگیری این شغل در ساختار سازمانی را شرح داده و نشان می دهد.

سرپرستی: عنوان شغل مقام بالادست برای شغلی که شناسنامه آن در دست است.

تعریف شغل: شرح کامل و تخصصی شغل.

شرایط احراز

شرایط احراز یکی از بخش های مهم در شناسنامه شغل است که در آگهی استخدامی، مصاحبه و جذب، ارتقا و جابه جایی، آموزش و توسعه و … کاربرد دارد. این بخش از شناسنامه شغل شامل دو داده مهم است: تجربه و تحصیلات.

عنصر تجربه نشان دهنده و تعریف کننده حداقل سابقه کاری افراد برای احراز پست مربوطه است.

تحصیلات نشان دهنده مقطع تحصیلی  (سیکل، دیپلم، کاردانی، کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکترا) و رشته های تحصیلی مورد پذیرش برای احراز پست است. یادآوری این نکته ضروری است که فوق دکترا در کشور ایران به عنوان یک مقطع تحصیلی شناخته نمی شود.

یادآوری می کند که تجربه و مقطع تحصیلی قابل تبدیل به یکدیگر هستند. بدین نحو که هرچند سال سابقه کار را می توان مدل دارا بودن مدرک تحصیلی مقطع بالاتر دانست. این عمل توسط کارشناس طراحی شغل و تأیید مدیر منابع انسانی امکان پذیر است. علاوه بر اینکه باید به خاطر داشت کلیه رشته های تحصیلی قابل استفاده درعنوان شغلی مذکور باید در بخش شرایط احراز به طور کامل فهرست شده و به آن متعهد بود.

تذکرات مهم:

به روز نگهداری شناسنامه شغل بسیار مهم است، چراکه از شناسنامه شغل در موارد دیگری از وظایف مدیریت منابع انسانی استفاده می شود که به روز نبودن آن می تواند آثار زیانباری را برای سازمان به همراه داشته باشد.

توصیه می شود شناسنامه شغل را به عنوان ضمیمه قرار داد کار یا متن اصلی در توافقات شرایط کار به امضای پرسنل رسانده و نسخه ای از آن در اختیارشان قرار داده شود. اگرچه کارفرمایان محترم معمولاً به دلایلی چند از انجام این مهم سر باز زده و نگرانند که با در اختیار قرار دادن شناسنامه شغل به پرسنل، نتوانند تغییرات موجود و طبیعی در شرح وظایف را به آنان ابلاغ کرده و توقع انجام داشته باشند.

از این رو پیشنهاد می شود که برای شرح وظایف، تاریخ اعتبار قرار دهید. هرچند که افزودنبندی به شرح وظایف با مضمون«انجام کلیه امور محوله توسط مافوق» در راستای حل این مشکل احتمالی بین کارفرما و پرسنل است. البته در بعضی دیگر از سازمان ها می توان مشاهده کرد که هم شرح وظایف و هم عناوین شغلی به سمت «عمومی شدن» گرایش پیدا کرده اند تا مدیران و کارفرمایان در مدیریت امور حرفه ای خود، مشکلات کمتری داشته باشند.

شناسنامه شغل در بسیاری از وظایف ذاتی مدیریت منابع انسانی کاربردی چشمگیر دارد از جمله:

تدوین آگهی استخدامی: برای تهیه و تنظیم آگهی استخدامی، در دست داشتن شناسنامه شغلِ به روز می تواند کمک مؤثری در تنظیم مفاد آگهی استخدامی خصوصاً در بند های مقاطع و رشته های تحصیلی، انتظارات مهارتی برای انجام وظایف محوله، معرفی عمومی وظایف مورد انتظار از شاغل داشته باشد.

تدوین ساختار سازمانی: طراحی ساختار سازمانی که امری بسیار مهم در تنظیم روابط واحدها و تسهیل ارتباطات بین آنها است، بدون تدوین دقیق و تعریف صحیح شرح وظایف مشاغل امکان پذیر نیست. اگرچه تعامل دو سویه شرح وظایف و ساختار سازمانی، امری انکار ناپذیر است.

استخراج نیازهای آموزشی: نیاز سنجی آموزشی برای تأمین کمبودهای مهارتی و دانشی پرسنل، سرمایه گذاری مهم و اجتناب ناپذیری است که مدیران توانمند منابع انسانی از آن به سادگی رد نمی شوند. دشوارترین مرحله فرآیند آموزش از منظر تدوین و تنظیم، برنامه ریزی آموزشی است که کم توجهی به آن می تواند آموزش های سازمانی را بی اثر و پرداخت های انجام شده در این زمینه را به بیراهه هدایت کند.

از سوی دیگر، تأکید و تمرکز بر نیاز سنجی آموزشی صرفاً براساس شناسنامه شغل، یعنی تأکید بر توانمند کردن پرسنل در جهت انجام وظایف جاری و فعلی و یقینا هیچ گونه نگاه عملیاتی به اهداف سازمانی در راستای تأمین و تحقق استراتژی ها و تأمین خواسته های کیفی و انتظارات مشتریان در آن وجود ندارد.

ارتقا و جابه جایی پرسنل: هرگونه ارتقا و جابه جایی نیروی انسانی مستلزم توجه و مقایسه وظایف قدیم و جدید فرد مورد نظر است. بدون تحلیل شرح وظایف قدیم با شرح وظایف جدید و وجود توانمندی های احتمالی فرد در انجام آنها، یقیناً اتخاذ تصمیم به جابه جایی و ارتقا، امری محال و غلط خواهد بود.

جانشین پروری: مدیران منابع انسانی در همه حال باید توجه داشته باشند که احتمال بروز هرگونه رویدادی برای انسان وجود دارد و پرسنل سازمان نیز از این قاعده مستثنی نیستند. بنابراین باید برای افراد کلیدی سازمان که غیبت آنها  (ولو برای مدتی کوتاه) مسئله ای جدی برای شرکت ایجاد می کند، جایگزینی مناسب وجود داشته باشد یا آموزش های لازم ارائه شده باشد.

استاد دانشگاه