توصیه هایی کاربردی برای مدیران (70) / در فرصت مناسب صحبت کنید

هر اقدامی که استمرار داشته باشد در نهایت تبدیل به عادت فرد می شود. برای مثال فردی که تصمیم بگیرد صبح ها زودتر از خواب بیدار شود بعد از چند وقت این امر به عادت وی تبدیل خواهد شد و دیگر لازم نیست حتی زنگ هشدار برای بیدار شدن خود تنظیم کند. یکی از ویژگی های انسان عادت کردن است، این واقعیت را بارها در زندگی خود مشاهده کرده اید. برای مثال فردی که در جایی که راحت نیست نشسته است بعد از چند دقیقه دیگر ناراحتی قبل را حس نمی کند.

از این عادت ها در زمینه کسب و کار می توان در جهت های مثبت استفاده کرد. درواقع بسیاری از عادت ها وجود دارد که می تواند به بدنه شرکت ضربه بزند. برای مثال پرخاشگری و کم حوصله بودن یکی از عادت هایی است که افراد زیادی دچار آن هستند. حال اگر یک مسئول فروش این عادت را همچنان داشته باشد، این امکان وجود دارد که در نخستین برخورد با مشتری از کوره در برود و وجهه شرکت را خدشه دار کند.

به همین جهت مدیران باید عادت های کارمندان خود را شناسایی کرده و موارد مضر را جایگزین کنند. در برخی موارد ممکن است کاری هنوز به عادت کارمندان تبدیل نشده اما این ظرفیت را دارا باشد که خیلی زود همه گیر شود و این امر چندان برای مدیران و اهداف شرکت خوشایند نباشد.

ایده

در سال های اخیر شیوه انجام کارها با تفاوت چشمگیری مواجه شده و پیشرفت تکنولوژی انجام کارها را سرعت بخشیده است و همین امر باعث شده تا دیگر شاهد انجام کارها با شیوه سنتی نباشیم. اگرچه این پیشرفت ها قابل تحسین بوده و مزایای بسیاری دارند اما برخی کارها نیاز است در کنار شیوه جدید که با استفاده از تکنولوژی است، به شیوه سابق خود نیز ادامه یابد.

استفاده از ایمیل برای ارسال مطالب باعث سرعت در ارتباط افراد شده است با این حال افراد تحت این شرایط ترجیح می دهند حرف خود را به طور مختصر بیان کنند و این امر می تواند منجر به این شود که مطالب آنگونه که باید انتقال نیابد. استفاده از پیام رسان ها در محیط کاری بسیار مفید است اما نباید این تصور را در افراد به وجود آورد که در تمامی شرایط می توانند با این شیوه کار خود را پیش ببرند.

در برخی موارد (نه همیشه) لازم است افراد با یکدیگر رو به رو شوند. برای مثال فرض کنید قصد فروش محصولی را دارید، بدون شک زمانی که مستقیما با خریدار صحبت کنید از شانس بیشتری برای فروش آن برخوردار خواهید بود. مثال دیگر برای زمانی است که قصد استخدام نیروی جدیدی را دارید. اگرچه می توان از طریق ایمیل رزومه کاری وی را دریافت و مطالعه کرد، با این حال قادر نخواهید بود تحت این شرایط بهترین گزینه را انتخاب کنید.

به همین خاطر مدیران برای کارمندان خود در رابطه با استفاده از ایمیل و سایر پیام رسان ها محدودیت هایی اعمال می کنند. با این اقدام سعی دارند استفاده از ایمیل به عادت کاری آنان تبدیل نشود. در این راستا ممکن است محدودیت ارسال روزانه تعیین کنند یا یک روز در هفته را مشخص کرده و در آن روز اجازه استفاده از ایمیل را به هیچ یک از کارکنان ندهند.

تمامی این اقدامات در راستای موفقیت شرکت است و نباید به معنای مخالفت با تکنولوژی تلقی شود. فراموش نکنید اولویت صحبت رودررو با افراد است سپس تماس تلفنی و در مرحله آخر استفاده از پیام رسان هایی نظیر ایمیل که مزیت اصلی آنان سرعت انتقال مطالب است و بهترین گزینه برای انجام مواردی است که نیاز به سرعت بالا دارند.

آنچه در عمل باید انجام دهید

-تحت هیچ شرایطی قوانین وضع شده را نادیده نگیرید. درمواردی مشاهده شده کارمندانی که حتی در یک اتاق هستند نیز برای یکدیگر ایمیل می فرستند و این به علت آن است که استفاده از ایمیل به عادت کاری آنان تبدیل شده است و تحت این شرایط قدرت ارتباط کلامی آنان به شدت افت خواهد کرد. همچنین این کار باعث کاهش صمیمیت و اتحاد کارمندان در درازمدت خواهد شد.

- لحن صحبت افراد و موارد اینچنینی که در مکالمه های رو دررو قابل مشاهده است هرگز از طریق ایمیل قابل انتقال نیست.