توصیه هایی کاربردی برای مدیران (79) / حواس پرتی در محیط کاری

بسیار اتفاق افتاده است که افراد در محل کار خود حاضر می شوند و سعی می کنند روی یک کار تمرکز کنند. با این حال در مواقعی در این امر با مشکل مواجه می شوند و ذهن خود را سرگردان تر از آن می بینند که بتوانند روی یک چیز مشخص تمام حواس خود را جمع کنند. همان طور که می دانید یکی از الزامات انجام هرکاری داشتن دقت عمل و تمرکز کافی روی آن است. این وضعیت به شکلی جدی می تواند روی عملکرد افراد تاثیر منفی داشته باشد.

البته همواره علت حواس پرتی عوامل بیرونی نظیر ازدحام یا درونی مانند استرس نبوده و گاهی حتی اولویت بندی نادرست نیز می تواند به عدم تمرکز کافی افراد منجر شود. بدون شک حجم زیاد کار می تواند باعث ایجاد حواس پرتی و اغلب به تعویق افتادن کارها شود. به همین خاطر توصیه اکثر کارشناسان این است کارهایی را که نیاز به تمرکز زیادی دارند، با فاصله از هم انجام دهید.

ایده

یکی از اقداماتی که لازم است در این رابطه انجام دهید برنامه ریزی برای روزهای تان و تهیه فهرستی از کارهای روزانه است. هیچ چیز مانند لیست برنامه کاری، نمی تواند ذهن شما را متمرکز کند. وقتی کارهای روزانه خود را فهرست وار می نویسید و آن را کنار خود قرار می دهید، این فهرست مرتبا به شما یادآوری می کند که باید چه کاری را انجام دهید و شما از آن مسیر اصلی منحرف نخواهید شد.

یکی دیگر از اقداماتی که اکثر کارمندان به اشتباه انجام می دهند این است که همان اول صبح، پیغام ها و ایمیل های شخصی خود را چک می کنند. این کار به راحتی موجب حواس پرتی شما شود. مخصوصا اگر این پیغام ها حاوی مطالب سرگرم کننده، طنز یا فیلم باشند.

اگر مراقب نباشید، ممکن است به این ترتیب ساعت ها وقت خود را هدر دهید. به جای اینکه به محض ورود، ایمیل های خود را چک کنید، مستقیما کار خود را آغاز کنید. این روش شما را برای شروع یک روز کاری آماده می کند. پیغام های خود را پس  از انجام مقادیری از کارهایتان، چک کنید. همچنین اگر نمی خواهید روند مکالمه از طریق ایمیل ادامه پیدا کند، تا پایان ساعت کاری به ایمیل های شخصی خود پاسخ ندهید.

در برخی شرایط نمی توان محرک های خارجی را که باعث کاهش تمرکز می شوند متوقف ساخت برای مثال فرض کنید در شرکتی هستید که برای خود دفترکاری در اختیار ندارید و مجبور هستید با چندین کارمند در یک مکان به کار خود مشغول شوید. تحت این شرایط لازم است راهکارهایی را برای خود بیابید مثالا از گوشی هایی که میزان صدا را به حد چشمگیری کاهش می دهند استفاده کنید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- اگر در اینترنت از برنامه های چت و گفت و گو استفاده می کنید، وضعیتی را انتخاب کنید تا در مقابل نام شما نشان داده شود که مشغول کار هستید. دوستان و همکاران شما به این موضوع احترام خواهند گذاشت و به هنگام بیکاری شما سراغ تان می آیند.

- یک بطری آب  همراه خود داشته باشید. نوشیدن آب از هر نظر برای سلامتی لازم است. به جای اینکه هر ساعت با یک لیوان به سراغ آب سردکن بروید، درابتدای روز یک بطری آب در کنار دست خود قرار دهید. این روش اولا موجب می شود که کار شما مرتبا به واسطه رفت و آمد برای نوشیدن آب متوقف نشود و ثانیا سرگرم گفت و گو با همکاران خود در اطراف آب سردکن نمی شوید.

- هنگامی که کم خواب یا گرسنه هستید، صدا ها به مراتب بیشتر آزار دهنده هستند. به همین خاطر لازم است نسبت به این مسئله هوشیار باشید. همچنین بی تحرکی هم می تواند باعث کاهش تمرکز شود. هر موقع دیدید نمی توانید فکرتان را متمرکز کنید، بهتر است از میز خود بلند شوید و چند دقیقه ای را قدم بزنید.

- اگر نیاز است تا با سایر همکاران خود در ارتباط باشید بهتر است به جای اینکه مدام در دفتر یکدیگر حضور پیدا کنید از شبکه های ارتباطی کمک گیرید. با این کار شما می توانید حتی پیغامی را تعیین کنید که در آن مشخص کند در چه زمانی مشغول کار هستید و در چه زمانی می توانید به گفت و گو با سایرین بپردازید.