توصیه هایی کاربردی برای مدیران (56) / حل و فصل رعد آسا

بدون شک تمامی موقعیت ها  و شرایط آدمی خوشایند و ایده آل  نیستند. همین امر باعث می شود افراد همواره زمان زیادی را صرف برنامه ریزی برای مدیریت این گونه موقعیت ها کنند. هدف از این برنامه ریزی ها تعیین و طبقه بندی اولویت ها است. این تقسیم بندی خصوصا در مواقعی که حجم کارها به شدت افزایش می یابد، کارایی خود را نشان می دهد.

در این بین برخی افراد به شیوه ای متفاوت و غیرمنطقی عمل کرده و سعی می کنند با شرایط خود (هرچقدر هم سخت و طاقت فرسا باشد) به هر نحوی کنار بیایند. انجام این عمل اگرچه در مواردی منجر به افزایش میزان سخت کوشی فرد می شود با این حال فراموش نکنید که در حال حاضر رقابت در هر عرصه ای به چشم می خورد و لازمه رقابت نیز آن است که بتوانید از سایرین پیشی بگیرید.

در همین راستا فردی می تواند به موفقیت دست پیدا کند که راهکار ها و میانبر های کاری خود را داشته باشد تا بدین شکل بتواند در مدت زمان کمتری کار های خود را به اتمام رساند. انتخاب راه  و روشی مناسب برای رسیدگی به فعالیت های خود، امری بسیار مهم است. به همین خاطر لازم است فرد نسبت به آن تصمیمی منطقی گرفته و از بین روش های موجود یکی را انتخاب کند.

ایده

کارهای متفرقه خود را تبدیل به اولویت کنید و آنان را جزو فعالیت هایی قرار دهید که باید انجام شوند. کارهای کوچک هر فرد در صورتی که نسبت به آنها رسیدگی نشود در نهایت در اثر انباشته شدن به مشکلی جدی تبدیل خواهند شد. این انباشتگی انجام این گونه فعالیت های ساده را بسیار مشکل خواهد کرد.

به همین خاطر در راستای مدیریت زمان کاری خود لازم است این فعالیت هایی را که چندان هم به چشم نمی آیند جزو کارهای مهم خود یا به عبارت دیگر اولویت های کاری خود قرار دهید تا بدین شکل در زمان و موقعیت مناسب اقدام به حل و فصل سریع آنان کنید. با این کار با گذشت زمان دیگر با مشکل ازدحام این گونه فعالیت ها مواجه نخواهید شد که این امر در راستای مدیریت زمان از اهمیت بالایی برخوردار است. علت انجام این کار (در اولویت قرار دادن آنها) به این دلیل نیست که آنها از اهمیت بالایی برخوردار هستند.

دراقع این گونه کارها ابدا از ارزش بالایی برخوردار نبوده و به همین خاطر در نگاه اول قرار دادن آنها در بین اولویت ها بی معنی به نظر می رسد. با این حال کارهای ناتمام باعث می شود حجم کاری شما بسیار زیاد به نظر برسد، درحالی که با مشخص ساختن و تعیین زمان برای انجام سریع هر یک می توان از شلوغ شدن بیش از حد برنامه کاری تان جلوگیری کرد.

برای درک بهتر این موضوع توجه شما را به مثالی در این رابطه جلب می کنم. فرض کنید روی میز کاری خود برگه های زیادی وجود داشته باشد. بدون شک تمامی آنها کاربردی نبوده و حتی بیشتر آنها کاغذ باطله هستند. همین امر هم باعث می شود میز بسیار شلوغ به نظر برسد ولی با مشخص کردن هر یک و رسیدگی به آنها می توان به نظم کاری مناسبی دست یافت.

با این کار دیگر خود را درگیر خیل عظیمی از برگه هایی که دقیقا مشخص نیستند مربوط به چه چیزی هستند نخواهید دید. اگر می خواهید در زمینه مدیریت زمان خود به درستی گام بردارید یکی از کارهایی که لازم است انجام دهید همین اقدامی است که ذکر شد و با این کار، دیگر کارهای کم اهمیت تان به مشکلی جدی تبدیل نخواهد شد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- گاهی اوقات، دقایقی یا در صورت نیاز ساعتی از وقت خود را برای رسیدگی به کار های عقب مانده و انباشته شده خود اختصاص دهید و حتما زمان آن را در جایی یادداشت کنید. کارهایی مانند چک کردن ایمیل، تماس های غیر ضروری و از این قبیل کارها را لیست کنید. در گام بعد لازم است زمانی را برای انجام هر یک به طور مجزا یا انجام همه آنها با هم مشخص کنید.

- دو نوع از وظایف کاری هستند که کمتر به چشم می خورند و حتی در صورتی که فرد با مشغله کاری زیادی مواجه باشد ممکن است به کلی از آنها غافل شود. یکی از آنها کارهایی است که اهمیت کمی دارند و دیگری فعالیت های عقب مانده است. این دو باید مورد توجه قرار گیرند تا فرد را دچار مشکل جدی نکنند.