موفقیت سازمان با ابزار مدیریت دانش / مدیریت زیر هجوم سیل عظیم داده‌ها

همه افراد برای آنکه بتوانند کارهای روزمره خود را به درستی انجام دهند، به اطلاعات نیاز دارند. مثلا شاید شما نیاز داشته باشید بدانید پایگاه داده مشتریانتان چگونه طراحی شده تا بتوانید به درستی از آن گزارش‌گیری کنید.  در این میان، نقش دانش و اطلاعات در موفقیت فعالیت‌های روزمره مدیران دوچندان است، چرا که این گروه از افراد، هر روز به‌وسیله جریان عظیمی از داده‌ها بمباران می‌شوند. همین سیل عظیم داده‌هاست که نقش مدیریت دانش در موفقیت سازمان شما را روز به روز پررنگ‌تر می‌کند.

شما در سازمان‌تان چگونه این سیل عظیم داده‌ها را مدیریت می‌کنید؟ آیا زمانی که سوالی برای‌تان پیش می‌آید به‌راحتی می‌توانید پاسخ آن را پیدا کنید یا برای این کار نیاز به ساعت‌ها جست‌وجو خواهید داشت؟ همه اینها دلیلی برای اهمیت نقش سیستم مدیریت دانش در سازمان است. مدیریت دانش، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها با هدف سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات است که باعث می‌شود تمامی کارکنان سازمان بتوانند به‌راحتی براساس سطح دسترسی تعریف شده برای آنها، از این اطلاعات استفاده کنند.

یک سیستم مدیریت دانش فعال می‌تواند مزایای زیر را برای سازمان به همراه داشته باشد:

کمک به تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری

پردازش حجم عظیم داده‌ها به منظور آماده‌سازی برای شرکت در فرآیند تصمیم‌گیری، کار چندان ساده‌ای نیست. هر چه سازمان بزرگ‌تر باشد، حجم این داده‌ها نیز بیشتر شده و همین مسئله پردازش آنها را مشکل‌تر می‌کند. در این میان سیستم مدیریت دانش می‌تواند به مدیران اجرایی کمک کند تا با صرف زمان کمتر، به داده‌های موردنظر خود دسترسی پیدا کرده، آنها را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و به این ترتیب فرآیند تصمیم‌گیری خود را بهبود بخشند. 

کمک به ایجاد سازمان‌های یادگیرنده با تبدیل فرآیند یادگیری به یک فعالیت روتین برای موفقیت در آینده، لازم است از تجربیات گذشته خود استفاده کنید. وجود یک سیستم مدیریت دانش در سازمان می‌تواند با ثبت تجربیات گذشته و به اشتراک‌گذاری اطلاعات، فرهنگی را در سازمان خلق کند که در آن همه کارمندان به ارزیابی نتایج فعالیت‌های پیشین خود، واحدی که در آن فعالیت می‌کنند و دستاوردهای کلی سازمان پرداخته و به دنبال بهبود این نتایج بر‌آیند.

کمک به تسریع فرآیند تغییر فرهنگ سازمانی و نوآوری

وجود سیستم مدیریت دانش در سازمان می‌تواند با فراهم آوردن بستری برای جاری ساختن ایده‌های نو در سازمان، زمینه‌ساز تغییر فرهنگ سازمانی و نوآوری شود. برای پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانش در سازمان، دو راه مختلف وجود دارد: استفاده از سیستم‌های مبتنی بر تکنولوژی و به‌کارگیری سیستم‌های نرم. در سیستم‌های مبتنی بر تکنولوژی، با بهره‌گیری از فناوری‌ اطلاعات، بستری برای مشارکت افراد فراهم می‌شود که در آن هر شخص می‌تواند اطلاعاتی به مجموعه اضافه یا اطلاعات موجود را ویرایش کند. در این حالت، روی شبکه اینترانت شرکت، پایگاه‌های داده‌ای یا برنامه‌هایی قرار می‌گیرد که اطلاعات به نحوی در آنها سازماندهی شده که هر یک از کارمندان براساس نیاز خود، می‌تواند به سطح تعریف شده‌ای از آنها دسترسی داشته باشد.

پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانش مبتنی بر تکنولوژی، چالش‌هایی را نیز به همراه دارد. چه کسی این سیستم را مدیریت کند؟ اطلاعات چگونه و در چه بازه زمانی به روز‌رسانی شود؟ سطح دسترسی افراد بر چه اساسی تعیین شود؟ این سوالات و بسیاری از چالش‌هایی از این دست، مواردی هستند که شما باید قبل از راه‌اندازی یک سیستم مدیریت دانش، آنها را مورد بررسی قرار دهید.

در این خصوص یک پاسخ منحصر به فرد برای تمامی سازمان‌ها وجود ندارد؛ لازم است سیستم مدیریت دانش خود را طبق شرایط خاص حاکم بر کسب‌و‌کار خودتان، طراحی کنید.در روش دوم پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان، به اشتراک‌گذاری اطلاعات تنها از طریق جلساتی با بازه‌های زمانی از پیش تعیین شده انجام می‌گیرد. در این جلسات، افرادی که لازم است اطلاعات بین‌شان رد و بدل شود، در ارتباط با یکدیگر قرار گرفته و به بحث و تبادل نظر می‌پردازند.

بهترین سیستم مدیریت دانش، سیستمی است که از ترکیب این دو رویکرد ایجاد شده باشد و در آن در کنار استفاده از سیستم‌های تکنولوژیک به اشتراک‌گذاری اطلاعات، جلسات دوره‌ای به منظور بحث و تبادل نظر بین افراد در نظر گرفته شود. اگر شما هم تازه به فکر ایجاد یک سیستم مدیریت دانـــش در ســازمــان‌تــان افتاده‌اید، نکات زیر را موردنظر قرار دهید:

ابتدا دانش ضمنی را شناسایی کنید

بسیاری از سازمان‌ها دریافته‌اند که شناسایی دانش ضمنی سازمان، بزرگ‌ترین مانع در ایجاد یک سیستم مدیریت دانش است. بنابراین اگر شما هم به فکر ایجاد یک سیستم مدیریت دانش در سازمان‌تان هستید، کار را با تشکیل یک جلسه توفان ذهنی در بین اعضای تیم خود آغاز کرده و این مسئله را مورد بحث قرار دهید که چگونه می‌توان به دانش ضمنی جاری در سازمان، دست پیدا کرد.

کار را با یک گروه کوچک آغاز کنید

لازم نیست از همان ابتدا سیستــم را بــرای تمامی دپـــارتمــان‌های سازمان پیاده‌سازی کنید. یک بخش کوچک را هدف قرار داده و سیستم مدیریت دانش را برای آن طراحی کنید. به این ترتیب می‌توانید نقاط قوت و ضعف سیستم را راحت‌تر شناسایی کرده و پس از تقویت آن، سیستم را به کل سازمان تعمیم دهید.

در بین کارکنانتان اعتمادسازی کنید

ممکن است برخی از افراد در ابتدای کار در برابر تبادل اطلاعات موضع‌گیری کنند. به آنها اطمینان دهید هدف اصلی شما از پیاده‌سازی این سیستم، کمک به تسهیل روند کاری کارمندان در سازمان بوده است نه بازخواست کردن آنها.

* کارشناس ارشد مدیریت صنایع