ترفندهای مدیریت زمان از پرمشغله ترین افراد دنیا

چه کسی ممکن است از رئیس کمپانی ویرجین، رئیس جمهوری ایالات متحده آمریکا یا مدیرعامل اپل گرفتارتر باشد؟ 

شما هم مثل پرمشغله ترین افراد دنیا، همان 1440 دقیقه در روز را وقت دارید. پس آنها چه کار متفاوتی نسبت به شما انجام می دهند، شما چه چیزی را می توانید از آنها بیاموزید و چطور می توانید مهارت های مدیریت زمان خود را تقویت کنید؟

1. هر دقیقه از وقت تان را مدیریت کنید

ریچارد برانسون، موسس و رئیس گروه کمپانی های ویرجین، به این دلیل در تنظیم وقت خود موفق است که هر دقیقه از اوقات هر روزش را مدیریت می کند. او می گوید: «من از سنین جوانی یاد گرفته ام که بتوانم کارها را محول کنم. درواقع دور کردن خودم از دفتر کار به من کمک کرده است که به دنبال سرمایه گذاری های بزرگ بعدی بروم. من سعی می کنم هر روز تمرین بدنی داشته باشم، حتی اگر فقط شنا کردن، یک دست بازی تنیس یا کایت سواری روی جزیره نِکِر باشد. کمپانی را مدیریت کن، نگذار کمپانی تو را مدیریت کند و نکته کلیدی اینجاست که باید این کار را در زمان های تفکیک شده انجام دهی و نگذاری بر تمام روزت حاکم شود. باید با مردم گفت وگو کرد. من هر روز یک عالم ایمیل دریافت می کنم و سعی می کنم به هر تعدادشان که می توانم پاسخ بدهم، همچنین اعتقاد دارم که آدم نیاز دارد با افراد به صحبت بنشیند، این کار می تواند کلی وقت برای شما و آنها پس انداز کند. دیگر اینکه یادداشت بردارید. من همیشه به هرجا که بروم یک دفترچه با خودم می برم تا نقطه نظرات و یادداشت هایم را بنویسم. کسی نمی تواند قلم و کاغذ را شکست بدهد.»

اگر به گفته های برانسون دقت کنیم، لپ کلامش این است که شما باید همه چیز را مدیریت کنید: پروژه های تان را (محول کردن امور)، سلامتی تان را (تمرینات بدنی)، ارتباطات تان را (تماس های تلفنی، ایمیل ها و صحبت های رودررو با افراد) و حافظه تان را (یادداشت نویسی).

2. امر مهم و امر اضطراری را معین کنید

دوایت آیزنهاور، رئیس جمهوری اسبق ایالات متحده آمریکا گفته است: «بیشتر چیزهای اضطراری مهم نیستند و بیشتر چیزهایی که مهم هستند، اضطراری نیستند.»

آیزنهاور در هر زمان و موقعیتی به طرزی عالی مرتب و منظم بود. او نه تنها از سال 1953 تا 1961، سی وچهارمین رئیس جمهوری ایالات متحده آمریکا بود، بلکه پیش از آن و در دوره جنگ جهانی دوم، ژنرال پنج ستاره ارتش آمریکا نیز بوده است. آیزنهاور در تعداد زیادی عملیات موفقیت آمیز در اروپا، به عنوان فرمانده کل نیروهای متفقین خدمت و از سال 1944تا سال 1945حمله های موفق فرانسه و آلمان در جبهه های غربی را نیز سرپرستی کرده و در سال 1951 نخستین فرمانده کل نیروهای ناتو شده است.

امروزه بسیاری از مردم با موفقیت از روش آیزنهاور برای مدیریت زمان خود استفاده می کنند. در این شیوه همه امور با مقیاس مهم/ بی اهمیت و اضطراری/ غیر اضطراری سنجیده شده و بر همین اساس در جایگاه اولویت بندی شده خود قرار می گیرند.

3. نه بگویید

استیو جابز مدیرعامل و موسس اپل اعتقاد داشت «نوآوری، نه گفتن به هزار و یک چیز است.»
جابز به ساده سازی مشهور بود. هنگامی که در سال 1997 به اپل بازگشت، 300 محصول آن را برداشت و به 10 محصول تقلیل شان داد. او در زندگی شخصی، تصمیم گرفت همیشه یک جور لباس بپوشد، بنابراین مجبور نبود هر روز برای فکر کردن به جالباسی اش وقت صرف کند.