اشتباه بیستم: مدیرانی که همیشه وقت کم می‌آورند

در اینکه مدیریت کاری پرمشغله است شکی نیست اما اینکه چقدر از آن ناشی وظایف و مسئولیت‌هایی است که بر عهده مدیر است و چقدر ناشی از شیوه مدیریت و توانمندی مدیر، قطعا از فردی به فرد دیگر متفاوت است و به همین دلیل مدیری موفق است که با اولویت‌بندی صحیح وظایف و اختصاص دادن زمان مناسب به هر کدام بتواند تا حد امکان به همه کارها رسیدگی کند. وقت از جمله سرمایه‌هایی است که هر مدیر در اختیار دارد و ماهیت آن با سایر سرمایه‌ها تفاوت دارد، گذرا و کوتاه است و اگر از دست برود به هیچ روی قابل جبران نیست. شاعر به زیبایی به این مسئله اشاره کرده است: «گر وقت رود ز دست انسان/ با هیچ گوهر خرید نتوان».

در نظر بگیرید اگر مدیری میانی هستید که بسیار مشغله دارید پس شرایط مدیر بالادست شما که وظایف بیشتری دارد چگونه است؟ مطمئنا او نیز مشغله‌های کاری بسیاری دارد اما به نظر می‌رسد از شما منظم‌تر است که مانند شما وقت کم نمی‌آورد. نکته این‌جاست که با اولویت‌بندی کارها و زمان‌بندی درست به کارهایش نظم می‌دهد و همین امر سبب می‌شود وقت کمتری تلف کند و با صرف ساعات کمتر، کار بیشتری انجام دهد. بسیاری از مدیران حتی مدیران باتجربه که وقت کم می‌آورند چندان منظم نیستند. ساعات بیشتری کار می‌کنند و به اصطلاح دوندگی بیشتری دارند اما نتیجه چندان مطلوبی به‌دست نمی‌آورند.

یکی از نقاط قوت مدیران موفق در درجه اول مدیریت صحیح زمان است. ممکن است مجبور شوند بعضی کارها را به پایین‌دستان خود بسپارند و وقت خود را صرف امور مهم‌تر می‌کنند. با این کار از طرف دیگر، اعتماد پرسنل‌شان را جلب می‌کنند. نکند شما هم جزو مدیرانی هستید که تصور می‌کنند ویژگی مشخصه مدیر، پرکاری اوست و باید ساعات طولانی کار کند؟ توجه داشته باشید پشتکار با پرکاری متفاوت است.

مهم این است که اهداف اصلی کار را در نظر داشته باشید و برنامه‌ریزی کنید که از وقت‌تان به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. ضرورت انجام کارهای‌تان را بررسی کنید و ببینید جزو کارهایی است که باید انجام شود یا خیر. آیا ضرورتا باید توسط شخص شما به‌عنوان مدیر انجام شود یا قابل سپردن به کارمندان است؟ با در نظر گرفتن این دو نکته مخصوصا پرسش دوم می‌توانید تا حدود زیادی در وقت صرفه‌جویی کنید.

اگر از آن دسته مدیرانی هستید که اول از همه وارد اداره می‌شوید و آخر از همه در حالی از اداره خارج می‌شوید که هنوز مقدار زیادی از کارهای‌تان باقی مانده، کارتابل را ندیده‌اید، تماس‌هایی باید می‌گرفتید که موفق به آن نشده‌اید، مطالبی را که باید در جلسه مطرح شود ننوشته‌اید یا اولویت‌بندی نکرده‌اید یا بدتر از همه، مقداری از کارهای باقیمانده را با خود به منزل می‌برید باید بگویم متاسفانه شما هم دچار عدم مدیریت صحیح زمان‌بندی هستید.

برای اجتناب از این اشتباه چه باید کرد؟

به خاطر داشته باشید به‌عنوان یک مدیر بابت برنامه‌ریزی و سازماندهی درست و کنترل و راهبری افراد حقوق می‌گیرید و هر چه رده‌تان بالاتر باشد باید وقت بیشتری صرف این امور کنید. پیشنهاد می‌کنم دست‌کم به مدت 10روز وقت خود و کارهای انجام شده‌تان را ثبت و ارزیابی کنید. ببینید چه مدت از وقت‌تان صرف مطالعه، نوشتن، تلفن، جلسه در حکم رییس جلسه و نیز صرفا به‌عنوان شرکت‌کننده، ملاقات، رفت‌و‌آمد، برنامه‌ریزی و... شده است. می‌توانید نموداری برای آن بکشید تا مشخص شود چقدر از اوقات خود را صرف چه کاری کرده‌اید. مطمئنا کمک زیادی به شما می‌کند.

گاهی لازم است به خودتان استراحت دهید و برای مدت کوتاهی کار را به کس دیگری بسپارید. تصور نکنید مدیرانی که سال‌هاست به تعطیلات نرفته‌اند بسیار بالیاقت بوده‌اند. به‌راحتی با رعایت نکات کوچک اما مهم می‌توانید در وقت خود صرفه‌جویی کنید و به همه کارهای‌تان برسید. مثلا قبل از تماس تلفنی نکات مهم را یادداشت و سعی کنید مدت زمان تماس‌تان کوتاه باشد و دیگران را نیز تشویق کنید که مختصر و مفید صحبت کنند.

همچنین اگرچه به‌عنوان یک مدیر مردمی خوب است در اتاق‌تان به روی همگان باز باشد اما برای اینکه پرسنل وقت و بی‌وقت مزاحم‌تان نشوند بهتر است یک روز، یک مدت و زمان مشخص را به دیدار عمومی اختصاص دهید تا افراد با گرفتن وقت قبلی به ملاقات شما بیایند اما جوری رفتار نکنید که افرادی که برای کار کوچکی آمده‌اند چندان احساس راحتی کنند که مدت زیادی در اتاق‌تان بمانند. نیز می‌توانید جلساتی را که اهمیت کمتری دارند به دیگران بسپارید تا به‌عنوان نماینده شما در آن جلسات حاضر شوند. اگر بتوانید وقت را به درستی مدیریت کنید می‌توانید در مدیریت سرمایه‌های دیگر نیز موفق عمل کنید. برنامه‌ریزی درست نشان می‌دهد از زمان به خوبی استفاده کرده‌اید.