چگونه از اطلاعات شرکت محافظت کنیم؟

امروزه حفاظت از اطلاعات یکی از اقدامات بسیار مهم برای هر شرکتی محسوب می شود. درواقع پیشرفت تکنولوژی جنبه های تاریک هم دارد که از آن می توان به تنوع اقدامات خرابکارانه و فعالیت هکرها اشاره کرد. با این حال واقعیت این است که هر فردی، به دنبال ساده ترین طعمه ها خواهد بود. درواقع هیچ هکری زمان خود را صرف برندی نمی کند که نفوذ به سیستم آن کار سختی باشد. درواقع وجود گزینه های متعدد، احتمال بروز این اتفاق را کاهش می دهد. درواقع با رعایت چند نکته ساده، می توانید تا 90 درصد احتمال بروز چنین اتفاقی را کاهش دهید. نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که یک اقدام خرابکارانه می تواند منجر به از دست رفتن اعتماد مشتریان شود. به همین خاطر در این رابطه باید کاملا هشیار باشید. در ادامه این شش اصل طلایی برای محافظت از اطلاعات شرکت را بررسی خواهیم کرد. نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که به خاطر ساده بودن آنها، امکان رعایت آن توسط هر فردی وجود دارد و می توانید از آن برای محافظت از اطلاعات شخصی خود نیز استفاده کنید که امروزه به یک چالش جدی تبدیل شده است. 

1-از رمزهای قدرتمند استفاده کنید 

دلیل اصلی بسیاری از هک ها، استفاده از رمزهایی است که بسیار ساده هستند و این موضوع یک چالش بزرگ محسوب می شود. در این زمینه اشتباه بزرگتر، استفاده از اطلاعاتی نظیر تاریخ تولد است که به سادگی هر فردی می تواند به آن دسترسی داشته باشد. در این زمینه سوال اصلی این است که یک رمز قدرتمند چه ویژگی هایی دارد. در این رابطه دو فاکتور طولانی بودن و استفاده از انواع حروف، بهترین توصیه خواهد بود. با این حال این موضوع می تواند کمی گیج کننده باشد. به همین خاطر انواع نرم افزارها وجود دارد که رمزهای قدرتمند برای شما ایجاد می کنند. نکته جالب این است که اگر رمز خود را فراموش کنید. از حافظه این نرم افزارها می توانید برای بازیابی استفاده نمایید. با این حال بهتر است که ریسک نکرده و حتما در یک کاغذ هم رمزهای خود را یادداشت کنید. در این رابطه گوگل گزینه‎ای را به وجود آورده که رمزها را ذخیره می کند و در مواقع مورد نیاز می توانید بدون نیاز به یادآوری، به آنها دسترسی داشته باشید. به صورت کلی شما به یک نرم افزار مدیریت پسورد هم نیاز خواهید داشت. بدون شک رمز دو مرحله ای، از جمله اقداماتی است که به افزایش امنیت اطلاعات شما منجر خواهد شد. در این رابطه اگر فردی بخواهد به اطلاعات شما دسترسی داشته باشد، حتی در صورت در اختیار داشتن رمز، باید کد تاییدی که به گوشی و یا ایمیل شما ارسال می شود را وارد نماید. در این رابطه شما می توانید تعیین کنید که تنها از یک دستگاه مشخص، امکان دسترسی به اطلاعات وجود داشته باشد. درواقع به هر میزان که اطلاعات مهمتری را در اختیار دارید، لازم است تا اقدامات بیشتری را هم در این زمینه انجام دهید. درواقع برخی از شرکت ها، حتی افرادی را استخدام می کنند تا به صورت مداوم وضعیت امنیت داده ها را بررسی کرده و همواره اقدامات جدید را انجام دهند. از جمله مزیت های حضور چنین افرادی این است که در صورت تلاش برای هک، آنها می توانند سریعا اطلاعات شما را مخفی کرده و اقدامات پیشگیرانه لازم را انجام دهند. 

مطلب مرتبط: تبدیل شدن به کارشناس امنیت سایبری چقدر زمان لازم دارد؟

2-اطلاع رسانی داشته باشید 

به هر میزان که سطح اطلاعات شما و افراد تیم شرکت افزایش پیدا کند طبیعی است که احتمال بروز خطا و اقدامات پرریسک نیز کاهش پیدا خواهد کرد. در این رابطه یک دوره آموزشی، می تواند احتمال بروز بسیاری از مشکلات را به صفر برساند. درواقع یکی از اشتباهات رایج کارمندان این است که از دستگاه شخصی خود برای اقداماتی نظیر دورکاری استفاده می کنند و با آن، به سایت وصل شده و از داده های شرکت استفاده می کنند. تحت این شرایط به این علت که اکثر افراد برای رایانه های شخصی خود اقدامات پیشگیرانه خاصی انجام نمی دهند، طبیعی است که طعمه های بسیار خوبی باشند. در این رابطه حتی ممکن است برندهای رقیب نیز از چنین اشتباهاتی برای دسترسی به اطلاعات مهم شرکت شما، استفاده نمایند. به همین خاطر همواره باید احتمال بروز چنین اتفاقاتی را بالا در نظر بگیرید. 

3-اطلاعات مهم را مخفی نگه دارید 

چه دلیلی وجود دارد که یک کارمند ساده به مهمترین اطلاعات شرکت دسترسی داشته باشد؟ در این زمینه شما باید سطح دسترسی های مشخصی را داشته باشید. یکی از مزایای این اقدام، کاهش احتمال سوء استفاده توسط افراد درون سازمان است. برای مثال هنگامی که می‎دانید تنها سرپرست های هر بخش به بخشی از اطلاعات دسترسی دارند، در صورت بروز مشکل می توانید سریعا ریشه آن را پیدا کنید. با این حال پیدا کردن مجرم در شرکتی که ده ها هزار کارمند دارد بدون شک یک کابوس خواهد بود. در آخر برای مهمترین اطلاعات شرکت، توصیه می شود که بیش از سه نفر از افراد مورد اعتماد شرکت به آنها دسترسی نداشته باشند. نکته مهم دیگر این است که افراد را کنجکاو نکنید. درواقع بهتر است که هیچ یک از کارمندان نسبت به اینکه در شرکت اطلاعات بسیار مهمی هم وجود دارد، آگاهی نداشته باشند. درواقع ممکن است یک اخراج، زمینه تلافی را به همراه داشته باشد. 

4- از نرم افزارهای مربوطه استفاده کنید 

امروزه نرم افزارهای متعددی برای محافظت از اطلاعات وجود دارد که توصیه می شود تا از بهترین ها در این زمینه استفاده کنید. نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که حتما نسبت به تلفن های همراه خود نیز دقت عمل بالایی را داشته باشید. درواقع تنها خطر موجود هکرها نبوده و انواع بدافزارها و ویروس ها وجود دارد که می تواند منجر به از دست رفتن اطلاعات شما شود. 

5-رمزگذاری را فراموش نکنید 

ممکن است تصور کنید که این موضوع در مورد اول بیان شده است، با این حال رمزگذاری به معنای تغییر در داده ها است که هر فردی قادر به درک آن نباشد. نمونه بارز آن را می توان در نامه نگاری های موجود در جنگ های جهانی مشاهده کرد. با این حال امروزه روش‏ های نوین آن نیز معرفی شده است که هر داده، حتی اگر رمز فایل آنها نیز وارد شود، قابل نمایش نیستند و برای دیدن آنها حتما باید از یک نرم افزار و یا سیستم مشخص، استفاده کرد. درواقع حتی یک تلاش ناموفق، باعث پاک شدن خودکار داده ها خواهد شد. این موضوع باعث خواهد شد تا دسترسی به اطلاعات شما عملا غیرممکن شود. 

6-نسخه پشتیبان تهیه کنید 

بنا به هر دلیل نظیر خطای خودتان، ممکن است اطلاعات را از دست بدهید. این موضوع می تواند تلاش های چندین ساله شما را نابود نماید. در مورد قبلی نیز بیان شد که با رمزگذاری، در صورت حتی یک تلاش ناموفق، داده ها پاک خواهند شد. به همین خاطر شما باید از اطلاعات شرکت نسخه پشتیبان داشته باشید. در این رابطه فضای ابری و یا قرار دادن آنها در یک هاردی که تنها در گاوصندوق شما قرار داده می شود، از جمله اقدامات ایمن محسوب خواهد شد. 

مطلب مرتبط: چگونه امنیت سایبری کسب و کارهای کوچک را ارتقا دهیم؟

در آخر فراموش نکنید که به صورت مداوم، حوادثی که برای برندهای مختلف رخ داده است را مطالعه کنید تا از تکرار مجدد آنها جلوگیری شود. در این زمینه رعایت توصیه های جدید، از دیگر اقدامات مهم محسوب می شود. درواقع در جهان به شدت مدرن حال حاضر، حتی توصیه های فوق ممکن است تا سه سال آینده دیگر جوابگو نباشند.