نشانه های تعامل نامناسب کارمندان در فرآیند دورکاری

امروزه بسیاری از افراد برای تعامل بهتر در محیط کار اقدام به برقراری روابط نزدیک و به اشتراک ‎گذاری نکات مختلف می ‎کنند. کارمندان در محیط‎ های اداری به دلیل پروژه ‎های مشترک روز به روز روابط نزدیکتری پیدا می ‎کنند. برگزاری جلسات آنلاین در طول دوران کرونا و همچنین آخر هفته ‎ها برای بیان نقطه نظرها و طراحی برنامه آتی برای پروژه‎ های در دست کار امری رایج در میان برندها محسوب می ‎شود. نکته مهم در این میان روند بحث و گفتگو میان کارمندان است. بدون تردید همه ما تجربه حضور در جلسات متعدد و مشاهده سلطه یک یا چند نفر خاص بر تمام جریان گفتگو را داشته‎ ایم. در چنین شرایطی هیچ‎ کس موقعیتی برای بیان نظرش پیدا نخواهد کرد. اغلب اوقات چنین گرایشی از سوی کارمندان خاص موجب بی‎ توجهی به نظرات سایرین می ‎شود. به عبارت دیگر، با این روش زمان کافی در اختیار تمام افراد برای بیان نقطه نظراتشان باقی نخواهد ماند.

شرایط دورکاری در پی شیوع ویروس کرونا در بسیاری از کسب و کارها امری طبیعی تلقی می‎ شود. روند گفتگو در شرایط دورکاری حتی دشوارتر از وضعیت حضوری است. این امر موجب ناتوانی برندها برای مدیریت مناسب تیم‎های مختلف شرکت و در نهایت کاهش بهره ‎وری نیروی کار می‎ شود. وقتی اعضای تیم ما به هر دلیلی توانایی حضور در دفتر کار را ندارند، ما باید شیوه تعامل ‎مان با آنها را تغییر دهیم. اظهار نظر و بررسی طرح‎ ها از سوی تمام اعضای شرکت امری ضروری است بنابراین اگر حتی یک نفر نیز در این فرآیند مشارکت فعال نداشته باشد، ما بخشی از توانایی برندمان را نادیده گرفته ‎ایم. هدف اصلی ما در این مقاله بررسی نشانه‎های فقدان بحث و تعامل سازنده در میان کارمندان شرکت است. بدون شک هدف اصلی ما در این بحث اشاره به اعضای تیم‎ های مشخص کارمندی است . شاید اعضای بخش ‎های مختلف شرکت در طول سال ارتباط مستقیم چندانی نداشته باشند. این امر روندی عادی در حوزه تخصصی کسب و کار محسوب می ‎شود.

ما در ادامه برای بررسی هرچه بهتر مشکلات و دشواری‎ های تعامل میان اعضای شرکت در فرآیند دورکاری به برخی از نشانه‏ های اصلی وجود ایراد در تعاملات کارمندان اشاره خواهیم کرد. سپس در تلاش برای بیان راهکاری به منظور رفع مشکلات موردنظر برخواهیم آمد.

1. برگزاری جلسات بیش از اندازه

برگزاری جلسات بیش از اندازه همیشه نشانه تعامل مثبت و همکاری نزدیک کارمندان نیست. هدف اصلی از تشکیل جلسات اداری به صورت حضوری یا آنلاین تقویت نقطه نظرهای مشترک است. همچنین برنامه‎ ریزی و تعیین دقیق وظایف نیز شامل اهداف اصلی برگزاری همایش ‎ها می ‎شود. نکته مهم در این میان ارزیابی برگزاری همایش ‎های متعدد به صورت بدبینانه است.

مطلب مرتبط: 4 چالش همیشگی دورکارها

کارمندان همیشه به دلیل نزدیکی رابطه ‎شان با هم در فرآیند مدیریت پروژه اقدام به برگزاری جلسه نمی ‎کنند. گاهی اوقات مشکلات شرکت بسیار عمیق ‎تر از این حرف‎ هاست. اگر اعضای شرکت توانایی فهم و درک نقطه نظرات همدیگر را نداشته باشند، نیاز به برگزاری مجدد و چند باره جلسات فراهم خواهد شد. با این حساب برگزاری جلسات آنلاین در دوران دورکاری همیشه نشانه همکاری نزدیک همکاران تیم ‎های شرکت نیست.

راهکار ما برای پرهیز از چنین وضعیتی تلاش برای تعیین مدت زمان جلسات و همچنین زمان مشخص برای صحبت هر یک از اعضا است. اگر ما به این نکته توجه نداشته باشیم، امکان تاثیرگذاری بر روی یکدیگر را نخواهیم یافت. فرآیند بحث باید شامل نتیجه‎ گیری مشخصی باشد. وقتی ملاقات‎ های آنلاین شرکت بدون هیچ‎ گونه دستاورد مشخصی پایان می‎ پذیرد، مشکلات اساسی در نحوه تعامل اعضا وجود دارد.

2. عدم توجه به زبان بدن در حوزه دیجیتال

وقتی ما از طریق ویدئو کنفرانس در حال تعامل با هم هستیم، توجه به زبان بدن محلی از اعراب ندارد. بسیاری از کارمندان و حتی مدیران ارشد شرکت ‎ها نسبت به زبان بدن یکدیگر توجه کافی ندارند. نکته مهم در این میان اهمیت برگزاری ملاقات‎ ها و جلسات به صورت ویدئو کنفرانس است. بسیاری از برندها صرفا به چت مکتوب کاربران توجه دارند. همچنین کنفرانس صوتی نیز به اندازه کافی مفید نیست.

وقتی ما به صورت ویدئوکنفرانس در حال تعامل با هم هستیم، بسیاری از افراد امکان مشاهده زبان بدن یکدیگر را پیدا خواهند کرد. همین امر به پیشبرد هرچه بهتر بحث کمک می‎ کند. مزیت اصلی جلسات حضوری امکان مشاهده دقیق زبان بدن افراد است. وقتی ما اینگونه تعامل‎ های سازنده‏ای با هم داشته باشیم، دیگر جایی برای نگرانی درباره نحوه تعامل اعضای شرکت باقی نخواهد ماند. بسیاری از برندها در عمل توانایی استفاده از بسترهای فناورانه برای بهبود سطح تعامل کارمندانشان را ندارند. نتیجه این امر پیشبرد بسیار کند پروژه‏ ها در دوران دورکاری است.

اگر شما به دنبال ایجاد تحول در وضعیت برندتان هستید، باید نسبت به استفاده از فناوری ‎های نوین واکنش نشان دهید. این امر در کنار توجه به زبان بدن کارمندان و همکاران در طول دوران کرونا تاثیر بسیار مطلوبی بر روی وضعیت برند خواهد داشت.

3. عدم مشارکت کارمندان در بحث

وقتی ویدئو کنفرانس‎ های آنلاین بدون مشارکت معنادار کارمندان دنبال می ‎شود، باید به دنبال نقطه ضعف ‎های بحث بود. اگر بحث برند دارای یک مدیر مشخص است، وی باید نسبت به ترغیب دیگران برای مشارکت در فرآیند بحث اقدام نماید. در غیر این صورت مشکلات بسیار زیادی برای پیشبرد طرح ایجاد خواهد شد.

گاهی اوقات کارمندان در جلسه ‎های حضوری نیز حوصله بحث و مشارکت ندارند. این امر در مورد جلسات آنلاین به طور بسیار بیشتری قابل مشاهده است. وظیفه اصلی شما در این میان تلاش برای بهبود انگیزه کارمندان در راستای مشارکت در بحث ها و اظهارنظر است. فقط در این صورت امکان بهبود وضعیت برند و پیشبرد جمعی پروژه ‎ها وجود خواهد داشت.

اگر فقط تعداد مشخصی از کارمندان تمایل به مشارکت در گفتگو پیرامون پروژه ‎ها داشته باشند، حضور سایر کارمندان بی ‎فایده خواهد بود بنابراین شما باید به این نکته مهم و کلیدی توجه داشته باشید. استفاده از محرک ‎هایی مانند پاداش بیشتر و همچنین اختصاص زمان مناسب برای طراحی موضوعات و بحث های کاربردی از سوی هر کارمند نقش مهمی در مشارکت سازنده تمام اعضای شرکت خواهد داشت.

مطلب مرتبط: ابزارهای اساسی برای دورکاری در دوران کرونا

4. عدم تعامل مدیران با کارمندان

تعامل میان مدیران و کارمندان امر تازه ‎ای نیست. اغلب شرکت ‎ها برای کسب موفقیت بر تعامل مستقیم و سازنده میان مدیران و کارمندان تکیه دارند. مهمترین نکته در این میان حفظ رابطه مناسب و تعامل سازنده اعضای شرکت در دوران دورکاری است. بدون تردید دورکاری صدمات بسیار زیادی به روابط افراد می زند. این امر حجم مشکلات برندها را افزایش می ‎دهد. وقتی کارمندان ما توانایی برقراری ارتباط مناسب با مدیران را نداشته باشند، امکان تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف به شدت کاهش خواهد یافت.

وظیفه اصلی ما به عنوان مدیرعامل شرکت تلاش برای یافتن ریشه مشکلات تعاملی میان کارمندان و مدیران است. بسیاری از اوقات این امر ریشه در عدم دسترسی ساده کارمندان به مدیران دارد. با این حساب ساده‎ سازی فرآیند دسترسی کارمندان به مدیران نقش مهمی در توسعه همکاری ‎های متقابل خواهد داشت. شاید این امر در نگاه نخست بسیار ساده به نظر برسد. به هر حال اغلب تیم های کاری امروزه تعامل سازنده ‎ای با هم دارند. با این حال نکته مهم پیرامون شرایط دشوار کرونایی است. دورکاری وضعیت تعامل میان افراد در زندگی شخصی را نیز بر هم می ‎زند. عرصه کسب و کار نیز همین وضعیت را دارد. بنابراین هدف اصلی شما در بازه زمانی مورد بحث باید بهبود هرچه بهتر شرایط تعامل میان اعضای مختلف شرکت باشد. در غیر این صورت هزینه ‎های سنگینی برای اشتباه و عدم توجه ‎تان پرداخت خواهید کرد.

5. عدم تعامل میان اعضای شرکت در طول روز

تعامل میان اعضای شرکت فقط در قالب ویدئو کنفرانس ‎ها صورت نمی ‎گیرد. این نکته برای بسیاری از برندها همچنان پوشیده است. وقتی ما ویدئو کنفرانس برگزار می ‎کنیم، تنها بخشی از تعامل میان کارمندان صورت خواهد گرفت . نکته مهم در این میان تعامل‎ های غیررسمی و سایر ساعت ‎های روز است. ما باید توجه ویژه‎ ای به این نکته داشته باشیم.در غیر این صورت پیشبرد پروژه ‎های شرکت فقط معطوف به زمان ‎های خاصی در طول روز خواهد شد.

ایجاد بسترهای ارتباطی مناسب برای تعامل سریع اعضای شرکت یکی از ایده های مناسب در زمینه بهبود رابطه میان آنها محسوب می ‎شود . نکته مهم در این میان توسعه سریع شبکه ‎های اجتماعی در طول دهه ‎های اخیر است. با این حساب ما نیازی به طراحی نرم‎ افزار ارتباطی خاص برندمان نخواهیم داشت. این امر با توجه به افزایش تمایل برندها برای صرفه ‎جویی در هزینه ‎های‎ شان کاملا سازگاری دارد.

6. ارسال ایمیل‎ های پیچیده

اگر ما قصد پیشبرد امور شرکت به صورت تاثیرگذار را داریم، باید محتوای تعاملی مان با همکاران در نهایت سادگی صورت بگیرد. یکی از اشتباهات رایج در شرکت های بزرگ بیان نکات بیش از اندازه پیچیده و غیرقابل فهم در فرآیند تعامل میان کارمندان است. نتیجه این امر ناتوانی کارمندان برای تعامل سازنده خواهد بود.

امروزه ارسال ایمیل یکی از ابزارهای ارتباطی بسیار مهم محسوب می ‎شود. بسیاری از شرکت ‎ها برای تعامل بهتر دست به استفاده از سرویس ‎های ایمیل می ‎زنند. این امر در مورد تأمل میان برندها و مخاطب هدف دشواری ‎های بسیار زیادی دارد. ما باید همیشه به کج ‎فهمی‎ های احتمالی در زمینه ارسال ایمیل توجه داشته باشیم بنابراین به اشتراک ‎گذاری نکات مهم باید همیشه به صورت صوتی و تصویری صورت گیرد. این امر کج‎ فهمی ‎های احتمالی را کاهش خواهد داد.

مطلب مرتبط: نکات امنیتی که در هنگام دورکاری باید رعایت شود

اگر شما برای نگارش ایمیل مشکلات زیادی دارید، باید به ساده ‎سازی مفاهیم توجه نمایید. بسیاری از برندها نسبت به این نکته توجه کافی ندارند. وقتی ما پس از نگارش متن ایمیل یک بار دیگر آن را مطالعه کنیم، ایرادات بسیار زیادی را متوجه خواهیم شد. این نکته اهمیت بسیار زیادی در فرآیند همکاری میان اعضای مختلف شرکت دارد بنابراین تمام اعضای شرکت باید موظف به مطالعه چندباره محتوای ایمیل‎ ها شوند.

7. فقدان ساختار در جلسات آنلاین

برگزاری جلسات آنلاین بدون برنامه ‎ای مشخص برای پیشبرد آنها بسیار دشوار و بی ‎نتیجه خواهد بود. ما باید همیشه هدفی خاص برای پیشبرد امور مدنظر قرار دهیم . در غیر این صورت احتمال شکلگیری بحث ‎های جانبی و ناتوانی ما برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف افزایش خواهد یافت.

برنامه ‎ریزی برای ملاقات ‎های آنلاین شرکت همیشه جزئی از وظایف مدیران محسوب می‎ شود . توصیه ما در این بخش جلسه مشترک تمام مدیران برای تعیین شیوه پیشبرد بحث ها در قالب ویدئو کنفرانس ‎هاست. این امر ساختار یکدستی برای بحث و تعامل میان تیم‎ های مختلف شرکت ایجاد خواهد کرد.

ایجاد ساختارهای یک شکل برای پیشبرد بحث با دخالت در تنظیم موضوعات هر تیم تفاوت دارد. تعیین موضوعات باید برعهده مدیر هر بخش باشد. مدیر بخش موردنظر در تعامل با کارمندان امکان تعیین سرفصل‎ های اساسی برای تعامل و برگزاری جلسه را خواهد داشت. نتیجه این امر بحث‎ های کاربردی و توانایی تاثیرگذاری اعضای شرکت بر روی همدیگر است.

8. عدم تمایل کارمندان برای فعالیت تیمی

کار گروهی در تیم‎ های کاری اهمیت بسیار زیادی دارد. اگر کار تیمی اهمیت نداشت، تشکیل گروه ‎های کارمندی بی‎ معنا بود. اگرچه اغلب شرکت‎ ها تاکید بسیار زیادی بر روی همکاری نزدیک کارمندان دارند، اما بازهم برخی از اعضا تمایلی برای مشارکت نشان نمی ‎دهند. این امر همراه با تلاش برای پیشبرد شخصی امور و سپس ارائه فایل نهایی است. اگر شما نیز با چنین کارمندانی در تیم ‎تان مواجه هستید، باید به طور جدی نسبت به مشکلات این شیوه در تامین اهداف شرکت گفتگو نمایید. این امر در مرحله نخست شامل گفتگو با کارمند مورد نظر و سپس ارجاع بحث به مدیران ارشد خواهد بود.

هیچ برندی تمایل به کاهش بهره وری اعضای شرکت ندارد. این امر در صورت عدم توجه به بنیادهای کار گروهی موجب سقوط ارزش برندها می ‎شود. توصیه اساسی ما تلاش برای بیان دقیق و مستقیم نتایج مخرب فعالیت انفرادی اعضای تیم به آنهاست. اگر این امر نتیجه مناسبی به همراه نداشته باشد، آخرین مرحله تلاش برای حذف فرد موردنظر از سلسله مراتب شرکت خواهد بود.

9. عدم تعیین هنجارهای تعامل

تعامل میان اعضای شرکت باید با هنجارهای مشخصی صورت بگیرد. بسیاری از افراد در عمل هنجارهای لازم برای تعامل میان اعضای شرکت و همکاران را مورد توجه قرار نمی ‎دهند. این امر بیانگر دو نکته بسیار مهم است. نکته نخست شامل فقدان رفتار حرفه‎ ای در میان کارمندان است. برندهای بزرگ همیشه از کارمندانشان انتظار رفتار حرفه ‎ای دارند بنابراین شما در صورت ناتوانی برای ارائه کیفیت حرفه‎ ای در رفتارتان در دنیای کسب و کار با مشکلات بسیار زیادی مواجه خواهید شد. نکته بعد مربوط به غفلت برندها از بیان دقیق انتظارات ‎شان پیرامون همکاری کارمندان است.

وقتی ما انتظارات اساسی برندمان نسبت به رفتار حرفه ‎ای اعضا را مشخص سازیم، دیگر نیازی به نگرانی پیرامون نحوه فعالیت آنها نخواهد بود. اغلب کارمندان به سرعت با هنجارهای موردنظر شرکت ‎شان سازگار میشوند بنابراین ما در وهله نخست باید نسبت به اعلام دیدگاه موردنظر اقدام نماییم.

10. عدم احساس امنیت روانی

دورکاری مشکلات بسیار زیادی از نظر فشار روانی بر روی اعضای شرکت دارد . برخی از تیم ‎های کاری در دوران کرونا به طور کامل توانایی فعالیت را از دست داده‎ اند. نتیجه این امر کاهش شدید بهره‎ وری برندها و ناتوانی برای سودآوری است. مشاهده ورشکستگی شمار بالایی از کسب و کارها در دوران کنونی به خوبی بیانگر موضوع موردنظر است.

اگر شما به عنوان یک شرکت در دوران دورکاری مایل به تجربه شکست و کاهش شدید سود نیستید، باید نسبت به ایجاد احساس امنیت روانی در کارمندانتان اقدام نمایید. وقتی کارمندان به طور مداوم با ترس از اخراج و بیکاری مواجه هستند، توانایی تاثیرگذاری مناسب بر روی مخاطب هدف و مشتریان را نخواهند داشت. این نکته نوعی عامل مشترک در ناکامی تمام برندها محسوب می ‎شود.

مطلب مرتبط: تقویت روحیه کارمندان در ایام دورکاری کرونا

ایجاد احساس امنیت روانی به سادگی امکان‎پذیر نیست. برندها باید شناخت درستی از کارمندانشان داشته باشند. این امر در کنار فهم درست دغدغه کارمندان اهمیت بسیار زیادی برای تاثیرگذاری بر روی آنها خواهد داشت. وقتی ما دغدغه کارمندانمان را به خوبی متوجه شویم، اعتماد آنها به ما بیشتر خواهد شد. این امر در دوران کرونا اهمیت بسیار زیادی برای فعالیت مناسب دارد. هرچه توانایی ما برای ایجاد امنیت روانی در کارمندان بیشتر شود، آینده مطمئن و پایدار برندمان بهتر تضمین خواهد شد.

11. عدم قدردانی و تشویق همکاران در تیم‎ های شرکت

وقتی اعضای شرکت عملکرد مناسبی در زمینه فعالیت گروهی یا انجام وظایف شان دارند، باید مورد تشویق قرار گیرند. گاهی اوقات اعضای شرکت تمایلی برای قدردانی از اعضای فعال و کوشا نشان نمی‎ دهند. این امر نشانه ‎ای از وجود اختلافات درونی میان کارمندان است. شاید مدیران تا ماهها نسبت به اختلاف نظر و مشکلات میان کارمندان اطلاعی کسب نکنند، اما این امر به معنای فقدان چنین مشکلاتی نیست. وظیفه شما به عنوان مدیر یک بخش شناسایی سریع مشکلات میان کارمندان است. ما برای انجام این وظیفه مهم باید رابطه نزدیکی با کارمندان داشته باشیم. در غیر این صورت فرآیند تاثیرگذاری بر روی کارمندان بسیار دشوار خواهد شد.

برخی از شرکت‎ ها به دلیل اختلافات درونی کارمندان با هم تا مدت ‎ها روند پیشرفت و توسعه کندی را تجربه می ‎کنند. نکته جالب اینکه اغلب مشکلات مورد نظر به راحتی با دخالت تیم مدیریتی قابل حل و فصل است. مسئله مهم در این میان ناتوانی اعضای ارشد تیم مدیریت برای فهم سریع مشکلات است. نتیجه امر اینکه اعضای هیئت مدیره توانایی تاثیرگذاری بر روی مشکلات و رفع‎ شان را نخواهند داشت. این امر در بلند مدت سرنوشت برندها را به شدت تخت تاثیر قرار خواهد داد.

راهکار موردنظر ما برای حل و فصل مشکلات رابطه صمیمی و نزدیک میان مدیران و اعضای تیم‎ های کاری است . وقتی رابطه میان مدیران و کارمندان بسیار مطلوب باشد، به اشتراک‎ گذاری اختلافات امری عادی خواهد بود. بسیاری از اوقات کارمندان به دلیل نگرانی پیرامون نتایج بیان اختلافات‎ شان تا مدت ها به صورت مخفی آن را ادامه می ‎دهند. اگر فرهنگ شرکت ما بیان اختلافات را به رسمیت بشناسد، کار برای حل و فصل آنها بسیار ساده‎ تر خواهد شد بنابراین وظیفه مدیرعامل شرکت بیان دقیق فرهنگ شرکت و تاکید بر روی بیان صریح و واضح اختلافات کارمندان است.

12. دوباره ‎کاری مدیران ارشد

تشکیل تیم ‎های کاری بدون تعیین مدیر مسئول برای هر بخش امکان ‎پذیر نیست. هر مدیر ارشد باید تمام جزییات فعالیت تیمش را زیر نظر داشته باشد. وظیفه اصلی آنها شرکت مستقیم در پیشبرد پروژه‎ ها نیست. نکته جالب در این میان تمایل بسیار بالای برخی از مدیران برای دخالت در فعالیت کارمندان است و نتیجه نهایی این امر ناتوانی اعضای شرکت برای انجام درست وظایفشان است. وقتی یک مدیر همیشه در تلاش برای ورود بی‎ مقدمه به کار دیگران باشد، هیچ پروژه ‎ای به خوبی پیش نخواهد رفت.

توصیه ما در این بخش ایجاد بسترهای ارتباطی میان اعضای تیم‎ های کاری و بخش مدیریت ارشد است. این امر امکان بیان نظارت و پیشگیری از دخالت ‎های بی مورد در کار کارمندان را فراهم خواهد کرد. ما باید برخورد مناسبی با مدیران علاقه‎ مند برای دخالت در کار کارمندان داشته باشیم. آنها در هر صورت اعضای مهم شرکت هستند. نکته مهم بیان انتظارات برندمان از نقش ‎آفرینی آنها در قالب سازمانی است.

مطلب مرتبط: اهمیت دورکاری در دنیای امروز

13. کاغذ بازی ‎های اضافی

وقتی ما در تلاش برای دورکاری و مدیریت آن هستیم، باید نسبت به کاهش کاغذ بازی ‎های اضافی اقدام کنیم. بی‎ تردید پیگیری برخی از پروژه‎ ها نیازمند همکاری نزدیک میان بخش ‎های مختلف شرکت است. این امر بدون توجه به شرایط دشوار ارتباط میان اعضای شرکت غیر ممکن خواهد بود. ما باید همیشه نسبت به ساده‎ سازی فرآیند کسب و کار حساسیت نشان دهیم. یکی از نکات مهم در این میان نحوه تعامل میان اعضای مختلف شرکت است. وقتی کاغذ بازی‎ های زیادی در زمینه پیگیری اداری طرح‎ ها و ایده ‎ها وجود داشته باشد، تمایل اعضای شرکت برای مشارکت کم خواهد شد بنابراین هدف اصلی ما باید کاهش کاغذ بازی ‎های اداری باشد.