تقویت روحیه کارمندان در ایام دورکاری کرونا

مدیران در کسب و کارهای مختلف توانایی بالایی برای بهبود روحیه کارمندان در شرایط مختلف دارند. بسیاری از تیم های کارمندی به طور مداوم درگیر فرآیندهای استرس‏آور و ناامیدی مداوم هستند. اگر برندها قصد موفقیت در چنین فضایی را دارند، باید نکات منفی مدنظر کارمندان را مدیریت کنند. بی‏تردید مدیریت روحیه کارمندان در شرایط عادی کسب و کار بسیار ساده تر از موقعیت دورکاری است. ویروس کرونا نحوه فعالیت بسیاری از برندها را دستخوش تغییر کرده است. براساس پیش‏بینی نهادهای بهداشتی خلاصی از شرایط کنونی در کوتاه‏مدت امکانپذیر نیست بنابراین برندها باید آمادگی فعالیت در چنین شرایطی را داشته باشند.

حفظ روحیه کارمندان حتی در دوران دورکاری اهمیت بسیار زیادی دارد. ما در این مقاله نگاهی به شیوه های مدیریت روحیه کارمندان از سوی برخی از کارآفرینان برجسته خواهیم انداخت. به این ترتیب فرآیند تعامل بهینه با کارمندان در شرایط دورکاری ساده تر خواهد شد.

1. ضرورت فعالیت صادقانه و حفظ روابط نزدیک

جید توماس: مدیر داخلی موسسه Pure Commercial Finance

مدیران شرکت ها در شرایط کنونی باید صداقت را سرلوحه کارشان قرار دهند. وضعیت کنونی به اندازه کافی گیج‏کننده و عجیب است بنابراین مدیران نباید موجب پیچیدگی بیشتر شرایط شوند. بسیاری از شرکت ها استفاده از شرایط دورکاری برای ادامه فعالیت را مدنظر قرار داده اند. روابط مجازی در شرایط کنونی به اندازه عرصه واقعی کسب و کار و دیدارهای رو در رو راضی‏ کننده نیست. نکته مهم در این میان تلاش مدیران برای حفظ ارتباط نزدیک با کارمندان است. این نکته در شرایط عادی کسب و کار بسیار ساده قابل دسترسی خواهد بود، با این حال اکنون نیازمند سعی و تلاش بیشتری است.

مطلب مرتبط: ابزارهای اساسی برای دورکاری در دوران کرونا

توصیه من در این بخش اختصاص دقایق پایانی دورکاری به بحث با کارمندان درباره مشکلات موجود یا نارضایتی های شان است. چنین عملی موجب آگاهی از مشکلات کارمندان و امکان ساماندهی مجموعه ای از اقدامات برای کاهش آنها خواهد شد.

2. مزیت های ارتباط تصویری آنلاین

اسکات جونز: مدیر ارشد موسسه ایلوستریت دیجیتال

اغلب ما به اندازه کافی برای استفاده از سرویس های تماس تصویری خوش‏شانس هستیم. این فناوری مزیت های بسیار زیادی در شرایط شیوع کرونا دارد. وقتی ما ارتباط تصویری، حتی مجازی، با یکدیگر داشته باشیم، امکان فهم منظور اصلی همدیگر راحت تر خواهد بود. همچنین مدیران برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان نیازمند ارتباط تصویری هستند. اگر شرکت شما از سرویس های ارتباط تصویری مناسب استفاده نمی کند، باید هرچه سریع تر نسبت به خرید یا تهیه یکی از آنها اقدام کنید.

مدیریت پروژه های کاری با استفاده از سیستم های ارتباط تصویری کار ساده ای خواهد بود. اگر برند ما در زمینه مدیریت پروژه ها فقط بر تماس صوتی اتکا داشته باشد، بسیاری از طرح ها در مدت زمانی طولانی ساماندهی خواهد شد. ارتباط تصویری باکیفیت تیم های مختلف کارمندان امکان کسب نتایج بهتر را چند برابر می سازد.

3. ضرورت توجه به تعطیلات کاری

گما بنکس: مدیر ارشد موسسه کانکت اسیست

روحیه‎بخشی به کارمندان در شرایط دورکاری دارای اهمیت زیادی است. بسیاری از افراد در طول روز با ساعت های متمادی کار خسته می شوند. این نکته وقتی ما در خانه حضور داریم، بیش از هر زمان دیگری حس خواهد شد بنابراین ما باید به دنبال راهکاری برای ایجاد روحیه مناسب در کارمندان باشیم. توصیه من اختصاص یک روز خاص در ماه برای سرگرمی دسته‏جمعی کارمندان است. امروزه سرگرمی های آنلاین بسیار جذابی در سطح اینترنت وجود دارد. استفاده از یک یا چند سرگرمی آنلاین در یک روز خاص نقش مهمی در بهبود انگیزه کارمندان خواهد داشت.

برخی از مدیران به دلیل تلقی ساده‏ انگارانه از شرایط دورکاری اجازه مرخصی به کارمندان را نمی دهند. نکته مهم در این میان ارزیابی یکسان از شرایط کاری واقعی و دورکاری است. فقط در این صورت ما امکان برنامه‏ریزی درست برای ارتقای سطح عملکرد کارمندان مان را خواهیم داشت. تمام افراد پس از مدت زمان طولانی کار و تلاش نیازمند استراحت هستند بنابراین ما نباید زمان موردنظر را از کارمندان دریغ کنیم.

برگزاری جلسات عمومی و خصوصی با کارمندان به منظور پیگیری وضعیت شان گزینه جذابی است. این امر اهمیت آنها از دیدگاه مدیریتی شرکت را نشان می دهد. اغلب کارمندان در شرایط کنونی به دلیل فقدان توجه کافی برندها انگیزه شان را از دست می دهند بنابراین ما در چنین شرایطی با اندکی توجه بیشتر به کارمندان امکان مدیریت بهینه آنها را خواهیم داشت.

4. ایجاد فضای ارتباطی برای کارمندان

نیکولا لویس: مدیر بخش حسابداری موسسه بازاریابی لیبرتی

فعالیت در شرایط شیوع کرونا دشواری های خاص خود را دارد. شرکت ما با راه‏اندازی سامانه چت آنلاین کاربران فرصت مناسبی برای خوش و بش روزمره و به اشتراک‏گذاری ایده های جذاب فراهم کرده است. بسیاری از کارمندان در طول روز عادت به شوخی و صحبت با یکدیگر دارند. اکنون در شرایط دورکاری بسیاری از نکات موردنظر توانایی تحقق ندارد. وظیفه ما در این میان ساده سازی حداکثری شرایط برای کارمندان است. سیستم های چت آنلاین یکی از صدها گزینه در دسترس برندها برای ساده‏سازی شرایط هستند. اگر شما بودجه کافی برای راه‏اندازی سیستم منحصر به فرد برندتان را ندارید، استفاده از پیام‏رسان های عمومی نیز منطقی خواهد بود.

5. ضرورت هماهنگ‏سازی ارتباط میان بخش های مختلف

آلیس گریوز: طراح استراتژی شرکت Happy Beds

طبقه‏ بندی گروه های چت کارمندان براساس تیم شان کاربرد بسیار زیادی دارد. اغلب افراد در چت های عمومی انگیزه کافی برای بحث و تبادل نظر ندارند. دلیل این امر تخصص و سلیقه متفاوت افراد حاضر در گروه است. ایده ما برای افزایش کارایی فضای چت و تعامل میان کارمندان طبقه‏بندی آن براساس تیم های مختلف شرکت است. به این ترتیب اعضای بخش بازاریابی و روابط عمومی دارای گروه های جداگانه ای هستند.

مطلب مرتبط: اهمیت دورکاری در دنیای امروز

بدون شک نقد اساسی به جداسازی گروه های مرتبط به تیم های مختلف اختلال در ارتباط میان آنهاست. هر تیم کسب و کار نیازمند ارتباط موثر با سایر بخش هاست. در غیر این صورت امکان فعالیت مناسب در قالب یک سازمان منسجم سلب خواهد شد. شرکت ما برای ایجاد چنین همکاری از مدیران هر بخش کمک می گیرد. به این ترتیب تمام مدیران ارشد در یک گروه واحد عضویت دارند. آنها وظیفه تبادل اطلاعات و ایجاد هماهنگی های لازم را خواهند داشت. به این ترتیب دیگر مشکلی در زمینه هماهنگ‏سازی فرآیندهای میان بخش های مختلف شرکت وجود نخواهد داشت.