افزایش کارایی روزمره با کار کمتر

زمان عنصر مهمی در زندگی روزمره محسوب می شود؛ آنقدر مهم که انواع تقویم، اپ های برنامه ریز و همینطور ساعت هایی با دقت چند صدم ثانیه دم دست من و شما قرار دارد. در این بین اغلب مردم دوست دارند به جای محل کار وقت باارزش شان را کنار خانواده یا جمع دوستان بگذرانند. هرچه باشد تحمل چندین ساعت کار پشت سر هم برای هیچ کس راحت نیست؛ به ویژه اگر حتی کوچک ترین علاقه ای به کارتان هم نداشته باشید!

کارآفرینان سراسر دنیا معمولا حتی سر یک موضوع کوچک هم به توافق نمی رسند، اما اغلب شان تردیدی ندارند که کار کمتر بهترین پدیده دنیاست. شما را نمی دانم، ولی من که ترجیح می دهم به جای هشت ساعت کار روزمره، فقط یکی دو ساعت اول روز را مشغول دغدغه های کاری باشم و بعد هم بروم دنبال زندگی خودم. البته این وسط یک مشکل کوچک خودنمایی می کند؛ اینکه زندگی همیشه قرار نیست مطابق میل ما پیش برود. تصور اغلب مردم از کارآفرینی انبوهی از کارهای مختلف و ساعت های کاری بی نهایت طولانی است. راستش را بخواهید این برداشت تا حدودی درست است، اما مگر می شود زیر این همه فشار دوام آورد؟ آیا واقعا راهی برای خلاصی از شر کار طولانی بدون لطمه زدن به کارایی روزمره نیست؟ 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم برای هر سوالی در دنیای کسب و کار یک جواب درست و حسابی دم دست است؛ حتی اگر این سوال کمتر کار کردن باشد. اگر شما همیشه آرزوی فرمولی جادویی برای کار کمتر و صدالبته نتایج بهتر را داشتید، حالا دیگر وقت تبدیل آرزوها به واقعیت است. ما در این مقاله قصد داریم تکنیک هایی برای کار کمتر، چه از نظر زمانی و چه از نظر سختی، را زیر ذره بین ببریم. اینطوری حتی اگر شما نتوانید ساعت های طولانی کارتان را کم کنید، دست‎کم فشار کمتری روی شانه های تان خواهد بود. 

مطلب مرتبط: افزایش کارایی کارمندان در محل کار در 3 گام

تکنیک هایی برای کارایی با چاشنی کار کمتر

خیلی از کارآفرینان فکر می کنند مدیتیشن دوای همه دردهای زندگی است. انگار که مشکلات مربوط به کاهش فروش شرکت یا سختی های پیدا کردن یک سهامدار جدید با چند تا نفس عمیق حل و فصل می شود. شاید یوگا یا بقیه ورزش های اینچنینی کمی خیال تان را راحت کند، اما هیچ وقت مسئله را حل نمی کند. ما در این مقاله قصد داریم به جای پاک کردن صورت مسئله سراغ یک فرمول کلیدی برای حل آن برویم. پس منتظر چه هستید؟ آب دست تان است زمین بگذارید تا کارمان را شروع کنیم. 

طراحی فهرست کارها

آدم تا وقتی کار رسمی ندارد، کل روز تحت کنترلش خواهد بود. شما می توانید صبح ها به خرید رفته و بعد هم تا آخر شب با دوستان تان بیرون باشید. با این حال وقتی وارد دنیای کارآفرینی می شوید دیگر ماجرا فرق دارد. خیلی از کارآفرینان تمام صبح و عصرشان را در شرکت سپری می کنند. با این حساب بد نیست برای همین زمان محدودی که متعلق به دنیای رقابتی کسب و کار است، کمی برنامه ریزی کنید. هرچه باشد موفقیت در بازار همینطور شانسی نیست!

توصیه ما در این بخش تهیه یک فهرست از کارهای روزمره است. اگر شما از آن دست کارآفرینانی هستید که تازه هر روز صبح به کارهای موردنیاز فکر می کنید، بی شک تا حالا کلی از زمان با ارزش تان را از دست داده اید. این کار نه تنها شما را حسابی از بقیه عقب می اندازد، بلکه کم کم روحیه تان را هم با خاک یکسان خواهد کرد. کافی است حتی یک دقیقه هم که شده به این فکر کنید که همه همکاران یا دوستان تان در بازار حسابی پیشرفت کرده اند و شما هنوز اندر خم یک کوچه اید. 

بی شک همه مردم اهمیت تهیه یک فهرست دقیق از کارهای روزمره را فوت آب هستند. مشکل اصلی این وسط پیدا کردن کارهایی است که واقعا ارزش ثبت در چنین لیستی را داشته باشد. ماجرا سخت شد، نه؟

تکنیک ما در این بخش بر روی تقسیم بندی کارها براساس بازه های زمانی است. فرض کنید شما مسئول تیم فروش یک شرکت هستید. در این صورت احتمالا کلی هدف کوتاه و بلندمدت برای تان تعریف شده است. کارهای شما باید براساس این اهداف طراحی شود. مثلا همه فعالیت های این هفته تان باید به اهداف کوتاه مدت اختصاص یابد. در عوض رسیدگی به اهداف بلندمدت باید میان هفته های آینده تقسیم گردد. اینطوری شما یک برنامه دقیق از صفر تا صد مسیر کاری تان خواهید داشت. 

خیلی از کارآفرینان فکر می کنند باید یک شبه راه 100 ساله را طی کنند. چنین برنامه هایی هر چقدر هم با شور و هیجان شروع شود، دست آخر فقط به شکستی بزرگ ختم خواهد شد. دلیل آن هم واضح است؛ نه شما توانایی مدیریت این همه کار را دارید، نه حتی دنیای کسب و کار مثل بازی های کامپیوتری است که با چند تا کد تقلب بشود همه چیز را سر و سامان داد. در عوض شما به عنوان کارآفرین درگیر یک بازی طولانی هستید. پس به جای اینکه الکی به خودتان فشار بیاورید، کارتان را کمتر کرده و در عوض تداوم آن را بیشتر کنید. به زبان خودمانی، شما به جای اینکه نقش یک خرگوش زرنگ را بازی کنید که مسابقه را با سرعت زیاد شروع می کند، باید همان لاک پشتی باشید که تا آخرین لحظه دست از تلاش برنمی دارد و صدالبته خیلی هم به خودش فشار نمی آورد. 

آخرین نکته ای که اینجا باید بدان اشاره کنیم، تیک زدن جلوی هر کاری است که در طول روز یا ماه انجامش می دهید. باور کنید یا نه، تیک زدن کارها طوری به آدم احساس قدرت می دهد که انگار قله قاف را فتح کرده است. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا کارهای تان را فهرست کرده و بعد از انجام هر کدام کیفِ تیک زدن شان را ببرید.

مطلب مرتبط: زمینه سازی برای افزایش کارایی کارمندان

بعضی کارها را رها کنید!

کمپانی های بزرگ اتومبیل سازی در طول زمان خیلی از قطعات به درد نخور محصولات شان را دور می ریزند. این کار هم برای طراحی کابین های بزرگتر و هم کاهش مصرف سوخت ضروری است. خب اگر قرار بود هنوز هم ماشین ها به سبک دهه 50 میلادی تولید شوند، حتی اسم بردن از مسابقات فرمول یک هم مسخره به نظر می رسید، مگر نه؟

این روزها دنیای کارآفرینی بیش از هر زمان دیگری شبیه مسابقه رانندگی شده است. همانطور که در یک پیست مسابقه فقط ماشین های پرسرعت و بی نقص شانس قهرمانی دارند، شما هم باید اتومبیل کسب و کارتان را حسابی سر حال نگه دارید. اشتباه نکنید، ما اصلا از بحث خارج نشده ایم. در عوض همه منظورمان کنار گذاشتن کارهایی است که هیچ فایده ای برای تان ندارد. خیلی از کارآفرینان در طول روز کارهایی انجام می دهند که دیگر تاریخ مصرف شان تمام شده است. مثلا اگر شما هم نیم ساعت اول روز کاری تان را به ورق زدن مجلات می گذرانید، باید در وضعیت تان تجدیدنظر کنید. بهترین ساعت برای شروع با انگیزه کار همان اول صبح است. حالا اگر شما به جای کارآفرینی سراغ یک تفریح معمولی بروید، عملا با سطح انرژی پایین تری روزتان را شروع خواهید کرد. 

بی شک همه کارهای روزمره مثل سر و کله زدن با مجلات نیست. بنابراین شما یک فرمول دقیق تر برای کارتان لازم دارید. هرچه باشد حذف کردن فعالیت های روزمره به این سادگی ها نیست؛ مخصوصا اگر کاملا به آنها عادت هم کرده باشید. آن وقت باید با کلی مکافات دنبال ترک عادت های قدیمی تان بروید. البته ما در روزنامه فرصت امروز راه حل ساده تری برای تان کنار گذاشته ایم. کافی است رُک و پوست کنده به این سوال جواب دهید: واقعا این کار ارزش وقتم را دارد؟

شاید فکر کنید سوال بالا خیلی آماتور است، اما وقتی برای چند دقیقه به آن فکر کنید ماجرا کاملا عوض می شود. خیلی از کارهای روزمره نه تنها کمکی به کارآفرینان نمی کند، بلکه الکی خسته شان هم خواهد کرد. فرقی ندارد این کار حرف زدن زیاد با تلفن باشد یا برگزاری جلسات متعدد و کاملا غیرضروری؛ در هر صورت شما باید خیلی زود با این سوال همه کارهای تان را زیر تیغ نقد برده و از شر موارد بی خود خلاص شوید. فقط اینطوری شانسی برای کارآفرینی استاندارد خواهید داشت. 

قبول دارم رها کردن خُرده‎ کاری ‎هایی که سال هاست بدان عادت کرده اید، اصلا راحت نیست. با این حال شما باید میان موفقیت درازمدت و درجا زدن یکی را انتخاب کنید. اگر انتخاب تان گزینه اول است، باید همین حالا آستین تان را بالا زده و شروع به حذف کارهای غیرضرروی کنید. 

استفاده از کمک دیگران

اگر عرصه کسب و کار را شبیه یک بازی بدانیم، آن وقت باید گفت همه چیز بر مدار کار تیمی پیش می رود. شما قرار نیست مثل رونالدینیو یک تنه همه را دریبل کرده و بعد هم تبدیل به قهرمان طرفداران شوید. در عوض این کار تیمی و مشارکت با بقیه اعضای شرکت است که گل طلایی را به بار می آورد. پس اگر فکر می کنید به تنهایی از پس بعضی کارها برنمی آیید، باید خیلی زود به فکر کمک دیگران باشید. 

کارآفرینان بزرگ همیشه یک تیم درجه یک کنارشان دارند تا در مواقع حساس به دادشان برسند. شما هر چقدر هم که مهارت های متنوعی درباره حوزه های کاری داشته باشید، باز هم مشکلاتی هستند که حتی تا حالا به آنها فکر هم نکرده اید. به همین خاطر معمولا در برندهای بزرگ تمرکز اصلی بر روی استخدام نیروی کار با مهارت های متنوع قرار دارد. اینطوری دیگر خبری از بحران های عجیب و غریب به هنگام مواجهه با مشکلات نخواهد بود. 

مطلب مرتبط: افزایش کارایی کارمندان

شاید فکر کنید کمک گرفتن از دیگران یا واگذاری مسئولیت کارها به آنها یکی از ساده ترین کارهای دنیاست، اما همیشه کارآفرینانی هستند که از این کار متنفر باشند. احتمالا شما هم تا حالا تجربه همکاری با مدیری که وسواس شدیدی برای انجام همه کارها بدون دخالت بقیه دارد، داشته اید. آن وقت حتی اگر شما یک پر کاه هم در پروژه جا به جا کنید، خیلی زود با شکایت های بی پایان آنها رو به رو خواهید شد. 

اگر شما هم مثل ماجرای بالا همیشه دوست دارید تنها قهرمان ماجرا باشید، باید خیلی زود فکری به حال وسواس تان کنید. وگرنه هفته ها هم بدون توقف کار کنید بازهم سر خانه اول خواهید بود. فرمول ما در این بخش مثل روش های درمانی روانشناس هاست. اینکه کم کم عادت تکروی تان را کنار بگذارید، خیلی بهتر از کارهای ناگهانی خواهد بود. پس برای تبدیل شدن به یک کارآفرین گروهی خیلی عجله نکنید. در عوض کم کم اوضاع را بهتر کرده و خودتان را از شر کار زیاد و بی فایده خلاص کنید. 

جواب دادن به همه را متوقف کنید

این روزها به غیر از ویکی پدیا دیگر هیچ کس جوابی برای همه سوالات مردم ندارد. حتی استادهای دانشگاه هم گاهی اوقات برای پیدا کردن جواب سراغ اینترنت می روند. با این حساب شما نباید خودتان را برای راهنمایی تک تک اعضای شرکت یا مشتریان به زحمت بیندازید. البته منظور ما در رفتن از زیر کار نیست. در عوض باید باید فقط در حوزه تخصصی تان جواب مشتریان را بدهید. یادتان باشد این روزها مردم خیلی زرنگتر از این حرف ها هستند که بتوانید با جواب های الکی دست به سرشان کنید. پس اگر فکر کرده اید هر جوابی را از شما قبول می کنند، سخت دراشتباهید. در عوض باید کمی رفتارتان را حرفه ای ‎تر کنید. بله درست شنیدید، حرفه ای‎ تر!

کارآفرینان بزرگ هیچ وقت ادعایی برای پیدا کردن راه حل تک تک مشکلات مردم دنیا ندارند. در عوض آنها فقط به فکر یک راه جزئی برای بهبود زندگی مردم هستند. همین کار محدود هم باعث محبوبیت دیوانه کننده شان می شود. اگر قرار بود کسی مثل استیو جابز حتی به کوچک ترین مشکلات مردم هم فکر کند، احتمالا هیچ وقت فرصتی برای معرفی گوشی های هوشمند را پیدا نمی کرد. به علاوه، کلی از وقتش هم الکی هدر می رفت. 

ما در روزنامه فرصت امروز باور داریم کارآفرینان باید بیشتر از اینکه دنبال خودنمایی باشند، به مدیریت وقت شان اهمیت دهند. پس از این به بعد به جای اینکه خودتان را درگیر هزارتوی بی پایان سوالات عالم و آدم کنید، به فکر انجام هرچه سریع تر کارها باشید. اینطوری هم وقت بیشتری برای حضور کنار خانواده تان خواهید داشت، هم اینکه از شدت خستگی به محض رسیدن به خانه خواب تان نمی برد. 

خداحافظی با عوامل حواسپرتی

کار با گوشی های هوشمند یا گپ و گفت های دوستانه جزو بهترین تفریح های دنیاست، اما نه وقتی سر کار هستید. محل کار مخصوص رقابت و جست وجوی موفقیت های تجاری است. بنابراین اگر آن را با یک نوع بازی دوستانه اشتباه بگیرید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود. توصیه ما در این بخش برای افزایش کارایی همراه با کار کمتر بی نهایت روشن است؛ فقط باید چند ساعتی هم که شده دور هر چیزی که حواس تان را پرت می کند، خط بکشید. بی شک این توصیه برای هر کسی یک معنای متفاوت دارد. مثلا اگر شما همیشه گوشی به دست هستید، شاید همکارتان روزش بدون چرخ زدن در یوتیوب شب نشود. همه این تفریح ها برای ساعت های فراغت بی نهایت عالی است، اما وقتی پای کسب و کار وسط باشد، دیگر جایی برای شوخی باقی نمی ماند. 

مطلب مرتبط: کسب سود بیشتر با افزایش کارایی خدمات شرکت

ایجاد تعادل میان کار و تفریح مهمترین گام در کاهش ساعت های کاری طولانی است. خیلی از کارآفرینان اگرچه روزی 10 ساعت سرکار هستند، اما عملا نیمی از این زمان را همینطور الکی تلف می کنند. اگر شما بتوانید به جای چنین کاری همان پنج ساعت در روز را با تمام تمرکز کار کنید، آخر ماه نتیجه بسیار بهتری خواهید دید. 

منابع:

https://medium.com

https://blog.hubspot.com