تعامل بخش های درون سازمان: یک نقشه راه

سازمان ها مجموعه ای از بخش ‎ها و واحدهای مختلف هستند که برای رسیدن به یک یا چند هدف مشترک با یکدیگر همکاری می کنند. نحوه تعامل این بخش ها با یکدیگر می تواند نقش مهمی در موفقیت یا شکست سازمان ایفا کند. خب وقتی بخش های مختلف شرکت هماهنگی پایینی با هم داشته باشند، اصلا نباید انتظار حضور مشتریان کاملا راضی داشت.

احتمالا شما هم تجربه کار در شرکت هایی را دارید که هیچ درکی از همکاری و تعامل میان بخش های مختلف سازمان ندارند. در این شرایط خود مدیران هر بخش یا حتی کارمندان باید به فکر بهبود اوضاع باشند. تازه اگر شانس بیاورند و در نهایت این روند به سودشان تمام شود. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم روابط میان کسب و کارهای مختلف تنها عامل موفقیت در بازار نیست. شما تا وقتی تکلیف درون شرکت را روشن نکرده باشید، تمام تلاش های تان با شکست همراه خواهد شد. این دقیقا همان عاملی است که باید شما را به سوی فعالیت بهتر سوق دهد. البته بدون یک نقشه راهنما چنین هدفی هیچ شانسی برای تحقق ندارد. به همین خاطر ما در این مقاله قصد داریم برخی از نکات کلیدی درباره طراحی الگوی همکاری میان بخش های مختلف شرکت را زیر ذره بین ببریم. اگر شما هم فکر می کنید وضعیت درونی شرکت ها مهمتر از روابط خارجی شان است، این مقاله حرف های زیادی برای تان خواهد داشت. پس با ما همراه باشید تا برخی از مهمترین نکات در این راستا را بررسی کنیم. 

عوامل موثر بر الگوهای تعامل بخش ها

قبل از اینکه با عجله سراغ بخش اصلی ماجرا برویم، باید خودمان را کمی آماده کنیم. خب ورزشکارهای حرفه ای هم قبل از اینکه در یک مسابقه رسمی شرکت کنند، کمی تمرین سبک انجام می دهند، مگر نه؟ 

مطلب مرتبط: چگونه تعامل با کارمندان مان را بهینه سازی کنیم؟

به نظر شما چه عواملی در تعامل میان بخش های یک شرکت تاثیرگذار است؟ قبول دارم این از آن دست سوالاتی است که هر کسی جواب خاص خودش را بدان می دهد، اما باید یک نقطه مشترکی در میان بحث های مختلف باشد، مگر نه؟ ما در ادامه سعی می کنیم برخی از نکات مشترک در همه حوزه ها را بررسی کنیم.

فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی، مجموعه ای از ارزش ها، باورها و انتظارات حاکم در یک سازمان است. مثلا سازمانی را در نظر بگیرید که در آن وقت شناسی اولویت اساسی دارد. در این صورت احتمالا هر بخشی که در زمینه تحویل به موقع پروژه ها ضعیف تر عمل کند، نهایتا بودجه کمتری دریافت خواهد کرد. 

فرهنگ سازمانی می تواند تاثیر زیادی بر نحوه تعامل بخش های گوناگون شرکت داشته باشد. به عنوان مثال، در یک سازمان با فرهنگ همکاری، بخش ها بیشتر تمایل دارند که با یکدیگر همکاری کنند. به طور مشابه، انتظار تیم مدیریت نیز همکاری نزدیک میان بخش های گوناگون و همچنین کارمندان است. 

در سناریوی بالا مشکل از جایی شروع می شود که میان فرهنگ سازمانی و الگوی فعالیت هر بخش تضاد به وجود می آید. در این صورت جنگ و دعوایی بی پایان در داخل شرکت به راه می افتاد که معمولا هیچ برنده ای هم ندارد. 

در ادامه، به بررسی تاثیر فرهنگ سازمانی بر الگوهای تعامل بخش ‎های شرکت می پردازیم.

1.    فرهنگ همکاری

در یک سازمان با فرهنگ همکاری، بخش ها تمایل دارند که با یکدیگر همکاری کنند و اطلاعات و منابع را به طور آزادانه به اشتراک بگذارند. این امر باعث می ‎شود هر بخش بتواند به طور موثر به اهداف خود برسد. 

اگر دقت کرده باشید گاهی اوقات اطلاعات مورد نیاز یکی از دپارتمان ها عملا با بخشی دیگر ارتباط پیدا می کند. اجازه دهید از یک مثال ساده استفاده کنیم؛ بخش بازاریابی و فروش معمولا چنین وضعیتی دارند. به طوری که اطلاعات هر بخش به درد بخش دیگر نیز می خورد. به همین خاطر همکاری میان دپارتمان ها نقش کلیدی در موفقیت هر کدام خواهد داشت. 

یکی از ساده ترین مثال های دم دستی درباره همکاری میان بخش های مختلف در تیم های ورزشی به چشم می خورد. مثلا تیمی مثل لس آنجلس لیکرز در لیگ حرفه ای NBA اگر به لطف هماهنگی بخش های مختلف از جمله بازیکنان، کادر فنی و بخش مدیریت نبود، هیچ وقت به موفقیت های فعلی اش دست پیدا نمی کرد. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز بر روی تلاش بی پایان کسب و کارها برای هماهنگی تاکید داریم.

2.    فرهنگ رقابتی

در یک سازمان با فرهنگ رقابتی، بخش ها ممکن است با یکدیگر رقابت کنند یا حتی با یکدیگر همکاری نکنند. این امر می تواند منجر به اختلال در عملکرد سازمان و کاهش بهره وری شود.

خب اگر فکر کرده اید الگوی همکاری تنها روند منطقی و مناسب برای کسب و کارهاست، سخت دراشتباهید. گاهی اوقات مدیران برای ترغیب کارکنان یا دپارتمان ها به فعالیت بهتر عملا رقابت را میان شان تقویت می کنند.

شاید رقابت در کوتاه مدت نقش مهمی در موفقیت کسب و کارها داشته باشد، اما یادتان نرود هیچ وقت یک استراتژی پایدار نیست؛ چراکه به مرور زمان فرصت های توسعه سازمانی را یکی پس از دیگری از شما خواهد گرفت. آن وقت شما می مانید و کلی مشتری ناراضی و صدالبته کارمندانی که هیچ کاری نمی توانند انجام دهند. 

توصیه ما در این بخش استفاده از عنصر رقابت به مثابه عاملی کوتاه مدت است. این امر به شما کمک خواهد کرد تا در مواقع بحرانی خیلی زود انگیزه فعالیت بهتر تیم تان را تقویت کنید.  با این حال اگر به دنبال یک راهبرد بلندمدت هستید، باید همیشه نیم نگاهی به مسئله همکاری بلندمدت برندتان داشته باشید، در غیر این صورت شکست ها یکی پس از دیگری از راه می رسند. 

مطلب مرتبط: تعامل و الهام بخشی به کارمندان در فضای غیر رسمی

ساختار سازمان

وقتی پای همکاری میان بخش های مختلف شرکت وسط باشد، الگوی هماهنگی میان آنها نیز مهم می شود. خب شما نمی توانید تیم مدیریت را از این بحث کنار گذاشته و باز هم به دنبال موفقیت های بی تکرار باشید.

 ساختار سازمانی در واقع شامل نحوه سازماندهی بخش ها و واحدهای مختلف یک سازمان است. ساختار سازمانی حاصل ایده ها و تفکرات تیم مدیریتی است. بنابراین بی توجهی به این وظیفه مهم از همان گام اول شرکت را با مشکلات زیادی رو به رو خواهد کرد. 

امروزه در برخی از کسب و کارها تیم مدیریتی فقط به مدیرعامل یا صاحب کسب و کار محدود می شود. در این صورت ساختار تصمیم گیری سرعت عمل بیشتری خواهد داشت، اما الزاما روابط میان بخش ها را منطقی و کاربردی طراحی نخواهد کرد. نکته مهم دیگری که باید بدان توجه کنید، مسئله استفاده از تجربیات دیگران است. اگر شما به هر دلیلی نتوانید از تجربیات دیگران استفاده درستی داشته باشید، فرآیند تصمیم گیری و چینش بخش های مختلف شرکت دچار اختلال خواهد شد. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم چینش درونی کسب و کارها باید به طور منطقی دنبال شود. 

ساختار سازمان به طور کلی در دو قالب بر روی وضعیت شرکت اثرگذار است. در ادامه این دو حالت را بررسی خواهیم کرد.

1.    ساختار متمرکز

در یک سازمان با ساختار متمرکز، قدرت و تصمیم گیری در دست یک گروه کوچک از افراد قرار دارد. این امر می ‎تواند منجر به این شود که بخش ها بیشتر از بالا به پایین با یکدیگر همکاری کنند.

خب وقتی شما در الگوی بالا به پایین دپارتمان ها را مدیریت می کنید، همیشه نمی توانید فرصتی برای آزادی عمل هر بخش تعریف کنید. این امر در بلندمدت انگیزه فعالیت و تلاش تیم ها را به شدت تحت تاثیر قرار می دهد.

باور کنید یا نه، کارمندان دیگر دوست ندارند صرفا برخی از دستورات یا اهداف از پیش تعیین شده را دنبال کنند. پس اگر دوست دارید کارمندان باسابقه و دارای مهارت تان را حفظ کنید، بد نیست به فکر ایجاد آزادی عمل برای آنها باشید. این نکته ای است که ما را به سوی بخش بعدی هدایت می کند. 

2.    ساختار غیرمتمرکز

در یک سازمان با ساختار غیرمتمرکز، قدرت و تصمیم گیری در اختیار بخش ها قرار دارد. مثلا تیم بازاریابی را در نظر بگیرید که به جای دستور گرفتن بی چون و چرا از مدیران ارشد خودش هم توانایی اثرگذاری بر روی مخاطب هدف را داشته باشد. در این صورت احتمالا اهداف بازاریابی دقیق و بهتری از سوی این تیم طراحی خواهد شد؛ چراکه بازاریاب ها معمولا درک دقیق تری از شرایط شرکت داشته و عملکرد بهتری در زمینه برنامه ریزی برای بخش تخصصی شان نشان می دهند. 

مطلب مرتبط: 6 ابزار فناوری ضروری برای بخش منابع انسانی شرکت تان

 قبول دارم مدیریت غیرمتمرکز برای کسانی که سال ها به الگوی متمرکز عادت کرده اند، بی نهایت سخت به نظر می رسد. خب در این صورت باید یادتان بماند که عدم تغییر همیشه به سودتان نیست. چه بسا گاهی اوقات همین امر مقدمات شکست های بزرگ برای برندتان را فراهم کند. توصیه ما در این رابطه بی نهایت ساده و صد البته تاثیرگذار است. برای شروع لازم نیست یکهو ساختار شرکت را کاملا نامتمرکز کنید . در عوض با تمرین های ساده شروع کرده و کم کم کارتان را توسعه دهید. اینطوری فرصت کافی برای عادت کردن به تغییرات خواهید داشت.

3.    رهبری تجاری

رهبری تجاری و مدیریت نقشی است که مدیران در تعامل بخش ها ایفا می کنند. انتظار اصلی از مدیران با تجربه کمک به تیم های مختلف شرکت برای عملکرد بهتر در چارچوب سازمان است. البته همین انتظار ساده نیز در قالب و شکل های مختلفی انجام می شود. پس طبیعی است که در این بخش نیز باید الگوهای گوناگون را از هم تفکیک کنیم. 

قبل از اینکه سراغ ادامه بحث برویم، سعی کنید الگوهای مختلف را براساس نیاز سازمانی و صدالبته تجربه شخصی تان در عرصه کسب و کار انتخاب کنید؛ چراکه هیچ الگوی یگانه ای برای موفقیت در بازار وجود ندارد. پس کمی خودتان را در این رابطه با آزادی عمل در نظر بگیرید. 

گاهی اوقات مدیران یک تنه وارد ماجرا شده و قبل از اینکه نیازی از سوی هر تیم باشد، خودشان مشغول کمک می شوند. بی شک در این حالت کارمندان امکان بهره گیری از تجربه و کمک فوری را دارند که حتی فکرش را هم نمی کردند. البته در این حالت همیشه اوضاع شما به طور مناسب پیش نخواهد رفت. مثلا سناریویی را در نظر بگیرید که تیم مورد نظر تمایلی به دخالت شما نداشته باشد. آن وقت حضور شما در متن ماجرا عملا مشکلات را بیشتر خواهد کرد. 

یک راهکار دیگر در این میان کمک مدیران به دپارتمان های مختلف بعد از دریافت تقاضای کمک است. در این صورت شما فرصت کافی به تیم مدیریتی برای نقش آفرینی در قالب مدیریت بحران یا حل مسائل را داده اید. بعد هم در نقطه پایانی خودتان وارد ماجرا شده و خیلی زود آن را حل و فصل می کنید. البته در این حالت شاید بحران کمی پیچیده تر شده باشد و دیگر نتوانید به این سادگی ها حلش کنید. 

همانطور که می بینید، هر دو الگوی بالا مزایا و معایب خاص خودشان را دارند. بنابراین تصمیم گیری نهایی برعهده خودتان خواهد بود. سعی کنید در این رابطه بهترین عملکرد را از خودتان نشان داده و اجازه ندهید کسی به جای شما تصمیم بگیرد. وگرنه شاید خیلی زود با مشکلات تازه ای رو به رو شوید. 

آموزش نیروی کار

یکی از وظایف مهمی که هر کارآفرینی باید به خوبی در قالب آن ایفای نقش کند، کمک به کارمندان یا حتی همکاران برای یادگیری مهارت های تازه است. این امر به شما اعتبار ویژه ای در ساختار شرکت می دهد. خب انتظار ندارید که کارمندان شما از اول همه مهارت های مربوط به تعامل مناسب با یکدیگر را داشته باشند. این امر در سطحی گسترده تر در قالب همکاری میان دپارتمان ها نیز معنا پیدا می کند. پس همیشه باید نیم نگاهی به آموزش درست کارمندان تان داشته باشید. وگرنه کلاه تان پس معرکه خواهد بود. 

مدیران می‎ توانند با ایجاد یک محیط همکاری و حمایت از کارمندان به تعامل موثر بخش‎ ها کمک کنند. این امر می تواند با انجام اقدامات زیر دنبال شود:

•    ایجاد فرهنگ همکاری: مدیران باید ارزش‎ هایی مانند همکاری، مشارکت و اشتراک گذاری اطلاعات را در سازمان تقویت کنند. این امر در بلندمدت به کارمندان برای تصمیم گیری و عملکرد بهتر کمک می کند. خب هرچه اطلاعات بیشتری دم دست آدم باشد، فرآیند تصمیم گیری اش نیز دقیق تر خواهد شد، مگر نه؟

•    ارائه آموزش: مدیران باید کارکنان خود را در مورد اهمیت همکاری آموزش دهند. گاهی اوقات برگزاری دوره های مهارت افزایی یا آموزش مهارت های ارتباطی ایده خوبی محسوب می شود. چه بسا خودتان هم فرصت استفاده از این دوره ها را پیدا کرده و حسابی کارتان را بهبود بخشید. 

•    ایجاد انگیزه: مدیران باید کارکنان خود را برای همکاری تشویق کنند. وقتی کارمندان هیچ انگیزه ای برای بهبود سطح تعامل با یکدیگر ندارند، تمام تلاش های شما بی نتیجه خواهد ماند. پس بهتر است کمی سریع تر دست به کار شده و اوضاع را به سود خودتان تغییر دهید. 

اعتماد میان بخش ها

در فضایی که هیچ کس به دیگری اعتماد ندارد، صحبت از توسعه سازمانی یا حتی ارتباط مناسب میان بخش های مختلف بی نتیجه خواهد بود. بسیاری از کسب و کارها برای اینکه اوضاع شان کمی هم که شده در بازار بهتر شود، باید به هر قیمتی اعتماد طرف مقابل را جلب کنند. 

این امر امکان پذیر نیست مگر در صورتی که تیم مدیریتی نقش آفرینی اساسی در این میان داشته باشد. یادتان نرود، شما به عنوان تیم مدیریتی نمی توانید به این سادگی از زیر بار مسئولیت تان شانه خالی کنید. 

اعتماد میان بخش های مختلف شرکت به این سادگی ها روی نمی دهد. برخی از مدیران گمان می کنند اگر وضعیت تیم را به حال خودش رها کنند، در طول زمان نوعی اعتماد میان شان شکل می گیرد. خب در این صورت باید حسابی ناامیدتان کنیم؛ چراکه هیچ چیزی به طور خود به خودی در سازمان روی نمی دهد. 

وظیفه شما در این میان مثل روز روشن است. باید سعی کنید کمی هم که شده فضای اعتماد میان بخش های مختلف شرکت را تقویت نمایید. یکی از ساده ترین تمرین ها در این میان تشکیل جلسات به طور هفتگی است. سعی کنید در این جلسات از مدیران ارشد در دپارتمان دعوت کرده و سیاست های کلی را با کمک هم تدوین کنید. این امر به مرور زمان نوعی اعتماد در میان بخش های مختلف سازمان به وجود خواهد آورد. 

یادتان باشد، اگر شما در لایه مدیریتی به یکدیگر اعتماد نداشته باشید، کارمندان هم از شما الگوبرداری خواهند کرد. بنابراین باید کمی هم که شده سطح اعتماد میان مدیران سازمان را ارتقا دهید. این امر نیز از طریق هم اندیشی میان مدیران بخش های مختلف یا حتی در میان هیأت مدیره روی خواهد داد. نکته مهم اینکه اصلا نباید در این فرآیند عجله کنید؛ چراکه عجله زیادی کارتان را بدتر خواهد کرد. پس سعی کنید کمی منطقی تر ماجرا را تحلیل کرده و یک برنامه بلندمدت برای خودتان ترسیم کنید. اینطوری چشم انداز بهتری پیش روی تان خواهد بود. 

مطلب مرتبط: چگونه سطح تعامل با کارمندان در شرکت را افزایش دهیم؟

سخن پایانی

الگوی تعامل بخش ها یا دپارتمان های سازمان نقش مهمی در موفقیت یا شکست سازمان ایفا می کند. مدیران باید با درک عوامل موثر بر الگوهای تعامل بخش ها، تلاش کنند تا محیط همکاری و حمایتگری ایجاد نمایند. اینطوری دست کم هماهنگی میان بخش های مختلف شرکت تا حد قابل قبولی افزایش پیدا خواهد کرد. 

ما در این مقاله سعی کردیم برخی از مهمترین نکات در رابطه با تنظیم روابط میان دپارتمان های گوناگون سازمان را مرور کنیم. شما الان اطلاعات لازم برای شروع کارتان به بهترین شکل ممکن را دارید. از اینجا به بعد همه چیز به سعی و تلاش خودتان بستگی خواهد داشت. 

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با اصول تنظیم روابط درون سازمان کرده باشد. مثل همیشه اگر سوالی در رابطه با نکات مورد بحث در این مقاله داشتید، کارشناس های ما همیشه آماده کمک به شما و کسب و کارتان هستند. پس تعارف را کنار گذاشته و با ما در ارتباط باشید. 

منابع:

https://www.switchboard.app

https://zight.com