تعامل و الهام بخشی به کارمندان در فضای غیر رسمی

روابط غیررسمی و صادقانه مدیر با کارمندان، بیش از جلسات کاری و ابلاغیه های اداری در بهبود عملکرد آن ها مؤثر است.

هر مدیرعامل به یک استراتژی ارتباطی اجرایی نیاز دارد تا کارمندان را با چشم انداز، مأموریت و اهداف شرکت سازگار کند و انگیزه بخش آن ها باشد. سازمان های بزرگ غالباً برای توسعه  این استراتژی از متخصصین ارتباطات حرفه ای کمک می گیرند. سازمان های کوچک تر شاید به چنین منابعی دسترسی نداشته باشند، ولی حتی در یک محیط کار کوچک هم روابط نیروی کار باید بر مبنای رویکردی متفکرانه و دقیق پیش برود.

شما به عنوان یک مدیر (یا رهبر) زمان زیادی را صرف تنظیم پیام هایی می کنید که باید به کارمندان، مشتریان، شرکا و سرمایه گذاران ابلاغ شود. درحالی که بسیاری از این پیام ها مؤکد تعاملات حرفه ای هستند، باید به یاد داشته باشید روابط شما با کارمندان درون شرکت هم به همان اندازه اهمیت دارد.

کارمندان، ستون های یک سازمان هستند و آگاه نگه داشتن و انگیزه بخشی به آن ها، برای موفقیت شرکت ضروری است. بخشی از استراتژی ارتباطی شما، تعاملی است که با «همه ی کارمندان» دارید. به عنوان مثال ایمیل های هفتگی یا ماهانه به همه ی اعضای تیم، ابتکار تأثیرگذاری است. محتوای این ایمیل ها شامل جزئیات عرضه ی محصولات جدید، نتایج تحقیقات مرتبط با مشارکت کارمندان، نتایج عملکرد سه ماهه و نظیر آن خواهد بود. همچنین می توانید در فرصت های مختلف (مثلاً بعد از جلسات کار، یا هنگامی که آن ها را در راهرو می بینید) به صورت شخصی با کارمندان صحبت کنید.

ولی اگر منتظر زمان مناسب باشید تا پیام مناسب را به مخاطبان مناسب ابلاغ کنید، ممکن است بسیاری از فرصت های غیررسمی و شخصی تر تعامل و الهام بخشی به کارمندان را از دست بدهید. گرچه در کشور ما این رویکرد هنوز جدی گرفته نشده، ولی به شما توصیه می کنیم در سطحی شخصی تر با کارمندان رابطه برقرار کنید.

گپ زدن و چای نوشیدن

یکی از بهترین زمان هایی که می توانید با کارمندان گفتگوی نزدیکی داشته باشید، وقتی است کارمندان در حال نوشیدن قهوه یا چای صبح خود هستند. قبل از اینکه استرس کار روزانه، راهش را به سمت میزهای کار باز کند، متعجب می شوید که ببینید چه مکالمات پرمفهموم و باارزشی در زمان نوشیدن قهوه ی صبح ردوبدل می شود. در این ساعات معمولاً یک سؤال یا گفتمان سریع، به مباحثه ای پرانرژی تبدیل می شود.

مطلب مرتبط: 10 آمار تأمل برانگیز از مشارکت کارمندان در فرآیند انجام کار

قدم زدن در راهروها

همه ما ر,فتارهای ثابت روزانه ی خودمان را داریم. هرروز صبح از همان درب همیشگی وارد دفتر می شویم، راهرو یا مسیری را طی می کنیم تا به میز کارمان برسیم. به عنوان مدیر سعی کنید نقشه ی جدیدی برای این مسیر کوتاه داشته باشید و از مسیرهای طولانی تر و متفاوتی بگذرید. در این صورت کارمندانی را می بینید که شاید به طورمعمول با آن ها برخوردی ندارید. با جمله ای شبیه «سلام، حالتان چطور است» خودتان شروع کننده ی مکالمه باشید و سپس از آن ها سؤالاتی در مورد پروژه ی فعلی شان بپرسید.

اعضای تیم را دورهم جمع کنید

منظور یک جلسه کاری رسمی نیست. درواقع مکالمه های درون راهرو حالا شامل تعداد بیشتری از کارمندان می شود. بدون هیچ تشریفاتی، تیم را دورهم جمع کنید و در مورد پروژه ای که در دست دارید، گفتگو کنید. به این ترتیب فرصت بی نظیری به دست می آورید تا از چالش های موجود باخبر شوید و خیلی دوستانه به آن ها مشاوره دهید.

ناهار را همراه با کارمندان صرف کنید

معمولاً کارمندان مکان های خاصی را برای صرف ناهار انتخاب می کنند و به صورت گروهی غذا می خورند. شما نیز می توانید گاهی به آن ها ملحق شوید. این استراتژی به شما فرصت می دهد در محیطی غیررسمی با کارمندان معاشرت کنید. خارج از دفتر کار (مثلاً یک محوطه ی باز) که فشار و استرس کمتری احساس می شود، شما فرصت دارید به کارمندان آرامش بیشتری بدهید. آن ها را ترغیب کنید بازخوردهایی را مطرح کنند که معمولاً در جلسات اداری بیان نمی کنند.

بهره گیری از اینفلوئنسرها

انتخاب اینفلوئنسرهای مناسب، بخشی از هر استراتژی بازاریابی هوشمندانه است. پس چرا همین تکنیک را در مورد کارمندان بکار نگیرید؟ درهرصورت شما باید وقت زیادی را به شناخت تک تک کارمندان اختصاص دهید. پیشنهاد می کنیم رهبران تیم های شرکت و کارمندانی را که در شبکه های حرفه ای موفق و عالی عمل کرده اند شناسایی کنید. به طور مرتب با این افراد در تماس باشید، زیرا آن ها در انتشار پیام ها به خارج از شرکت، شریک و سفیر شما خواهند بود.

چیزی را به اشتراک بگذارید

ممکن است با یک پادکست خوب کسب و کار آشنا شده باشید یا تحقیقات جدیدی که در صنعت شما صورت گرفته را مطالعه کرده باشید. به اشتراک گذاری علاقه مندی های شخصی مرتبط با کار، روشی ساده و مؤثر برای ارتباط برقرار کردن با کارمندان است. به علاوه شما فرصتی به دست می آورید تا آن ها را با بینش و اهداف شرکت آشنا کنید و الهام بخش آن ها شوید.

مطلب مرتبط: 10 آمار جالب از به رسمیت شناختن تلاش های کارمندان

شما به عنوان یک رهبر (مخصوصاً مدیرعامل) با چالش ها و فشارهای محدودیت زمان مواجهید. مدیریت جوانب مالی و اقتصادی و پروسه های شرکت و همچنین رفع بحران های غیر منظره، برنامه کاری شما را پرکرده است. بنابراین بهتر است از هر فرصتی برای شناخت بهتر کارمندان استفاده کنید. به آن ها یادآوری کنید که همیشه می توانند به شما دسترسی داشته باشند. البته پیامی که به صورت رسمی به تیم ارسال می کنید مهم است، اما اقدامات همیشه رساتر از کلمات صحبت می کنند.