برنامه ریزی استراتژیک در کسب و کار (2) / تعیین مهلت های زمانی

به اهدافی که باید به آنها دست بیابید و اقدام های استراتژیکی که باید مدیریت کنید، فکر کنید. زمان مورد نیاز تحقق این اهداف و اقدام ها را به طور روشن و دقیق تعیین کنید. هر چه زمان مورد نیاز را دقیق تر تعیین کنید، احتمال استفاده نامناسب از منابع در هنگام برنامه ریزی کارها کمتر خواهد بود و از بروز مشکلات حاد جلوگیری می شود. برای تعیین زمان واقعی انجام کارها برای اقدام های استراتژیک، به این موارد توجه داشته باشید: زمان مورد نیاز هر مرحله را تخمین بزنید.

نموداری برای نشان دادن زمان هر مرحله ایجاد کنید. زمان مورد نیاز انجام کل اقدام را محاسبه کنید، زمان برآوردی خود را با زمان مورد نیاز برای انجام تلاش مشابه مقایسه کنید. آیا برآورد شما واقع بینانه است؟ آیا لازم است که زمانی را برای تلفیق فعالیت ها اختصاص بدهید تا تأخیرهای احتمالی را پوشش بدهد؟ کجاها می توان برنامه زمانی را فشرده تر کرد تا زمانی را برای مرحله بعدی اقدام آزاد کرد؟

- مراحلی را که پیش از تکمیل سایر مراحل نمی توان انجام داد، مشخص کنید. با این کار گلوگاه های احتمالی فرآیند شناسایی می شوند. - بعد از بازنگری های لازم در برنامه زمانی، از همکاران خود و اعضای تیم بخواهید درباره این برنامه نظر بدهند و مشکلات احتمالی آن را طرح کنند. همچنین با افرادی که قرار است مراحل مختلف این اقدام را انجام بدهند، مشورت کنید. نظرهای ارزشمندی درباره مشکل های احتمالی برنامه شما ارائه خواهند شد. - بعد از جمع آوری گسترده اطلاعات ورودی، راه حل مشکل را توسعه بدهید و نسخه نهایی برنامه خود را ارائه بدهید.

در نظر داشتن تصویر جامع

همانطور که دیدید، وظایف متعددی را باید امروز، فردا یا این هفته انجام بدهید. بنابراین شما با فهرستی بلند بالا از کارهایی که باید انجام بدهید، مواجه هستید. به جای اینکه کارها را به صورت تصادفی انجام بدهید، آنها را به ترتیب سهولت فهرست کنید، یا اینکه آنها را به ترتیبی که فهرست کرده اید، انجام بدهید.

مدتی را به اولویت بندی آنها براساس اهداف شرکت و واحد سازمانی خود اختصاص بدهید. از خود بپرسید، «کدام یک از این کارها حیاتی است. به این معنا که کدام کار نتایج مهم تری را برای گروه و شرکت تولید می کند؟ کدام حاشیه ای هستند؛ به عبارت دیگر ارتباط اندکی با اهداف مهم گروه یا شرکت دارند. اگر مالک شرکت باشید، برای کدام یک از این کارها حاضرید پول بدهید.

کارهایی که محصولات یا خدمات را به فروش می رسانند، توانایی ایجاد درآمد یا بر پایه توانایی تولید مستقیم محصولات و خدمات است یا به دست آوردن مقدار مناسب محصولات و خدمات جهت فروش.پس از اینکه تصویری از درآمد ایجاد شد، هزینه های مربوطه جهت ارائه آن سطح از درآمد می تواند تولید شود. اغلب اوقات، این امر مستلزم ورودی از تاکتیک ها یا دپارتمان های متعدد است. این بدان معناست که فرآیند باید مشترک بوده و وابستگی های میان فعالیت ها باید به طور واضح مرتبط شده و درک شوند. علاوه بر ورودی مشترک، سازمان نیازمند افزودن هزینه های سربار و نیز هزینه های سرمایه ای مورد نیاز است. این اطلاعات هنگامی که یکپارچه شوند، هزینه های تاکتیکی و نیز نیازمندی های سرمایه گذاری و پولی را جهت عملی کردن برنامه نشان می دهند.

نکته هایی برای تعیین اهداف سازمانی

 تمرکز بر استراتژی کسب و کار، مشتری و عملکرد واحد سازمانی ، استفاده از فهرستی از اهداف بالقوه در جلسه توفان فکری تعیین اهداف، اطمینان از همسویی اهداف واحد با اهداف مدیر مافوق و اهداف سازمان ،انتخاب اهداف هوشمندانه  (خاص، قابل اندازه گیری، امکان پذیر، مربوط و زمان دار)، اهداف واحد را بنویسید و این فهرست را در معرض دید تمام اعضای گروه قرار بدهید. تعیین اهداف همیشه به این پرسش محدود نمی شود که «چه اهدافی داشته باشیم؟» این پرسش نیز مطرح است که «چه اهدافی را نباید دنبال کنیم؟» شما ممکن است برخی اهداف را به این دلیل از فهرست خود کنار بگذارید که فوریت ندارند یا ارزش کمی تولید می کنند یا چون زمان، پول و منابع محدودی برای تحقق اهداف دارید، از آنها صرف نظر کنید.

تعیین اهداف، به واقع نوعی بده بستان است. با توجه به این واقعیت ها، شما ناگزیر از حذف اهداف اولویت ج خواهید بود. سپس نگاهی به اهداف اولویت ب می کنید و آنها را در یکی از اولویت های الف یا ج قرار می دهید. این اهداف یا آن قدر اهمیت دارند که وقت صرف شان کنید یا باید کنار گذاشته شوند. اهدافی که باقی می مانند، اهدافی با اولویت بالا خواهند بود. منابع همواره محدود هستند و باید دوباره اهداف خود را اولویت بندی کنید. در مرحله آخر، فهرست اهداف اولویت الف را مرور و آنها را براساس اهمیت شان مرتب کنید. توجه داشته باشید که اهداف کوتاه مدت بر اهداف بلند مدت در این فهرست پیشی نگیرند.

در نهایت، فهرست نهایی اهداف را به ترتیب اولویت یادداشت کنید. به طور منظم این فهرست را ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که همچنان با اولویت های سازمان و واحد شما سازگارند. همچنین، فراموش نکنید که اهداف بالقوه ای را که به دلیل فشار مشتری یا تغییر فضای سازمان ضروری هستند، فهرست کنید. برای مثال، آیا فناوری تولید و توزیع در صنعت شما تغییر اساسی کرده اند؟ اگر این طور است، چه اهدافی به شما کمک می کند تا از این تغییرات بهره ببرید تا موفقیت سازمان را تضمین کنید؟ «نکته هایی برای تعیین اهداف سازمانی» چند راهنمای مهم در این فرآیند را بیان می کند.  «گام های شناسایی و اولویت بندی اهداف سازمانی» راهنمای مفیدی برای تعریف اهداف در واحد سازمان است.

ادامه دارد...

گرایش برنامه‌ریزی استراتژیک DBA