کلینیک کسب و کار / پرسش و پاسخ درباره رئیس دفتر منشی نیست

پرسش:آیا رئیس دفتر همان منشی است و منشی همان کسی که مسئولیت دفتر یک شرکت یا سازمان را بر عهده دارد؟

پاسخ کارشناس: بی تردید رئیس دفتر با منشی تفاوت های اساسی دارد. رئیس دفتر مدیری توانا در برنامه ریزی و هدایت امور شرکت یا سازمان است که با استفاده از دانش و تجربه خود بخشی از مسئولیت های مدیریت را بر عهده می گیرد؛ در صورتی که منشی مجری دستورات مدیر است و نمی تواند تصمیم گیری یا تصمیم سازی کند.

رئیس دفتر به گونه ای محرم اسرار شخصی و اداری مدیرسازمان است، از این رو می تواند در بسیاری از امور با نظر شخصی دخالت کند و امور را به سمت و سویی که منافع سازمانی حکم می کند پیش ببرد. در واقع رئیس دفتر در رفتار و گفتار و تصمیمات مانند مدیر است و دستورات او مثل مدیر قابل اجراست. 

رئیس دفتر یک شرکت بزرگ یا سازمان دارای ویژگی های متعددی است که به چند مورد آن اشاره می کنیم.

اول: از نظر شخصیتی رئیس دفتر فردی هوشمند است که با اعتماد به نفس کامل از دانش و تجربه خود برای پیشبرد امور سازمان استفاده می کند. بنابراین روابط عمومی خوب داشتن، اعتماد به نفس بالا، رعایت اخلاق در گفتار و کردار، مصمم بودن، دلسوز بودن و هوشیار بودن از ویژگی های اولیه یک رئیس دفتراست.

دوم: از نظر اداری رئیس دفتر باید اطلاعات جامع و کاملی از امور اداری سازمان و قوانین و مقررات، دستورالعمل ها و آیین نامه های داخلی داشته باشد تا در زمان مقتضی اقدام شایسته انجام دهد.

سوم: ویژگی سوم رئیس دفترقدرت تصمیم گیری و تصمیم سازی در غیبت مدیر است. او باید از دانش و اطلاعات و تجربه و اعتماد به نفس خود  برای پیشبرد کارها استفاده کند.  

چهارم: از ویژگی های دیگر یک رئیس دفتر سعه صدر و ظرفیت بالای او در رویارویی با مشکلات سازمانی و فردی است. او باید بتواند با تدبیر و تجربه و دانش در برخورد با افراد مختلف رفتارهای منطقی و درستی از خود بروز دهد و پاسخگوی سوالات مردم باشد.

بنابراین با ذکر همین چند ویژگی می توان متوجه شد که رئیس فتر با منشی یک شرکت تفاوت های بنیادین دارند.