روابط عمومی / جایی که باید جدی گرفته شود

تعیین هدف

هدف روابط عمومی هر سازمان ایجاد ارتباط میان سازمان و افراد درگیر با آن سازمان است. این افراد شامل مخاطبان، کارکنان و هر فرد درگیر با سازمان است. هر سازمان یک مسئولیت اجتماعی بر عهده دارد که اعمال این مسئولیت بر عهده بخش روابط عمومی آن است.

برای داشتن یک برنامه مناسب و عملیاتی برای روابط عمومی سازمان لازم است این برنامه را براساس استراتژی کلان سازمان پیش ببریم. ابتدا باید بدانیم اهداف بلند مدت سازمانی ما چیست و سازمان برای خود چه ماموریتی تعریف کرده است. زمانی که نسبت به خواسته ها و نیاز های سازمان آگاهی داشته باشیم، آن زمان می توانیم برنامه منسجمی در جهت پیشبرد آن خواسته ها و نیازها تهیه کنیم.

وظایف

وظایف روابط عمومی ها هرچند در یک فهرست قابل تبیین است، اما چگونگی پرداختن به هریک از این گزینه ها روشی خاص و ویژه می طلبد؛ روشی که باید همراستا با اهداف سازمانی تدوین شود.

نمایشگاه

حضور نمایشگاهی، ویترین عرض اندام سازمان است. در نمایشگاه است که سازمان به مخاطبان خود و رقیبان رخ می نماید. در نمایشگاه می توانیم جایگاه خودمان را در مقابل رقبای مان بسنجیم. در ایران که برتری رقیب راه رشد محسوب نمی شود و مقوله رقابت همچنان مسئله ای سنتی است، باید بتوانیم شرایطی را فراهم کنیم تا در نگاه مخاطب خود و مخاطب رقیب برجسته تر به نظر بیاییم.

این مسئله به فراخور نمایشگاه، رقبای حاضر و مخاطبان شرایط خاص خود را می طلبد. الزاما غرفه ای که میلیون ها هزینه آن شده است ما را نسبت به رقبا برجسته نمی کند، بلکه نوع رابطه ای که با مخاطبان خود برقرار می کنیم، نوع ارائه محصول و سازمان مان و مسائلی از این دست برتری ما را تضمین می کند.

نمایشگاه بین الملل

نمایشگاه هایی که خارج از کشور برگزار می شوند به دلیل تفاوت فرهنگی ای که در ساختار سازمان های خارجی وجود دارد از رویه متفاوتی تبعیت می کنند. روابط عمومی سازمان باید پیش از حضور در آن نمایشگاه نسبت به آن ارزیابی مشخصی داشته باشد تا بتواند بهترین ارائه را از سازمان داشته باشد.

ارتباطات مطبوعاتی

ارتباطات مطبوعاتی سازمان اهمیت ویژه ای دارد. الزاما ارتباط سازمان با رسانه ها به معنای آن نیست که ما بخواهیم رسانه ها نقش بولتن را برای ما بازی کنند یا اخبار ما را به شکل رپورتاژ آگهی منتشر کنند. ما باید برای سازمان خود ارزش خبری ایجاد کنیم. اکنون مسئولیت های اجتماعی در دنیا از مسائل بسیار قابل اعتناست و بسیاری از برندها در تلاشند که در جهت مسئولیت های مدنی گام بردارند و نشان دهند که نسبت به اجتماع خود بی تفاوت نیستند. این مسئله اهمیتش تا جایی است که برندهایی که حتی خود به نوعی در تضاد با آن مسئولیت های اجتماعی قرار دارند، برنامه هایی در آن سمت و سو تولید می کنند تا نشان دهند نسبت به مسئولیت های اجتماعی بی تفاوت نیستند.

مقولاتی مانند بهینه کردن انرژی، توجه به محیط زیست و هزاران فاکتور دیگر در این مسئولیت اجتماعی می گنجد. توجه به هر مسئولیت اجتماعی برای سازمان ما ارزش خبری ایجاد می کند و سبب می شود رسانه ها به برنامه های ما بپردازند. این مثالی ساده از ایجاد ارزش های خبری است که می توان نسبت به شرایط آن را بسط داد. دیگر ارتباطات رسانه ای نیز باید متناسب با نیاز سازمان و اثرگذاری آن پیش برده شود.

نشریات داخلی

یکی از وظایف قابل اعتنای روابط عمومی ها، تهیه نشریات داخلی است. هرچند این نشریات اغلب به شکل بولتن تنها اخبار سازمان را پوشش می دهند، اما نباید فراموش کرد که به وسیله این نشریات می توان در نیروی کار داخلی سازمان همدلی و همراهی ایجاد کرد؛ مسئله ای که هرچند جزو وظایف بخش منابع انسانی سازمان به حساب می آید اما می تواند در قالب اهرم اجرایی در دست بخش روابط عمومی عمل کند. نشریه سازمان باید فراتر از یک بولتن خبری باشد و با تعبیه بخش هایی مرتبط با پرسنل آنها را مورد تفقد و تشویق قرار دهد. نشریات داخلی باید منویات سازمان  را از پایه تا رأس ارائه کنند.

آرشیو های تخصصی

همه سازمان ها بانک های اطلاعاتی مشخصی دارند که اطلاعات کلاسه شده ای در آنها وجود دارد. آرشیو های تخصصی مشخصی که افراد با رجوع به آنها می توانند نیازهای اطلاعاتی خود را بر طرف کنند اما این آرشیو ها اغلب بدون استفاده و ناکارا هستند. آنها اغلب شامل گزارش های روزانه افراد و مدیران می شوند که شاید پس از مدت ها کسی به اهمیت آنها توجهی نداشته باشد. ابتدا بهتر است یک آرشیو الکترونیک تهیه کنیم.

این بخش نیز شاید بیشتر به وظایف بخش دانشی سازمان مرتبط شود. البته اگر سازمان شما بخش دانشی برای خود تعریف کرده باشد، اگر نه حتماً لازم است روابط عمومی بخشی از این وظیفه را بر عهده بگیرد و اپلیکیشنی ویژه سازمان تهیه کند تا افراد در حوزه های مختلف بتوانند تجربیات و اندیشه های مرتبط با کار خود را در آن برنامه بگنجانند. اگر نوآوری از اهداف مهم سازمان شماست از این مسئله غفلت نکنید.

تریبون آزاد کارکنان

در سیستم های مدیریتی که سلسله مراتب در آنها همچنان پرشیب است، تریبون های آزاد می تواند راه میانبری برای شکستن این ساختار باشد. به هر حال هرچه سازمان تخت تر، رشد و توسعه آن ممکن تر است. به هر حال چه ساختاری پرشیب با سلسله مراتب در سازمان دارید و چه ساختاری تخت، تریبون آزاد کارکنان اهمیت ویژه ای دارد. در این تریبون هیأت مدیره تنها دو گوش شنوا لازم دارد و یک دفتر برای یادداشت برداری. کارکنان شما در همه سطوح باید امکان بیان رویا ها و خواسته های شان را داشته باشند. این تریبون جایی است تا افراد در هر جایگاهی بتوانند بگویند اگر تغییری در سازمان بدهید می توانید موفق تر عمل کنید.