مصاحبه مقدماتی

مصاحبه مقدماتی یکی از مراحل فرآیند جذب کارکنان است که برای جذب سرمایه انسانی از بیرون سازمان باید مورد استفاده قرار گیرد. اصولاً هدف اولیه و اصلی از مصاحبه استخدامی  (که انواع گوناگونی دارد) شناخت رودررو و چهره به چهره داوطلبان استخدام است که باید با دقت و حساسیت انجام و تحلیل شود.

در پایان جلسات مصاحبه، مدیران سازمان باید به این باور، اعتقاد و اعتماد برسند که هیچ نکته کشف نشده و پنهانی که می توانستند از قبل در داوطلب استخدام شناسایی کنند، باقی نمانده و اکنون  (بعد از جلسه مصاحبه) با اطلاعات نسبتا کامل از داوطلب، می توانند تصمیم بگیرند.

جالب اینکه با توسعه فضای مجازی و بهره گیری از امکانات اینترنت هم، سازمان ها تلاش دارند تا مصاحبه های خود را همچنان به صورت زنده و حضوری انجام دهند و از روی آوردن به امکانات فناورانه برای انجام مصاحبه خودداری کنند و داوطلبان را ناگزیر، وادار می کنند تا به طور فیزیکال در دفتر مرکزی  (یا جایی که شرکت برای انجام مصاحبه تعریف می کند) حضور یابد و مصاحبه به صورت رودررو انجام شود.

مصاحبه مقدماتی چیست؟

مصاحبه مقدماتی نخستین حضور داوطلب در سازمان و مشاهده او از شرکت است. در عین حال نخستین ملاقات مدیران و تصمیم گیران شرکت با او نیز محسوب می شود. هدف از مصاحبه اولیه، برآوردی عمومی از وضعیت ظاهری داوطلب با خصوصیات مورد انتظار ظاهری شرکت از کارکنان خود است.

بنابراین در این مصاحبه  (که می تواند جنبه غیر رسمی هم داشته باشد و به داوطلب اعلام هم نشود)، فردی خبره و کارکُشته از سازمان باید حضور داشته باشد که مسئولیت برقراری ارتباط  (و البته ارزیابی) داوطلب را بر عهده بگیرد.

معمولاً جلسات مصاحبه مقدماتی در پس جلسات  «پر کردن فرم تقاضای شغل» مستتر می شود. یعنی همزمان با حضور داوطلب استخدام در شرکت برای پر  کردن تقاضانامه کار، از جانب شرکت یک فرد امین و کارکشته قرار می گیرد که ضمن تحویل فرم، خودکار و زیر دستی لازم به داوطلب برای تکمیل، به محک زنی عمومی وی نیز می پردازد.

مواردی که در مصاحبه مقدماتی می توانند مورد ارزیابی قرار بگیرند به شرح زیر است:

-  لباس و پوشش: سبک پوشش افراد برای سازمان ها دارای اهمیت است. بعضی شرکت ها طبق قوانینی نوشته یا نانوشته اصرار دارند که کارکنان  (چه آقایان و چه بانوان) از سبک پوشش لباس خاصی تبعیت کنند. به طور مثال بانک ها مایلند  (و البته به صورت عرف نانوشته اصرار دارند) که پرسنل مرد حتماً از کت و شلوار استفاده کنند. این پوشش چنان برای آنان مهم است که اگر روزی یکی از همکارانِ مرد، بدون کت و شلوار و با کاپشن در اداره حضور داشته باشد، حتماً به وی تذکر می دهند.

در مورد خانم ها نیز اگرچه رعایت پوشش کامل اسلامی، قانونی بدون شک است، استفاده از مانتو یا چادر و پوشیدن کفش پاشنه بلند یا چکمه های ساق بلند می تواند به عنوان مواردی باشد که مورد توجه سازمان قرار می گیرد. لباس می تواند متناسب با نوع سازمان تغییر کند. به طور مثال در سازمان هایی که دیدگاه های عقیدتی و مذهبی در آنان پر رنگ است، گونه هایی خاص از رنگ پیراهن، نحوه قرار گیری پیراهن در شلوار؛ روی شلوار برای آقایان و... اهمیت پیدا می کند.

- زیورآلات و آرایش چهره: بهره گیری از انگشتر، گردنبند، دستبند، گوشواره، لاک ناخن، فرم اصلاح صورت و ریش و سبیل و فرم اصلاح و آرایش موی سر از جمله مواردی است که سازمان در نگاه اول می تواند به آن حساس شود.

- عطر و اودکلن: بهره گیری یا عدم بهره گیری از عطر و اودکلن هم از جمله مواردی است که سازمان  (و شخص ارزیاب) می تواند به آنها توجه کند.

- ادبیات و لحن گویش و کلام.

- شیوه ایستادن و صحبت کردن.

موارد فوق استاندارد مشخصی ندارد اما برای شرکت اهمیت دارد که در انتخاب داوطلبان استخدامی توجه کند تا افرادی که بیشترین شباهت رفتاری  (در متغیر های فوق الذکر) را با فرهنگ مطلوب سازمانی شرکت دارند انتخاب کند.

مثال واقعی: سال ها قبل برای استخدام کارشناس حسابداری در یک شرکت صنعتی، به عنوان مشاور حضور پیدا کرده و ضمن طراحی فرآیند انتخاب، مسئولیت انجام مصاحبه مقدماتی را نیز بر عهده نگارنده قرار دادند. تأکید این مثال روی یکی از داوطلبانی است که بعد از انتشار آگهی در شرکت حضور یافت.

به ظاهر وی توجه کنید: پیراهن تی شرت نازک  (که بیشتر به زیر پیراهنی شباهت داشت)، شلوار جین، پای بدون جوراب، دمپایی  (که به دمپایی لا انگشتی معرف است)، صورتی اصلاح نکرده و کاملاً نامرتب. وی در شرایطی با نگارنده مواجه شد که به صورتی یک کَتی به چارچوب درب اتاق تکیه داده، یک پا را روی پای دیگر انداخته بود و در حال گرداندن دسته کلید  (یا چیزی شبیه آن) دور انگشتش بود.بدیهی است که حضور این فرد با مشخصات ظاهری مذکور برای شرکت وجاهتی ندارد.

توصیه می شود در شرکت خود، فرمی محرمانه برای این جلسه تدارک ببینید تا در اختیار ارزیاب قرار داده شود و از طریق آن اطلاعات مدنظر شما را به فرم درخواست شغل ضمیمه کند. تذکر مهم: شاید داوطلبان استخدامی به جبر تنگناهای اقصادی حاضر باشند به شیوه ای که شرکت تعریف می کند لباس بپوشند اما با عادت رفتاری خود وی تطابق نداشته باشد.

بنابراین شرکت فرد را وادار کرده است چهره ای دوشخصیتی نمایش دهد؛ در سازمان به شکلی و در زندگی خصوصی نیز به شکلی دیگر. در درازمدت آثار این دو شخصیتی بودن می تواند تبعات گرانی برای شرکت داشته باشد.

استاد دانشگاه