هفته گذشته به ضرورت برنامهریزی نیروی انسانی و نقش آن در پرورش نیروهای داخل سازمان و همچنین بهینه سازی مراحل انتخاب و استخدام کارمندان اشاره کردم و از آن بهعنوان یکی از مهمترین وظایف مدیر منابع انسانی نام بردم. طی دو هفته آینده در نظر دارم تا به معرفی 10 گام اساسی در برنامهریزی نیروی انسانی بپردازم.
گام اول: استراتژی سازمانی خود را مورد بازبینی قرار دهید. نخستین گام در برنامهریزی شغلی این است که آنالیز کنید چه حجمی از سازمان شما را نیروی انسانی تشکیل میدهد. بررسی کنید سازمان تحت فرمان شما به چه میزان کارمند محور بوده و به چه میزان وابسته به نیروی متخصص خود است.
تا زمانی که به اهمیت و ضرورت وجود نیروی انسانی در سازمان خود پی نبرید نمیتوانید برنامهریزی نیروی انسانی مناسبی داشته باشید. تناسب بین نیروی متخصص و غیرمتخصص سازمان خود را ارزیابی کنید.
گام دوم: نیروی کار داخل سازمان را بررسی کنید. از مدیران بخشهای مختلف سازمان بخواهید تا به صورت ماهانه گزارشی از پرسنل تحت امر خود به شما ارائه دهند. در این گزارش باید مشخصات هر کارمند همراه با سمت سازمانی، رده شغلی، امتیازی که به عملکرد وی داده شده، سن، جنسیت، تحصیلات، سابقه کاری و میزان حقوق و مزایای وی درج شده باشد. همچنین از مدیران بخواهید تا گزارشی از تعداد نیرویی که در طول یکسال برای بخش خود استخدام کرده یا از کار برکنار کردهاند را نیز تهیه کنند.
گام سوم: پیشبینی تغییرات احتمــالی. پس از دریــافت گزارشهای مدیران بخشهای مختلف، نوبت به آنالیز شرایط محیطی و نیروی انسانی موردنیاز آینده میرسد. از مدیران تک به تک سوالات زیر را بپرسید: چه تغییراتی از نظر تکنولوژی، نوآوری، تغییرات در ساختار سازمانی مربوط به بخش تحت امر خود برای سال پیش را پیشبینی میکنند؟ این تغییرات چگونه و به چه میزان در ترکیب آینده نیروی انسانی تاثیرگذار خواهد بود؟
گام چهارم: پیشبینی تخصصها و مهارتهای موردنیاز. پیشبینی و مقایسه نیروی انسانی موردنیاز برحسب تعداد، میزان تحصیلات، تخصص، مهارت، توانایی، تیپ شخصیتی و تجربه کاری مرتبط. از مدیران بخشهای مختلف سازمان بخواهید تا برنامههای آموزشی موردنیاز نیروهای خود را ارائه دهند. از آنها بخواهید تا به سوال زیر پاسخ داده و آن را در قالب گزارشی به شما تحویل دهند: چه تعداد پرسنل، با چه سطح تخصص، تحصیلات و سابقهکاری برای سال آینده نیاز خواهید داشت؟
گام پنجم: تعریف دقیق و طبقهبندی نیروی انسانی موردنیاز. پس از طی کردن چهار گام فوقالذکر، نوبت به مشخص کردن نوع و تعداد نیروی انسانی موردنیاز میرسد. در بسیاری از موارد مشاهده شده که مدیران بخشهای مختلف سازمان، تقاضای نیروی جدید با تخصص و مهارت خاصی را به مدیریت سازمان داده در صورتیکه توجهی به برخی از نیروهای مستعد واحد خود نکردهاند. تجربه استخدام در سازمانهای مختلف ثابت کرده است قبل از استخدام باید روی نیروی انسانی موجود سازمان تمرکز کرد. از شما سوالی میپرسم: بهعنوان یک مدیر کدام مورد بهصرفهتر است؟ اینکه نیرویی جدید با مهارت و تخصص مورد انتظار را با صرف زمان و هزینه بررسی مدارک، سوابق و برگزاری جلسات مختلف مصاحبه استخدام کرده و مدتی را برای آشنایی وی با محیط سازمان صرف کنیم یا اینکه نیرویانسانی با تجربه خود را با آموزشهای مرتبط به مهارت و تخصص مورد انتظار برسانیم؟
در شرکتهایی که برنامهریزی شغلی در آن صورت نمیگیرد روش اول آسانتر و البته هزینه برتر خواهد بود. اما شرکتهایی که از سال قبل، مطابق با پیشبینیهای تکنولوژیک و تخصصهای موردنیاز، بهپرسنل خود آموزشهای خاص ارائه داده و سعی در نگهداری آنان در سازمان دارند علاوه بر اینکه باعث افزایش کارایی و کیفیت فعالیت کارمندان میشوند، وفاداری آنان را بیش از پیش ارتقا خواهند داد.
* دکترای مدیریت منابع انسانی