چگونه از وقت خود درست استفاده کنیم؟

همانطور که می‌دانیم زمانی که در اختیار داریم، بسیار محدود است. برای اینکه بتوانیم از این زمان محدود حداکثر استفاده را ببریم، نیاز به برنامه‌ریزی داریم. برای اینکه متوجه شویم چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهیم، به اولویت‌بندی کارهایمان نیاز داریم. برای اولویت‌بندی کارها باید به سه گزینه زیر عنایت داشته باشیم:

1- بعضی از کارهایمان که هم مهم و هم فوری هستند، اولویت بالایی دارند.
2- آن دسته از کارهایمان که یا مهم یا فوری هستند، اولویت متوسطی دارند.
3- برخی از کارهایمان که نه مهم و نه فوری‌اند، اولویت اندکی دارند.

برای آنکه کارهایمان را انجام دهیم، با توجه به اولویت‌های گفته شده، ما آن بخش از فعالیت‌ها را که هم مهم و هم فوری هستند، قبل از همه کارها انجام می‌دهیم. سپس به سراغ کارهایی می‌رویم که اولویت متوسطی دارند، یعنی یا مهم هستند یا فوری. اما لازم است کارهایی را که نه مهم هستند و نه فوری، تا آنجا که می‌توانیم حذف کنیم.

با حذف کردن این قبیل کارها، اطراف‌مان خلوت می‌شود و احساس راحتی خواهیم کرد. گاهی اوقات هم می‌توان از فرد دیگری خواست تا بعضی از فعالیت‌ها را که وقت نداریم خودمان انجام دهیم، برعهده بگیرد. این کار باعث می‌شود تا تراکم‌کاری برای ما سبک‌تر شود و ما با فراغ بال بیشتری به کارهای اصلی‌تر و مهم‌تر بپردازیم.

راهکارهایی برای مدیریت زمان

برای به‌کارگیری مدیریت زمان، خوب است اقدامات زیر را انجام دهیم:

1- کارهای روزانه خود را روی کاغذی بنویسیم.
2- طبق آنچه گفته شد کارهای مربوطه را اولویت‌بندی کنیم.
3- کارها را برحسب اولویت، زمان‌بندی کنیم، به طوری که کارهای با اولویت را نخست انجام دهیم و کارهای کم‌اهمیت را در آخر جدول بگذاریم.
4- به کسانی که سرزده به ما مراجعه می‌کنند، بگوییم که در حال انجام کار مهمی هستیم.
5- از پاسخگویی به تلفن‌های غیرضروری خودداری کنیم.
6- از مدتی که برای انجام یک کار در نظر گرفته‌ایم، سعی کنیم حداکثر استفاده را ببریم و از تلف کردن وقت و به کارهای غیرمربوط پرداختن پرهیز داشته باشیم.
7- ببینیم در چه زمانی «پرانگیزه‌تر» و «پرانرژی‌تر» هستیم. مثلا بعضی‌ها صبح‌ها تا قبل از ظهر این حالت را دارند و بعضی‌ها بعدازظهرها و برخی هم شب هنگام که همه خوابند. کارهای مهم و اولویت‌دار را در زمانی انجام دهیم که مناسب است و ما دارای انگیزه کافی برای انجام آن کارها هستیم.
8- یک زمان را در شبانه‌روز به کارهایی اختصاص دهید که خارج از برنامه برای شما پیش می‌آیند، چون معمولا چنین فعالیت‌هایی پیش می‌آیند.
9- برای تفریح و رفع خستگی و صرف غذا و نوشیدنی، زمان خاصی را در نظر بگیرید.
10- گاهی اوقات هم خوب است با خود خلوت کنیم و درخصوص فعالیت‌هایمان اندیشه کنیم، برای این منظور هم لازم است وقتی را مشخص سازیم.

3 اصل مهم بهره‌وری در زمان

اصل اول: فضای اطراف خود را تا جایی که امکان دارد مرتب و طبقه‌بندی کنیم، زیرا این کار موجب صرفه‌جویی در زمان می‌شود. انبوهی از کاغذها که روی میز شما قرار دارد، صورت‌حساب‌های مختلف که در جیب شما هستند، ایمیل‌ها که پر از نامه‌های باز نشده یا بایگانی نشده است و... اینها عواملی هستند که باعث کاهش تمرکز و بهره‌وری شما می‌شوند.

اصل دوم: ذهن خود را با افکار بیهوده انباشته نسازیم، بسیاری افراد به دلیل آنکه ذهن خود را پر از کارها و مسائل حل نشده کرده‌اند، دچار مشکلاتی در روابط شخصی خود شده‌اند یا با بی‌خوابی روبه‌رو شده یا دچار استرس شده‌اند.

اصل سوم: کسانی که فعالیت‌های خود را طی زمان تعیین شده به انجام نمی‌رسانند مجبورند خواب خود را کم کنند و کسی که خواب کم داشته باشد به لحاظ روحی دچار مشکل می‌شود، در نتیجه نه از تفریح لذت می‌برد، نه با خانواده رفتار درستی دارد و نه حوصله‌ای برایش باقی می‌ماند تا به کارهای روز بعد بپردازد. لذا لازم است فرد با مدیریت درست وقت خود بهره‌وری لازم را در کار به دست آورد.

مدیریت زمان در یک نگاه

1- کاری را که باید انجام دهیم مشخص کنیم.
2- زمان انجام آن را به طور دقیق از لحاظ روز و ساعت یادداشت کنیم.
3- مکانی را که قرار است کار در آنجا انجام شود مشخص سازیم.
4- در بین کارها وقتی هم برای استراحت خود در نظر بگیریم.

اینکه ذهن خود را با افکار بیهوده انباشته نسازیم، اصل دوم از بهره وری در زمان است. بسیاری افراد به دلیل آنکه ذهن خود را پر از کارها و مسائل حل نشده کرده‌اند، دچار مشکلاتی در روابط شخصی خود شده‌اند یا با بی‌خوابی روبه‌رو شده یا دچار استرس شده‌اند.