مدیریت عملکرد کارکنان (اندازه گیری، بازخورد و تقویت مثبت)

گام چهارم در ارزیابی عملکرد کارکنان، تحلیل و مرور عملکرد و اقدامات اصلاحی و تبیین برنامه توسعه و بهبود فردی و گروهی است.

آخرین مرحله از فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان که کامل‌کننده این فرآیند است و به این فرآیند ماهیت مدیریتی می‌دهد، آن است که عملکرد و رفتار کارکنان را با همراهی خودشان مرور و تحلیل و بازنگری کنیم و اقدامات اصلاحی لازم را برای بهبود عملکرد در دوره‌های بعدی برنامه‌ریزی کنیم. اگر این مرحله را به خوبی انجام ندهیم، مثل پزشکی خواهیم بود که بیماری را تشخیص داده، اما به ریشه‌یابی بیماری نپرداخته و به همین دلیل نتوانسته است اقدامات لازم را توصیه کند.

مدیر پس از انجام ارزیابی‌های لازم و تکمیل فرم ارزیابی عملکرد کارمندانش که در آن قوت‌ها و ضعف‌های کارمند و موفقیت‌ها و ناکامی‌های‌های او منعکس شده است، باید در جلسه‌ای رودررو با کارکنان به مرور و تحلیل و بازنگری عملکرد و رفتار او بپردازد و مشترکا تصمیمات مهمی بگیرند که اجرای آن به بهبود عملکرد و موفقیت همزمان کارمند و سازمان بینجامد.

وقتی با رفتار و عملکردی روبه‌رو هستیم که چندان رضایت بخش نیست، ابتدا باید دلایل و عوامل اصلی این عارضه را شناسایی کنیم. به طور کلی سه دلیل ممکن است باعث عملکرد نامطلوب یا رفتارهای نامناسب کارکنان شده باشد:

اول: ندانستن

دوم: نتوانستن

سوم: نخواستن

یکی از نقش‌های مهم و دشوار مدیر در این مرحله از فرآیند مدیریت عملکرد این است که تشخیص دهد کدام یک از این عوامل، چرا و چقدر بر رفتار و عملکرد کارمند اثرگذار بوده است. فقط بعد از تشخیص درست علت‌هاست که می‌توان راه‌حل‌ها را هم انتخاب کرد و به کارگرفت.

ممکن است کارمند مورد نظر به دلیل کمبود یا نبود دانش لازم و مهارت کافی موفق به برآوردن انتظارات و استانداردها نشده باشد. درچنین مواقعی، وظیفه مدیر تشخیص نیاز آموزشی کارمند و فرستادن او به دوره‌ها و برنامه‌های آموزشی است که دانش و مهارت لازم را برای انجام وظایف در حد استاندارد به او بدهد. اصولا یکی از کارکردهای مهم ارزیابی عملکرد، تشخیص نیاز آموزشی ارزیابی شوندگان است.

دومین دلیل احتمالی عملکردهای نامطلوب کارکنان «نتوانستن» است. برای مثال ممکن است موانعی مثل کمبود اعتماد به نفس که یک مانع درونی است یا ناکافی بودن ابزار و امکانات که یک مانع بیرونی است باعث بروز عملکردهای رضایت‌بخش شده باشد. در چنین مواردی مدیر وظیفه دارد تا موانع را از سر راه کارمند بردارد.

و بالاخره «نخواستن» هم می‌تواند سومین عامل و مانع عملکرد مطلوب کارکنان باشد. درچنین مواردی مدیر باید ریشه‌های نارضایتی کارکنان را کشف و آنها را حتی‌الامکان برطرف کند.

نکته بسیار مهمی که در این مرحله باید مورد توجه قرار گیرد این است که ممکن است عملکرد غیررضایت‌بخش کارمند لزوما ناشی از اهمال و کم‌کاری او نباشد و عواملی خارج از کنترل او باعث نزول عملکرد شده باشند. برای مثال ممکن است فشار بیش از حد کار، دور از دسترس بودن اهداف، بی‌توجهی به آموزش کارمند، مقررات و ضوابط دست و پاگیر، ناکافی بودن ابزار و امکانات و... هم بر رفتار و عملکرد او اثرگذار بوده باشد.

برای این‌کار می‌توانیم یک فرمت تهیه و نقاط قوت و ضعف را مدیریت کنیم.

باید ضعف عملکرد را براساس دلایل زیر عارضه‌یابی و ارتباط نظام مدیریت عملکرد با سایر فرآیندهای منابع انسانی را برقرار کرد.

معمولا عملکرد ضعیف به چهار دلیل ایجاد می‌شود:

-  نداشتن دانش و مهارت‌ لازم برای انجام شرح وظایف شغل

- نداشتن توانایی‌های ذاتی و شخصیتی منطبق با انجام وظایف

- نداشتن انگیزه و محرک‌های درونی و بیرونی به منظور سوق یافتن به سمت عملکردهای برتر

- نبود محیط، ابزار و شرایط کار مناسب

اگر مشکل عملکرد، دانش و مهارت باشد باید برای بهبود و جبران آن فرآیند آموزش را فعال کرد.

اگر مشکل عملکرد، توانایی‌های ذاتی و شخصیتی باشد بایستی برای بهبود و جبران آن آموزش‌های رفتاری را فعال کرد یا از مکانیزم‌های گردش شغلی استفاده کرد.

اگر مشکل، انگیزه باشد باید مجددا نظام انگیزشی فرد را بررسی و برای بهبود آن اقدام کرد.

توجه کنید که انگیزاننده‌های سازمانی و انگیزاننده‌های فردی را باید فعال کرد.

اگر مشکل عملکرد، محیط، ابزار و شرایط باشد باید برای بهبود آن شرایط فیزیکی محیط کار یا شرایط ارگونومی محیط کار را بازطراحی کرد یا ابزارهای لازم را برای انجام کار تهیه کرد. در واقع بازتعریف استانداردهای کار را انجام داد.

درپایان، برای اینکه این چرخه عملکرد کامل شود و به قولی بتوان مدیریت عملکرد شغل را انجام داد و آن را بهبود بخشید، باید چرخه عملکرد همواره در جریان باشد و در هر دوره مداوم اهداف بازبینی، بازتعریف و بهبود یابند. به این ترتیب می‌توانیم چرخه کسب‌و‌کار را به حرکت و گردش درآوریم و سازمان را در مسیر توسعه و بهبود قرار دهیم.

مدیر ارشد منابع انسانی لابراتوارهای طبیعت زنده (سینره)

ارتباط با نویسنده: Khoshvaghti.hrm@tezlabs.com