تفکر سیستمی؛ جهت‌نمای ویژه‌ای برای مدیران سازمان

تفکر سیستمی در سازمان‌ها مفهومی واضح و زیرساختی است. برای درک بهتر تفکر سیستمی، لازم است ابتدا تعریفی صحیح از این لغت داشته باشیم. هر سیستم از مجموعه‌ای اجزا تشکیل شده که با همکاری هم یک کل «سیستم» را تشکیل می‌دهند، درواقع هیچ‌یک از اجزای سیستم، به‌تنهایی، قدرت سیستم کل را ندارند. درواقع، تعامل اجزای سیستم اهمیت بسیار زیادی دارد. حال اگر سازمان را به شکل یک سیستم کلی در نظر بگیریم، اعضای سازمان (کارمندان) در حکم اجزای اصلی تشکیل‌دهنده سیستم هستند.

اما چه کسی به سیستم جهت می‌دهد و الگوهای سیستماتیک سازمان را مورد سنجش و بررسی قرار می‌دهد؟ وظیفه این امور بر دوش مدیران سازمان‌ها است. در مورد سیستم‌ها، برخی اصول اساسی وجود دارد. برای مثال اعضای سازمان باید با یکدیگر در تعامل باشند، تا از حالت مجموعه خارج شده و به شکل سیستمی منظم دیده شوند. همچنین تعیین مرزهای سیستماتیک از زیرساختی‌ترین مفاهیم در روش تفکر سیستمی است.

مروری بر مفاهیم اساسی در تفکر سیستمی

رزا بچ، استاد دانشگاه هاروارد و پژوهشگر در مقاله‌ای به مفاهیم اساسی تفکر سیستمی اشاره کرده است:

*در تفکر سیستمی، بقای سیستم در گرو سنجش، تجزیه، تحلیل و تعامل سیستم با محیط است

*فرآیندهای استراتژیک: شامل چگونگی تصمیم‌گیری‌ها، اقدامات و بررسی تبعات تصمیمات در درازمدت می‌شوند

*فرآیندهای تصمیم‌گیری: اگرچه می‌توان این نوع فرآیندها را بخشی از فرآیندهای استراتژیک تلقی کرد، اما در هر سازمان باید سیستم تصمیم‌گیری مشخصی تعیین شود. برای مثال سیستم تصمیم‌گیری که توسط یک فرد (مدیر) انجام می‌شود یا سیستم تصمیم‌گیری مشارکتی یا تیمی که توسط تیم‌هایی چندگانه، متشکل از اعضای سازمان انجام می‌شود

*سیستم‌های باز و سیستم‌های بسته: برخی از سیستم‌های سازمانی، مدام با محیط در تعامل هستند، از محیط اطلاعات دریافت می‌کنند و نسبت به محیط بازخورد دارند. اما برخی سیستم‌ها الگوهای رفتاری بسته دارند، درواقع تعامل چندانی با محیط ندارند.

فواید تفکر سیستمی

بنابر تعریف دفت و ویک در سال 1984، بخشی از تفکر سیستمی، سیستم‌های تفسیر است. تفسیر سیستم به‌عنوان توانایی درک، شرح و تفسیر حوادث، و تجزیه و تحلیل و بررسی روابط انسانی سازمان تعریف می‌شود. از سوی دیگر سازمان‌ها مدام در حال یادگیری هستند، «سازمان‌های یادگیرنده /یادگیری سازمانی» مفهومی است که در بستر تفکر سیستمی تعریف می‌شود تفکر سیستمی، این فرصت را برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند که براساس روند تغییر و تحولات سازمانی و براساس تجربه، روند یادگیری را طی کنند. قابلیت یادگیری باعث می‌شود اثربخشی سازمان براساس تقابل سازمان و محیط افزایش یابد، و روند کمی و کیفی سازمان براساس اصلاح ساختار سیستماتیک، بهبود یابد.

همین بهبود شرایط، مقدمه‌ای می‌شود بر فرآیند شایسته‌سالاری و ارزیابی صحیح اعضای سیستم. برنامه تفکر سیستمی، دانش‌محور نیز هست، درواقع مدیرانی که تفکر سیستمی را مبنای کار خود قرار داده‌اند، فعالیت‌های نظرسنجی و پروژه‌های نیاز‌سنجی مداوم را در شیوه هدایت خود لحاظ می‌کنند. این نوع رفتار سازمانی از سوی مدیران، باعث می‌شود سازمان به شکل یک سیستم پویا که مدام در حال تغییر و پیشرفت است عمل کند.

فرآیند توزیع و طبقه‌بندی اطلاعات سازمانی، مورد مهم دیگری است که از دستاوردهای تفکر سیستمی محسوب می‌شود. در سازمان‌های موفق، شیوه پخش اطلاعات سازمانی، پراکنده و بی‌نظم نیست. برخی اطلاعات باید تنها در سطوح بالا یا میانی و برخی در سطوح پایین‌تر سازمان نشر داده شوند. این شیوه کمک می‌کند تا نه‌تنها اطلاعات طبقه‌بندی شوند بلکه راحت‌تر انتقال یابند. تفکر سیستمی، مفهوم مهمی به نام «حافظه سازمانی» را هم مورد توجه قرار می‌دهد. براساس این مفهوم، تیم مدیریت می‌تواند با رجوع سریع به تجارب قبلی سازمان، نقاط قوت و ضعف تصمیم‌های گذشته را بررسی کرده و صحیح‌تر تصمیم بگیرد.

کشورهای توسعه‌یافته و در حال توسعه

قابل پیش‌بینی است که کشورهای توسعه‌یافته، بیش از دیگر کشورها به اصول تفکر سیستمی در سازمان‌ها توجه نشان دهند، اما سهم کشورهای درحال توسعه نیز در این بخش در حال افزایش است. ویلیام استرلی، نویسنده کتاب «رهبری اقتدارگرا»، در بخشی از این کتاب می‌نویسد: «آنچه به‌عنوان تفکر سیستمی در غرب مورد توجه قرار گرفته، در بخش‌های از شرق با روش مستبدانه اشتباه گرفته می‌شود. درواقع رهبری مقتدرانه‌ای که رهبران غربی تلاش دارند در سایه تفکر سیستماتیک به آن دست یابند، به شکل ناقص و تحریف شده در برخی کشورهای توسعه‌نایافته یا درحال توسعه در حال بهره‌برداری است.» ویتنام یکی از کشورهایی است که در طول دو دهه گذشته، به تفکر سیستمی اهمیت ویژه‌ای داده است. به نظر می‌رسد هدف دولت ویتنام از توجه به تفکر سیستمی در سازمان‌ها، دسترسی به پیشرفت در آینده بلند‌مدت است.