برای جلوگیری از چرخش تصمیم از تعارض استقبال کنید

هنگامی که فرآیند تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی شرکت شامل تعداد زیادی جلسه، ‌مباحثه، کمیته‌ها، ارائه پاورپوینت، ایمیل‌ها و اعلامیه‌هاست اما توافقات به سرعت حاصل نمی‌شود، به این فرآیند چرخش تصمیم می‌گویند. تصمیمات گزاف زیادی در سازمان، از گروهی به گروه دیگر در بالا و پایین سلسله مراتب سازمانی اتخاذ می‌شود که نتیجه آن با توجه به ذی‌نفعان مختلف متفاوت است اما اغلب به دلیل مشکلات ریشه‌ای، توانایی در تصمیم‌گیری نداشته و از تعارض نیز پرهیز می‌کنند. در صورتی که برای اینکه سازمانی پویا خصوصا در تصمیم‌گیری داشته باشید بهتر است از تعارض استقبال کنید.

چرخش تصمیم

چرخش تصمیم اغلب مانع از تصمیم‌گیری درست می‌شود، چرا که اعضای تیم از بیان مخالفت‌های خود در طول بحث خودداری می‌کنند. ممکن است همه در طول جلسه لبخند بزنند و تاکید کنند اما از بیان نظر و حس واقعی خود طفره روند و این کتمان کردن بعدها به تصمیماتی که گرفته می‌شود آسیب می‌زند. به همین دلیل آفت چرخش تصمیم در سازمان به همه سطوح سازمانی صدمه می‌زند و نتیجه آن تنها معطوف به یک بخش نیست.

برای مثال هنگامی که مدیران در یک شرکت روی بهترین روش برای پیکربندی نرم‌افزار مدیریت فروش‌شان توافق نکنند، تعداد زیادی ناپایداری به وجود می‌آید که نه تنها هزینه‌ها را افزایش می‌دهد، بلکه سبب عدم هماهنگی میان خطوط فروش با مثلا واحدهای جغرافیایی می‌شود. به همین ترتیب هنگامی که سازمان نیاز به کاهش این هزینه‌ها دارد، این مشکل در سراسر زمان گسترش می‌یابد، چرا که تیم مدیریت ارشد نمی‌تواند بر سر تصمیم به تمرکز برسد.

ترس از جنجالی شدن مباحثه

بنابراین اگر بخواهیم از بیرون به این معضل سازمانی نگاه کنیم، درمی‌یابیم این نوع رفتار غلط است. چرا مدیران – حتی مدیران ارشد سازمان- نمی‌توانند مذاکره‌ای باز، صمیمانه و صادقانه داشته باشند و با تفاوت‌های تیم خود کنار بیایند و به توافق برسند؟

دو دلیل عمده برای این رفتار وجود دارد: اولا اینکه مدیران انسان بوده و تمایلات انسانی دارند. آنها خواستار این هستند که دیگران در مورد آنها خوب فکر کنند، به حرفشان گوش دهند و کار کردن با اعضای تیم برایشان دشوار نباشد. آنها دوست دارند که با تیم خود همراه بوده و همانند اعضای تیم‌شان باشند.

حتی هنگامی که با چیزی مخالف هستند، با صراحت آن را به بحث بگذارند و دیگران نظر آنها را بپذیرند. در حقیقت بیشتر مدیران از این می‌ترسند که مخالفت و عدم توافق نظر به جنجال کشیده شود و این جنجال، روابط را بی‌ثبات کرده و به آنها آسیب برساند. بنابراین به طور طبیعی دوست دارند که شرایط به‌گونه‌ای طبیعی و آرام پیش رود.

مدیران فاقد مهارت

دلیل دوم برای پرهیز از تعارض توسط مدیران در سازمان این است که بسیاری از مدیران فاقد مهارت درگیر کردن تعارض در تصمیمات به‌صورت سازنده هستند. شاید این کار دلایل روانی شرح داده شده در بالا را داشته باشد. این مدیران با تعارض روبه‌رو نبوده‌اند و حتی نمی‌خواهند در مدیریت خود تعارض را آموزش ببینند. در نتیجه، آنها بسیاری از اصول پایه و ابزارهای لازم برای درگیری در تعارض مثبت نظیر اهداف فراگیر را باید یاد بگیرند و زمینه‌های مشترک را شناسایی کرده و به جای تمرکز بر اشخاص، بر مشکلات تمرکز کنند.

دستورالعمل‌هایی برای تعارض سازنده

شکستن این چرخه و غلبه بر یک طرفه بودن تصمیمات به خودی خود آسان نیست، خصوصا اگر مغایر با فرهنگ سازمان شما باشد. اگر خواهان بررسی این مشکل هستید بهتر است دو گام را در پیش گیرید. ابتدا با اعضای تیم خود یا تعدادی از همکاران جلسه‌ای تشکیل دهید و در خصوص معضل چرخش تصمیم با آنها صحبت کنید. برای مثال در مورد یک مسئله حقیقی در سازمان از آنها نظر بخواهید و پاسخ‌ها را به بحث بگذارید. بگذارید همه پاسخ‌ها به‌صورت جزئی بیان شود و محدودیت زمان نداشته باشید. این جلسه تنها در مورد آگاهی‌دهی و هماهنگی در خصوص مسئله به وجود آمده است. در گام بعد چند دستورالعمل برای تعارضی سازنده ایجاد کنید.

این امر شامل اختصاص دادن دو دقیقه زمان به هر فرد برای به اشتراک‌گذاری دیدگاه‌هایش است. به آنها یادآور شوید که عدم توافق در مورد یک موضوع به منزله یک خصومت شخصی نیست و نیازمند زمان برای بحث و مذاکره است. سازمان‌هایی که می‌خواهند این چرخه را دور بزنند و زودتر به نتیجه برسند، نیازمند مدیرانی برای درک این تعارض و استقبال از آن در سازمان‌شان هستند.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com