توصیه هایی کاربردی برای مدیران (89) / با برنامه کارهای خود را انجام دهید

داشتن برنامه ریزی در زندگی و کار بسیار اهمیت دارد. برنامه ریزی خوب و دقیق که متناسب با شرایط و ساعات کاری ما باشد کمک می کند تا منظم و دقیق باشیم. برنامه ریزی به ایجاد تعادل در کار و زندگی نیز کمک می کند.

همه افراد کارهایی را دارند که باید انجام دهند و همین امر باعث می شود تا به فکر ایجاد برنامه ای در این رابطه باشند. تصور اغلب افراد در رابطه با برنامه کاری تنها نوشتن لیست کارهایی است که باید انجام دهند در حالی که یک برنامه کاری شامل لیست وظایف به همراه زمان و شیوه انجام هر یک است.

نخستین دلیل اهمیت داشتن برنامه ریزی در کار این است که این برنامه ریزی باعث ایجاد تاثیر گذاری بالای کار و فعالیت روزانه ما می شود. قطعا اگر برنامه ریزی نداشته باشیم، نمی توانیم موفق شویم مخصوصا در کار باید برنامه ریزی وجود داشته باشد تا بتوانیم مسئولیت های خود را سر وقت انجام دهیم در غیر این صورت کاری که می کنیم به نتیجه مطلوب نخواهد انجامید. خیلی از کارفرمایان با ارائه برنامه ریزی در کار روند کاری کارمندان را افزایش می دهند تا در کمترین زمان بیشترین فعالیت را داشته باشند.

برنامه ریزی باعث کاهش میزان استرس می شود و استرس باعث ایجاد اختلال در کار می شود در نهایت اینکه نمی توانید عملکرد خوبی داشته باشید چون زمان را هدر می دهید و کارهای تان نیمه تمام می ماند. پس داشتن یک برنامه ریزی خوب نه تنها برای کار و شغل، بلکه برای زندگی شخصی، تحصیل و ایجاد تعادل بین تمام اینها لازم و ضروری است.

ایده

یکی از اقدامات متفاوتی که در رابطه با برنامه ریزی کارها می توان انجام داد، این است که به جای لیست کردن کارهایی که باید انجام دهید، کارهایی را که می توانید انجام دهید مشخص کنید. برای مثال ممکن است شما مجبور باشید یک پروژه را ظرف مدت یک هفته تحویل دهید، با این حال فردا اکثر کارهایتان در بیرون از دفتر خواهد بود. به همین خاطر باید ببینید تحت این شرایط دقیقا چه کارهایی را می توانید انجام دهید و با این کار از حجم کارهای خود کم کرده و می توانید روز دیگری را که شرایط مناسب تر است، به انجام آن اختصاص دهید.

مهم ترین مزیت داشتن یک برنامه کاری، توانایی کنترل کردن کارها است. اگر در برنامه ریزی روزانه خود به این شیوه عمل می کنید که کارهای آسان در ابتدا و کارهای سخت در انتها قرار می گیرند، شما بدون شک نخواهید توانست به تمامی کارهای مشخص شده رسیدگی کنید و وقت کم خواهید آورد. به همین خاطر صرفا ایجاد یک برنامه مهم نیست و نحوه سازماندهی آن نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.

بهتر است هنگامی که لیست خود را آماده کرده و کارهایی را که باید انجام دهید مشخص ساختید، آن دسته از وظایف را که اولویت کاری شما محسوب می شوند به هر شکلی که می خواهید نسبت به بقیه مشخص تر سازید که همواره بدانید کدام کارها اولویت بیشتری دارند و این باعث می شود در صورتی که در آن روز دیر به محل کار خود رسیدید یا به هر دلیلی زمان زیادی را از دست دادید، بدانید که بهتر است کدام یک از کارها را انجام داده و کدام موارد را به زمانی دیگر موکول کنید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- برنامه کاری باید براساس میزان توانایی فرد باشد. این امر بدین معنا است که یک برنامه خوب باید واقع گرایانه باشد تا به نتیجه دلخواه منتج شود.

- در لیست خود احتمالات را نیز در نظر بگیرید. به هر دلیلی ممکن است طبق برنامه نتوانید جلو بروید و چند مورد عقب بماند. زمانی را همواره برای این گونه موارد کنار بگذارید.

- طبق یک نظم مشخص جلو بروید تا این امر به نوعی عادت برای شما تبدیل شود. برای مثال اگر تصمیم گرفتید که ایمیل های خود را قبل از ترک محل کار خود و در دقایق آخر ساعت کاری چک کنید، همواره به همین شیوه عمل کنید.

- می توانید در پایان هر ماه به عملکرد خود براساس برنامه کاری امتیاز دهید. با این کار خواهید فهمید که میزان تلاش تان تا چه اندازه کافی است و در صورتی که مورد رضایت نیست می توانید برای ماه بعد خود برنامه بهتری تنظیم کنید.