توصیه هایی کاربردی برای مدیران (57) / اگر چیزی را بعدا می خواهید بعدا به سراغش بروید!

انسان همواره منطقی عمل نمی کند و در اکثر مواقع می خواهد هر کاری را در نهایت سرعت و در کم ترین زمان انجام دهد.  این شتاب زدگی در نهایت باعث می شود کارها آنگونه که باید انجام نگیرد.  درواقع تمامی کارها را نمی توان با سرعت بالا به اتمام رساند و برخی مانند نوشتن همین مطلبی که ملاحظه می کنید نیاز به وقفه های زیادی دارد تا مطلب به بهترین شکل در اختیار علاقه مندان قرار گیرد.

  با قرار دادن یک کار جزو اولویت ها بیشتر افراد تصور می کنند چون برچسب اولویت یا به بیان دیگر کار مهم روی آن خورده است پس باید فورا آن را به پایان برسانند.  البته این کار برای انجام بیشتر فعالیت ها کاملا درست است اما همه فعالیت ها به گونه ای نیستند که یک روزه به اتمام برسند. برای این گونه فعالیت ها باید شیوه متفاوتی در پیش گرفت. 

ایجاد وقفه یکی از بهترین کارها در این زمینه است،  اگرچه انسان های بزرگ  (حتی در لحظات پرفشار و سخت زندگی خود) بلافاصله سراغ کارهای خود رفته و خود را ملزم به انجام سریع آنها می کنند و یکی از مهم ترین ویژگی های این دسته از افراد سرعت آنها در به پایان رساندن فعالیت های شان است،  با این حال منظور از ایجاد وقفه بی خیال شدن یا به فکر نبودن نیست بلکه منظور این است که در شرایطی که از حجم کاری بالایی برخوردار هستید و بنا به دلایلی امکان اینکه از حجم آن بکاهید، وجود ندارد و نوع فعالیت مدنظر نیز به گونه ای نیست که کار یک روز باشد،  لازم است فعالیت های خود را به گونه ای سامان دهید که هم دچار فشار و استرس کاری نشوید و هم بتوانید تمامی فعالیت های خود را در زمان مورد نیاز انجام دهید. 

برای مثال ممکن است شما مجبور باشید یک کتاب را طی مدت کمتر از یک سال به پایان رسانید.  بدون شک خیلی خوب می شود اگر در همان ماه های اول کار آن را به اتمام برسانید اما این امر تنها زمانی اتفاق می افتد که شما بتوانید کل زمان خود را به آن اختصاص دهید. 

در غیر این صورت لازم است در انجام آن وقفه های از پیش تعیین شده ای قرار دهید تا ضمن آنکه بتوانید تمامی وظایف و کار های خود را انجام دهید، از به پایان رساندن آن نیز غافل نشوید و در زمان مشخص کار نوشتن آن را تمام کنید.  

ایده

انجام وظیفه ای زمانبر در کمترین زمان ممکن بیانگر مهارت بالای فرد است،  با این حال مشکلی که وجود دارد و به طور مفصل نیز ذکر شد میزان وقتی است که می توانید به انجام دادن آن اختصاص دهید.  ممکن است یک فعالیت برای آنکه طی یک هفته به پایان برسد نیاز به صرف وقت روزانه بیش از 12ساعت داشته باشد در حالی که شما در بهترین حالت ممکن بتوانید تنها 6 ساعت از وقت خود را به آن اختصاص دهید. 

در اینگونه موارد لازم است برای خود وقفه هایی ایجاد کنید.  با این حال این امر در مواردی کاربردی است که کاری که قصد انجام آن را دارید متعلق به خودتان باشد و دست شما برای ایجاد هرگونه وقفه ای کاملا باز باشد.  اما در مواردی که کار متعلق به فرد دیگری است چه باید کرد؟  

راه حل پیشنهادی این است که از وی تقاضای مهلت کنید.  این کار ابدا نباید به عنوان به تاخیر انداختن کار در نظر گرفته شود بلکه با توجه به شرایطی که دارید می توانید در زمانی معقول نه صرفاً کمترین زمان ممکن آن را به پایان برسانید.  

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در گرفتن مهلت با صداقت رفتار کنید.  اگر می توانید کار را ظرف مدت دو ماه به پایان رسانید آن را به چهار ماه افزایش ندهید.  با این حال به کمتر از زمانی که می توانید کار را به پایان برسانید نیز راضی نشوید. 

علت انجام این کار به این دلیل است که تحت شرایطی که مهلت تان ابدا کافی نیست،  شما یا نمی توانید سایر وظایف خود را به طور کامل انجام دهید یا احتمال دارد کاری را که به شما محول شده است به بهترین شکل ممکن به پایان نرسانید که هر دو مورد به اعتبار شما ضربه خواهد زد و سابقه شما را خدشه دار خواهد ساخت.  

- احتمال وقوع رخدادی غیر مترقبه را نیز در مدیریت فعالیت های خود در نظر بگیرید تا به مشکل جدی برخورد نکنید.