توصیه هایی کاربردی برای مدیران (54) / انجام چند کار به طور همزمان

برخی کار ها به علت آنکه وقت گیر بوده و نمی توان به آسانی و با سرعت به آنان خاتمه داد، برای مدیریت آنها با مشکل مواجه خواهید شد. این امر خصوصا در مواقعی که باید چندین کار را به طور همزمان انجام دهید خود را نشان می دهد. در این گونه مواقع افراد معمولا با سردرگمی زیادی مواجه خواهند شد و همین عدم تمرکز لازم در نهایت منجر می شود تا هیچ کدام از برنامه ها به خوبی پیش نرود.

انجام چند کار سخت و زمان بر به طور همزمان به نظر غیر ممکن می آید. با این حال ممکن است این اتفاق رخ دهد به همین خاطر لازم است با چگونگی مدیریت کار ها در این گونه مواقع آشنا باشید. در این صورت می توانید از هدر رفتن وقت خود جلوگیری کنید.

ایده

نخستین اقدام در این راستا مشخص ساختن کار ها است. این امر به این معناست که شما باید بدانید که هر یک از وظایف تان در کدام دسته (آسان و سخت) قرار خواهد گرفت. حال با مشخص ساختن آن در گام بعد لازم است فعالیت هایی را که شباهت یکسان دارند در یک گروه قرار داده و به طور همزمان انجام دهید. برای مثال انجام دو فعالیت شنیداری به طور همزمان بسیار دشوار است با این حال می توانید ضمن آنکه به فایل صوتی خود گوش می دهید، مشغول مرتب سازی پوشه های خود شوید.

این یک مثال ساده برای درک بهتر موضوع است و لزومی ندارد که تنها در چنین موارد کوچکی مورد استفاده قرار گیرد، بلکه می توانید در هر حجم کاری  از این راهکار استفاده کنید. با این حال فراموش نکنید که همواره باید وظایف خود را اولویت بندی کنید، در غیر این صورت احتمال دارد با مشکل کمبود وقت مواجه شوید و نتوانید مدیریت خوبی روی زمان کاری خود داشته باشید.

جالب است بدانید آمارها نشان می دهد با انجام چند فعالیت به طور همزمان، توانایی های ذهن به طرز چشمگیری افزایش خواهد یافت.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- برای انجام همزمان چند فعالیت لازم است از مغز خود حداکثر استفاده را ببرید. در این راستا لازم است بدانید قسمت فوقانی مغز وظیفه مدیریت اعمال ارادی و قسمت تحتانی وظیفه مدیریت اعمال غیر ارادی را بر عهده دارد. بخش اول تنها می تواند یک عمل را پوشش دهد در حالی که این امر برای بخش دوم متفاوت بوده و می تواند همزمان چند فعالیت را مدیریت کند.

به همین خاطر یکی از شیوه های موثر تبدیل کاری ارادی به غیر ارادی است. بسیاری از مهارت هایی که کسب می کنیم درواقع به همین شکل است. با این کار شما این امکان را در اختیار خواهید داشت تا چند فعالیت را به طور همزمان انجام دهید و با این کار در وقت خود صرفه  جویی کنید. این اقدام باعث می شود تا بتوانید وظایف خود را در مدت زمان بسیار کمتری به پایان رسانده و با در اختیار داشتن زمان اضافه به فکر افزایش حجم کاری خود در راستای موفقیت بیشتر باشید.

- فعالیت هایی را که از شباهت بیشتری برخوردارند باهم انجام دهید.

- از ابزارهای خود به بهترین نحو ممکن استفاده کنید. رایانه و اینترنت دو ابزار ارزشمند برای هر فردی است که می توانند انجام بسیاری از کار ها را ساده کنند.

- نظم کاری از خصوصیت هایی است که باعث  می شود تا بهتر بتوانید فعالیت ها را به طور همزمان انجام دهید. با ایجاد فایل هایی طبقه بندی شده براساس نوع آن برای مثال فایل کار های نوشتاری، شنیداری، وقت گیر و...، این امکان را خواهید یافت تا با بررسی دقیق هریک، راهکار های مناسب برای انجام همزمان آنان را بیابید.

- از ابزار های یادآور زمان در کار خود استفاده کنید. همواره ممکن است به قدری سرگرم کار خود شوید که به کلی زمان از دست تان خارج شود. برای آنکه بتوانید مدیریت درستی روی زمان خود داشته باشید لازم است نسبت به آن هوشیار باشید. این ابزار ها بهترین گزینه هستند که به شما یادآوری می کنند چه زمانی باید فعالیت را شروع کنید و ظرف چه مدت به پایان رسانید.

به کمک این وسیله دیگر لازم نیست مدام زمان را چک کنید و با این کار حواس تان پرت شود. هنگامی که چند فعالیت را همزمان انجام می دهید با انجام کاری دیگر، تنها تمرکز خود را از دست خواهید داد که بدون شک کارتان را سخت خواهد کرد.