اجرا و پیاده‌ سازی تغییرات سازمانی

تمام پدیده‌ها در جهان در حال تغییر و تحولند. بشر همیشه درصدد ایجاد تغییرات مثبت، مهار تغییرات منفی و مبارزه با آثار آن بوده و سعی کرده است تغییرات را مدیریت کند تا از آثار زیانبار آن در امان بماند. سازمان‌ها نیز از این امر مستثنا نیستند. یکی از مراحل تغییر، اجرا و پیاده‌سازی آن به نحو احسن است که اصول خاص خود را دارد.

پس از ایجاد آمادگی، وظیفه همه مدیران در سطوح ارشد و میانی است که فرآیند ایجاد تغییرات را مدیریت کرده و گزارش لحظه لحظه آن را به برنامه‌ریزان سازمان مخابره کنند. از سوی دیگر نقش مدیر منابع انسانی پررنگ‌تر از سایر مدیران است، زیرا علاوه بر ارائه گزارش روند پیشرفت ایجاد تغییرات، باید روحیات و واکنش‌های نیروی انسانی سازمان را لحظه لحظه آنالیز کرده تا از کوچک‌ترین تغییرات آگاه شود و نسبت به رفع آن در نخستین ثانیه‌های بروز مخالفت‌ها و مقاومت‌های سازمان برآید. 

در مرحله پیاده‌سازی باید دقت شود تغییرات مطابق برنامه از قبل تعیین شده صورت گیرد تا بازدهی آن به حداکثر برسد. در این مرحله، هرچه زمینه‌سازی بیشتر بوده و برنامه‌ریزی دقیق‌تر باشد، مقاومت که همانند اصطکاک عمل می‌کند کاهش خواهد یافت. معمولا پیاده‌سازی در فازهای مختلف انجام می‌شده و برای هر مرحله تاریخ و فعالیت‌های مشخصی تعیین می‌شود. در بخش پیاده‌سازی تغییرات، سه فاکتور کنترل، آموزش و ارزیابی باید همراستا و به‌صورت مداوم و تا پایان فرآیند وجود داشته باشد. برای کنترل می‌توان هم از متخصصان داخلی یا خارج از سازمان استفاده کرد.

آموزش باید به‌صورت پیوسته و مداوم در طول مسیر پیاده‌سازی تغییرات وجود داشته باشد. برای ارزیابی نیز می‌توان از ابزارها و سیستم‌هایی نظیر فرم‌های نظر‌سنجی و پرسشنامه‌های گوناگونی که در این زمینه توسط محققان معرفی شده است استفاده کرد. به‌عنوان مثال از کارکنان بپرسید که احساس می‌کنند این تغییر به چه میزان در بازدهی و تغییر در روحیه‌شان تاثیر گذاشته است. آیا توانسته‌اند با شرایط جدید خود را منطبق سازند؟ چه فاکتور‌هایی را در رسیدن به تطابق با شرایط جدید تاثیرگذار‌تر از سایرین می‌دانند؟ آیا انتظارات‌شان از محیط جدید شغلی تا به امروز برآورده شده است؟ عموما نتایج نظر‌سنجی در روزهای اولیه ایجاد تغییرات کمی ناامید‌کننده است اما به مرور پی خواهید برد در صورتی‌که با زمینه‌سازی و مطابق برنامه از پیش تعیین شده دست به ایجاد تغییرات در سازمان بزنید، به‌مراتب نتیجه مناسب‌تری خواهید گرفت.

چند نکته

- نیروی جوان و دارای تجربه کاری کمتر، به‌مراتب نسبت به نیروهای میانسال و با تجربه کاری بالا، با سرعت بیشتری با تغییرات همسو شده، از تغییرات استقبال کرده و با محیط جدید سازگار می‌شود.

- سازمان‌هایی که پرسنل آنها همواره ادعا کنند امنیت شغلی بالایی داشته و دارای ثبات هستند و هیچ‌گاه امنیت شغلی آنها به خطر نمی‌افتد، تصور نکنند که آن شرکت مشکل دارد. مدیران توجه داشته باشند پرسنل به‌طور غریزی اگر به مدت نسبتا طولانی در شرایط ثبات قرار داشته باشند به مرور عملکردشان کاهش می‌یابد. این به دلیل آن است که فعالیت‌های یکنواخت باعث کسالت شده و ضریب خطا را افزایش می‌دهد. پس در نظر داشته باشید به دنبال رساندن تغییر به نقطه صفر نیستیم. هر سازمانی ناگزیر به ایجاد تغییرات در واحد خود است، اما نکته اینجاست که می‌توان با کمک از آموزه‌ها و تجربیات سایر مدیران و مشاوران در این حوزه، به بهترین نحو ممکن تغییرات را در سازمان برنامه‌ریزی و اجرا کرد.

- شرکت‌هایی که به یک باره تصمیم به ایجاد تغییرات گرفته و بلافاصله پیاده‌سازی می‌کنند موفق نخواهند بود. برای به حداقل رساندن مقاومت و حداکثر کردن همکاری نیروی انسانی در سازمان پیشنهاد می‌شود با ایجاد پیش‌زمینه ذهنی، مقدمات ایجاد تغییرات را فراهم کنید.