اتلاف وقت؛ رفتار کاری ضد بهره‌ وری

موضوع مدیریت زمان و جلوگیری از اتلاف وقت در ادارات و سازمان‌ها جزو مباحث بنیادی و اساسی در چارچوب نظام اداری و سازمانی است. از سوی دیگر در دسترس‌بودن فناوری‌های جدید در سازمان‌ها از دیگر موارد مهمی است كه تا اندازه زیادی سبب هدررفتن وقت و زمان در سیستم اداری می‌شود.

این در حالی است که پیشرفت فردی و اجتماعی مستلزم توجه به زمان است. زیرا جوامع بشری براساس برنامه زمان‌بندی‌شده به سمت اهداف استراتژیك حركت می‌كنند، در زمان مشخص به اهداف برنامه رسیده و در نتیجه كشوری ثروتمند و مترقی همراه با رفاه اجتماعی می‌سازند.

این جوامع معمولا از یك سیكل فقر به تلاش و آینده‌نگری، چرخه ثروت، توسعه و قدرت جهش می‌یابند. برعكس جوامعی وجود دارند كه از سیكل ثروت، اتلاف وقت و بی‌مسئولیتی به چرخه فردگرایی، نابسامانی، هرج و مرج و سرانجام فقر اجتماعی سرازیر می‌شوند. البته انسان‌ها از دیرباز به اهمیت زمان و غنیمت شمردن آن در قالب ضرب‌المثل‌ها، شعر و ادبیات توجه داشته‌اند و محدودیت زمان و برگشت‌ناپذیری آن برای بشریت همواره مطرح بوده است.

در همین حال شناسایی راه‌های جلوگیری از اتلاف وقت و شناخت صحیح و به موقع عواملی كه وقت ما را هدر می‌دهند، بسیار مهم است، زیرا به این ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را كوتاه خواهیم كرد. در مطلب پیش رو موضوع اتلاف وقت در سازمان‌ها و بخشی از عوامل موثر بر آن مورد بررسی قرار گرفته است.

اتلاف وقت نوعی «رفتار کاری ضد بهره‌وری» است که از آن به میل باطنی کارکنان به انجام فعالیت‌های غیرکاری در طول زمان کار تعبیر می‌شود. در اتلاف وقت این‌گونه فرض می‌شود که تعداد قابل ملاحظه‌ای از کارکنان، فارغ از میزان درگیری با شغل و حتی در شرایطی که بهره‌وری در حد قابل قبولی وجود دارد، به اتلاف وقت می‌پردازند.

عوامل اتلاف وقت در گروه‌های مختلف اجتماعی، یکپارچه و یکسان عمل نمی‌کنند. ادعا شده کاركنان در سازمان‌ها به چهار شكل دست به اتلاف وقت می‌زنند كه مدیران و سرپرستان باید با به کارگیری گونه‌های مختلفی از فنون مدیریت منابع انسانی هر یک را مدیریت کنند.

مقدمه

امروزه در سازمان‌ها و بین کارکنان دیدگاه‌هایی ایجاد شده که با کمی تامل در آن می‌توان به مصادیق اتلاف وقت پی‌برد. در این بخش برخی از این دیدگاه‌ها به اجمال آورده شده است:

کارمند حقوقی یک شرکت، با حذف زمان‌هایی که صرف بازی‌های کامپیوتری و وبگردی می‌کند، می‌تواند کارهای خود را به اتمام برساند. او می‌گوید: «فکر نمی‌کنم کار کردن به آن اندازه‌ای که مدیر انتظار دارد، ضرورتی داشته باشد، حتی اگر بتوانم آن را انجام دهم.»

کارگر یک کارخانه اتومبیل‌سازی که کار خود را به کندی انجام می‌دهد و رغبتی به کار ندارد، می‌گوید: کار کردن برایم اهمیتی ندارد، چند سال دیگر بازنشسته می‌شوم. پس دیرتر سر کار می‌آیم و زودتر محل کارم را ترک می‌کنم. چه کاری می‌توانند انجام دهند؟ هیچ و در اکثر موارد حق با اوست.

مدیر جذب نیروی انسانی یک شرکت که در زمان کارش سخت کار می‌کند و شغلش را دوست دارد و کارش را خوب انجام می‌دهد، می‌گوید: «فکر می‌کنم اگر دو ساعت کار مفید در روز انجام دهم، استحقاق آن را دارم که زمان کوتاهی به خود اختصاص دهم.»

استاد تمام وقت یک دانشگاه بزرگ که فقط برای تدریس به دانشگاه می‌رود و فقط از طریق ایمیل برای پاسخ به سوالات دانشجویان در دسترس آنان است، همچون گذشته پروژه‌های تحقیقاتی را راهنمایی نمی‌کند و می‌گوید: «من استاد ثابت هستم و دانشگاه نمی‌تواند من‌را مجبور کند. من وقت خود را به تحقیق اختصاص داده‌ام و می‌توانند برای کارهای دیگر از شخص دیگری استفاده کنند.»

با توجه به موارد یاد شده بی‌تردید چنین دیدگاه‌هایی در سازمان‌های کنونی پدید آمده است، بیشتر ایشان احساس می‌کنند چنانچه وظایف خود را به خوبی و کامل انجام دهند، استحقاق زمان استراحت را خواهند داشت که اغلب شامل استفاده از اینترنت، بازی‌های کامپیوتری و زمانی برای یک نوشیدنی یا کشیدن یک سیگار است.

آنچه در بین تمامی این افراد مشترک است، این است که در زمان کاری به کارهای شخصی خود می‌پردازند. چه کاملا آشکار باشد چه نباشد، این عامل مهمی در کاهش سطح بهره‌وری یک سازمان خواهد بود. اتلاف رفتن زمان در بسیاری از موارد مخرب است، به‌طوری‌كه ضرر مالی اتلاف وقت سال 2009 تمامی شرکت‌های آمریکایی حدود 755 بیلیون دلار تخمین زده شده است.

بررسی سالری کام در آمریكا در سال 2009 نشان می‌دهد که میانگین اتلاف وقت، 2/09 ساعت در هر روز کاری است. بنابراین اگر میانگین کاری 8 ساعت کار مفید باشد و 2/09 ساعت از آن را كسر کنیم، سالانه سازمان‌ها برای هر کارمند 5720 دلار می‌پردازند. اگر این مبلغ را در تعداد کارگران آمریکا یعنی 132 میلیون نفر ضرب کنیم هر سال 755 بیلیون دلار زیان مالی اتلاف وقت خواهد بود.

زمان، دارایی هر سازمان محسوب می‌شود و استفاده نابجا از آن مشکل‌ساز خواهد بود. یک کارمند با روش‌های متعددی می‌تواند موجب اتلاف وقت شود و اینچنین است که برخی عملکردها، در درآمدهای سازمانی تاثیرگذارند. یک کارمند ممکن است در بازگشت به کار خود پس از زمان ناهار تعلل کند. کارمند دیگری که برای معاملات شخصی خود از اینترنت استفاده می‌کند زمان را هدر می‌دهد.

این اعمال همگی موجب اتلاف‌وقت می‌شوند. اتلاف وقت نوعی رفتار کاری ضد بهره‌وری است که در آن کارمندان در زمان کاری به فعالیت‌های غیرکاری می‌پردازند. اما بسیاری از محققان معتقدند که در نظر گرفتن زمانی برای استراحت در ساعات کاری، در ایجاد روحیه تولید و بهره‌وری کارمندان ضروری است.

وقت‌‌کشی یا اتلاف وقت براساس نظریه جدید كتكن در سال 2008 مطرح شده است. براساس نظر او وقت‌کشی به‌عنوان تمایل کارمندان به انجام کارهای غیرمجاز در طول زمان کاری اشاره دارد. کارهایی مانند فعالیت‌های غیرکاری در محل کار و دیر آمدن به سر کار.

مدل اتلاف وقت

وقت‌کشی یک پدیده فراگیر است که بسیاری از سازمان‌ها با آن درگیر هستند. حد و نوع آن می‌تواند براساس فرهنگ خاص یک سازمان و شکل مدیریت آن تغییر کند. همیشه این طور نیست که فقط یک کارمند موجب اتلاف وقت شود، در برخی موارد می‌تواند کاملا عکس آن اتفاق بیفتد. بنابراین این پدیده خاص به بررسی بیشتر نیاز دارد تا بتوان مفهوم آن را بهتر درک کرد و باید راه‌هایی یافت تا رشد آن را در یک سازمان به حداقل رساند.

برای درک بیشتر موضوع، شکل‌های مختلف اتلاف وقت به‌صورت یک مدل نشان داده شده است. در این مدل عناصر مهم وقت‌کشی مشخص شده که شامل عوامل شخصی، سازمانی، کاری، تجربی و عمل و پیامدهای آن است. این مدل نشان می‌دهد عوامل مختلف زیادی وجود دارند که موجب می‌شود یک کارمند وقت کاری خود را هدر دهد.

عوامل سازمانی

فرهنگ سازمانی: این فرهنگ نقش بزرگی در از بین بردن اتلاف وقت خواهد داشت و در یک محیط تقریبا فاسد، دیگر کارمندان را متمایل می‌كند در محیطی که رفتار اکثر افراد با روند تولید مغایرت دارد، از عمل آنان در اتلاف وقت پیروی کنند.

به‌عنوان مثال، در یک نمونه مشخص شد 96درصد کارمندان پست‌های الکترونیکی شخصی خود را در محل کار خود انجام می‌دهند. در فرهنگی که این اعمال معمول است، چنین رفتارهایی اشتباه محسوب نمی‌شود و کاملا می‌تواند بر رفتار كلان سازمان تاثیرگذار باشد. شكل‌(1) مدل اتلاف وقت را به طور كلی نشان می‌دهد.

سیاست‌ها و قوانین کنترلی: یک سازمان می‌تواند در جلوگیری از انجام کارهای غیرتولیدی تاثیرگذار باشد. مثلا با وضع یک سیاست رسمی و جامع می‌‌تواند کندی کار (تاخیر ورود) یا اتلاف وقت را در سازمان کاهش داد. علاوه بر آن اگر کندی کار پیامدهایی منفی برای افراد سازمان در پی داشته باشد مانند کوتاه‌تر شدن زمان ناهار یا الزام در انجام کارهای معوقه، وقت‌کشی کمتر را به دنبال خواهد داشت. بنابراین توجه و تاکید بر نتایج استفاده نادرست از زمان کاری می‌تواند در کاهش روند اتلاف وقت کمک کند.

عوامل فردی

عوامل فردی به سه دسته تقسیم می‌شود: آزمون (امتحان)، (استقرار) اثبات و ابقا (حمایت). لوار مارتین و دیگران در تحقیقی در سال 2009 مشاهده کردند که افراد در مرحله اثبات دوره زندگی نکات اخلاقی مرتبط با کار را بیشتر رعایت می‌کنند تا افرادی که در مرحله آزمون و حمایت هستند. این گونه به‌نظر می‌رسد افرادی که مسائل اخلاقی را کمتر رعایت می‌کنند در محیط کار خود فعالیت‌های غیرکاری بیشتری انجام می‌دهند.

وی اشاره می‌كند برای نمونه باید به کارگرانی که در مرحله آزمایشی به سازمانی جدید وارد می‌شوند، کارهای کمتری سپرد. زیرا ممکن است آنها با مبانی سازمان آشنایی چندانی نداشته باشند و بنابراین نتوانند از عهده انجام برخی کارها برآیند. این عامل می‌تواند به کاهش اتلاف وقت کمک کند.

نکته جالب‌توجه اینکه دوره کاری با دوره تصدی سازمانی رابطه معنا‌داری ندارد. کارمند مشغول کار می‌تواند دوره کاری جدیدی را در همان سازمان شروع کند، در حالی که ممکن است فرد دیگری که با سابقه‌تر است، دوره کاری جدید را دیرتر آغاز کند. وقت‌کشی در کارگران مرحله آزمون و حمایت در مقایسه با کارگران مرحله اثبات بیشتر صورت می‌گیرد.

دوره تصدی سازمانی: این دوره، زمانی است که به همکاری با یک سازمان می‌گذرد. دیده شده که هر چه کارمند همکاری بیشتری با سازمان داشته باشد، اصول اخلاقی بیشتری را رعایت می‌کند.

این افراد به لحاظ اخلاقی رفتار مناسبی دارند و کمتر موجب اتلاف وقت می‌شوند، علاوه بر این طبق نظریه مالاچوفسكی، کارمندانی که دهه 20 زندگی را می‌گذرانند حدود دو ساعت در روز وقت تلف شده کاری دارند، در حالی‌که کارمندان دهه 50 تقریبا هیچ وقت تلف شده‌ای ندارند. اما به هر حال تصدی با سن ارتباط معنا‌دار ندارد. آنهایی که تصدی سازمانی طولانی‌تری دارند، مسن‌تر خواهند بود.

بی‌عدالتی: تحقیقات نشان داده که مشاهده بی‌عدالتی در محل کار می‌تواند باعث افزایش رفتارهای ضدتولیدی کارمندان شود. بررسی مالاچوفسكی (در سال 2005) از 2000 کارمند نشان می‌دهد که تقریبا 24درصد آنان وقت‌کشی می‌کنند، زیرا احساس می‌کنند مبلغ پرداختی به آنان متناسب با کاری که انجام می‌دهند نیست.

بنابراین آنها احساس می‌کنند در محیط کاری که با بی‌عدالتی با آنان رفتار می‌شود، باید وقت‌کشی کنند. این درک از بی‌عدالتی از بسیاری موارد متفاوت نشأت می‌گیرد مانند پرداخت، ساعت کاری، دسترسی به منابع و... .

تعهد سازمانی: ممکن است تعهد نسبت به رتبه استخدامی یک فرد در وقت‌کشی تاثیر بگذارد. اگر افراد نسبت به کار یا سازمان خود تعهد داشته باشند کمتر زمان را هدر می‌دهند و بیشتر با سازمان همکاری می‌کنند. ثابت شده که افزایش میزان تعهد سازمانی می‌تواند موجب کاهش اتلاف وقت کارکنان شود.

رضایت شغلی: میزان رضایت شغلی کارمند ارتباطی مستقیم با اتلاف وقت کاری دارد. تحقیقات نشان می‌دهد افرادی که رضایت شغلی کمتری دارند، به انجام رفتار كاری ضد تولیدی متمایل‌ترند. بنابراین کارمندان ناراضی نسبت به افراد دیگر دیرتر به سر کار می‌روند یا غیبت بیشتری دارند. زیرا یک کارمند ناراضی احساس می‌کند باید کمتر از کارفرمای خود اطاعت کند.

شخصیت: شاید خویشاوندی مهم‌ترین عامل فردی اتلاف وقت باشد. خویشاوندی رابطه مستقیمی با میزان تولید یک کارمند و عملکرد او دارد. در بررسی‌ای که سالگ در سال 2002 انجام داد، مشخص شده که خویشاوندی با عملکرد ضدتولیدی ارتباط دارد.

بنابراین عوامل شخصی دیگر، مانند وابستگی کارمندان به هم نیز می‌تواند رابطه‌ای منفی با اتلاف وقت داشته باشد. انگیزه کارکنان عامل مهمی در کاهش اتلاف وقت کاری است. اگر یک کارمند برای کامل کردن کار خود با انگیزه باشد، کمتر زمان را هدر می‌دهد.

عوامل كاری

تعامل كاری: عواملی که یک کارمند را با مسائل کاری درگیر می‌کند باعث می‌شود ساعت کاری بیشتری هدر رود و عملکردهای غیرکاری انجام شود. یک کارمند غیر‌فعال و کسل بیشتر زمان را هدر می‌دهد. هدررفتن زمان به زمانی اطلاق می‌شود که در آن بیکاری صورت گیرد. بنابراین درگیری‌های کاری در محدود کردن اتلاف وقت دخالت دارد.

ناامیدی كاری و عدم بازدهی شغلی: علاوه بر درگیری‌های شغلی، عامل مهم‌تری که موجب فاصله گرفتن کارمند از وظایف کاری‌اش می‌شود، این است که او به کارهایی چون وب‌گردی یا صحبت با همکاران خود متمایل شود. از نظر منطقی افراد در پی‌آن هستند که از بی‌محتوایی پرهیز کنند و کارهای بی‌حاصل را با پاداش جایگزین کنند.

نظارت: میزان نظارت یک سرپرست، چه به‌صورت الکترونیکی یا فردی می‌تواند در کاهش اتلاف وقت تاثیر داشته باشد. به طور خلاصه، نظارت موجب می‌شود کارکنان کمتر وقت‌کشی کنند. برای مثال اگر استفاده از اینترنت كنترل شود كارمندان وقت بیشتری را صرف كار خود می‌كنند. اما این موضوع فقط در مورد رفتارهایی است كه كنترل می‌شود.

پاسخگویی: وجود استانداردهای شغلی مانند سودمندی اهداف و مسئولیت دستیابی به این اهداف، جزو مواردی هستند كه احتمال وقت‌کشی را كاهش می‌دهند. اگر كنترل‌های مفیدی در محل کار وجود داشته باشد، افراد کمتر وقت‌کشی می‌کنند.

برای مثال، اگر یك كارمند همه فرم‌های درخواستی‌اش را به مدت یك هفته وارد نكرده باشد و بداند كه این فرم‌ها باید قبل از هر جمعه كامل شوند، احتمالا مجبور خواهد شد همه وظایفش را انجام دهد.

منابع: طبق نظرات كوردس و دورتی (1993) افراد بدون وجود منابع تشویقی غالبا در انجام وظایف‌شان موفق نیستند. اگر تجهیزات قدیمی باشد و نیاز به تعمیرات دائمی داشته باشد، یکی از مهم‌ترین عوامل اتلاف وقت زمان می‌شود. برای نمونه اگر یك دستگاه كپی یا پرینتر به طور دائم دچار نقص شود، كارمندان از این بهانه برای انجام ندادن كارهای‌شان استفاده می‌كنند.

ارتباط با نویسنده: tellohosseini@gmail.com