یک جلسه کاری ایده آل باید چگونه باشد؟

براساس نظر سنجی ای که 360 مدیر در آن شرکت کرده اند، از هر 10 مدیر 9 نفر معتقد بودند که شرکت در جلسات کاری به طور منظم در راستای افزایش بهره وری تیم غیر قابل اجتناب است. برای یک چهارم از مدیران، تشکیل یک جلسه کاری در هفته کافی است.

 32درصد از آنها نیز به تشکیل دو یا سه جلسه در هفته اعتقاد داشتند. 20درصد با چهار تا پنج جلسه زنجیره ای در هفته و 7درصد با بیش از 10 جلسه هفتگی موافق بودند. در نهایت، مشخص شد 40درصد از مدیرانی که در این نظر سنجی شرکت کرده اند، یک تا سه ساعت از وقت خود را در هفته در جلسات کاری منظم سپری می کنند و 25درصد نیز به صورت هفتگی چهار تا هفت ساعت را به جلسات کاری اختصاص می دهند.

اما چقدر جلسات و گردهمایی های کاری که توفان مغزی به پا می کنند روی بازدهی و بهره وری تیم و سازمان مؤثر است؟ 80درصد از مدیران به ضرورت تشکیل منظم جلسات کاری اشاره کرده اند و 42درصد هم هدف از تشکیل این جلسات را مشخص کردن وظایف دوره ای و نقش افراد دانسته اند.

از نظر کارشناسان و روانشناسان کار، یک جلسه کاری موفق چند ویژگی مهم دارد:

1-  بیشتر از یک ساعت نباشد

یکی از کلید های جلسه کاری موفق مدت زمان محدود آن است. طولانی شدن بیش از حد آن خسته کننده و کسالت آور است. صرفه جویی در زمان، هرچند کوتاه، می تواند در پربار بودن روزتان مؤثر باشد. بیشتر شرکت کنندگان در نظرسنجی معتقد بودند که مدت زمان جلسه مطلوب 30 دقیقه است. بهتر است زمان آغاز و پایان جلسه مشخص باشد.

2-  در زمان درستی باشد

جلسات کاری در ساعات اولیه روز اول هفته و آخر ساعت کاری روز آخر هفته بدترین زمان برای تشکیل جلسه کاری است. بهترین زمان روز دوم هفته و ساعت حدود 10:30 صبح است.

3-  تعداد افراد حاضر در جلسه محدود باشد

بهتر است تعداد افراد شرکت کننده در جلسه حداکثر به پنج تا هفت نفر کاهش یابد. وقتی گروه بزرگ تر شود، برخی اعضا تبدیل به تماشاگر می شوند. یک جلسه پویا تأثیر گذاری بیشتری دارد. فعال بودن و به اشتراک گذاشتن ایده ها در جلسه، امری ضروری محسوب می شود.

4-  هدف جلسه مشخص باشد

هدف هر جلسه باید در جلسه مطرح شود. مثلاً گفته شود  «در انتهای جلسه درباره این موضوع باید تصمیمی گرفته شود» یا  «ما برای بحث کردن درباره  موضوع x در اینجا جمع شده ایم.»