راهکارهایی برای مدیریت بازخوردها / چرا از ارائه بازخورد های سازمانی می ترسیم

کدام یک را ترجیح می دهید: رئیس شما نزدتان می آید و از همکاری شما به دلیل پروژه ای که انجام داده اید تشکر می کند، یا رئیس تان شما را نزد خود فرا بخواند و به شما پیشنهاداتی در مورد چگونگی اجرای بهتر مشارکت تان در پروژه ارائه کرده و نقدی بر کار شما وارد کند؟ در حقیقت این سؤال پاسخ ساده ای ندارد و کاملاً بستگی به سطح اعتماد به نفس یا عزت نفسی دارد که شما دارید. همچنین به چگونگی انتقال بازخورد از طرف ارائه دهنده و ارتباط میان فرستنده پیام و شما نیز بستگی دارد.

مفهومی که دیگران در صدد انتقال آن هستند، همیشه منعکس کننده رفتار آنی آنها نیست. یک حقیقت ساده این است که درصد بسیاری از افراد از ارائه بازخورد می ترسند. اما چرا چنین است؟ بر این اساس ترس هنگامی اتفاق می افتد که ما احساس خطر کنیم و مغزمان ما را از خطر دور می کند. غرایز ذاتی به ما با ارسال علائمی چون مبارزه، فرار یا در جای خود خشک شدن هشدار می دهد.

این ویژگی ذاتی در بسیاری از موقعیت ها کمک کننده است، اما هنگامی که به مرحله مدیریت بازخوردها می رسد - خصوصاً بازخوردهای بحرانی یا اصلاحی- این واکنش ها تضعیف کننده است. بسیاری از ما که از ارائه بازخوردها ترس داریم، ریشه ترس خود را اغلب ناشی از تجربیاتی می دانیم که در نتیجه فیدبک های اصلاحی و انتقادی از جانب همکاران یا مافوق بوده است.

فیدبک های منفی می تواند ذهن شما را نسبت به این مسئله خدشه دار کند. تجاربی مانند این، سبب ایجاد اضطراب در شخص می شود. از این نقطه نظر، ارائه بازخورد می تواند به منزله تجربه بدی برای او تلقی شود و هر بار که بحث ارائه بازخورد پیش می آید، سعی می کند از آن فراری شده و خودداری کند.

ترس از بازخورد

ترس از بازخورد ضرورتا یک ترس غیرمنطقی نیست. این تجربه ناخوشایند یک فرض ایجاد می کند که مواجهه با بازخورد اصلاحی همیشه تجربه بدی است و فردی که بازخوردی به کارهای تان می دهد، اکثر اوقات درصدد تحقیر شماست. اما بسیاری از ما که به طور مداوم در پی بازخوردهای اضافی هستیم، دریافتیم که ارائه بازخورد تنها گاهی اوقات می تواند به صورت منفی منتقل شود و در موارد دیگر اثربخش است.

به هرحال همیشه مواقعی نیز پیش می آید که در آن بازخوردی منفی ارائه می شود. تمرین پذیرش بازخورد در صورت منطقی بودن آن می تواند احساسات بد را از ما دور کند و این دانش را بدهد که همیشه نباید از کار شما تعریف شود و بازخورد منفی از جانب همکار یا مافوق نیز طبیعی است.

فردی که به او نقدی وارد شده است، باید از این بازخوردها در جهت رشد خود استفاده کند و به جای موضع گیری بیجا، آن را نقطه مثبتی برای پیشرفت و رفع ایرادات خود ببیند. بنابراین باید این ریسک را پذیرفته و نتیجه آن را در کار خود و رسیدن به پیشرفت بهتر مشاهده کند.

افزایش اثربخشی

نتایج محکمی دال بر این ادعا وجود دارد که بازخورد منظم نه تنها برای پذیرنده بازخورد، بلکه برای دیگر افراد سازمان نیز مفید است. یکی از محققان به نام زنگر فولکمن دریافت که مدیرانی که عملکرد ضعیف در بررسی و اقدام در جهت بازخوردها داشتند، اثربخشی کمی نیز در امر هدایت کارمندان داشتند. اما مدیرانی که بازخورد خود را به صورت مؤثر ارائه می کردند، توانایی بیشتری در ایجاد مهارت و استعدادها و توانمندی های دیگران داشتند. مدیرانی که از ارائه بازخورد می ترسند، این ترس را حتی در هنگام انتقال فیدبک به دیگران نیز انتقال می دهند.

روی رفتار تمرکز کنید، نه شخصیت

سعی کنید در جلساتی که به کارمند بازخورد کارش را می دهید، صرفاً روی آن دسته از رفتار او تمرکز کنید که بر عملکرد خودش و افرادی که با او کار می کنند، تأثیر می گذارد. اصلاح شخصیت کارمند وظیفه شما نیست و اجازه ای هم برای این کار به شما داده نشده است. همچنین در انتخاب کلمات تان دقت به خرج دهید.

واژگانی که برای بازخورد دادن به کارمندتان انتخاب می کنید، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند. زبانی که دائماً در آن از کلمه «من» استفاده می شود، لحنی ریاست طلبانه دارد، بنابراین سعی کنید زبان «ما» را جایگزین زبان «من» کنید. به او آنقدر اعتماد بدهید که بتواند بازخورد کارهای خودتان را نیز به شما ارائه کند.

از بازخورد یک تجربه مثبت بسازید

بیشتر افراد می توانند حس ترس خود از ارائه بازخورد را با نگرش پذیرش آن جایگزین کنند، گام های زیر می تواند در این مسیر کمک کننده باشد. 1- این عادت را در خود ایجاد کنید که به طور منظم از دیگران بخواهید که به شما بازخورد ارائه کنند.این کار را با یک گام ساده نظیر پرسیدن سؤال از اعضا به عنوان یک پیشنهاد برای جلسه ای شروع کنید که رهبری اش را به عهده دارید. هرچه بیشتر این کار را انجام دهید، احساس راحتی بیشتری با این قضیه خواهید داشت. هنگامی که این احساس ناخوشایند از وجود شما رخت بربست، ترس نیز کم کم از وجودتان محو خواهد شد.

مثال های عینی

2- اگر باز هم احساس ناخوشایند به بازخورد دیگران داشتید، از خود بپرسید «کدام بدتر است؟ داشتن شخصی که بازخوردی اصلاحی را به من منتقل می کند یا چشم بستن روی مسئله و بی توجه بودن به آن؟
 شما نمی توانید مسائلی را که آگاهی از آن ندارید درست کنید. آیا خواهان آن نیستید که آنچه دیگران در رفتار شما ناکارآمد و غیر مؤثر می بینند را برطرف کنید؟ آیا تنها می خواهید مخالفت کرده و اثربخشی را کاهش دهید؟

3- از واکنش های احساسی نسبت به بازخورد خودداری کنید. درک احساسات و قراردادن آن در مسیری که به عنوان عنصری کمک کننده در جهت بازخورد معرفی شود، می تواند مفید واقع شود.

 اگر بازخوردی منفی به شما ارائه شد، نفسی عمیق بکشید و حالت تدافعی به خود نگیرید. از فردی که بازخورد به شما داده تشکر کنید و به او لبخند بزنید. رفتار شما، احساسی که در درون تان است را تغییر می دهد. از آن فرد سؤالاتی بپرسیدکه اطلاعات کامل تری از بازخوردی که به شما داده به دست آورید. به دنبال مثال های عینی باشید. از او ایده هایی در مورد چگونگی انجام بهتر کار بخواهید.

بازخورد منفی دادن بهتر از بازخورد ندادن

صاحب نظران مدیریت اعتقاد دارند که مؤثرترین مدیران افرادی هستند که بیشترین بازخوردها را دریافت و ارسال می کنند. دریافت فیدبک های مداوم به آنها فرصت تعدیل سریع در رفتار و فرآیندها و یادگیری از اشتباهات را ممکن خواهد ساخت. ارائه بازخوردهای زیاد به دیگران اجازه رشد و توسعه مهارت های جدید را خواهد داد.

همچنین تیمی ایجاد می کند که در آن رضایت شغلی و تعهد به بیشترین میزان خود می رسد. اگر اخیراً بازخوردی منفی در کار دریافت کردید، آن را همانند یک هدیه بپذیرید. خواه این فیدبک درست یا غلط باشد، یا معتبر نباشد، اجازه دهید نخستین گام در قوی تر شدن شما به عنوان یک مدیر و رهبر آینده سازمان باشد. هیو پراتر، نویسنده آمریکایی، می گوید: «بازخورد منفی دادن از بازخورد ندادن بهتر است.
 من ترجیح می دهم از من متنفر باشند، تا اینکه به من بی توجهی کنند.

وقتی بدانم فردی از من متنفر است، می توانم خودم را تغییر بدهم.» بازخورد منفی دادن هرچقدر هم که کار سختی باشد، شما به عنوان مدیر مجبور هستید آن را انجام دهید. اگر این کار را به درستی انجام دهید، در نهایت به نفع خود کارمند و شما به عنوان مدیر و سازمان خواهد بود. فرانکلین دلانو می گوید: «تنها چیزی که از آن می ترسیم، خود ترس است.»

 بزرگ ترین چیزی که باید از آن ترسید، عدم ارائه و دریافت بازخورد در سازمان است. انجام این کار برای خودتان، حرفه تان و در نهایت سازمان تان مفید خواهد بود.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com