معجزه مدیریت انرژی با مدیریت زمان

در عصر حاضر با توجه به رشد سریع علوم در حوزه‌های مختلف، گاهی مدیران احساس می‌کنند در این مسیر پرشتاب از تکنولوژی‌های موجود کیلومترها عقب مانده‌اند بنابراین با نوعی سردرگمی و خلأ به زندگی روزمره خود ادامه می‌دهند و درمی‌یابند که قدرت کافی جهت تمرکز روی اموری را که از اهمیت خاصی برخوردار است ندارند. شاید ریشه و علل آن را باید در صنعتی و ماشینی شدن نوع زندگی، آلودگی‌های صوتی و محیط‌زیستی، ترافیک، غرق شدن در انواع تبلیغات سرسام‌آور که مصرف‌زدگی را ترویج می‌کنند و... جست‌وجو کرد که در عدم توفیق و دستیابی به انتظارات مطلوب نقش بزرگی را ایفا می‌کنند. حال سوال این است: برای رهایی از این مصیبت‌های هزاره سوم چه باید کرد؟

مدیران عصر کنونی نخست باید با رعایت سه شرط لازم خود را از گرداب زندگی ماشینی و کسل‌کننده رها کنند و با افزایش عملکرد خود به اهدافی که خواهان آن است دست یابند؛ سه عامل کاملاً مرتبط و مکمل یکدیگر:

1 - تلاش برای رسیدن به تندرستی و سلامتی جسم و روح

2 - حفظ طراوت و شادابی مستمر

3 - تلاش برای افزایش کارایی و بازدهی مؤثر در امور محوله فردی و اجتماعی

سومین مورد، مهم‌ترین عامل افزایش عملکرد در فعالیت‌های روزمره محسوب می‌شود و به تعبیر دیگر، کنترل میزان مصرف انرژی و هدایت آن در مسیر اصلی درست شبیه دونده‌ای است که انرژی موجود در بدن خود را در طول مسابقه به گونه‌ای تنظیم می‌کند که بتواند علاوه بر رعایت قوانین مسابقه، سایر رقبایش را به خوبی پشت سر گذاشته تا به خط پایان برسد. نکته‌ای که لازم است در اینجا ذکر شود اینکه صرف رعایت اصول مدیریت زمان موجب افزایش مؤثر عملکردتان می‌شود ولی با تحقیقاتی که اخیراً صورت پذیرفته، این روش به تنهایی نمی‌تواند امور روزانه‌تان را سرعت بخشد لذا برای تسریع در رسیدن به اهداف شغلی و فردی توجه و به کار‌گیری «مدیریت انرژی» قبل از مدیریت زمان از اهمیت بسزایی برخوردار است.

هر چند که مدیریت زمان موجب برنامه‌ریزی قوی، فهرست و اولویت‌بندی امور و... می‌شود ولی آیا زمانی که خستگی، بی‌حوصلگی، گرسنگی، شنیدن خبری ناگوار و... در حین کار سراغ‌تان می‌آید، ناگزیر نمی‌شوید از اجرای برنامه‌های از پیش تعیین شده خود که با مدیریت زمان آنها را پایه‌ریزی کرده‌اید چشم‌پوشی کنید و برنامه‌های‌تان را با تأخیر ناخواسته به سرانجام برسانید؟ گفتنی است که اخیراً محققان پی برده‌اند که برای رسیدن به شرایط مطلوب و افزایش سرعت عملکرد، نیاز به توجه و لحاظ کردن انرژی‌های دیگر در طول ساعات مختلف شبانه‌روز وجود دارد که تاکنون به هر دلیلی از نظرها پنهان مانده بود، همان انرژی‌های مؤثری که می‌تواند افراد را با سرعت و کیفیت باور نکردنی به اهداف‌شان نزدیک کند. بنابراین 4 نوع منبع انرژی در همه انسان‌ها وجود دارد که می‌توان همراه با مدیریت زمان آنها را جهت سرعت بخشیدن به امور، ساماندهی، کنترل و هدایت کرد.

1- انرژی فیزیکی یا جسمانی

بدون وجود آن انجام خیلی از امور یا امکان‌پذیر نخواهد بود، یا به سختی می‌توان به آنها پرداخت. تصور کنید زمانی که فردی در بستر بیماری است یا از دردی رنج می‌برد، چگونه می‌تواند در همان حال عملکرد بالایی داشته باشد؟ آیا زمانی که خستگی بر ایشان چیره می‌شود، دقت و راندمان کارها کاهش نمی‌یابد؟ حفظ و استفاده از انرژی جسمانی به چند عامل از جمله رعایت نکات بهداشتی، تغذیه مناسب، ورزش مستمر، خواب کافی، تنفس صحیح و... بستگی دارد.

2- انرژی احساسی و عاطفی

وقوع حادثه‌ای ناگوار، شنیدن خبر بد، رؤیت صحنه‌ای غیر قابل باور و غم‌انگیز، کمبود احساسات مختلف و... همگی مانع بروز عملکرد بالا در انسان می‌شوند. در مقابل، پرورش و رشد احساسات مثبت و خوشایند، افزایش نیروی محرک جسمی و روحی را در پی دارد. پس درمی‌یابیم که احساسات مثبت و منفی بر فعالیت‌های شیمیایی بدن و سرعت عملکرد روزانه تأثیر مستقیم گذاشته و می‌تواند جسم و روح را در مقابل انواع بیماری‌ها، قوی یا ضعیف کند. در نتیجه پیشنهاد می‌شود با دوری و اجتناب از هر گونه عصبانیت و احساسات منفی به درون‌تان، مانع ورود بزرگ‌ترین دشمن رشد و افزایش عملکرد در زندگی‌تان شوید.

برابر تحقیق دانشمندان، ریشه احساسات منفی عبارتند از: توجیه کردن، درگیر شرایط شدن، حساسیت‌های شدید نسبت به بعضی امور و افراد و افکار، قضاوت کردن، خودفریبی، توهم توطئه و... بنابراین با ایجاد ارتباط دوستانه و انسانی با همکاران، دوستان و اعضای خانواده ذهن خود را به سمت قوی‌ترین و کلیدی‌ترین عامل شارژ‌کننده انرژی احساسی سوق دهید. از جمله صرف حداقل چند ساعت در طول هفته در کنار افرادی که حس خوبی در شما ایجاد می‌کنند، رفتن به مکان‌های طبیعی یا پرداختن به اموری که موجب شادی و آرامش‌تان خواهد شد، چرا که اثبات شده بین میزان عملکرد شما و کیفیت احساسات‌تان رابطه مستقیمی وجود دارد.

3 - انرژی ذهنی یا فکری

همانطور که متخصصان اذعان می‌کنند مغز انسان پیچیده‌ترین و در عین حال شگفت‌انگیز‌ترین پدیده در جهان هستی محسوب می‌شود. لذا شناخت هر چه بیشتر از عملکرد مغز و روش صحیح استفاده از آن موجب می‌شود تمام امور به صورت کاملاً صحیح و شگفت‌انگیز به سرانجام برسد. مغز انسان حدود 2درصد وزن کل بدن را شامل می‌شود که دارای 100 میلیارد عصب است و یک سوم غذای مصرفی را تغذیه می‌کند. نوع فعالیت‌های انسان می‌تواند موجب فرسوده شدن یا فعال‌تر شدن آن شود. مغز هم مانند سایر اعضای بدن پس از فعالیت‌های زیاد به استراحت مجدد نیاز دارد. یعنی مغز را از کار و مشکلات مربوط به آن جدا و فقط روی استراحت تمرکز کنید.

لازم به یادآوری است مغز انسان از دو نیمکره چپ که مسئول وظایف ترتیبی، تنظیمی و ریاضی است و نیمکره راست که مربوط به احساسات، ایده‌ها، خلاقیت، موسیقی، هنر و... است، تشکیل شده است. با این توصیف هرگاه به نیمه چپ مغز استراحت دهید، در آن صورت نیمه راست غالب بوده و قادر خواهید بود خلاقانه‌تر به پدیده‌های اطراف و اهداف تمرکز کنید. انسان‌ها در طول شبانه روز به 12 تا 50هزار مورد فکر می‌کنند که 70درصد آنها غیر واقعی بوده و احتمال وقوع آنها به هیچ وجه وجود ندارند، لذا با استفاده از نیروی تمرکز فکری به هیچ وجه به افکار پوچ و بی‌ارزش اجازه ندهید در حین انجام کارهای مهم روزمره به راحتی ذهن‌تان را اشغال کنند.

4- انرژی روحی

چهارمین منبع انرژی مؤثر، انرژی روحی و روانی است و تأثیر آن به نحوی است که همواره افراد دارای روحیه بالا می‌توانند به راحتی از عهده انجام کارهای سخت و دشوار برآیند. شارژ روحی از چند زاویه قابل تأمل و دریافت است از جمله:

- توجه به معنویات، عبادت و نیایش
- داشتن اهداف والا و مشخص در زندگی
- کمک و توجه به همنوع فارغ از منافع شخصی
- دیدن زیبایی‌های طبیعت
- احترام به ارزش‌ها و اخلاقیات و...

چنانچه قبل از انجام هر کاری فارغ از نوع کیفی و کمی آن، چهار منبع انرژی فوق را به اندازه واقعی در خود تقویت کنید، یعنی در بهترین شرایط فیزیکی، احساسی، فکری و روحیه‌ای قرار بگیرید قطعا قادر خواهید بود وظایف محوله را به نحو مطلوب و سریع به پایان رسانید. چیزی که معمولا دیگران از انجام آن معذور و ناتوانند و این یعنی زمان فعالیت‌هایی را که تاکنون انجام می‌دادید، به نصف تقلیل می‌دهید.

نکته دیگر اینکه با رعایت این اصول قادر خواهید بود، اموری را که هیچگاه تصور نمی‌کردید قادر به انجام آنها هستید، به خوبی و باسرعت چشمگیر انجام دهید. مانند مطالعه کتاب مورد علاقه، یادگیری و نواختن‌سازی که همیشه آرزویش را داشتید در یک سوم زمان مقرر حتی مدیریت مجموعه‌ای که همواره با حسرت به آن فکر می‌کردید و... به معنای دیگر تمرکز به روی اهداف بالقوه و بالفعل و رهایی دائمی از بهانه‌جویی‌های معمول که همواره سراغ انسان‌ها می‌آیند.

در نظر داشته باشید زمانی که با کمک این چهار انرژی به بالاترین مرحله افزایش عملکرد رسیدید، بدن به صورت تدریجی انرژی زیادی را مصرف خواهد کرد. لذا جهت تجدید قوا مجددا نیاز است که با استراحت به بازیابی انرژی مصرف شده نیز بپردازید. لازم به یادآوری است که در سال 1970 دانشمندان طی تحقیقات وسیعی به یک کشف بزرگ در مورد عملکرد و توانایی انسان پی بردند و دریافتند که دوره تناوبی و بازه زمانی افراد بین 90 تا 120دقیقه است و این خود آغاز یک تحول بزرگ در کشف افزایش عملکرد انسان‌ها بود.

به عبارت ساده‌تر زمان بیداری و خواب ما به دوره‌های 90 تا 120 دقیقه‌ای تقسیم می‌شود که در زمان بیداری و شروع فعالیت‌ها در هر دوره ترشح هورمونی، ضربان قلب، فعالیت‌های مغزی و. . . در بهترین شرایط ممکن خود قرار دارند و بعد از حدود 60 دقیقه عملکرد انسان رو به کاهش رفته و در نقطه 90 تا 120دقیقه بدن انسان به شدت احساس می‌کند تحلیل رفته و به بازیابی و ترمیم انرژی و استراحت نیاز دارد. بنابراین از این زمان به بعد عدم تمرکز، خستگی، تشنگی، گرسنگی و... در درون بدن نمایان می‌شود.

درنتیجه هیچ نوع فعالیتی اعم از جسمانی، آموزشی و... نباید بیش از 90الی 120 دقیقه به طول انجامد و باید ساعات کاری خود را به بازه‌های زمانی 90 دقیقه‌ای تقسیم کنید، یعنی 90دقیقه کار با تمام انرژی و 30 دقیقه استراحت کامل جهت بازیابی و سپس 90دقیقه بعدی.
لازم به یادآوری است استراحت کامل یعنی ترک هر نوع عمل فیزیکی و روحی جهت تجدید قوا و بازیابی مجدد. به عبارتی قطع کامل فکری، ذهنی و جسمی از کار. در شکل کلی چهار نوع استراحت تعریف شده است از جمله:

- استراحت ساعتی در 24 ساعت شبانه‌روز
- استراحت هفتگی در پنجشنبه و جمعه‌ها
- استراحت فصلی یعنی اختصاص یک هفته کامل از یک فصل به تفریح بدون هیچ‌گونه ارتباط جسمی و فکری با کار

پس تعادل در مصرف انرژی و بازیابی آن را با استراحت کردن کامل برابر توصیه‌های انجام شده فراموش نکنید. قرار گرفتن کامل در محیط استراحت و تفریح موجب رشد خلاقیت و نوآوری در حیطه‌های گوناگون زندگی فردی و اجتماعی جهت نیل به آرمان‌ها خواهد شد و به‌کارگیری این چهار انرژی در کنار اصول مدیریت جامع زمان، سرعت و دقت عملکرد انسان را به‌طور فوق‌العاده‌ای افزایش خواهد داد، حتما امتحان کنید و اثر معجزه آسای آن را دریابید.

* کارشناس ارشد علوم ارتباطات و تبلیغات