راهکارهای محاسبه هزینه های سازمانی / مسائل و مشکلات سازمانی چقدر برای تان آب می خورد؟

مدیران بسیاری هستند که در دستیابی به اهداف سازمانی شکست می خورند. بعضی از آنها هر هدفی را بدون توجه به هزینه هایی که برای سازمان به جا می گذارد پی می گیرند و با مشکلاتی در سازمان مواجه می شوند. سپس برای حل آن مشکلات نیز به دردسر افتاده و اوضاع بدتر می شود.

در قلب این مشکلات سازمانی می توان ردپای افراد نادرست و رفتارهای فردی را در به وجود آمدن این مسائل دید: تعارضات میان فردی، عدم درک ارتباطات، تصمیم گیری ضعیف و... مدیران معمولا میزان زیادی از بودجه،  زمان و منابع خود را صرف برطرف کردن این مسائل می کنند. در حالی که این مشکلات خسته کننده و ناخوشایند به نظر می رسند، هزینه واقعی این قبیل مشکلات نیز برای شرکت ها دردسرساز شده است.

قیمت گذاری بر میزان خسارت

در یک بررسی  از 83 مدیر که 70درصد آنها مرد بوده و 87درصد تجربه کاری بیش از 10 سال داشتند و 45درصد تجربه 10 ساله داشتند یا دارای یکی از نقش های ارشد مدیریتی بودند، خواسته شد که قیمتی بر میزان خسارات مسائلی بگذارند که هر روزه به دلیل قصور انسانی اتفاق می افتند. این مسائل از تعارضات بین شخصی گرفته تا جلسات بدون بهره وری برای استخدام افراد ناشایست و سرمایه گذاری در برنامه های آموزشی است که حقیقتا به کار نمی آید.

براساس یک مقیاس به آنها اعدادی میان صفر تا 20هزار دلار داده شد. انتظار می رفت که نتایج میزان قابل ملاحظه ای را نشان دهند، اما آماده شدت بزرگی این نتایج نبودیم. نتایج نشان داد که در یک روز کاری، به ازای هر مسئله کاری به طور متوسط 7هزار دلار و برای همه مسائل روزمره به طور کلی 144هزار دلار هزینه می کنند.

یافته ها نشان داد که در نهایت هزینه حدودی 52میلیون دلاری سالانه به ازای هر سازمان صرف مشکلات و مسائل ناشی از کارمندان می شود. شاید این یافته ها را بیشتر شهودی بدانید تا علمی، اما آنچه آشکار است میزان بالای هزینه های خسارت ناشی از مسائل در سازمان است. نتایج دیگر مطالعات نیز نشان دهنده خسارات مشابه است.

برای مثال در یک مطالعه کارمندان آمریکایی گزارش دادند که 2.8 ساعت در هفته را صرف تعارض ها می کنند که این میزان در کل کشور برابر با 385میلیون روز کاری و 359میلیارد دلار هزینه می شود. همچنین 25درصد کارمندان بیان کرده اند که جلوگیری از تعارض منجر به بیماری یا غیبت آنها از کار شده و نزدیک به 10درصد آنها گزارش کرده اند که تعارض در محل کار منجر به شکست پروژه می شود.

تله های هزینه

مدیران برای حل این مشکلات بغرنج میان فردی یا به اصطلاح تله های هزینه به هر روش ممکن در تلاش هستند. آنها به طور گسترده از مهارت های خود برای یافتن راه حل استفاده می کنند. درست است که بیشتر رهبران و مدیران دارای سطح انگیختگی و تحصیلی بالا هستند، اما همچنان با مسائل فردی معینی دست و پنجه نرم می کنند و رویکردهای سنتی آنها به کار نمی آید.

آنها نسبت به این تله های هزینه ای آسیب پذیر می شوند و آسیب از طرقی مانند هدر رفتن زمان، انرژی و دیگر منابع در مدیریت و اجرای امور تاثیر می گذارد. گاهی اوقات این تله ها برآمده از ضعف اشخاص، عدم تجربه یا عیوب شخصیتی نیست، بلکه نتیجه مستقیم بسیاری از نیروهای بااستعداد و مهارت هایی است که به آنها اجازه برتری و تصمیم گیری در دیگر موقعیت ها داده شده است.

هنگامی که این نقاط قوت مدیریتی – دانش تخصصی، روحیه رقابت پذیری، ارتباطات و مهارت های تفویض اختیار – مورد استفاده بی رویه قرار می گیرد و تحت روش های نادرست اجرا شود، منجر به تله هزینه ای می شود. مدیران با درک این تله ها می توانند تفکری متفاوت نسبت به مشکلات داشته و نقاط قوت خود را برای دسترسی به راه حل های حقیقی بدون صرف هزینه های گزاف تقسیم بندی کنند.

تله تخصص

مهارت و تخصص ها منافع زیادی برای سازمان دارند و به افراد اجازه می دهند تا قضاوتی درست در هنگام اجرای امور داشته باشند و به موفقیت دست یابند و با حفظ رفتارهای یادگرفته شده می توانند از سد مسائل پیچیده و تعهدات تحت فشار عبور کنند. آنها می توانند به مکالمات خسته کننده پایان داده، ترتیبی از رفتارها را دنبال کرده و راه حل های متداول را در صورت وجود راه حلی جدید کاوش کنند.

برای مقابله با این تله مدیران باید به شیوه متفاوتی در مورد مشکلات فکر کنند و یافته ها را قبل از حل مسئله درگیر آن سازند. به این ترتیب آنها می توانند راه حل های نوآورانه ای را ببینند که از این تنگناها عبور می کند؛ راه حل هایی از قبیل یادگیری سازمان ها می تواند در این راه کمک کننده باشد. بیش از آنکه نگران هزینه عوامل و نهاده های تولید باشیم، باید نگران یادگیری سازمان ها باشیم.

سازمان یادگیرنده می تواند با نهاده بسیار گران تر از این هم ارزش های فوق العاده ای برای مشتری بیافریند  و رقابت کند و سودآور باشد. بنابراین ما هرچه بتوانیم سازمان ها را یادگیرنده تر کنیم، هم ارزش موردنظر ارباب رجوع و مشتری فراهم می شود و هم هزینه ها کاهش پیدا می کند. یکی از عوامل موثر در افزایش هزینه ها وجود شکاف های اساسی درداخل سازمان هاست.

مانند شکاف بین مشتری و سازمان، شکاف بین سازمان و تامین کننده، شکاف بین سیستم مالی و سیستم فنی، شکاف بین استراتژی و تاکتیک. مدیران ارشد همواره نسبت به ارقام و نتایج مالی حساس هستند. امروزه مدیران باید بدانند که کیفیت به سود آوری کمک می کند، بنابراین لزوما نباید یکی را فدای دیگری کنند. رویکردهای نوین بهبود تلاش می کنند که هزینه های شکست را حذف کرده و هزینه های ارزیابی حین فرایند را به حداقل کاهش دهند، اما با هزینه کردن درست و به موقع در مرحله پیشگیری، با کمترین هزینه، بیشترین کیفیت حاصل می شود.

شکاف بین سیستم های مالی و سیستم های فنی موجب تقویت این سوءبرداشت می شود که کیفیت بالاتر بدون افزایش در هزینه ها ممکن نیست و بالعکس کاهش هزینه ها منجر به صدمه دیدن کیفیت خواهد شد.

تله موفقیت

بیشتر مدیران موفق و کارمندان با استعداد آنها بر این باورند که مزیت رقابتی سازمان هستند و به واسطه موفقیت هایی که قبلا به آن دست یافته اند، همه امور تحت نظر آنها به درستی پیش می رود. چنین تفکری دوست ندارد به احتمال شکست فکر کرده و راه حل های متداول را همیشه در پیش می گیرد، اما گاهی نیازها و مهارت ها با یکدیگر همخوانی نداشته و راه حل کنونی برای مسئله جدید جواب نمی دهد و تنها منابع هدر رفته و هزینه ها روی دست سازمان می ماند.

در بسیاری از سازمان ها، افراد گرفتار تله موفقیت و برنده شدن می شوند و همین تفکر خود عامل جهت گیری اشتباه و هزینه گذاشتن روی دست سازمان است. در این حالت آنها باید تمایل درونی خود را به برنده شدن با معیارهای به روز شده مجددا جهت دهی کنند و دیگران را نیز تحت تاثیر قرار دهند. بدین ترتیب آنها می توانند روح نوآور سازمان و مزیت رقابتی آن باشند و به جای هدر دادن سرمایه و محصول، ارزش ایجاد کنند. بنابراین روند تحول سازمان ها از تحول تفکر می گذرد.

هر سازمانی زودتر در این مسیر قرار بگیرد و خود را متحول کند افزایش سودآوری خواهد داشت. علاوه براین منابع مالی برای پرداخت پاداش به کارکنان افزایش پیدا می کند. بنابراین مسیر پیشرفت و افزایش سودآوری از طریق مدیریت و کاهش هزینه ها هموار می شود. مهم ترین مزیت بادوام وقابل اتکای شما، آرمان و چشم انداز شماست.

مزیت و توانمندی یک سازمان طی یک دوره زمانی پدید می آید و قطعا از ابتدا این گونه نبوده است. شاید در حال حاضر بسیاری از سازمان ها در مقایسه با رقبای خود، مزیت رقابتی و توانمندی قابل اتکایی ندارند، اما می توانند طی یک فرآیند و دوره زمانی برای خودشان مزیت و توانمندی رقابتی خلق و ایجاد کنند و به رقیب قدرتمند شما تبدیل شوند. بنابراین در دام موفقیت گرفتار نشوید و با بهره گیری از راه حل های نوآورانه تصمیم درست بگیرید و در جهت کاهش هزینه های سازمانی خود بکوشید.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com