چگونه در شرایط عدم اطمینان کار کنیم؟ / مدیریت بحران‌ زده

اخبار داغ خروج بریتانیا از اتحادیه اروپا که این روزها تیتر اخبار است، بسیاری از کسب‌وکارهای این کشور را با وضعیت عدم اطمینان یا عدم قطعیت مواجه کرده است. در چنین شرایطی ممکن است یک مدیر از خود بپرسد که اگر این اتفاق برای کسب‌و‌کار من بیفتد چه باید کرد؟ آنها در خصوص ارتباطات آتی با کشورهای همسایه، شرکا و همتایان خود سردرگم هستند.

در این حالت حتی نمی‌دانند که قرار است چه کسی برای مذاکره با آنها اقدام کند و آیا در شرایط عدم اطمینان سازمان‌های دیگر باب مذاکره با آنها را بازخواهند کرد یا خیر. مسائل سازمانی موجود را در این حالت نمی‌توان به درستی پیش‌بینی کرد، اما مدیران در شرایط عدم اطمینان که در اثر تحولات محیط درونی و خارجی پدید می‌آید مانند آنچه در مسئله برگزیت برای کسب‌وکارهای بریتانیا رخ داده است، چه اقداماتی باید انجام دهند؟

ارزیابی گزینه‌های مختلف

جو مناسبی برای اجرای کسب وکار و اتخاذ تصمیم در چنین شرایطی وجود ندارد. اما چه کار باید کرد؟ باید عکس‌العمل مناسب نشان داد یا مانند خرگوش در دام گیر افتاد؟ ابتدا باید به این فکر کرد که چرا این وضعیت به نظر پیچیده می‌آید؟

عدم اطمینان از عوامل، موضوعات و احتمالات محیطی که به‌شدت غیرقابل ارزیابی هستند، نشات می‌گیرد و دیدی فرصت‌طلبانه و استراتژیک‌تر نیاز دارد، بنابراین فراتر از ریسک است؛ چراکه ریسک، صرفا احتمالات قابل ارزیابی را دربرمی‌گیرد. همچنین برخلاف ریسک که دارای بار مفهومی منفی ا‌ست، عدم اطمینان دارای بار مثبت یا منفی نیست و از دیدگاهی دیگر، عدم اطمینان می‌تواند حاوی احتمال درآمد بسیار بالا و بیش از حد انتظار نیز باشد؛ درحالی‌که در مورد ریسک، این‌گونه نیست.

رویکرد عقلانی و کمی کردن ریسک‌ها

بسیاری از مدیران سیستم مشخصی برای اتخاذ تصمیم در شرایط عدم قطعیت ندارند. متخصصان مدیریت دو راه برای این حالت پیشنهاد داده‌اند. در وضعیت عدم قطعیت زیاد، این دو رویکرد ما را به دو جهت کاملا متفاوت خواهد کشید.

رویکرد اول یک رویکرد کاملا عقلانی است. در این حالت مدیر موقعیت را ارزیابی کرده، سناریو ایجاد و گزینه‌های مختلف را پیش روی خود گذاشته، ریسک‌ها را کمی کرده و تصمیم‌گیری می‌کند. در این حالت تصمیمات منطقی است و امید می‌رود نتایج خوبی به همراه داشته باشد.

از دست بدهید یا حمله کنید

رویکــــرد دوم کاملا متفاوت با نخستین رویکرد عمل می‌کند. در واقع ذهنیت اولیه در این حالت تصمیم می‌گیرد و به آن مغز هوشمند می‌گویند. هوشمندی مغز در اینجا به دو نکته توجه می‌کند؛ فقدان و حمله. در این حالت احتمال از دست دادن یا شانس حمله وجود دارد. این تنها چیزی است که در این رویکرد به آن توجه می‌شود. برای چنین مدیری یکی از بزرگ‌ترین منابع خطر، عدم قطعیت است.

در زمان‌های معمولی که چنین بحرانی وجود ندارد و امور به‌صورت منطقی به انجام می‌رسد، می‌توان تا حدودی آینده را پیش‌بینی کرد و در امان بود. اما فردی که رویکرد دوم را اتخاذ کند، دیر یا زود به بن‌بست خواهد رسید. می‌توانیم بدون داشتن این موارد، از رویکرد عقلانی استفاده کنیم.

حالت آماده‌باش

از سوی دیگر در موقعیت‌های پیچیده و عدم قطعیت، مدیران هیجانی بیشتر به سمت حالت آماده‌باش می‌روند. برای آنها همه چیز حکم تهدید را دارد. اضطراب یک بیماری مسری است و همیشه گوش به زنگ وضعیت‌های عدم اطمینان و وقوع بحران هستند. در زمان‌های عدم اطمینان مانند وضعیتی که برای کسب‌وکارهای بریتانیا رخ داده است، رویکردهای عقلانی و هیجانی ما را به دو سمت مخالف می‌کشانند.

مدیری که رویکرد عقلانی را دنبال می‌کند می‌داند که در اقتصاد رو به انزوال، فرآیند فروش سخت‌تر شده و نیاز به تیم فروش قوی دارد. اگر یک فروشنده شغل خود را عوض کند و از سازمان برود، نیاز سریع به جایگزینی او داریم. اما مدیری که رویکرد هیجانی و بدون تعقل را در پیش می‌گیرد موضوع را بسیار متفاوت می‌بینند. آنها پول زیادی برای این کار خرج می‌کنند. چرا زمانی که می‌توانیم پول‌مان را ذخیره کرده و در بانک بگذاریم تا بحران تمام شود، آن را صرف امور بی‌فایده کنیم؟

از بحران نترسید

از میان تصمیمات بسیار، تنها یک تصمیم وجود دارد که در آن مدیران عقلانی و هوشمند هیچ‌گاه با آن موافق نیستند. ما به‌صورت عقلانی می‌دانیم که چیزهای زیادی وجود دارد که ما در کسب وکارمان نیاز به انجام آنها داریم. از انجام دادن اموری که منجر به نتیجه می‌شود، پشیمان نشوید. اما مدیری که براساس هیجان و احساسش تصمیم می‌گیرد، ممکن است در مواقع بحران بترسد و به کارمندانش دستور دهد که کاری انجام ندهند تا توفان عبور کند. شاید این تصمیم غلط باشد، اما دارای نیروی احساسی است و همه می‌دانیم که احساسات دارای نیروی قوی‌تری نسبت به عقل است.

هوشمند باشید

ریسک واقعی در زمان‌های عدم اطمینان وجود دارد. بسیاری از تصمیمات درست و به قولی عاقلانه همیشه جواب نمی‌دهند. مدیران هوشمند و هیجانی و عقلانی هیچ‌گاه سر یک موضوع خاص با هم موافق نیستند. آنها مسئله را از زاویه نگاه خود می‌بینند.

کلید تصمیم‌گیری مناسب در زمان‌های عدم قطعیت زیاد، داشتن ابزارهای تصمیم‌گیری مناسب نیست (این موضوع مهم است، اما کافی نیست). برای مواجه شدن با عدم قطعیت باید به هر دو عنصر در تصمیم‌گیری‌ها دقت کنید.در این حالت باید تمایل کافی به تعارضات داخلی و مواجه شدن مستقیم با مسئله داشته و هوشمند باشید تا بتوانید تصمیمات درست اتخاذ کنید. در زیر پیشنهادهایی برای مواجهه با عدم قطعیت ارائه می‌شود.

روش‌های تحلیلی ساده

در تحلیل موقعیت برای اتخاذ تصمیم در شرایط عدم اطمینان از روش‌های تحلیلی استفاده کنید که نیاز به دقت بالا نداشته باشد. مدل‌های آماری ساده اغلب اعتبار بیشتری برای سروکار داشتن با موقعیت‌های پیچیده نسبت به مدل‌های جزیی‌‌تر دارند. این پیشنهادی خوب برای مدیران بازاریابی است که خواهان آگاهی و اولویت‌دهی در این شرایط هستند.

رویکردهای پیچیده بیشتر با داده‌های گذشته مطابقت دارند و قادر به پیشگویی آینده نیستند. بهتر است در شرایط عدم اطمینان خودتان را برای نتایج مختلف آماده کنید. به جای اینکه سعی کنید در مورد موقعیت پیش رو حدسی درست بزنید، مجموعه‌ای از حدس‌های مختلف ایجاد کنید. این روشی است که بسیاری از فرآیندهای نوآوری آن را اتخاذ می‌کنند و نوآوری مقایسه‌ای خوب برای این موضوع است.

پیدا کردن المان‌های قابل پیش‌بینی در موقعیت عدم اطمینان

شاید قادر نباشید آینده پیش رو را برای محیط بیرونی متصور شوید، اما می‌توانید با استفاده از المان‌هایی که در اختیار دارید، موقعیت آتی سازمان خود را پیش‌بینی کنید. برنامه‌های مدیریت عدم اطمینان می‌تواند در این حالت موثر باشد. تنها به این دلیل که نمی‌دانید چه روزی باران خواهد بارید، نباید چتر خود را بفروشید. ثانیا اینکه ارزیابی خود را روی ورودی‌ها بگذارید نه خروجی‌ها. یافته‌ها نشان می‌دهد حتی بهترین تلاش‌ها برای عبور از این وضعیت و اخذ بهترین نتایج، بدون توجه به کیفیت تصمیم اجرا شده موفق نخواهد بود.

تنها به نتایج تکیه نکنید بلکه کیفیت فرآیند برنامه‌ریزی و اجرا را نیز در موقعیت عدم اطمینان مدنظر قرار دهید. با تصمیمات عجولانه تنها در پی گذر از این شرایط نباشید. تصمیمات منطقی خود را با چابکی بگیرید و نسبت به وقایع و واکنش سریع به آنها هوشمند باشید. جایگزینی برای آگاهی، گوش دادن و شناسایی موقعیت‌های آنی و آتی وجود ندارد.

برحس خود تمرکز کنید و تیم‌تان را نسبت به واکنش سریع و هوشمندانه توانمند سازید. برنامه‌های شما در حالت عدم اطمینان باید دارای انعطاف باشد و گزینه‌های مختلف را برای کسب نتیجه امتحان کنید. بر انجام کارهای درست تمرکز کنید و بدانید با تکیه بر پتانسیل‌های داخلی خود می‌توانید از شرایط غیر‌قابل پیش‌بینی و عدم اطمینان محیطی سر بلند بیرون آیید.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com