جلسات خود را کارآمد کنید

هر مدیری برای اتخاذ تصمیمات بزرگ با دیگر شرکا یا آگاه کردن زیردستان از تصمیمات خود جلسه‌ای با کارمندانش برگزار می‌کند. علاوه بر کیفیت برگزاری این جلسه، نکاتی نیز باید از لحاظ نوع برخورد و آداب و اصول آن مدنظر شما قرار گیرد.

در واقع غیر‌از اینکه هدف جلسه باید مشخص و صورت جلسه تنظیم شده باشد، باید اصولی نیز از سوی شما به‌عنوان مدیر و یکی از طرفین برگزاری جلسه رعایت شود که در گزارش زیر به تعدادی از آنها اشاره می‌شود.

حمایت از زیردستان

یکی از ویژگی‌های مهم مدیران حمایت از کارمندان و نشان دادن این حمایت است. بهترین کارفرمایان افرادی هستند که برای کاهش فشار روانی و احساسی کارمندان خود، شیوه‌هایی را در جلسات با آنها ابداع و اجرا کرده و از آنها در برابر قضاوت‌های نابجای سایرین که موجب تحلیل رفتن كارایی کارمندان می‌شود، حمایت می‌کنند.

برای مثال ممکن است در حین جلسات و هنگام توفان فکری، بعضی از کارمندان در مقابل ایده دیگر همتایان خود موضع گرفته یا آن را مورد تمسخر قرار دهند.

در چنین وضعیتی، وظیفه شماست که جلسه را طوری مدیریت کنید که به آنها احساس آرامش از بیان نظرات‌شان دهید و کارکنان خود را حمایت کنید. کارکنانی که از چنین حمایت‌هایی برخوردارند، برای انجام ریسک و دست زدن به تجربه‌های جدید آزادی عمل دارند. آنها در کار خود نوآورتر بوده و ایده‌های جالب خود را با مدیریت در میان می‌گذارند.

آگاهی از زمان

اگر در جلسه‌ای با شرکا هستید و زمان شما محدود است و باید جلسه با شرکای خود را قبل از اتمام آن ترک کنید، از قبل آنها را از زمانی‌که جلسه را ترک خواهید کرد آگاه کنید. مودبانه است که زمان ورود و خروج خود را به شرکای خود اطلاع دهید و از آنها بخواهید رأس ساعت مقرر در محل جلسه حاضر شوند.

هیچ‌گاه به آنها نگویید که چون زمان جلسه کم است ابتدا موارد یک و چهار و پنج را مورد بررسی قرار می‌دهیم. بلکه با برنامه‌ریزی قبلی سعی کنید همه موارد را نگاهی اجمالی انداخته و بررسی کنید. همیشه ابتدای جلسه حضور داشته باشید و سعی کنید از نیمه‌های جلسه به دیگران ملحق نشوید.

جنجال نکنید

صرف‌نظر از اینکه تا چه اندازه از دست یکی از زیردستان خود به‌خاطر عملکرد بدش ناراضی هستید، اما نباید این نارضایتی را در چهره و کلام خود در جلسه نشان دهید. این یک رفتار غیرحرفه‌ای است و سبب به حاشیه کشیدن کنفرانس و میز جلسه شما خواهد شد. شما می‌توانید با صبر و زبانی خوش نکات مورد نظر خود را به آنها یادآور شده و از آنان بخواهید که طبق این چارچوب عمل کنند.

صحبت کردن با احترام و صمیمیت در بسیاری از موارد بهتر از صحبت انتقادی و خشونت‌آمیز جواب خواهد داد. همچنین قبل از اینکه بخواهید در مورد عملکرد یکی از بخش‌ها در جلسه صحبت کنید از قبل داده‌ها و اطلاعات لازم را در خصوص آن گردآوری کنید تا قضاوت نابجا در مورد او نکرده باشید. اعضای تیم شما در حال حاضر تنها ثروت سازمان‌تان هستند و قدرت شما به نتایج عملکرد آنها بستگی دارد.

تعدیل در محتوای جلسه

اگر شما با محتوای صورت جلسه مطرح شده مخالفت دارید، بهتر است ابتدای جلسه این کار را انجام داده و آن را به اواسط میتینگ موکول نکنید. دبیرجلسه مسئول برگزاری و پیشرفت جلسه است، برای تعدیل در محتوای جلسه سعی کنید قبل از شروع، موضوع را با آن در میان بگذارید. همچنین اگر فکر می‌کنید موضوعی مدنظر شماست که جاافتاده یا از آن چشم‌پوشی شده است و نیاز به زمان بیشتری برای بررسی دارد، آن را پیشنهاد داده یا اگر زمان اجازه نمی‌دهد آن را به جلسه‌ای جداگانه اختصاص دهید.

جلسه‌ای تحت تسخیر شما

گاهی اوقات، جلسه مشارکتی با کارکنان می‌تواند برای افرادی که در مورد آن موضوع باتجربه و متخصص باشند، سخت باشد. گاهی بعضی کارمندان فکر می‌کنند که به دلیل تخصص‌شان تنها باید از آنها برای حضور در جلسه دعوت به عمل می‌آمد و دیگران فاقد صلاحیت هستند. این افراد فکر می‌کنند که من تنها فرد موجود در این جلسه هستم که از موضوع آگاهم و جزییات را درک می‌کنم.

دوست ندارم کسی نظرات من را مورد قضاوت قرار دهد یا من را نصیحت کند. این افراد رویکرد تدافعی دارند. آنها نمی‌خواهند ببینند که فرصتی طلایی برای ابراز نظر دیگران و بیان دیدگاه‌شان پیدا شده است.

فردی که چنین تفکری دارد، سعی در تحت تسلط گرفتن میز جلسه دارد. اما این دقیقا کاری است که شما به‌عنوان مدیر مجموعه باید انجام دهید. نگذارید مدیریت جلسه را فرد دیگری در اختیار گرفته و زمان را از دیگران سلب کند. در این حالت می‌توانید به کارمند بگویید که حرف شما متین است و بهتر است نظرات دیگران را نیز در این خصوص بدانیم. بدین ترتیب از اتلاف زمان و تضییع شدن حق دیگر افراد خودداری کرده و جلسه تحت تسلط و تدبیر شماست.
 
تمرکز و دیگر هیچ

در طول جلسه حواستان به موارد مطروحه باشد. به تلفن همراه خود نگاه نکنید. بیش از حد به ساعت خود نگاه نکنید، زیرا در مواردی که طرف مذاکره شما یک شریک تجاری است، این امر بی‌ادبی محسوب شده و نشان می‌دهد که شما دوست دارید زودتر جلسه را به پایان برسانید. شما باید موضوعی را كه مورد توجه یا اهمیت طرف مقابل است مطرح كنید، ضمناً باید توجه كنید كه سعی در توضیح موضوعی معمولاً با گفتار صرف، كار بسیار مشكلی است.

شما می‌توانید ایده‌های خود را هر موقع كه لازم باشد به صورت تصویر نشان دهید، مثلاً روی یك تكه كاغذ با رسم نمودار برنامه خود را نشان دهید یا با اقدامی جالب، از اشیای روی میز مثل خط‌كش، جا سوزنی یا فنجان به‌عنوان نماد استفاده كنید. همانطور كه برنامه و نقش خود را با این نمادها می‌سازید، راجع به هر قدم و مرحله توضیح دهید كه برای چیست.

استفاده از زبان و لحن مناسب

لازم است زبانی كه برای صحبت انتخاب می‌كنید متناسب با جلسه باشد. اگر شما كارشناس یا متخصص در یك زمینه هستید باید خیلی مراقب باشید كه به زبانی صحبت نكنید كه فقط دیگر متخصصان متوجه صحبت‌های شما بشوند. پس قدم اول این است كه به خودتان گوش كنید. از خود بپرسید كه آیا این كلمات برای شنوندگان، مناسب است یا خیر؟

اگر از كلمه‌ای تخصصی استفاده كردید، فوراً برای کارمندان‌تان آن را توضیح دهید. سرعت صحبت را تغییر دهید، آرام‌تر یا سریع‌تر صحبت كنید تا توجه را به خود جلب كنید. صدای خود را تغییر دهید یعنی بلندتر، آرام‌تر، متفكرتر  یا سنگین‌تر کنید، همه این كارها سخنرانی شما را از حالت یكنواخت در می‌آورد.

برنامه‌ریزی اصولی برای زمان کاری

مدیران خوب به فکر هدر ندادن زمان کارمندان نیز هستند. برای مثال جلسات اضافی را از برنامه کاری آنان حذف می‌کنند.

ویل‌رایت، طراح بازی‌های کامپیوتری می‌گوید: به جای اینکه جلسات را به‌طور خودکار برنامه‌ریزی کنید، از خود بپرسید که آیا واقعاً برگزاری آنها ضروری است.

ویل رایت یک ترفند هوشمندانه را به کار گرفت. هر زمان که کسی درخواست برگزاری جلسه غیرضروری می‌کرد، وی آن شخص را یک دلار جریمه می‌کرد. این الزام افراد را مجبور کرد که در مورد برگزاری جلسات بیشتر فکر کنند.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com