توصیه هایی کاربردی برای مدیران (33) / برگه های مهم را در جای امن نگهداری کنید

همه ما علاقه داریم که خود را افراد بسیار دقیق و منظمی قلمداد کنیم. در خصوص من، این نکته به شدت صحیح است. اما اگر بخواهیم صادق باشیم، بسیاری از ما در طول روز هرگونه نظمی را در محیط کاری خود به شدت نابود می کنیم. دلیل این امر تنها مرتبط با خصوصیات روانشناختی افراد نیست، فشار کاری بالا یکی از عوامل اصلی در به وجود آمدن چنین بی نظمی هایی است.

تجربه شخصی من در هنگام نگارش این مجموعه ایده ها علت اصلی پرداختن به ایده حاضر است. در واقع به هنگام نگارش، تعدادی از برگه های مهم خود را گم کرده و پس از گذشت چند هفته آنها را به همراه تعداد بسیار زیادی از برگه های دیگر در پشت میز تحریرم پیدا کردم. در وهله نخست شاید یافتن برگه های گم شده بسیار لذت بخش باشد، اما با در نظر گرفتن مدت زمان زیادی که چنین حادثه هایی به هدر می دهند، می توان به عمق فاجعه پی برد.

در فضای کسب وکار نیز شرایط به همین ترتیب است. گاهی اوقات یک سند مهم را نیاز دارید، با این حال قادر به یافتن آن نیستید. هزینه ای که این اتفاق برای شما به همراه خواهد داشت می تواند سرسام آور باشد. همچنین در موارد معمولی نیز مدت زمانی که صرف پیدا کردن برگه های مختلف مانند صورت حساب ها می شود، یکی از عوامل اصلی در اتلاف وسیع زمان مفید کارمندان تان است.

ایده

همان طور که اشاره شد، مدت زمانی که صرف جست وجوی برگه ها می شود، یکی از موارد اصلی در اتلاف وقت برندها است. در این زمینه به همان میزان که بر وسعت فعالیت شرکت افزوده شود، به همان میزان مقدار اتلاف وقت آن نیز بیشتر خواهد شد.

راهکار اولیه در خصوص حل این مسئله استفاده از گیره کاغذ است. اگرچه در وهله نخست این ایده توان کاهش دردسرها را دارد، با این حال همه چیز به این راحتی پیش نخواهد رفت. همان طور که برگه های کاغذ در محیط کاری مفقود می شوند، برگه های ضبط شده توسط گیره نیز می توانند ناپدید شوند. بنابراین برای حل این مشکل باید به فکر ایده دیگری بود.

نکته اساسی پیش از پرداختن به راه حل پیشنهادی، توجه و آگاهی نسبت به اهمیت این موضوع است. در حقیقت بسیاری از کارمندان و همچنین مدیران در خصوص چنین مشکلی تنها به ذکر یک یادآوری معمولی اکتفا می کنند: «باید دقت بیشتری به خرج دهیم.» بدون شک این جمله به ذهن هر شخصی که شاهد این اتفاق باشد خواهد رسید، با این حال رفع کامل آن امری است که به راحتی بیان این جمله کلیشه ای نیست.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- به منظور اطمینان از نگهداری صحیح برگه ها، پیشنهاد من این است که از نگهداری تعداد زیادی از آنها در یک پوشه خودداری کنید، اگرچه استفاده از پوشه نیز می تواند امری اختیاری باشد. در واقع نحوه نگهداری برگه ها فعالیتی است که شما در آن کاملا آزادی عمل خواهید داشت.

شیوه مورد علاقه من استفاده از پوشه های بزرگ به دسته  بندی محتوای آنهاست. همچنین بهتر است میان اسناد و مدارکی که باید در داخل شرکت نگهداری شوند و اسنادی که لازم است با خود حمل کنید نیز تفاوت قایل شوید.

- هنگامی که در یک زمان مشخص تنها با یک سند خاص کار داشته باشید، شرایط بسیار آسان تر قابل مدیریت خواهد بود. با این حال در دنیای کسب وکار به طور معمول با بیش از یک سند به طور همزمان درگیر خواهید بود. این امر مشکلات شما را بسیار بیشتر  می کند. بدون شک مراقبت و مدیریت چندین برگه با ارزش به صورت همزمان دشوار خواهد بود. یک راه حل اساسی تهیه کپی از اسناد است.

به این ترتیب همیشه نسخه اصلی را در آرشیو خود خواهید داشت. همچنین دیگر مشکل مدیریت نسخه های کپی را ندارید. با این حال در خصوص اسناد بسیار مهم و همچنین محرمانه، تهیه نسخه کپی ریسک بسیار بالایی است.