ایده‌هایی برای برگزاری جلسات مفید میان فرهنگی

هنگامی که قرار است یک جلسه کاری با زیر دستان خود برگزار کنید، نیاز به بررسی نیازهای همکاران مختلف خود و رویکردهای پیش رو و روحیات‌شان دارید تا بدانید چگونه باید از ایده‌ها جلسات طوفان فکری مختلف ایجاد کنید، تصمیم‌گیری کرده و تعارضات را به روشی که برای هر عضو تیم راحت است، مورد بررسی قرار دهید. باید بدانید که کدامیک از ترجیحات فرهنگی باید به‌صورت پیش فرض باقی بماند و چگونه باید مطمئن شد افرادی که فرهنگ متفاوتی دارند در بحث شرکت کرده یا محتوای جلسه را به خوبی درک می‌کنند؟

آنچه متخصصان می‌گویند

جلسات میان فرهنگی می‌تواند به‌صورت هوشمندانه رهبری شود. همیشه افرادی هستند که فرهنگ غلط خود را در سازمان‌های مختلف به این سو و آن سو می‌برند و افرادی دیگر را نیز درگیر آن می‌کنند.متخصصین مذاکرات اعتقاد دارند سبک‌های ارتباطی از فرهنگی به فرهنگ دیگر متفاوت است و این بستگی به سلسله مراتب سازمانی و پتانسیل عدم درک و احساسات کارکنان دارد.

اگر مدیری هستید که خود را برای تفاوت فرهنگی و پیش‌بینی در خصوص آن آماده نکرده‌اید، بعدها سر و کله زدن با این حقیقت برای‌تان دشوارتر می‌شود. در این چنین مواقعی احساس سرخوردگی نکنید، بلکه با ذهنی باز رویکرد جلسات میان‌فرهنگی خود را برنامه‌ریزی کنید و به توانایی‌های خود ایمان داشته باشید، چرا که بیشتر از آنچه تصور می‌کنید دارای تجربه هستید و با این ذهنیت قادر به انجام درست این کار هستید.

طبیعتا در برگزاری جلسه که تنوع بسیاری از نظر تنوع جنسیتی، تنوع در وظایف و سطوح وظیفه‌ای مختلف یا شخصیت‌های متفاوت وجود دارد، فرهنگ مهم‌ترین عنصر است. در ذیل ایده‌هایی برای کمک به برگزاری آرام و بی‌دغدغه جلسات میان فرهنگی ارائه می‌شود.

نسبت به تفاوت‌ها آگاه باشید

کلید کنار آمدن با تفاوت‌ها و حساسیت‌های فرهنگی در محل کار، آگاه بودن از تغییرات موجود میان فرهنگ‌ها و سازگاری هوشمندانه با آنهاست. حتی از نحوه اشغال صندلی‌ها توسط کارکنان در جلسه تا میزان درگیرشدن در جلسه و میزان تمایل آنها برای ارائه بازخورد، تفاوت در میان کارمندان وجود دارد.یادگیری در مورد افراد و مناطق زندگی آنها می‌تواند در تعدیل سبک مدیریتی شما کمک‌کننده باشد.

حتی اگر شرکتی بین‌المللی هستید و کارمندانی از کشورهای دیگر دارید، بهتر است حتی در خصوص آداب و رسوم و نگرش‌های اساسی آنان مطالعه داشته باشید. در ثانی این یک تلاش تیمی است، زیردستان خود را نیز برای این تفاوت فرهنگی آماده و آنها را تشویق به تفکر درباره چگونگی قضاوت رفتارشان و اصلاح آن کنید.

وسواس بیش از حد نداشته باشید

گاهی اوقات اختلاف فرهنگی مشکل آفرین می‌شود و گاهی اینطور نیست و شما همیشه نمی‌توانید همه چیزها را پیش‌بینی کنید. بهتر است به هنجارهای فرهنگی اعضای تیم‌تان احترام بگذارید، اما سختگیری بیش از حد در خصوص آن نداشته باشید و افراد را طبقه‌بندی و دسته‌بندی نکنید.

فرهنگ تنها یک تاثیر بالقوه بر سبک ارتباطی فرد، رفتار او و چگونگی درک او از اتفاقات دارد. شما به‌عنوان مدیری که مسئول جلسات هستید، نیاز به تغییرات و انطباقاتی در سبک مدیریت خود دارید، اما با خود صادق باشید. از کوره در نروید و خود را حفظ کنید.

انتظارات را معین کنید

ایجاد هنجارهایی برای شفاف‌سازی انتظارات و اجرای هر چه بهتر جلسه یکی از اصول مهم است. این کار سبب خارج شدن اعضا از حیطه راحتی خود می‌شود و به شما فرصت کنترل بر جلسه و اعضای حاضر را می‌دهد. برای مثال فرض کنید که یکی از همکاران در فرهنگی رشد یافته که وقت‌شناسی برایش اهمیتی ندارد، اما شما با برگزاری منظم و به موقع جلسات و سر موقع به پایان بردن آن، رفتار وقت شناسانه و این اهمیت را به او یادآور می‌شوید.

در این حالت شما نیاز دارید که نشان دهید رفتارهای فرهنگی مختلف را درک می‌کنید اما به آن فرد توضیح دهید که چرا زمان برای‌تان اهمیت دارد و باید به موقع در جلسه حاضر شود و در صورت دیرکرد، پیامدهایی متوجه او خواهد بود یا تصور کنید که خواهان برگزاری جلسات توفان فکری هستید، اما بعضی از اعضای تیم‌تان از فرهنگی هستند که به‌صورت طبیعی همیشه ساکت و شنونده هستند و ابراز نظر نمی‌کنند.

می‌توانید با ابراز این جمله از مشارکت آنها مطمئن شوید که «هر فردی فرصت دارد بیرون برود و دو دقیقه درباره دیدگاهش در خصوص آن مسئله خاص صحبت کند.» این قوانین جایگزین، مشخص بوده و هر فردی می‌تواند از آن پیروی کند. ایجاد این هنجارها و ساختارها به مرور زمان می‌تواند فرهنگ غلط موجود را اصلاح کند و افراد را به فرهنگ جدید سازگار کند.

ایجاد ارتباط

شخصیت‌شناسی اعضای تیم‌تان یکی از اقدامات مدیریتی در هر فرهنگی است. شما نیاز دارید که اعضای مختلف زیر دست خود را بشناسید و دریابید که فرهنگ سازمانی برای هر کدام از آنها تا چه حد مهم است.به پرورش اعتماد میان خود و آنها و همین‌طور میان کارکنان تمرکز کنید. زمانی را برای ایجاد پیوندهای عمیق‌تر اختصاص دهید، به‌گونه‌ای که اعضای تیم شما فرصتی را برای شناخت یکدیگر در هنگام صرف غذا یا زمان‌های استراحت با یکدیگر داشته باشند. بسیاری از تفاوت‌های فرهنگی که در محل کار اتفاق می‌افتند، ابدا مشکلی ایجاد نمی‌کنند.

هنگام بروز تعارض خلاق باشید

هنگامی که در یک جلسه حرفه‌ای هستید، یکی از بزرگ‌ترین تفاوت‌های فرهنگی این مسئله است که این فرد تا چه حد بحث‌ها و عدم توافق‌ها را مثبت می‌بیند. برای مثال در کشورهایی مانند کره، اندونزی و تایلند در مقابل تعارضات موضع گرفته تا جایی که ممکن است منجر به گسستگی روابط شود، در حالی‌که در فرانسه و روسیه آن را فرصتی برای ایجاد روابط می‌بینند.

می‌توانید قبل از جلسه از اعضای تیم‌تان بخواهید که ایده‌ها و تفکرات خود را برای‌تان بفرستند تا به یک بدنه منسجم در خصوص موضوعات مورد بحث برسید. به اعضا یادآوری کنید که در صورت مخالفت با ایده شما مخالفت شده نه شخصیت شما، این یک موضوع شخصی نیست و کسی سر جدال با او ندارد.
 
مطالعه موردی شماره یک
جلسات بزرگ‌تر را به گروه‌های فرعی تقسیم کنید و آنها را تشویق به گفت‌وگوی آزادانه کنید. مدیر شرکت بین‌المللی آسنتور زمان زیادی را صرف مواجهه با چالش‌های ناشی از تعاملات میان فرهنگی در محل کارش کرده بود. او در این باره می‌گوید: چیزی که طی این سال‌ها در خصوص فرهنگ‌های مختلف در کار متوجه شدم این است که نباید در مورد این فرهنگ‌ها قضاوت کرد و تنها باید به شیوه‌ای خلاقانه برای سازگاری اعضا با یکدیگر به تفکر پرداخت.

یکی از برنامه‌هایی که قرار بود در شرکت ما مورد بررسی قرار بگیرد، برنامه‌ای برای روز زن بود و از اعضا خواسته شد تا نظرات خود را طی جلسه بگویند. کارمندان مرد نظرات خود را بیان کردند اما زنان سکوت کردند. آنها احساس راحتی در خصوص این قضیه نداشتند. من به‌عنوان مدیر جلسه سوالاتی را از آنها پرسیدم و سعی کردم جو را برای‌شان هموار کنم. سپس گروه را به تیم‌های فرعی پنج تا شش نفره تقسیم کردم و هر گروه را به تفکر درباره بخشی از موضوع تشویق کردم.

پس از 20 دقیقه از مذاکره در هر گروه کوچک‌تر، دوباره همه به گروه بزرگ‌تر پیوستند و هر فرد به‌عنوان نماینده هر تیم در مورد موضوع صحبت و تبادل نظر کرد. این مدلی است که در نقاط مختلف دنیا مانند آمریکای لاتین نیز پیاده شده و به مدیران دیگر نیز این رویکرد را توصیه می‌کنیم. ایجاد آگاهی در مورد فرهنگ، یکی از اصول اساسی در مدیریت است.