استفاده از سیستم های مدیریت یکپارچه (ERP) اقتصادی یا غیر اقتصادی؟

سالیان متمادی تمامی مباحث مرتبط با گردش اطلاعات درون سازمان ها به صورت مجزا از طریق هر بخش به مدیریت گزارش می شد، در سال های ابتدایی دهه ۷۰ میلادی با ورود به عصر نوین اطلاعات، استفاده از سیستم های رایانه ای در سازمان ها رواج یافت. وجود سیستم های رایانه ای کمک شایانی به استانداردسازی گزارشات درون سازمان ها انجام داد.

حال مشکل اساسی که باید از طریق سیستم های موجود برطرف می شد، کنترل عرضه، تقاضا و تولید بود؛ بخش پرهزینه ای که ایجاد سیستم MRP که مبتنی بر رایانه بود و با کمک به ایجاد نظم و کاهش هزینه های تولید مبنی بر تقاضا می کرد، برعهده داشت. این سیستم با پیشرفت تکنولوژی و علوم مدیریتی در سال ۱۹۸۰ میلادی به MRPII ارتقا یافت که درواقع افزایش سیستم های کنترل توزیع و تخصیص منابع به MRP اولیه را شامل می شد.

اواخر دهه ۸۰ میلادی ورود سیستم های HRMS که درواقع برای مدیریت منابع انسانی سازمان ها بود، براساس نیاز سازمان های روبه رشد توسعه یافت. واژه ERP  در سال ۱۹۹۰  میلادی به سیستم یکپارچه ای که تشکیل شده از  MRP، HRMS  و بخش مالی بود، اطلاق شد. سیستم های مبتنی بر مدیریت یکپارچه در سال های ابتدایی دهه ۹۰ میلادی جهانی شد.

میزان بهره وری سازمان ها با استفاده از این سیستم ها افزایش یافت و در نتیجه تجارت در دنیا به طور مستقیم تحت تاثیر ورود سیستم های مدیریت یکپارچه به تولید، تجارت و خدمات قرار گرفت.

امروز با پیشرفت تکنولوژی، با استفاده از سیستم های ERP  مبتنی بر وب سطح پیشرفت این سیستم ها به حدی رسیده است که یک مدیر حتی در نبود خود در سازمان می تواند به صورت لحظه ای تمامی فعالیت های سازمان را جزء به جزء تحت نظارت داشته باشد.

حال که از کلیات سیستم های مدیریت یکپارچه در سازمان ها آگاهی کلی یافتیم، به بررسی اینکه در ایران استفاده از این سیستم ها در چه سطحی قرار دارد می پردازیم.

در ایران از سال های دور شرکت های بسیاری به استفاده از نرم افزارهای تخصصی حسابداری و مالی، منابع انسانی و... روی آورده اند. اما یکی از دلایل کم بودن بهره وری در سازمان های ایرانی به جز ضعف در فرهنگ سازمانی، استفاده نکردن کارآمد از منابع سازمان ها است.

نبود سیستم گزارش مدون، ارائه گزارش های از هم گسسته هر واحد در یک سازمان، در دسترس نبودن اطلاعات در هر زمان، احتمال بروز خطاهای انسانی در تهیه گزارش ها و... از دیگر مشکلات رویکرد استفاده از سیستم های غیر یکپارچه در سازمان ها هستند. حال باید دید سازمان ها از چه راه هایی می توانند بهره وری خود را افزایش دهند و به بهره وری مناسب دست یابند.

یکی از راه های افزایش بهره وری سازمان ها، استفاده از سیستم های مدیریت یکپارچه است، اما اینکه هر سازمانی باید از چه سطح نرم افزاری استفاده کند، می تواند سوالی بسیار مهم و تعیین کننده برای بهره بردن از این سیستم ها یا نابود شدن حداقل بخشی از تجارت شرکت باشد.

سازمان های کوچک از سیستم های ساده تر که قیمت مناسب تری دارند، سازمان های دارای سایز متوسط از سیستم های کمی بزرگ تر و نه سیستم های جامع بسیار بزرگ و سازمان های بزرگ از سیستم های بسیار بزرگ، پیچیده و گران قیمت باید استفاده کنند.

عادتی جالب که در ذات ما ایرانیان نهفته است، عادت به خرید بهترین، گران ترین و بزرگ ترین کالاها و خدمات بدون حتی دانش و بینش کافی نسبت  به آن کالا یا خدمات است.

به طور مثال یکی از شرکت های بزرگ صنایع خودروسازی در ایران تصمیم گرفت از این سبک نرم افزارها استفاده کند. آنها روی به استفاده از یکی از بزرگ ترین نرم افزارهای موجود در دنیا آوردند، ولی باتوجه به همان نکته بیان شده در بالا، به سراغ پیشرفته ترین سطح نرم افزار موجود رفتند که نتیجه آن، شکست های پی در پی در راه اندازی بود که پس از هفت سال، موفق به راه اندازی نیمه موفق سیستم شدند. هم اکنون با گذشت بیش از 10 سال از شروع راه اندازی فقط و فقط بخشی از سیستم ها قابل استفاده هستند.

نکته اساسی در بحث فوق، تصمیم گیری در انتخاب درست نرم افزار است. اصولا نرم افزارهای مدیریت یکپارچه هزینه های بالایی دارند که براساس نیازسنجی هر سازمان باید مناسب ترین سیستم برای هر سازمان انتخاب شود.

در صورتی که سیستمی  بزرگ تر  از نیاز سازمان انتخاب شود، اولا هزینه ای بسیار بالا صرف خرید کالایی شده است که نه تنها کمکی به افزایش بهره وری سازمان نمی کند، بلکه از نظر بودجه ای نیز سیستم مالی سازمان را تحت فشار قرار می دهد، ضمن اینکه این سیستم ممکن است به هیچ عنوان به بهره برداری نرسد. حال اگر نرم افزار انتخاب شده کوچک تر از نیازهای سازمان باشد، عملا هزینه ای بی فایده صورت گرفته است.

نکته جالب اینکه کمتر از 60درصد از شرکت های استفاده کننده از سیستم های یکپارچه در دنیا موفق بوده و بیش از 40درصد آمار عدم موفقیت ارائه داده اند.

حرف آخر اینکه، سیستم های مدیریت یکپارچه در سازمان ها می توانند به بهره وری سازمان کمک کنند و همچنین از نظر اقتصادی به صرفه باشند، به شرط آنکه با توجه به اندازه نیازمندی ها و منابع موجود سازمان تهیه شوند. در غیر این صورت قطعا با شکست بزرگی که گاهی به شکست تجارت، مواجه می شوند، می انجامد.

مدیران سازمان ها با بهره جستن از تحلیلگران سازمانی می توانند به نیازمندی های خود پی ببرند.

مشاور توسعه تجارت