چطور برای شرکت در جلسه ای که در تسخیر مردان است آماده شوید

وقتی در یک جلسه کاری کسی را شبیه به خودتان پیدا نمی کنید، اهمیت مشارکت و نشان دادن مهارت های تان بیشتر می شود.

بنا بر یافته های یک پژوهش منتشرشده در «آمریکن پلیتیکال سایِنس ریویو» (American Political Science Review)، در جلساتی که هم مردان و هم زنان در آن ها حضور دارند، زنان به طور میانگین 25درصد کمتر از مردان صحبت می کنند.

زنان به طور کلی در میان همتایان حرفه ای خود در اقلیت هستند، حقیقتی که می تواند علت سکوت نسبی آن ها را توضیح دهد: براساس پژوهش مؤسسه «مک کنزی» تنها 37درصد از مدیران و 18درصد از مدیران اجرایی ارشد را زنان تشکیل می دهند. وقتی جزئی از یک گروه اقلیت باشید ممکن است با محیط پیرامون احساس بیگانگی کنید، خصوصاً اگر آقایان همکارتان سن یا مقام بالاتری از شما داشته باشند. این پدیده زنان را با هر شغل و حرفه ای تحت تأثیر قرار می دهد؛ حتی مادلین آلبرایت، وزیر امور خارجه سابق، که به عنوان یک دیپلمات به سراسر دنیا سفر کرده است نیز با این مشکل درگیر بوده است.

برخی در تلاش برای کمک به زنان برای آنکه رویشان باز شود و بیشتر صحبت کنند به فناوری روی آورده اند. یک گروه از توسعه دهندگان شرکت کننده در چالش «صد زن» شبکه بی بی سی برای اندازه گیری میزان مشارکت زنان در جلسات، دست به ابداع یک اپلیکیشن تشخیص صدا به نام «All.ai» («ally») زدند. این اپلیکیشن تجزیه و تحلیل هایی از قبیل درصد اظهارنظر های کاربر و نوع لحن صدای او را ارائه می دهد.

مطلب مرتبط: یک جلسه کاری ایده آل باید چگونه باشد؟

به گفته جیل فلین(Jill Flynn) ، یکی از بنیانگذاران سازمان «فلین هیث هولت لیدرشیپ» (Flynn Heath Holt Leadership)، واقع در شهر شارلوت کارولینای شمالی، که بر تربیت و پرورش رهبران زن تمرکز دارد، جلسه های کاری فرصت مهمی برای زنان هستند تا توجه ها را به سوی خود معطوف کنند. این بدین معنا نیست که زنان باید خود را به عنوان باهوش ترین آدم های جمع به اثبات برسانند، بلکه این حضور اقلیتی آن هاست که آن ها را در مرکز توجه و اگر بخواهیم صراحتاً بگوییم، در معرض قضاوت بیشتری قرار می دهد. فلین می گوید: «پس به تعبیری، این اقلیت شانس شما برای درخشیدن است.» 

فلین به زنانی که خواهان برقراری ارتباط و دستیابی به موقعیت آشنا و خودی در یک محیط کاری مردانه هستند توصیه های گوناگونی دارد.

1-آمادگی قبل از جلسه را از یاد نبرید

توصیه فلین این است که قبل از هر کاری برای جلسه خود برنامه ریزی و مطالعه کنید. « با جلسه پیش روی تان طوری برخورد کنید که انگار می خواهید از یک کشور خارجی دیدن کنید» و تا جایی که می توانید در موردش اطلاعات زمینه ای کسب کنید. اطلاعاتی از این قبیل که هدف جلسه چیست؟ یا آیا قرار است در جلسه تصمیمی اتخاذ شود؟ و ... . اگر از قبل کسی را می‎شناسید که قرار است در جلسه شرکت کند، با او درباره انتظارات تان قبل از شروع جلسه صحبت کنید، خصوصاً اگر در گذشته در جلسات مشابهی شرکت داشته است. اگر می توانید، کمی از سبک و سیاق رهبر جلسه پرس وجو کنید؛ مثلاً آیا او به طور کلی مباحث جلسه را به روش خاصی تنظیم می کند؟ فلین به عنوان نکته آخر می گوید اگر جلسه موردنظر یک جلسه عادی و روزمره است که اغلب در آن شرکت می کنید، باز هم آن را دست کم نگیرید. نحوه تعامل افراد با یکدیگر در این جلسات را زیرنظر بگیرید و بعد پرسش ها و نظرات خود را بر همان اساس آماده کنید.

2-برای یک مکالمه کوتاه آماده باشید

تا جایی که برای تان امکان دارد زود سر جلسه حاضر شوید و قبل از شروع جلسه مدت زمانی را برای صحبت با دیگران کنار بگذارید. خودتان را معرفی کنید، در این صورت شاید کسی هم شما را به دیگران معرفی کند. این کار به شما کمک می کند حال و هوای جلسه دست تان بیاید، سر صحبت را باز کنید و احساس آسودگی داشته باشید. اگر نگرانید که هیچ نقطه اشتراکی با مردی که 20 سال از شما بزرگ تر است نداشته باشید، فلین بر روش دیگری پافشاری می کند. با پرسیدن سوالاتی مثل «قبلاً هم در این کمیته بوده اید؟» یا اشاره به شرکتی که قبلاً در آن کار می کرده اید، شروع کنید. ممکن است متوجه شوید طرف مقابل تان کسی را در آن شرکت می شناسد، یا حتی خودش در آن شرکت کار می کرده است.

فلین توصیه می کند که خودمانی باشید، زیرا مردان تمایل دارند به این صورت ارتباط برقرار کنند. حتی می توانید حرف خانواده یا سفر را پیش بکشید، اما هر کاری که می کنید به این هشدار فلین توجه کنید «درباره آب و هوا حرف نزنید. این یک موضوع همیشگی، اما پوچ و بی معنا است»، علاوه بر این، ارتباطی هم با خود شما ندارد.

مطلب مرتبط: افزایش تاثیرگذاری جلسات کاری با چند تغییر ساده

3-توجه تان را نشان دهید

گذشته از چیزهایی که در یک جلسه می گویید یا نمی گویید، زبان غیرکلامی بدن شما نیز حرف های زیادی برای گفتن دارد. سر تکان دادن، لبخند زدن و برقرار تماس چشمی با فردی که در حال صحبت است از این دسته هستند. به گفته فلین، این یعنی اینکه نباید حین جلسه یادداشت بردارید. اگر لازم است چیزی را یادداشت کنید تا بعداً از یادتان نرود اشکالی ندارد، اما اگر بخواهید همه چیز را بنویسید، دیگران به احتمال زیاد فکر می کنند شما دستیار اجرایی یا یکی از اعضای تازه کار تیم هستید.

فلین از توصیه ای که او و همکارانش اغلب در مورد یادداشت برداری دلسردکننده دارند، چنین می گوید «همیشه وقتی از این مسئله حرف می زنیم، خانم ها با ما مخالفت می کنند، اما انجام دادن همزمان چند کار در جلسه به معنای بی توجهی شماست، این یک علامت است.» از چشم دوختن به تلفن همراه یا لپ تاپ خودتان نیز خودداری کنید. حتی اگر هم دیگران در حال نگاه کردن به گوشی و لپ تاپ های شان هستند، شما باید توجه تان نسبت به جلسه را حفظ کنید تا از مشغول شدن به ایمیل های رسیده یا حواس پرتی های دیگر جلوگیری کنید.

4-فراتر از تخصص خود مشارکت کنید

فلین می گوید: «یک خانم فقط زمانی در جلسه صحبت می کند که بخواهد درباره حوزه تخصص خودش حرف بزند، اما این واقعاً کاری نیست که رهبران انجام می دهند. رهبران دید وسیعی از کسب و کار خود دارند.» برای مثال اگر در دایره بازاریابی کار می کنید، فقط درباره بازاریابی صحبت نکنید. از دایره های دیگر سوالاتی بپرسید یا پیشنهادی در اختیار آن ها یا به طور کلی سازمان بگذارید، فلین دوباره اطمینان می دهد با اینکه لازم نیست همین حالا در این کار خبره شوید، اما مهارتی است که باید به تدریج فرابگیرید.

5-خودتان را ثابت کنید

با زبانی پویا و مقتدر صحبت کنید و ارزش چیزهایی را که می گویید نه بیشتر و نه کمتر از آنچه هست نشان دهید. به کارگیری زبانی که فلین و همکارانش از آن با عنوان «زبان نیرومند» یاد می کنند، منظور شما را به دقت و با اطمینان به مخاطب می رساند. به جای اینکه جملات را با عباراتی مثل «چطور است ...» آغاز کنید، از عبارتی مانند «من قویاً پیشنهاد می کنم که...» استفاده کنید. برای ابزار موافقت خود بگویید «من کاملاً موافقم چون...» و سپس شرح و جزئیاتی ارائه دهید که نشان دهد کارتان را بلدید.

عبارت هایی مانند «شاید» و «اگر... چه می شود؟» را از صحبت های تان حذف کنید و صریح باشید. به گفته فلین، یکی دیگر از ابعاد جسور بودن این است که اگر افراد حاضر در جلسه از سابقه و پیشینه شما خبر ندارند، اطمینان حاصل کنید که از مدارک و سوابق تان مطلع می شوند. اگر نگران هستید که مغرور یا ناشی به نظر برسید، راهی پیدا کنید که بتوانید اطلاعات تان را به طور غیرمستقیم ارائه دهید. مثلاً به گفته فلین، نباید بگویید«من مدرک دکترا دارم.» بلکه باید داستان و خاطره کوتاهی پیدا کنید که تعریف کردنش در حین مکالمات مناسبت داشته باشد، چیزی شبیه به این: «وقتی روی رساله دکتر ا کار می کردم...»

مطلب مرتبط: چگونه جلسات کاری مفیدتری داشته باشیم

6- یادتان باشد کارتان با اتمام جلسه به پایان نمی رسد

به پیشنهاد فلین اگر برای تان مقدور است بعد از تمام شدن جلسه کمی بیشتر بمانید. تقویم کاری خود را آنقدر پر نکنید که مجبور باشید سریع محل جلسه را ترک کنید، تصور نکنید که مکالمات بعد از جلسه وقت تلف کردن است. فلین می گوید: «زنان به شدت معتقدند که کار واقعی در نشستن پشت میز، ارسال ایمیل و صحبت با کارمندان خلاصه می شود. پس از جلسه بمانید، زیرا حالا دیگر با شرکت در جلسه نقاط مشترک بیشتری با افراد دارید که در موردشان صحبت کنید.» می توانید برای راهنمایی گرفتن درباره یک مسئله یا صحبت بیشتر درباره موضوعی خاص با آن ها ارتباط برقرار کنید. همچنین می توانید به آن ها نشان دهید که صحبت های شان در جلسه برای شما جالب بوده و دلیلش را برای شان توضیح دهید.

با این کار احتمالاً به نظر دیگران درباره جلسه پی می برید، مثلاً ممکن است کسی بگوید که این جلسه برایش چیزی جز وقت تلف کردن نبوده است. می توانید این واکنش ها را ببینید و به درک بهتری از نحوه تفکر افراد دست پیدا کنید، امری که در برقراری ارتباطات غیررسمی به کمک تان خواهد آمد. چه بلافاصله بعد از جلسه با افراد صحبت کنید و چه صحبت نکنید، همواره می توانید به خاطر خود بسپارید که می خواهید با چه کسی برای یک جلسه رودررو یا داوطلب شدن برای کار با او ارتباط داشته باشید. به گفته فلین «می شود مثل یک غریبه پا به جلسه بگذارید، اما مثل یک غریبه از آن بیرون نیایید.»