نمی توانید در دفاتر کاری باز تمرکز کنید؟ این سه مورد را امتحان کنید

مدتی است که اتاق های کار کوچک به تاریخ پیوسته اند، دیگر خلاقیت و کارایی ما محدود به این جعبه ها نشده و آزادی مان دستخوش محدودیت نمی شود. اکنون برای مان فرصت کار کردن در کنار همکاران فراهم شده است. اقتصادی که بر پایه دانش مشارکتی است، شکل و اسلوب دفاتر کار سنتی را به کلی تغییر داده است. دفاتر کاری باز، میزهای بزرگ اشتراکی و ابزارهای تکنولوژیک برهم کنشی بخشی از مشخصه های معمول محیط های کاری است.

مدل همکاری با هدف افزایش مشارکت عمومی کارمندان توسعه یافته است و امکاناتی از قبیل آموزش، یادگیری و فرهنگ کاری باز را فراهم می کند. این مساله به قدری حائز اهمیت است که برخی از استارتاپ ها برای افزایش میزان مشارکت و همفکری بین نیروهای خود، رستوران هایی را راه اندازی کرده اند.

اما با تمام این احوالات، فضاهای مشارکتی موجب حواس پرتی کارمندان می شوند. در چنین شرایطی گذران ساعات بیکاری بسیار دشوارتر است، چرا که در این شرایط هم پیوسته در حال شنیدن تصمیمات متکی بر توفان های فکری هستید.

با وجود اینکه فضاهای دفتری برای توسعه میزان همکاری موثر هستند، راهکار تمرکز بهتر و موثرتر به خود همکاری وابسته است. از آنجایی که تمرکز به میزان بسیار زیادی با امنیت و کارایی در ارتباط است، این راه حل بر سه مقوله اصلی استوار است: ساختار دفتر کار، تاکتیک های فردی و ذهنیت گروه.

مطلب مرتبط:برای افزایش تمرکز در محیط کار چه کنیم؟

درگاه های حواس پرتی

فضاهای کاری باز و مشارکتی به این زودی از مد نخواهند افتاد. امروزه بیش از 70درصد از شرکت های ایالات متحده آمریکا دفاتر کاری خود را به شکل باز می سازند، اما طراحی دفاتر جدید هم از باد انتقادات مصون نمانده است. در ماه ژانویه، بی بی سی گزارش داد افرادی که در دفاتر کاری باز فعالیت می کنند، 15درصد کارایی پایین تری داشته و با مشکلات فراوانی درخصوص حفظ تمرکز روبه رو هستند.

افزون بر این، اساتید دانشگاه سیدنی (استرالیا) دریافتند که 50درصد از افرادی که در دفاتر کاری باز فعالیت می کنند، از امنیت صوتی خود ناراضی هستند. تحقیقات دیگری که در این حوزه انجام گرفته است به طور پیوسته متفق القول هستند که فضای باز کاری تاثیر مخربی بر میزان تمرکز و کارایی دارد. در یک تحقیق جدید، 58درصد از کارمندان شرکت کننده بیان داشتند که برای حل مسائل نیازمند امنیت و فضای خلوت بیشتری هستند. 54درصد بر این عقیده بودند که محیط کاری شان بسیار شلوغ بوده و حواس شان را پرت می کند. پس تعجبی نیست که چنین دفاتری نتایجی منفی داشته باشند.

حساسیت ما بی فایده نیست. تحقیقات بیان می دارند که زنگ خوردن تلفن می تواند میزان کارایی را کاهش داد و تخریب کند، اما لرزش های کوچک ابزارآلات تکنولوژیک فشار زیادی بر مغزمان اعمال می کند. مساله نگران کننده دیگر این است که وجود تلفن می تواند روابط میان افراد را تضعیف کند.

با وجود اینکه امروزه منابع بسیار زیادی برای حفظ و افزایش میزان تمرکز وجود دارد، اما همچنان روش های ارگانیک و سنتی مرتبط با افکار فردی کارمندان و سازوکار اجرایی کسب و کارها، راه حل های بهتری هستند:

استراتژی های مدیریتی و سازمانی

یکی از گام های بزرگ و مهم برای افزایش میزان تمرکز کارکنان، ارتقای استراتژی های مدیریتی و سازمانی است. بخی از مسئولیت های هر مدیر، کمک به تسهیل برهم کنش های سودآور است که اغلب اوقات مترادف با تسهیل دوره های تمرکز است. مدیران می توانند با پنج گام کلیدی، قوانین دفتری مد نظر خود را پیاده کنند:

• محل هایی ساکت و آرام تعبیه کنید. حتی اگر با محدودیت مکان مواجه هستید، تعبیه کردن فضاهایی کوچک با منابع در دسترس می تواند در افزایش و ارتقای تمرکز کارمندان تاثیری فوق العاده داشته باشد. بنا بر نظر لارا اِستَک، مشاور تولید و نویسنده، استفاده کردن از اتاق های کنفرانس آزاد و محل هایی که کارمندان بتوانند وظایف خویش را از راه دور انجام دهند، می تواند امنیت و خلوت مدنظرشان را تامین کند.

• ساعاتی را برای سکوت برنامه ریزی کنید. در نظر گرفتن ساعات سکوت می تواند به افراد کمک کند تا کارشان را در طول روز انجام دهند. هر هفته ساعات سکوت مشخصی را در نظر بگیرید، تا افراد بتوانند در این ساعات به صورت فردی وظایف خود را انجام دهند. تمام تمرکز خود را معطوف داشته و هر هفته حداقل دوبار در هفته به مدت 2 تا 3 ساعت را به عنوان ساعت سکوت تنظیم کنید. پس از این ساعات، کارمندان می توانند در صورت نیاز با هم همکاری کنند.

• استفاده از نشان های مشغول را تشویق کنید. یک نشان «مشغول» به همکاران اعلام می کند که فلان کارمند را در طی لحظات بهینه تمرکزی تنها بگذارند تا بتواند کار خود را به درستی انجام دهد.

• ارتباطات را دسته بندی کنید. فرستادن درخواست و ایمیل های بیش از حد از سوی مدیران ارشد می تواند مزاحمت های پیوسته ای را برای کارمندان ایجاد کند. مدیران خوب اطلاعات مد نظر خود را در قالب یک ایمیل دسته بندی کرده و یا قرارهای ملاقات فوری را در نظر می گیرند تا کارمندان و مدیران بتوانند با شفافیت بالا با هم در ارتباط باشند، که در نهایت منجر به صرفه جویی در زمان و حفظ تمرکز در محیط کار می شود.

استراتژی های شخصی

در سطح شخصی، راه های بسیاری برای دستیابی به تمرکز هرچه بیشتر وجود دارد. استفاده از هدفون اولین گام موثر است. استراتژی های منحصربه فرد به نوع کار و وظیفه محوله، حالات روحی کارکنان، نحوه یادگیری آنها و شخصیت فردی شان وابسته است. برای مثال، سوزان کین محقق، به تازگی دریافته است افرادی که درون گرا هستند، به محرک های محیطی حساس تر هستند.

اما بر طبق مطالعات حوزه کسب و کار دانشگاه هاروارد (HBR)، انسان ها به طور خودآگاه و ناخودآگاه استراتژی های امنیتی متعددی را به کار می بندند تا بتوانند طی روز کاری خود اطلاعات و تحریکات را تحت کنترل درآورند، که این موارد در افزایش تمرکز موثر هستند.

• استحفاظ یک تاکتیک امنیتی خودآگاه است که به افراد این امکان را می دهد تا با کمک مکان های بسته بتوانند امنیت بیشتری به دست آورده و با کنترل بیشتری بر روی پروژه های خود مانور دهند. همه ما هنگامی که تلفن مان زنگ می خورد از این تاکتیک استفاده می کنیم چراکه نمی خواهیم شخص دیگری به مکالمه مان گوش بدهد. بر طبق گزارش HBR داشتن برنامه پیاده روی می تواند میزان تمرکز و توان حل مساله تان را افزایش دهد. توجه داشته باشید که در این مواقع باید جایی بنشینید که دور از دسترس سایر همکاران تان باشد.

• علاوه بر این تاکتیک های روانشناختی ای موسوم به «استحفاظ تعمدی» وجود دارد که به کارمندان این امکان را می دهد تا از قضاوت های خویش مراقبت کنند و ایده هایی را در سر بپرورانند که در جلسات توفان فکری کارایی لازم را داشته باشد.

• انزوا به معنای جدایی هدفمند از یک گروه است که زمان لازم را برای تجدید انرژی و تمرکز کارمندان فراهم می کند. این گزینه هنگامی انتخاب می شود که اتاق جداگانه ای در دسترس باشد و افراد بتوانند با داشتن امنیت صوتی بر روی انجام پروژه ها تمرکز و کار کنند.

• گمنامی تاکتیکی بسیار موثر است که به افراد امکان می دهد در بین جمعی از افراد غریبه تمرکز خود را حفظ کنند. چون این افراد گمنام هستند، می تواند زمان و نحوه حفظ و ارتقای تمرکز خود را انتخاب کنند. این افراد می توانند یک کافه شلوغ یا حتی محیط فرودگاهی را برای کار خود انتخاب کنند. جالب توجه است که براساس تحقیقی که در مجله تحقیقات مشتری منتشر شد، کار کردن در محل هایی که سروصدای محیطی زیادی دارند می تواند منجر به افزایش کارایی در امور خلاقانه شود. هنگامی که افراد تاکتیک گمنامی را انتخاب می کنند، فعالیت و سروصدای محیطی می تواند محرک استراتژیکی برای آنها باشد، چرا که در چنین محل هایی افراد دیگر نمی توانند مستقیما مزاحم شان شوند.

مطلب مرتبط:دلیل علمی حواس پرتی در محیط کار

استراتژی های محیطی

همچون پروسه های استراتژیک، همکاری نیازمند تلاش های فردی و گروهی است. اوقات خصوصی و فردی برای ارتقای تمرکز و به طبع آن خلق ایده ها، اطلاعات پروسه و فرمول بندی استراتژی ها مورد نیاز است. در مرحله بعد، کارمندان می توانند در قالب یک گروه دور هم جمع شوند تا به دیدی مشترک برسند. سپس، زمان خصوصی برای تمرکز بر وظایف فردی مورد نیاز است.

تمرکز به نوبه خود یک فعالیت است. فضاهای کاری مشترک و باز می توانند حس کنترل را ایجاد کرده و برای کارمندان مجال تغییر دادن فضای کاری شان، یعنی اینکه چه زمانی کار کنند و با چه کسانی ارتباط داشته باشند، را فراهم می کند.

می توانید این رویه را سازمان دهی تمرکز و یا بازتعریف امنیت شغلی نام گذاری کنید، اما هر کارمند در ترکیب کردن حجم کاری زمان خصوصی خود سهم دارد تا بتواند تمرکز خود را ارتقا دهد. هر کس می تواند از توازن میان اهداف فردی و تیم محور دفتر بهره مند شود. شاید از این پس بتوانید ایمیل های مزاحم را قدری آسان تر مدیریت کنید.